office使用技巧全集

1、07. 5office技巧大全office使用技巧全集1. 對Excel中的數(shù)據(jù)四舍五入在Excel中的“四舍五入”函數(shù)ROUND函數(shù)，它可以返回某個數(shù)值按指定位數(shù)四舍五入后的數(shù)值。只要在Excel提供的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”中找到這個名為ROUND(number,num_digits)的函數(shù)。這個函數(shù)有兩個參數(shù)，分別是number和num_digits。其中number就是將要進(jìn)行四舍五入的數(shù)值(或用公式計(jì)算的結(jié)果)；num_digits則是希望得到的數(shù)值的小數(shù)點(diǎn)后的位數(shù)。2. 讓W(xué)ord也能編輯WPS文件目前，在中國大陸使用得最廣泛的辦公軟件當(dāng)數(shù)Word和WPS了。然而這為資源的共享帶來了一定

2、的問題。如果想用Wordz編輯WPS文檔，你得首先安裝WPS文件轉(zhuǎn)換器安裝程序。該安裝程序可在3. 鼠標(biāo)點(diǎn)擊選文的秘密Word文檔中將鼠標(biāo)挪至屏幕左側(cè)空白處，鼠標(biāo)會由“I”形變?yōu)橐粋€向右的斜箭頭，單擊，可選擇一行；雙擊，可選擇一段；三擊，可全選。三擊鼠標(biāo)，對大多數(shù)人來說，還比較陌生，但很方便，你不妨一試。當(dāng)然，全選有很多種方法，你可以按住鼠標(biāo)左鍵拖曳至所需之處。你還可以用“Ctrl+A”，你也可以點(diǎn)擊“編輯”菜單，選擇“全選”。如果鼠標(biāo)在段落中，雙擊，可選擇一個詞；三擊，可選擇這一段。4. 高效跨頁選取段落許多人翻頁會采取拖曳的方式，因不容易控制，往往很難做到準(zhǔn)確。其實(shí)界面的最下面一行，有幾個

3、按鈕，“錄制”、“修訂”、“擴(kuò)展”、“改寫”，平時總是灰色的，要應(yīng)用它，必須雙擊使之變黑。要跨頁選取段落，先單擊你要選取的起始點(diǎn)，再將“擴(kuò)展”激活，然后翻頁找到你需要的終點(diǎn)，單擊，這中間一大塊就以反白的形式選擇好了。如果想追加選擇，不斷地點(diǎn)擊下去就是了，不必從頭再來。還有一種更為簡單的方法：單擊要選取的段落的起點(diǎn)，翻頁找到終點(diǎn)，按住Shift鍵再單擊鼠標(biāo)，即可以準(zhǔn)確地選中你所需的部分。 5. Word計(jì)量單位“磅”變“厘米”平時我們大家在辦公用Word的時候，是不是發(fā)現(xiàn)表格屬性全都是以“磅”為單位的。這根本不符合中國的習(xí)慣和標(biāo)準(zhǔn)要求。要修改它先是點(diǎn)擊“工具”菜單，然后選擇“選項(xiàng)”欄，在彈出的對

4、話框中點(diǎn)擊“常規(guī)”選項(xiàng)，將計(jì)量單位改為“厘米”即可。6. Excel中同時設(shè)置多個工作表單使用Excel進(jìn)行表單及數(shù)據(jù)的處理，常遇有許多工作表需要同時改變相同屬性的情況。我們將鼠標(biāo)置于工作表的切換窗口，點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單項(xiàng)中選擇“選定全部工作表”，其間所作設(shè)置會在“工作組”中令所有工作表生效。如果你所處理的表格為相同的格式，也可同時添加或刪除相同的行和列，表格中對應(yīng)的行或列的數(shù)值、內(nèi)容也可進(jìn)行設(shè)定，甚至對相同單元格中應(yīng)用函數(shù)(公式)也能全部進(jìn)行更改和替換。7. 保持文檔中圖表的完整如果你在Word中創(chuàng)建了一個圖表，而非常巧的是圖表的一半在一頁的最底端，而另一半在另一頁的頂端，怎樣才能讓分開的

5、圖表完整起來呢？你可以這樣做：先選中圖表中的所有文字，單擊“格式段落”，在“換行和分頁”選項(xiàng)頁中選中“與下段同頁”復(fù)選框，確定后，你會發(fā)現(xiàn)剛才分開的圖表現(xiàn)在已位于同一頁中了。8. 教你替換字體格式比如我們將三號宋體替換為四號楷體。選擇要替換的部分，在工具菜單中點(diǎn)擊“宏”，單擊“錄制新宏”，這時會彈出一個錄制宏的對話框，可以指定宏名，也可以用系統(tǒng)默認(rèn)的，再點(diǎn)擊對話框中的“鍵盤”，又會彈出一個自定義對話框。在“請按新快捷鍵”一欄中，鍵入你想輸入的快捷鍵，比如“Alt+Z”，然后點(diǎn)擊“指定”，關(guān)閉該對話框。這時鼠標(biāo)變成了一盒磁帶的樣子，將字號選為四號，字體選為楷體，然后再到工具欄中找到“宏停止錄制”

6、，這樣你的宏就錄制完成了。以后，你想要替換成四號楷體，只須按“Alt+Z”就可以了。9. 創(chuàng)建自己的辦公模板是否想過讓自己制作的模板和Excel內(nèi)置的模板一樣？比如說你將一個現(xiàn)存的模板，顯示在“文件”菜單“新建”對話框中的“常用”選項(xiàng)卡中，只需將你創(chuàng)建的自定義模板文件保存到Templntes文件夾中(C:windowsApplication DataMicrosoftTemplates)即可；更進(jìn)一步，如果你想將此模板放在一個獨(dú)立的選項(xiàng)卡中，你只需在Templates文件夾中建立一個子文件夾，然后將模板存放在這個文件夾中即可。10. 解決Excel中數(shù)據(jù)不完全顯示問題單元格中輸入的數(shù)值或公式所

7、產(chǎn)生的結(jié)果太長，單元格容納不下的情況下，可以增大列寬或縮小單元格中的數(shù)字格式。如果要修改數(shù)字格式，只需單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后選定相應(yīng)的格式。Excel中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產(chǎn)生了負(fù)值，Excel將在整個單元格中顯示“#”的錯誤值。如果仍要顯示這個數(shù)值，只需單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后選定一個不是日期或時間的格式。11. 刪除文檔的多余空行對于經(jīng)常從網(wǎng)上下載文章的朋友來說，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)文章中有多余的空行，如何快捷地刪除它們呢？利用Word 2000/XP，首先打開“編輯”菜單中的“替換”對話框，把光標(biāo)定位在

8、“查找內(nèi)容”輸入框中，接著進(jìn)入替換窗口中的“高級”選項(xiàng)中，再選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次(因?yàn)榭招惺怯啥鄠€“段落標(biāo)記”連在一起形成的)，在輸入框中會顯示“PP”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標(biāo)記”(即“P”)，然后按下“全部替換”按鈕，討厭的空行就被刪除了。如果大家用的是WPS Office，從它的“工具“菜單中，選擇刪除空格和空行的命令，也可刪除。 12. 怎樣打印大體字一提到打印大體字，大家都會想到WPS中打印大體字的功能。WPS打印大體字樣式多、功能全，但如果你找不到WPS來幫忙，在Word中我們照樣可以做。方法一：藝術(shù)字法。利用藝術(shù)字可以無限拖放的特點(diǎn)，把我們

9、想放大的字放大到我們理想的大小。方法二：調(diào)字磅法。在Word中字體的大小由字磅或字號來控制，我們用“Ctrl+”和“Ctrl+”來逐磅減小或放大字體。這樣就可以突破只能選擇“初號”字體大小的極限了。13. Excel自動實(shí)現(xiàn)輸入法中英文轉(zhuǎn)換我們在不同行或不同列之間要分別輸入中文和英文時，可以用Excel自動實(shí)現(xiàn)輸入法在中英文間轉(zhuǎn)換。操作步驟是：如我們在A列輸入學(xué)生的中文名，在B列輸入學(xué)生的英文名；則先選定B列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單選“有效性”欄，在打開的對話框中選擇“輸入法”對話框，在“模式”下拉菜單中選擇“關(guān)閉(英文模式)”項(xiàng)，然后再點(diǎn)“確定”即可。14. Word中文字選定的五大特技在Word

10、操作中，有時需要選定文檔中的某些文字。如果能掌握其中的技巧，會令你事半功倍：1.“Ctrl+單擊”：選定光標(biāo)所在的整個句子。2.“Shift+PageUp/PageDown”：選定光標(biāo)所在處以上(下)的所有文字；3.“Shift+Home/End”：選定光標(biāo)所在行中光標(biāo)前面(后面)的文字。4.“Shift+上/下(方向鍵)”：選定光標(biāo)所在行的前半行及上(下)一行的后半行。5.三擊鼠標(biāo)：選定光標(biāo)所在的整個段落。15. 羅馬數(shù)字轉(zhuǎn)換為大寫漢字在Word中，有時作合同或協(xié)議文件時，金額需要漢字大寫，這時從千元或萬元依次錄入就比較麻煩，并且容易出錯。這里一個簡單的辦法，先按羅馬數(shù)字輸入后，選中要轉(zhuǎn)換的

11、數(shù)字，單擊菜單“插入數(shù)字選中選擇框中的大寫的壹、貳、叁”最后按“確定”即可。16. 在Excel中快速隱藏?cái)?shù)值在Excel中通過相關(guān)命令可以隱藏行、列和公式，但如果要隱藏單元格中的數(shù)值呢，只要選中需要隱藏?cái)?shù)值的單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”對話框中再單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡。 在“分類”列表底部選“自定義”，同時將右邊“類型”輸入框中已有代碼刪除，并鍵入三個分號(全角半角均可)，最后單擊“確定”，即可將選定單元格中的數(shù)值隱藏起來。如果想取消隱藏，只要在“分類”列表中，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)，被隱藏的數(shù)值即可重現(xiàn)天日。17. Excel數(shù)據(jù)重復(fù)部分的快速輸入在Exce

12、l單元格中想快速輸入數(shù)據(jù)中的重復(fù)部分，可以通過單元格的自定義功能輕松解決。操作步驟如下：選中要快速輸入的單元格，單擊“格式”菜單“單元格”欄后，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)的“分類”列表中，單擊“自定義”項(xiàng)。例如需輸入的重復(fù)部分為數(shù)字123，則在“類型”框中輸入“123”(一定要在數(shù)字上加上雙引號)，單擊“確定”按鈕后退出即可。如重復(fù)部分為漢字，則輸入漢字后加符號便可，不須加雙引號。 18. 精確移動Word中的對象使用Word時一定會遇到插入“圖形符號、表格、公式”等對象的各種操作。如果按住Alt鍵，再移動對象，會更加地精確。例如要完成將四個點(diǎn)用一條線串起來，當(dāng)然這在繪圖軟件中不

13、難實(shí)現(xiàn)，但在Word中如不使用Alt鍵，恐怕就很難完成。在Word中，精確地使某對象進(jìn)行移動，在其他方面也可實(shí)現(xiàn)，如表格的行列大小的調(diào)整，按住Alt鍵后再進(jìn)行標(biāo)尺或表格的行列大小操作(如：拖動、移動時)會顯示出表格行、列的實(shí)際尺寸和標(biāo)尺的實(shí)際尺寸，并且調(diào)整的大小是可隨便選擇的。19. 讓Excel的序號不參加排序我們在對Excel工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時，通常希望位于第1列的序號不參加排序，我們可以任選下面兩種方法中的一種即可：在序號列與其他數(shù)據(jù)列之間插入一個空列。再選中插入的空列，右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)。在序號起始終單元格(如A3)中輸入公式：=IF(B3，ROW(

14、)-2,)(此處假定序號“1”從第3行開始)，然后選中該單元格(A3)，將鼠標(biāo)移至單位格右下角成細(xì)十字線狀時，按住左鍵將上述公式復(fù)制到下面的單元格中就行了。 20. 監(jiān)視你的單元格Excel XP中增加了一個新功能：監(jiān)視。它使你可以在打開多個工作簿時，對從屬于不同已打開的工作簿、工作表中的多個單元格的狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)視。使用方法極為簡單，在想要監(jiān)視的單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵選“添加監(jiān)視點(diǎn)”，你就可以將這個單元格添加到“監(jiān)視窗口”中，如果你沒有看到監(jiān)視窗口，可以在：“工具/公式審核”中找到“顯示監(jiān)視窗口”的選項(xiàng)。 21. 文檔頁面自行滾動在電腦上閱讀較長的文檔，如果鼠標(biāo)沒有滾動功能，看起來非常不方便。

15、實(shí)際上這個功能，在Word2000中，通過簡單的設(shè)置，完全可以實(shí)現(xiàn)。具體步驟是：1)打開“工具自定義”菜單，在彈出的對話框中，選擇“命令”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“類別”中“所有命令”，在“命令”對話框找到“Autoscroll”命令。2)然后把“Autoscroll”拖動到工具欄的合適位置放下，放手后會出現(xiàn)“自動滾動”按鈕。以后在閱讀文檔的時候，只要單擊這個按鈕，上下移動鼠標(biāo)，頁面就會自行滾動。鼠標(biāo)上下移動的幅度可以調(diào)節(jié)頁面滾動的速度。再次單擊左鍵，鼠標(biāo)回到正常狀態(tài)。22. PowerPoint的特殊播放模式在實(shí)際使用Powerpoint的演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示

16、的效果，而默認(rèn)操作：點(diǎn)擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單“觀看幻燈片”項(xiàng)，將啟動默認(rèn)的全屏放映模式，而在這種模式下，則必須使用“Alt+Tab”組合鍵或“Alt+Esc”鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作。23. Word中快速查找內(nèi)容單擊“編輯”菜單中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷鍵，打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”輸入要查找的內(nèi)容，即可。當(dāng)單擊 “取消”按鈕回編輯窗口之后，還可以通過按“Shif

17、t+F4”鍵來完成重復(fù)查找的工作。利用此快捷鍵繼續(xù)查找時，Word不再顯示“查找與替換對話框，而是按照上次查找的內(nèi)容來搜索，并反白顯示搜到的文本。用查找中的“高級”查找選項(xiàng)設(shè)置，還可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等內(nèi)容。24. Excel中每次選定同一單元格在Excel中，有時為了測試某個公式，需要在某個單元格內(nèi)反復(fù)輸入多個測試值。但每次輸入一個值后按下Enter鍵查看結(jié)果，活動單元格就會默認(rèn)移到下一個單元格上，必須用鼠標(biāo)或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則問題會立刻迎刃而解，不但能查看結(jié)果，而當(dāng)前單元格仍為活動單元格。25. 用鼠標(biāo)在W

18、ord中精確移動表格線在Word中編輯表格很方便，但用鼠標(biāo)左鍵移動表格線時往往由于移動量大，而不能隨意移動表格的列寬和行寬。其實(shí)這可以用2個簡單的方法實(shí)現(xiàn)。方法一：選中要改變寬度的行或列，單擊菜單欄中的“表格”項(xiàng)，在下拉菜單中選中“表格屬性”，在出現(xiàn)的對話框中選定行或列選項(xiàng)，可以精確設(shè)定行或列寬。方法二：將鼠標(biāo)放在要改變寬度的表格線上，當(dāng)箭頭變成移動形狀時同時，按下鼠標(biāo)的左右任意鍵，即可精確移動表格的列或行寬。26. 輸入循環(huán)小數(shù)的技巧要輸入形如0.1()2()的循環(huán)小數(shù)，在WPS 2000中，將數(shù)字上面的小圓點(diǎn)稱作頂標(biāo)記，采用插入數(shù)學(xué)公式的方法輸入。將光標(biāo)定位在要插入對象的位置，點(diǎn)擊“插入數(shù)

19、學(xué)公式頂標(biāo)記式-單點(diǎn)”，然后在對象框內(nèi)輸入數(shù)字“1”，重復(fù)操作插入方法，輸入數(shù)字“2”。在Word 2000中，我們先輸入數(shù)字“12”并選取它，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“格式中文版式拼音指南”，彈出“拼音指南”編輯框，可見“基準(zhǔn)文字”為1和2，我們在“拼音文字”框內(nèi)輸入小圓點(diǎn)，點(diǎn)擊“確定”，大功告成。這里輸入小圓點(diǎn)有點(diǎn)麻煩，使用鍵盤上是小句點(diǎn)不行，要使用中文標(biāo)點(diǎn)的間隔符，方法有兩個：1.打開輸入法的軟鍵盤，選擇“標(biāo)點(diǎn)符號”，按數(shù)字鍵“9”；2.工作前先在文檔空白位置上插入一個“”，將它剪切到剪貼板，在輸入“拼音文字”時按快捷鍵“Ctrl+V”粘貼它。27. 在Excel中快速清除單元格中為0的值我經(jīng)常用Ex

20、cel制作報(bào)表，如果從其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入數(shù)據(jù)或有許多單元格有計(jì)算公式時，往往會出現(xiàn)許多單元格的值為0，Excel顯示為0，平時閱讀還勉強(qiáng)，打印出來就太不美觀了。最理想的是值為0時顯示空白，打印時也打印空白。其實(shí)只要在選項(xiàng)中將“單元格匹配”前面的小鉤勾上即可，非常快捷和簡單。28. 巧用熱鍵任移方向在使用Excel時，當(dāng)活動單元格中輸入數(shù)據(jù)完畢，按下回車鍵后，插入點(diǎn)移動到其下面的單元格中。這時，或許你并不希望插入點(diǎn)下移，而是需要插入點(diǎn)移到相鄰的其他單元格，那么下述的熱鍵或許能夠滿足你的需要：1.Shift+Enter上移插入點(diǎn)。2.Tab鍵右移插入點(diǎn)。3.Shift+Tab左移插入點(diǎn)。29. 復(fù)制計(jì)

21、算后的結(jié)果Excel單元格計(jì)算是我們最常用的功能之一，有時我們需要將其結(jié)果再編輯，比如將分類匯總的結(jié)果復(fù)制到其他文件或單元格中。如果我們直接用“復(fù)制、粘貼”命令并不能得到運(yùn)算的結(jié)果，這時我們可以這樣操作：選定復(fù)制對象，按“復(fù)制”，右擊目標(biāo)單元格，在彈出的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在對話框中選擇“數(shù)值”，按“確定”即可。 30. 選中WPS中文字下的對象不知各位朋友使用WPS2000時是否碰到這樣的情況，在文檔里放置一個對象(文字框、圖形框等)，如果要對對象進(jìn)行各種操作，可以用鼠標(biāo)單擊選中，但如果將對象層次設(shè)置在文字下，你就會發(fā)現(xiàn)無論怎樣點(diǎn)鼠標(biāo)都再也選不中那個對象了。其實(shí)這并非WPS2000的一

22、個Bug。經(jīng)過實(shí)踐，筆者發(fā)現(xiàn)只要你按住Alt鍵再點(diǎn)鼠標(biāo)就可以重新選中對象，對它進(jìn)行各種操作了。31. 縮放顯示比例的快捷鍵我們大家在用Word進(jìn)行文檔編輯時，經(jīng)常會調(diào)整顯示比例來觀察文檔整體的布局，但如果每次都要去點(diǎn)擊工具欄中縮放按鈕的話，實(shí)在是有點(diǎn)麻煩，其實(shí)只要你有個滑輪鼠標(biāo)，按住Ctrl鍵并且使滑輪向上或向下滾動，這樣就可以放大或縮小顯示的比例。32. Word下的運(yùn)算符號Word下的鍵盤輸入“加”、“減”、“乘”、“除”，分別顯示為“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、“*”、“/”并不為大家所熟知。這些符號在有些具體使用場合會讓人費(fèi)解。如筆者所教授的小學(xué)算術(shù)。可用以下方法更改設(shè)置

23、，得到大家都習(xí)慣的相應(yīng)計(jì)算符號。先在Word界面下點(diǎn)擊“插入”選擇“符號”，再在字體(標(biāo)準(zhǔn)字體)欄內(nèi)選擇大家習(xí)慣和熟悉的運(yùn)算符號，做以下變更：以減號為例，鍵盤“-” 號比常用“”號略短。首先選取欄內(nèi)“”號，然后點(diǎn)擊左下角“自動更正”，進(jìn)入選項(xiàng)設(shè)置后在左邊替換欄填上鍵盤符號“-”，替換為現(xiàn)在已經(jīng)自動設(shè)置為你所選擇的常見運(yùn)算符號，單擊“添加”然后“確認(rèn)”。你就完成了替換符號“-”的設(shè)置?，F(xiàn)在你在鍵盤上輸入的減號就是“”了。符號的設(shè)置和減號基本相同。而除號鍵盤鍵“/”是常用字符之一，可在替換欄內(nèi)填入“?！薄?”兩鍵，同時敲擊所設(shè)置的兩鍵就可出現(xiàn)大家習(xí)慣的“”號。33. 在Excel中輸入等號當(dāng)我們使

24、用Excel時，想在一個單元格中只輸入一個等號，我們就會遇到這樣的問題：你輸入完等號后，它認(rèn)為你要編輯公式，你如果點(diǎn)擊其他單元格，就表示引用了。這時你可以不點(diǎn)擊其他單元格，而點(diǎn)擊編輯欄前面的“”號，或者直接敲回車確認(rèn)就可以完成等號的輸入了。34. 解決圖形對象隨段落移動的問題一般在默認(rèn)情況下，插入到Word中的圖片的位置不是相對固定的。它會隨著段落的移動而移動。若我們要讓圖片不動，那就要用圖片格式來實(shí)現(xiàn)了。在圖片上雙擊，屏幕上出現(xiàn)格式設(shè)置窗口，打開其中的“版式”，選擇“襯于文字下方”然后再點(diǎn)擊“高級”，打開“圖片位置”，將其中的“對象隨文字移動”的選擇項(xiàng)取消掉并單擊“確定”。這樣問題就解決了。

25、 35. 在Excel中快速輸入分?jǐn)?shù)通常在Excel單元格中直接輸入分?jǐn)?shù)如“6/7”，會顯示為6月7日。如何快速輸入分?jǐn)?shù)“6/7”，其實(shí)只需在輸入分?jǐn)?shù)“6/7”時在它前面添加一個“0”和一個空格即可，但是用此法輸入的分母不能超過99(分母超過99就會變成另一個分?jǐn)?shù))。36. 巧使表格旋轉(zhuǎn)首先選中整個表格，然后單擊“繪圖”工具欄上的“陰影效果”(如窗下繪圖工具欄沒有，可從“視圖/工具欄”下選取)，并任選一種陰影效果。然后在表格陰影效果上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出菜單中選擇“設(shè)置自選圖形格式”，再在自選圖形格式窗中單擊“大小”標(biāo)簽，然后在“旋轉(zhuǎn)”欄輸入旋轉(zhuǎn)的角度數(shù)，重復(fù)這些操作便可。37. 在Word中

26、速查上次修改的位置經(jīng)常處理長Word文檔的朋友都會有這種經(jīng)歷：對一篇十幾頁或者上百頁的文章進(jìn)行編輯或校對時總要經(jīng)過很多次修改，可是每次打開Word文檔，想要從上次修改結(jié)束的位置接著修改時，總要查找很久。其實(shí)有一個簡單快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷鍵，即在打開上次修改過的文檔時，按下“Shift鍵”的同時，按下“F5”鍵，輸入光標(biāo)會迅速跳到上次結(jié)束修改工作的位置，你馬上又可以開始繼續(xù)你的修改工作，實(shí)在是方便極了。38. 將Excel中的公式轉(zhuǎn)為文本格式選中需要粘貼的有公式的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式保護(hù)”，在鎖定和隱藏兩項(xiàng)選框中均打“”，再單擊確定。然后選擇“工具

27、欄保護(hù)保護(hù)工作表”，密碼可以不用輸入，直接單擊確定即可。39. 在PowerPoint中連續(xù)播放背景音樂首先在需要聲音開始的那張幻燈片中插入聲音對象。然后將鼠標(biāo)右鍵單擊插入的聲音對象(喇叭圖標(biāo))，再選擇“自定義動畫”。彈出“自定義動畫”對話框后，此時左上“檢查動畫幻燈片對象”窗口中聲音對象(通常是“多媒體1”處于選定狀態(tài)，選擇下邊的“多媒體設(shè)置”標(biāo)簽，勾選“按動畫順序播放”，在“播放時”處選擇“繼續(xù)幻燈片放映”(這里是關(guān)鍵)，在“停止播放”處選擇第二個選項(xiàng)：“在X張幻燈片后”，輸入合適的數(shù)字。OK，大功告成！如果插入的聲音對象是背景音樂，而音樂的長度不夠怎么辦呢？我們再看一下剛才的對話框，單擊

28、右邊的按鈕“其他選項(xiàng)”，勾選“循環(huán)播放，直到停止”，問題解決了！40. Word2000下的數(shù)學(xué)運(yùn)算功能要在Word中進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算，首先要進(jìn)行簡單的設(shè)置。在Word界面下，點(diǎn)擊“工具”，選擇“自定義”，在打開的“自定義”窗口中點(diǎn)擊“命令項(xiàng)”，在“類別”窗口選擇“工具”，在“命令”窗口找到“工具計(jì)算”選項(xiàng)，按下鼠標(biāo)左鍵，將“工具計(jì)算”拖到Word界面上方的工具欄中，接下來就可以進(jìn)行計(jì)算了。例如，用公式計(jì)算的方法如下：列公式，如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4減10除以5)；選中整個公式，點(diǎn)擊工具欄上的“工具計(jì)算”；同時按下“Ctrl+V”鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄上的“粘貼”圖標(biāo)，根據(jù)運(yùn)算法

29、則計(jì)算的結(jié)果就會出現(xiàn)在光標(biāo)所在位置。41. F4、F5和F7也有妙用在Word中執(zhí)行過某一命令后，按F4鍵可再次重復(fù)這一操作。如果按下“Shift+F5”后，光標(biāo)在最后三個編輯處循環(huán)，可幫你快速修改前三個編輯，讓你知道自己最后做了什么改動。F7鍵最省事了，按一下全文拼寫查個遍。42. 按行排序Excel文檔一般情況下我們對Excel文檔進(jìn)行處理時，采用的是按列排序的方法，那要是想按行排序該怎么辦呢？首先點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”“排序”按鈕，在出現(xiàn)的排序?qū)υ捒蛑?，設(shè)置好你要求的“主關(guān)鍵詞，次關(guān)鍵詞和第三關(guān)鍵詞”，然后選擇“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對話框，選中“方向”下面的“按行排序”，最后一路點(diǎn)擊“確定

30、”即可。43. 快速改變Word文檔的行距在編輯Word文檔時，要想快速改變文本段落的行距，可以選中你需要設(shè)置的文本段落，按“Ctrl+1”組合鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距；按“Ctrl+2”組合鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距；按“Ctrl+5”組合鍵，即可將段落設(shè)置成1.5倍行距。44. Word中特殊字符的快速輸入辦公錄入時，特殊字符輸入通常由“插入”菜單，選擇“符號”，再在彈出的對話框內(nèi)選擇字體類型，再找到所需的字符后插入。這種方法并不理想，頻繁使用鼠標(biāo)降低了錄入速度，查找符號也浪費(fèi)了不少時間。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵。例如經(jīng)常輸入字符、，通過“插入”菜單中“符號”找到

31、相應(yīng)的字符，點(diǎn)“快捷鍵”按鈕，將自定義的快捷鍵輸入相應(yīng)的欄內(nèi)(通常為“Alt+某字符”組成組合鍵)，再點(diǎn)“指定”按鈕即可。45. 快速進(jìn)行線條修改在Excel中一張表格畫好后，如果想對其中幾根線條進(jìn)行修改，怎樣快速做到呢。單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”下的“自定義”，在“自定義”窗中單擊“命令”標(biāo)簽，在“類別”中選擇“格式”，然后在右窗格中拖動垂直滾動條，找到“繪圖邊框”，最后把它拖至格式工具欄上。在要修改表格時，單擊該“繪圖邊框”按鈕，對彈出的小窗感到熟悉吧，在Word中畫表格時常用到的，在其中可選擇線條樣式及顏色，然后在想修改的表格線上再畫一次即可。46. F8：誰說選中要按左鍵拖動？在

32、Word中，如果要快速選中好幾段文字，可以用擴(kuò)展功能。先將光標(biāo)定位在需要選中的開始處，按下F8鍵(或雙擊底部狀態(tài)欄中“擴(kuò)展”字樣)進(jìn)入擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)，此時移動鼠標(biāo)至結(jié)束處單擊，即可快速選中。省去了拖動鼠標(biāo)到處跑而且不太容易準(zhǔn)確選中的麻煩，快來試一下吧：)如要重新選擇，可再次雙擊“擴(kuò)展”退出擴(kuò)展?fàn)顟B(tài)。 47. 巧借Excel在AutoCAD中繪曲線首先，在Excel中輸入坐標(biāo)值。我們將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放入到B列，再將A列和B列合并成C列。由于AutoCAD中二維坐標(biāo)點(diǎn)之間是用逗號隔開的，所以我們在C2單元格中輸入：=A2&,&B2，C2中就出現(xiàn)了一對坐標(biāo)值。我們用鼠標(biāo)拖動的方法將C2的公式進(jìn)

33、行復(fù)制，就可以得到一組坐標(biāo)值。然后，選出所需畫線的點(diǎn)的坐標(biāo)值，將它們復(fù)制到剪貼板上，即按Excel中的復(fù)制按鈕來完成此工作。最后，打開AutoCAD，在命令行處鍵入spline(畫曲線命令)，出現(xiàn)提示：“Object/:”，再在此位置處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出菜單，在菜單中選擇Paste命令，這樣在Excel中的坐標(biāo)值就傳送到了AutoCAD中，并自動連接成曲線。單擊鼠標(biāo)右鍵，取消繼續(xù)畫線狀態(tài)，曲線就畫好了。48. 在表格中巧輸文字要想在表格中隨心所欲地輸入文字，而不影響表格大小，其實(shí)這操作起來很簡單。只需要在繪圖工具欄上選擇文本框(豎排或橫排均可)，然后在表格上拖出一個文本框，在其中輸入文字，再在

34、表格上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”，再單擊“顏色與線條”標(biāo)簽，把“填充”顏色及“線條”顏色均設(shè)為無顏色線條，最后確定即可。 49. 把頁碼插入到Word文檔頁面外側(cè)你用Word編輯了一篇文檔，將它按雙面打印出來后，你有沒有想過將頁碼放置在頁面的外側(cè)，這樣你的文檔看起來就有些與眾不同了。要將頁碼插入到頁面的外側(cè)，方法如下：在“插入”菜單中，單擊“頁碼”；再在“位置”框中，選擇“頁面縱向中心”；然后在“對齊方式”框中，選擇“外側(cè)”；最后單擊“確定”按鈕。實(shí)際上，在“位置”和“對齊方式”框中，你還可以選擇其他的組合方式，把頁碼放置在頁面的其他位置呢。就試試吧！ 50. 為Word

35、文檔添加行號首先單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，在打開的“頁面設(shè)置”窗口中單擊“版式”標(biāo)簽項(xiàng)，然后在“應(yīng)用于”框中選擇是整篇文章還是文章的某一部分，接下來單擊“行號”按鈕，選擇“添加行號”復(fù)選框，然后設(shè)置好“起始編號”、“行號間隔”和“編號方式”等選項(xiàng)，最后單擊“確定”按鈕即可。須要注意的是，只有在“視圖”菜單中將文檔設(shè)置為“頁面”模式才可以看到我們剛才插入的行號。 (51. 在演示文稿中使用繪圖筆利用Powerpoint進(jìn)行文稿的演示過程中，當(dāng)演示者需要對某部分內(nèi)容進(jìn)行講解標(biāo)注時，可單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項(xiàng)”中的“繪圖筆”，鼠標(biāo)將變成小筆形狀，拖動鼠標(biāo)即可在演示文

36、稿中書寫或繪畫。通過“指針選項(xiàng)”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內(nèi)容會在再次演示時自動擦除。52. 在Execl中快速互換數(shù)據(jù)在Execl中，相鄰兩列或兩行的數(shù)據(jù)如果要進(jìn)行互換，一般方法是用“復(fù)制”、“粘貼”的方法來進(jìn)行，其實(shí)還有更快的方法。假定要把A1和B1的數(shù)據(jù)互換，先選取A1，接著將鼠標(biāo)移到選取范圍的邊緣，光標(biāo)的形狀變成白色箭頭狀，這時先按住鍵盤上的Shift不放，再按住鼠標(biāo)的左鍵，拖動鼠標(biāo)到B1右邊框線上，這時在右邊框線上會出現(xiàn)一條虛線，先松開鼠標(biāo)左鍵后，再松開Shift鍵，數(shù)據(jù)便已經(jīng)互換了。相鄰行之間的數(shù)據(jù)互換如法炮制即可。53. 去除頁眉的橫線方法兩則在頁眉插入

37、信息的時候經(jīng)常會在下面出現(xiàn)一條橫線，如果這條橫線影響你的視覺，這時你可以采用下述的兩種方法去掉：用第一種的朋友比較多，即選中頁眉的內(nèi)容后，選取“格式”選項(xiàng)，選取“邊框和底紋”，邊框設(shè)置選項(xiàng)設(shè)為“無”，“應(yīng)用于”處選擇“段落”，確定即可。第二種方法更為簡單，當(dāng)設(shè)定好頁眉的文字后，鼠標(biāo)移向“樣式”框，在“字體選擇”框左邊，把樣式改為“頁腳”、“正文樣式”或“清除格式”，便可輕松搞定。54. 在WPS Office中為符號指定快捷鍵在符號工具欄中找到要設(shè)定的符號，點(diǎn)擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“對像屬性”，這時彈出“文字單元屬性”對話框，光標(biāo)自動停在“熱鍵”框中，按下要指定的快捷鍵，如“Ctrl+Al

38、t+P”，單擊“確定”即可。在這里要提醒大家一下，指定的快捷鍵盡量不要和軟件原有的快鍵發(fā)生沖突。尤其是微軟的軟件中快鍵較多，要小心挑選。55. PowerPoint的特殊播放模式在使用PowerPoint進(jìn)行文稿演示的過程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示的效果。點(diǎn)擊PowerPoint的“幻燈片放映觀看幻燈片”項(xiàng)，將啟動默認(rèn)的全屏放映模式。在這種模式下，必須使用“Alt+Tab”組合鍵或“Alt+Esc”鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式。這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，可以最小化和自定義大小。56. 輸入SUM函數(shù)