EXCEL基本功能及操作介紹

1、 基本操作與快捷鍵 工具欄與快速訪問(wèn)欄 另存為 凍結(jié)窗口 單元格格式 查找與替換 自動(dòng)填充、選擇性粘貼 宏EXCEL基本功能及操作介紹 排序 篩選 分列 合并后居中 突出與刪除重復(fù)項(xiàng)EXCEL常用函數(shù) EXACT函數(shù) IF函數(shù) VLOOKUP函數(shù) INDEX函數(shù) MATCH函數(shù) SUM函數(shù) SUMIF函數(shù) AVERAGE函數(shù) LOWER函數(shù)與UPPER函數(shù) 按住Ctrl鍵可以選擇多個(gè)不連續(xù)的區(qū)域。 按住Shift鍵可以選取從活動(dòng)單元格至點(diǎn)擊的單元格的矩形區(qū)域。 Ctrl+A選擇當(dāng)前內(nèi)容占據(jù)的矩形區(qū)域。 查找 Ctrl+F,替換 Ctrl+H 撤銷Ctrl+Z,重做Ctrl+Y 剪切Ctrl+X

2、,復(fù)制Ctrl+C,粘貼Ctrl+V,選擇性粘貼Ctrl+Alt+V(平臺(tái)內(nèi)任何像表格的部分都是可以用Ctrl+A全選再 用Ctrl+C復(fù)制出來(lái)的) 快速訪問(wèn)欄Alt+#(數(shù)字) 保存Ctrl+S 幫助F1 (系統(tǒng)快捷鍵)Alt+Tab,退出Alt+F4 (瀏覽器)刷新F5,強(qiáng)制刷新Ctrl+F5基本操作與快捷鍵工具欄與快速訪問(wèn)欄基本操作與快捷鍵按下Alt鍵可以看快速訪問(wèn)欄每個(gè)鍵對(duì)應(yīng)數(shù)字將鼠標(biāo)懸停在選項(xiàng)上可以顯示出快捷鍵基本操作與快捷鍵 Tab鍵向右移動(dòng)一格活動(dòng)單元格，Enter鍵向下移動(dòng)一格活動(dòng)單元格。*如果要在單元格內(nèi)換行，請(qǐng)用Alt+Enter。 Home鍵移動(dòng)到該單元格所在行的行首，S

3、hiftHome鍵選擇該行行首至該單元格區(qū)域,Ctrl+Home移動(dòng)到A1單元格。End鍵移動(dòng)到該單元格所在行的行尾，ShiftEnd鍵選擇該行行尾至該單元格區(qū)域,Ctrl+End移動(dòng)到最末行最末列使用的單元格(需Scroll Lock開(kāi)啟)。 先按End，再按方向鍵，當(dāng)前活動(dòng)單元格如果為空，那么朝方向移動(dòng)至第1個(gè)非空單元格，如果非空，則朝方向移動(dòng)至第1個(gè)空單元格前(需Scroll Lock關(guān)閉)。 PageUp和PageDown向上向下翻頁(yè)。 更多內(nèi)容可以在excel內(nèi)按F1搜索“快捷鍵”基本操作與快捷鍵工具欄分門別類的提供了大量的強(qiáng)大功能的入口。對(duì)于工具欄的顯示內(nèi)容與調(diào)整可以在“文件選項(xiàng)”

4、的“自定義功能區(qū)”里進(jìn)行管理。工具欄工具欄快速訪問(wèn)欄可以自由的匯集一些常用功能，避免在工具欄各選項(xiàng)之間來(lái)回切換。管理的方法有如下幾種：1.點(diǎn)開(kāi)右邊的小三角2.鼠標(biāo)右鍵各個(gè)功能鍵3.“文件選項(xiàng)”，選擇“快速訪問(wèn)欄”快速訪問(wèn)欄快速訪問(wèn)欄1.2.快速訪問(wèn)欄3a.3b.點(diǎn)擊“文件另存為”可以創(chuàng)建當(dāng)前內(nèi)容的一個(gè)新副本文件，通過(guò)選擇“保存類型”可以轉(zhuǎn)儲(chǔ)成其他的文件格式，如xls,xlsx,xlsm,xml,csv,txt等。另存為 通過(guò)凍結(jié)窗口可以使當(dāng)前工作表的左側(cè)列和頂部行固定，即不隨其他區(qū)域的滾動(dòng)而移動(dòng)。凍結(jié)窗口功能在“視圖窗口欄”下。其中凍結(jié)拆分窗口是以當(dāng)前活動(dòng)單元格的位置來(lái)決定。凍結(jié)窗口另存為每個(gè)

5、單元格都可以擁有不同的格式，不同格式會(huì)導(dǎo)致輸入的內(nèi)容會(huì)顯示出不同的結(jié)果。單元格格式可以通過(guò)以下幾種方式設(shè)置：1.選好要設(shè)置的區(qū)域后，操作“開(kāi)始數(shù)字”或“開(kāi)始單元格格式設(shè)置單元格格式”。2.在選擇區(qū)域右鍵點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”。單元格格式單元格格式單元格格式本節(jié)只介紹數(shù)字選項(xiàng)卡的內(nèi)容 常規(guī)格式是默認(rèn)格式，同時(shí)也最常用的格式，但是如果輸入002000的話，會(huì)變成2000，也就是說(shuō)被當(dāng)成數(shù)字并自動(dòng)去除了無(wú)效的0(格式還是常規(guī))。 要輸入“002000”這時(shí)就需要先修改成文本格式,再鍵入002000,告訴excel要以文字對(duì)待它。 如果選擇了除常規(guī)外的格式就可以進(jìn)一步的選擇該格式表達(dá)的形式，例如日期以

6、2014-5-18還是以2014年5月18日表示，保留多少位小數(shù)等。單元格格式如果沒(méi)有找到格式中想要的表達(dá)的形式的話，可以選擇自定義，例如日期2014年5月1日，我想表達(dá)成2014-05-01將月日部分以2位數(shù)字表達(dá)出來(lái)，可是在日期格式里卻只有2014-5-1的形式，那么就選自定義,并將“類型”設(shè)置成yyyy-mm-dd。單元格格式日期與時(shí)間：yyyy/yy代表年，m/mm/mmm/mmmmm代表月，d/dd代表日，h/hh代表時(shí)，m/mm代表分，s/ss代表秒(月與分的界定由其他幾項(xiàng)來(lái)決定)數(shù)字：0代表該位必須顯示，#代表該位有則顯示，沒(méi)有則不顯示。例如0.00#必須顯示數(shù)字的前2位小數(shù)沒(méi)有

7、則用0補(bǔ)上，最多顯示三位小數(shù)，整數(shù)部分必須有個(gè)位。單元格格式查找與替換 可以幫助你尋找出在特定區(qū)域內(nèi)的特定內(nèi)容的單元格并可以同時(shí)作出相應(yīng)的修改。選定區(qū)域?yàn)橐粋€(gè)單元格時(shí)，搜索范圍為整個(gè)工作表/工作簿(視選項(xiàng)的設(shè)置而定)；選定區(qū)域?yàn)槎鄠€(gè)單元格時(shí)只搜索當(dāng)前選定的區(qū)域。查找與替換 查找與替換 工具欄的“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下“格式(M)”的右側(cè)還有個(gè)小三角，可以選擇“從單元格選取格式”或“清除所有格式”。查找內(nèi)容支持通配符*和?,其中*代表任意多個(gè)的任意字符(包括沒(méi)有字符),?代表單個(gè)任意字符。如果要查找單元格里的*?和的話，需要在*和?前加上(主鍵盤數(shù)字1的左邊那個(gè)),即用*代替*，用?代替?,用代替。查找

8、與替換 查找與替換 去除該區(qū)域內(nèi)的所有的*“選項(xiàng)”：提供了按格式查找/替換的方法以及區(qū)分內(nèi)容的方式(按值或按公式，全半角，大小寫)，如果某個(gè)單元格的值是由公式生成的話，直接搜索該值是搜不到的，必需改成將“查找范圍”改成“按值”才可以(替換功能只有按公式)。查找與替換 “選項(xiàng)”：?jiǎn)卧衿ヅ洌捍碛貌檎覂?nèi)容對(duì)整個(gè)單元格進(jìn)行比較，而非局部?jī)?nèi)容。查找與替換 右側(cè)為清除內(nèi)容為-的單元格但是保留負(fù)數(shù)的-“選項(xiàng)” ：注意：對(duì)“選項(xiàng)”的設(shè)置修改會(huì)一直保留到全部excel關(guān)閉后才會(huì)消失，再重新打開(kāi)excel會(huì)恢復(fù)到原來(lái)的默認(rèn)設(shè)置。查找與替換 查找與替換 因?yàn)樯弦徊讲僮髦械摹皢卧衿ヅ洹睕](méi)有去掉而搜索不到負(fù)號(hào)。自

9、動(dòng)填充可以幫助你完成一個(gè)有一定規(guī)律的填充過(guò)程。這個(gè)規(guī)律可以是排序內(nèi)設(shè)置的序列，如1,2,3,4,;5-1,5-2,5-3,5-4,。也可以是某種重復(fù)，如excel,powerpoint,word,excel,powerpoint,word,excel,.。自動(dòng)填充、選擇性粘貼方法是先在第1個(gè)單元格里輸入第1項(xiàng)，然后選取這個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移到右下角的小方塊上，當(dāng)鼠標(biāo)變成黑色十字時(shí)，按住鼠標(biāo)縱向或橫向拖拉進(jìn)行填充，或者雙擊（只能自動(dòng)向下填充至尾端），填充完后會(huì)有個(gè)小圖標(biāo)在選擇區(qū)的右下方供選擇填充的方法。自動(dòng)填充、選擇性粘貼自動(dòng)填充、選擇性粘貼拖拽雙擊小方塊選擇復(fù)制選擇性粘貼可以供用戶粘貼格式、值，

10、并可以做出加減乘除四則運(yùn)算，轉(zhuǎn)置。功能強(qiáng)大，是日常工作中必定會(huì)用到的功能。在對(duì)非單元格的內(nèi)容復(fù)制與在對(duì)單元格使用復(fù)制后使用選擇性粘貼的界面會(huì)有所不同。自動(dòng)填充、選擇性粘貼選擇性粘貼可以在復(fù)制后，選擇要粘貼的區(qū)域，然后 點(diǎn)擊“開(kāi)始粘貼下邊的小三角選擇性粘貼”或在選擇區(qū)域右鍵選擇“選擇性粘貼”或快捷鍵Ctrl+Alt+V。自動(dòng)填充、選擇性粘貼自動(dòng)填充、選擇性粘貼自動(dòng)填充、選擇性粘貼非單元格的選擇性粘貼自動(dòng)填充、選擇性粘貼單元格的選擇性粘貼 如果在a1內(nèi)輸入=b1+b2,直接將其復(fù)制，再粘貼至a2的話，a2的內(nèi)容就是=b2+b3,而想將a1的值（b1+b2的結(jié)果）粘給a2，就必須用選擇性粘貼，在選項(xiàng)

11、中選擇“數(shù)值”再點(diǎn)擊“確定”。選擇性粘貼另一個(gè)常用的用途是單位換算，先在一個(gè)空單元格內(nèi)輸入1000（換算比例），然后選擇要換算的單元格，選擇性粘貼選上除（即除以1000）點(diǎn)“確定”。自動(dòng)填充、選擇性粘貼由于這樣操作比較繁瑣，所以excel也提供了一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的方式，用先普通的“粘貼”然后點(diǎn)擊在選擇區(qū)域右下方出現(xiàn)的按鈕（或者用快捷鍵Ctrl）選擇“值”（只能選1種而且不能四則運(yùn)算功能）。自動(dòng)填充、選擇性粘貼宏優(yōu)勢(shì)：代替掉一些日常完全重復(fù)的相同操作，如將一個(gè)單元格復(fù)制到另一個(gè)單元格，在單元格中鍵入固定內(nèi)容，設(shè)定單元格格式等簡(jiǎn)單操作，也可以實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，訪問(wèn)網(wǎng)頁(yè)等。劣勢(shì)：每次執(zhí)行后之前做過(guò)的操作均

12、不可撤銷！所以要注意在每次執(zhí)行前先備份在每次執(zhí)行前先備份所有所有在編輯的在編輯的excel，再運(yùn)行宏再運(yùn)行宏，避免不必要的損失。宏如何制作？宏的制作可以通過(guò)種方式來(lái)完成，分別是“錄制”和“手工編制”。錄制相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，容易上手，但是功能比較單一。手工編制則需要一定的VB編程能力，可以實(shí)現(xiàn)所有VB擁有的功能。宏 提供了面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，提供了相當(dāng)完整的程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言。VBA 易于學(xué)習(xí)掌握，可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉(zhuǎn)換為VBA 程序代碼。這樣用戶可以容易地將日常工作轉(zhuǎn)換為VBA 程序代碼，使工作自動(dòng)化。因此，對(duì)于在工作中需要經(jīng)常使用Office 套裝軟件的用戶，學(xué)用VBA

13、有助于使工作自動(dòng)化，提高工作效率。另外，由于VBA 可以直接應(yīng)用Office 套裝軟件的各項(xiàng)強(qiáng)大功能，所以對(duì)于程序設(shè)計(jì)人員的程序設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)更加方便快捷。宏 如何錄制宏？點(diǎn)擊“視圖宏錄制宏”，或者“開(kāi)發(fā)工具錄制宏”，填寫相關(guān)內(nèi)容，點(diǎn)“確定”，然后在表格上做相應(yīng)操作，這些操作就會(huì)被記錄下來(lái)，完成后點(diǎn)擊“視圖/開(kāi)發(fā)工具宏停止錄制”，這樣就完成一個(gè)宏了。(使用相對(duì)引用可以以活動(dòng)單元格為起始點(diǎn)進(jìn)行操作。)如何運(yùn)行宏？“視圖宏查看宏”或 “開(kāi)發(fā)工具宏”，選要運(yùn)行的宏，點(diǎn)擊運(yùn)行，或者用錄制時(shí)設(shè)置的快捷鍵運(yùn)行。宏視圖開(kāi)發(fā)工具工具條宏 如何保存宏？保存宏通常用將excel存儲(chǔ)成.xlsm格式即可，或者保存到個(gè)人

14、宏工作簿(不推薦后者)。為什么我打開(kāi)了帶宏的工作簿卻運(yùn)行不了？ “開(kāi)發(fā)工具安全性”宏安全級(jí)別 或者 在黃色提示條上點(diǎn)擊啟用內(nèi)容。宏更多的相關(guān)內(nèi)容以及如何編輯宏可以參閱這里http:/ 三、自定義排序三、自定義排序 當(dāng)我們對(duì)某列進(jìn)行排序時(shí)，排序方式都不符合我們的要求。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們可以通過(guò)自定義序列來(lái)進(jìn)行排序。 選中該列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話框，按“次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中自定義排序次序，然后自定義排序次序選擇你需要的或者自行添加序次點(diǎn)擊點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)下的選項(xiàng)下的“篩選篩選”按鍵可按鍵可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選 首先我們

15、選中相關(guān)內(nèi)容后，在數(shù)據(jù)中點(diǎn)擊篩選，然后我們可以看到，首行都會(huì)出現(xiàn)三角形選項(xiàng)按鍵，點(diǎn)擊，會(huì)依次顯出來(lái)升序排列，將序排列，全部，自定義，前十個(gè)等。 這時(shí)我們可以按個(gè)人需要進(jìn)行顏色篩這時(shí)我們可以按個(gè)人需要進(jìn)行顏色篩選或者數(shù)字篩選。選或者數(shù)字篩選。顏色顏色篩選可以將你需要的單元格顏色或篩選可以將你需要的單元格顏色或者字體顏色篩選出來(lái)。者字體顏色篩選出來(lái)。數(shù)字?jǐn)?shù)字篩選可以將數(shù)據(jù)按照等于大于小于篩選可以將數(shù)據(jù)按照等于大于小于等進(jìn)行算篩選。等進(jìn)行算篩選。篩選篩選點(diǎn)擊點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)下選項(xiàng)下的的“分列分列”按鍵按鍵可對(duì)數(shù)據(jù)可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，還可以對(duì)分列出進(jìn)行分列，還可以對(duì)分列出的單元格進(jìn)行格式設(shè)置。的單元

16、格進(jìn)行格式設(shè)置。分列方式有分隔符號(hào)和固定寬度兩種分列方式有分隔符號(hào)和固定寬度兩種分隔符號(hào)方式分隔符號(hào)方式 用分隔字符對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)用分隔字符對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，可選擇需要的分隔符號(hào)或者行分列，可選擇需要的分隔符號(hào)或者選擇其他從而自定義分隔符號(hào)，可在選擇其他從而自定義分隔符號(hào)，可在數(shù)據(jù)預(yù)覽中看到效果。數(shù)據(jù)預(yù)覽中看到效果。PS：該方式會(huì)被記憶，下次遇到該符：該方式會(huì)被記憶，下次遇到該符號(hào)會(huì)自己分列號(hào)會(huì)自己分列(尤其要當(dāng)心用尤其要當(dāng)心用“-”分分列過(guò)后再?gòu)耐獠空迟N數(shù)據(jù)的情況，因列過(guò)后再?gòu)耐獠空迟N數(shù)據(jù)的情況，因?yàn)樨?fù)數(shù)的負(fù)號(hào)為負(fù)數(shù)的負(fù)號(hào)“-”也會(huì)被分列，導(dǎo)致也會(huì)被分列，導(dǎo)致負(fù)數(shù)變成正數(shù)負(fù)數(shù)變成正數(shù))，關(guān)閉所有，關(guān)

17、閉所有EXCEL文件文件后才會(huì)消失。后才會(huì)消失。固定寬度固定寬度 顧名思義就是用固定的寬顧名思義就是用固定的寬度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，在數(shù)據(jù)預(yù)覽中使度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，在數(shù)據(jù)預(yù)覽中使用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)虛線以設(shè)定需要的寬用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)虛線以設(shè)定需要的寬度。度。分列分列合并后居中合并后居中 Excel的合并后居中是Microsoft Office Excel軟件的一項(xiàng)格式設(shè)置功能，即將選中的多個(gè)單元格合并，然后自動(dòng)設(shè)置為居中格式。設(shè)置合并后設(shè)置合并后居中居中 第1步，打開(kāi)Excel工作表窗口，選中準(zhǔn)備合并的單元格區(qū)域。 第2步，在“開(kāi)始”功能區(qū)的“對(duì)齊方式”分組中，單擊“合并后居中”下拉三角按鈕。在打開(kāi)的下拉

18、菜單中，選擇“合并后居中”命令可以合并單元格同時(shí)設(shè)置為居中對(duì)齊；選擇“跨越合并”命令可以對(duì)多行單元格進(jìn)行同行合并；選擇“合并單元格”命令僅僅合并單元格，對(duì)齊方式為默認(rèn)；選擇“取消單元格合并”命令可以取消當(dāng)前已合并的單元格。合并后居中合并后居中日常日常處理表格中通常會(huì)碰到許多重復(fù)處理表格中通常會(huì)碰到許多重復(fù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)我們處理帶來(lái)了不數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)我們處理帶來(lái)了不便，這時(shí)候就可以根據(jù)需要使用突出便，這時(shí)候就可以根據(jù)需要使用突出重復(fù)項(xiàng)重復(fù)項(xiàng)或者刪除或者刪除重復(fù)重復(fù)項(xiàng)。項(xiàng)。突出重復(fù)突出重復(fù)項(xiàng)項(xiàng) 選中需要處理的區(qū)域，在“開(kāi)始”功能區(qū)，單擊“條件格式”下拉三角按鈕。在打開(kāi)的下拉菜單中，選擇“突出顯

19、示單元格規(guī)則”中的重復(fù)值。刪除重復(fù)刪除重復(fù)項(xiàng)項(xiàng)選中需要處理的區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”功能區(qū)，單擊“刪除重復(fù)項(xiàng)”選擇需要處理的列點(diǎn)擊“確定”對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。突出與刪除重復(fù)項(xiàng)突出與刪除重復(fù)項(xiàng)用于檢測(cè)兩個(gè)字符串是否完全相同，如果兩個(gè)參數(shù)完全相同，返回TRUE值；否則返回FALSE值 語(yǔ)法: EXACT(text1,text2)EXACT函數(shù)執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果。 語(yǔ)法: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)logical_test 需要判斷的條件value_if_true 如果判斷為正確則返回該值value_if_fal

20、se 如果判斷為錯(cuò)誤則返回該值例：=IF(A1=100,1,0)含義：當(dāng)A1=100時(shí)，返回1，否則返回0。IF函數(shù) VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)， VLOOKUP是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值。 語(yǔ)法: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)lookup_value 需要需要查找的值查找的值table_array 查找的范圍查找的范圍col_index_num 返回的匹配值的列序號(hào)range_lookup 返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配(推薦用FALSE,用TRUE需要先對(duì)table_array排序)VLOOKUP函數(shù)返回列表或數(shù)組中的元素值，此元素由行序號(hào)和列序號(hào)的索引值進(jìn)行確定。 語(yǔ)