水電建設(shè)工程檔案管理有關(guān)要求(一)

1、（一）水電建設(shè)工程檔案管理有關(guān)要求檔案收集、積累、整理的責(zé)任劃分1水電建設(shè)工程項目文件的形成和積累。項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程，項目文件的形成、積累的管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。1.1建設(shè)項目各階段文件的收集、積累。項目準(zhǔn)備階段形成的前期文件，以及設(shè)備、工藝和涉外文件，應(yīng)由建設(shè)單位各承辦機構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累；勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。項目施工階段形成的文件，凡項目實行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總包單位

2、匯總；凡由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累。建設(shè)單位授權(quán)的項目監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累的完整、準(zhǔn)確情況，以及竣工驗收中文件資料審核情況，并經(jīng)審核、簽認(rèn)后向建設(shè)單位提交其監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的有關(guān)專項報告、驗證材料及監(jiān)理文件。項目調(diào)試及試運行階段形成的文件，由試運行單位負(fù)責(zé)收集、積累；項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累承建項目器材供應(yīng)及財務(wù)管理形成的文件。1.2項目文件的整理。建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位（建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工及監(jiān)

3、理等）進行整理。建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行（生產(chǎn)）及驗收文件，由建設(shè)單位根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容，分別按年度、項目的單項或單位工程整理。勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件（施工圖除外），由勘察、設(shè)計單位按項目或?qū)I(yè)整理。施工技術(shù)文件由施工單位按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件由監(jiān)理單位按單位工程整理。設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。2 竣工文件的要求流域水電建設(shè)的竣工資料、竣工圖

4、應(yīng)準(zhǔn)確、清楚、完整、規(guī)范、修改到位、真實反映項目竣工驗收時的實際情況。2.1 竣工文件的編制要求1）編制竣工文件，應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件的成套性和有機聯(lián)系，使組成的案卷既能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程的全貌，又便于保管和利用。2）竣工文件編制完畢后，項目法人應(yīng)督促有關(guān)單位（監(jiān)理、施工等）對竣工文件的編制情況進行審查，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確、遺漏或短缺時，應(yīng)及時修改和補齊。國外引進項目、引進技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項目，外方提供的竣工資料應(yīng)由外方確認(rèn)。3）將已按照工程檔案分類大綱進行分類的文件進行組合，管理性文件按階段問題或重要程度排列；同一問題（事件）的請示、批復(fù)、合同、協(xié)議、來往文電等應(yīng)放在一起，

5、依時間順序排列；一般文字材料在前，圖樣在后。2.2 竣工圖的編制要求各項新建、擴建、改建、技術(shù)改造、技術(shù)引進項目，在項目竣工時必須編制竣工圖。除了行業(yè)主管部門有特殊要求外，項目竣工留應(yīng)由施工單位（包括總包和分包單位）編制。凡行業(yè)規(guī)定施工單位編制竣工圖的，應(yīng)同時規(guī)定更改單位責(zé)任，加更改單位及竣工圖更改情況，并明確責(zé)任者。1）凡按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖空白處加蓋并簽署竣工圖章。2）凡一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖（新圖）上修改，加蓋并簽署竣工圖章。3）凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過30%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號

6、，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”并簽署竣工圖章。4）同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。5）建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。6）編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目標(biāo)及編制情況。2.3 竣工圖的更改方法1）更改一般是杠（劃）改；局部可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制。2）利用施工圖更改，必須在更改處注明更改依據(jù)，如設(shè)計變更通知單的名稱、編號、變更日期及洽商記錄等的文件編號。3）無法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄

7、上方或左邊用文字說明。4）圖上各種引出說明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條。5）有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細(xì)表等文字有更改的，應(yīng)在修改變更處進行杠改，當(dāng)變更內(nèi)容較多時，可采用注記說明的辦法。6）新增加的文字說明，應(yīng)在其涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。2.4 竣工圖的審核1）竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助各設(shè)計、施工單位負(fù)責(zé)檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時要及時修改和補齊。2）竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。3）竣工圖按單位工程或裝置（專業(yè)）編制，并有詳細(xì)編制說明和目錄。4）竣工圖應(yīng)使用新（干凈）的施工圖，并按要求加蓋、簽署竣工

8、圖章。5）一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。6）國外引進項目、引進技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。（二）水電建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)流域公司水電建設(shè)的檔案管理要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案工作管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)；建立綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)；建立檔案系統(tǒng)計算機管理網(wǎng)絡(luò)。1 .檔案管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)水電流域公司成立時就要規(guī)劃設(shè)置檔案管理機構(gòu)，并賦于兩種職能，即檔案行政業(yè)務(wù)管理指導(dǎo)職能和管理綜合檔案的職能。根據(jù)工程建設(shè)的不斷發(fā)展，成立各梯級水電站檔案室，并對設(shè)計、施工、監(jiān)理單位檔案、資料室實行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查職能。2 .

9、檔案管理對象網(wǎng)絡(luò)檔案管理對象網(wǎng)絡(luò)。各項目公司綜合檔案室負(fù)責(zé)保管本單位形成的文書、科技、聲像會計、榮譽、實物檔案及圖書、編研資料。3. 計算機管理網(wǎng)絡(luò)計算機管理網(wǎng)絡(luò)。利用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備和管理信息系統(tǒng)對收文、發(fā)文、檔案的全過程進行管理，提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)是紐帶，檔案管理對象網(wǎng)絡(luò)是核心，計算機管理網(wǎng)絡(luò)是手段，三者有機地結(jié)合在一起，形成了一個上下統(tǒng)一的科學(xué)網(wǎng)絡(luò)。各檔案室人員利用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備和管理信息系統(tǒng)，對各門類、各載體的檔案實行了從公文的電子化到檔案的自動分類、自動立卷、自動標(biāo)引、自動編目、自動統(tǒng)計、自動標(biāo)識、全文檢索等功能，實現(xiàn)水電建設(shè)信息的資源共享。（三）水電建設(shè)工程

10、檔案管理建議1堅持檔案工作與工程建設(shè)同步要堅持檔案管理與水電工程建設(shè)同步，不能只重工程建設(shè)而偏廢檔案，要對檔案工作予以足夠重視，在做好工程建設(shè)的同時做好檔案工作。工程開工檔案工作啟動，人員、設(shè)施、制度到位；工程建設(shè)過程中，注重檔案資料的形成積累、收集、整理；工程竣工，檔案資料只需短時間稍加整編就可移交歸檔，具備了竣工驗收條件。2建立檔案工作責(zé)任制流域公司主管領(lǐng)導(dǎo)與各二級單位的項目負(fù)責(zé)人簽定檔案管理責(zé)任書，各項目負(fù)責(zé)人與設(shè)計、施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人簽定檔案管理責(zé)任書，工程建設(shè)中涉及的項目延伸到哪里，檔案管理就延伸到哪里。層層負(fù)責(zé)，各自實現(xiàn)目標(biāo)管理，既確保工程竣工資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，又確保

11、了工程質(zhì)量。3在工程管理各個環(huán)節(jié)中加大檔案控制力度3.1工程管理要實行以項目責(zé)任制為核心、以合同為中心、以結(jié)算為紐帶的管理體制。在合同條款中對檔案資料提出明確的要求。在項目簽訂合同時，應(yīng)有竣工資料專門的條款。檔案資料條款應(yīng)規(guī)定竣工資料的質(zhì)量要求、整編要求、份數(shù)要求、提交時間要求，從源頭上為竣工檔案資料整編打好基礎(chǔ)。3.2 檔案人員參與工程建設(shè)管理。在工程項目施工過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案人員“四參加”制度，確實做到檔案人員參加有關(guān)會議、參加設(shè)備開箱驗收、參加工程竣工驗收。使檔案人員了解工程項目的建設(shè)進展情況，了解工程項目檔案資料的形成情況、流轉(zhuǎn)情況，及時制訂檔案工作計劃；定期進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查做好跟蹤服務(wù)，實現(xiàn)重點工程項目竣工資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。4 .實行竣工檔案監(jiān)理制，確保工程檔案系統(tǒng)真實完整建設(shè)單位要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定，實行建設(shè)項目全面監(jiān)理制。它是確保