Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔

1、“Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件幫助文檔實操一、              簡介“Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件是一款將Excel電子表格中的數(shù)據(jù)批量快速插入到Word文檔中，并根據(jù)用戶的要求自動保存或打印的軟件，當前版本支持普通模式、多行模式、重復模式、多行重復模式。它適用于以下情況：1、    Excel電子表格中有大量的數(shù)據(jù)需要按統(tǒng)一格式生成獨立的文檔或打印出來：如會議通知、證件打印、請柬、化驗單、準考證等；2、&

2、#160;   Excel電子表格中同一數(shù)據(jù)需要生成多種格式的Word 文檔，如名片印制生成不同的樣式供挑選等；3、    證件、表格套打，如某種格式的證件或表格由印刷廠統(tǒng)一印刷好，在使用中只需要填寫和打印相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容。為正常使用本軟件，您的電腦必須先行安裝微軟Office2000以上版本的Excel和Word程序。軟件的下載與升級等信息可到“織名軟件”網(wǎng)上查看或加入QQ群56615416。二、            

3、;  目錄結(jié)構(gòu)在軟件程序所在目錄下有四個子文件夾“數(shù)據(jù)”、“模板”、“用戶文檔”、“VBS”，作用如下：1、“數(shù)據(jù)”文件夾：Excel電子表格數(shù)據(jù)文件默認存放的位置，本軟件主界面“Excel文件”列表中默認顯示的文件即是該目錄下的文件；2、“模板”文件夾：Word模板文檔默認存放的位置，本軟件主界面“Word模板”列表中默認顯示的文件即是該目錄下的文件；3、“用戶文檔”文件夾：點“插入并保存”按鈕會彈出選擇文件保存位置的對話框，默認會在該文件夾下新建一以模板文檔主文件名命名的子文件夾，如選擇的Word模板是“準考證.doc”時，會自動在“用戶文檔”文件夾下新建一“準考證”子文件夾，并

4、且默認打開位置定位在該子文件夾（“準考證”子文件夾）下；4、“VBS”文件夾：保存特殊功能的VBS腳本文件，該文件夾中的內(nèi)容如果刪除或丟失可能會影響程序的部分功能。5、“視頻教程”文件夾：軟件“幫助教程”菜單下的視頻教程存放在這里。三、              數(shù)據(jù)文件和模板文件的要求1、數(shù)據(jù)文件的要求：要求是擴展名為“.xls”的Excel文件，工作表的第一行數(shù)據(jù)為標題行，標題名稱必須符合Word書簽的命名規(guī)則，即必須以字母或漢字開頭，可包含數(shù)字但不能有空格?？?/p>

5、以用下劃線字符來分隔文字，例如，“標題_1”。2、模板文件的要求：要求是擴展名為“.doc”的Word文檔，建議模板文檔分類存放?！癊xcel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件在生成Word文檔的過程中會根據(jù)Excel文件中工作表標題名稱來查找Word文檔中相關(guān)聯(lián)的書簽，找到后定位到該書簽并插入工作表中當前行的相關(guān)數(shù)據(jù)。四、              模板書簽的命名規(guī)則為了能正確地將Excel表格的數(shù)據(jù)插入到Word文檔的指定位置，需要在Word文檔需要插入數(shù)據(jù)的位置添加

6、書簽，書簽名稱需要按照要求命名，下面以“考生考試安排.xls”工作簿和“準考證”模板為例說明各種模式的命名規(guī)則：1、  普通模式：書簽名稱跟Excel工作表標題一樣，在這個模式下一個Word模板最多只能插入Excel工作表一行數(shù)據(jù)，名稱對應關(guān)系如下：2、  重復模式：書簽名=標題名+“_c”+序號，如“編號_c1”、“姓名_c1”、“考試地點_c1”，序號從1開始，同一列標題對應的書簽名后綴的序號必須連續(xù)，如“姓名”在模板中出現(xiàn)3次，對應的書簽名必須是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c3”，如果是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c4”，則只重復兩次“姓名”，

7、書簽名“姓名_c4”會被忽略，對應關(guān)系見下圖：3、  多行模式：書簽名=標題名+“_”+序號，如在“準考證-多行模式.doc”模板中有6張準考證，每張準考證對應Excel表格中的對應一行數(shù)據(jù)，第一個生成的文檔對應Excel表格的1-6行數(shù)據(jù)(不包括標題行)，第二個生成的文檔對應Excel表格的第7-12條數(shù)據(jù)，依此類推。每個文檔的第一條數(shù)據(jù)對應的書簽名是“編號_1”、“姓名_1”、“考試地點_1”，第二條數(shù)據(jù)對應的書簽名是“編號_2”、“姓名_2”、“考試地點_2”，依此類推。多行序號必須連續(xù)，序號不連續(xù)時有跳號之后的書簽名將被忽略。4、  多行重復模式：書簽名=標題名+“

8、_”+多行序號+“_c”+重復序號，如在“準考證-多行重復模式.doc”模板中有6張準考證，每3張準考證對應Excel表格中的對應一行數(shù)據(jù)，第一個生成的文檔對應Excel表格的1-2行數(shù)據(jù)(不包括標題行)，第二個生成的文檔對應Excel表格的第3-4條數(shù)據(jù)，依此類推。每個文檔的第一條每一次重復的數(shù)據(jù)對應的書簽名是“編號_1_c1”、“姓名_1_c1”、“考試地點_1_c1”，第一條每二次重復的數(shù)據(jù)對應的書簽名是“編號_1_c2”、“姓名_1_c2”、“考試地點_1_c2”，第二條每一次重復的數(shù)據(jù)對應的書簽名是“編號_2_c1”、“姓名_2_c1”、“考試地點_2_c1”，第二條每二次重復的數(shù)據(jù)

9、對應的書簽名是“編號_2_c2”、“姓名_2_c2”、“考試地點_2_c2”，依此類推。多行序號、重復序號必須連續(xù)，序號不連續(xù)時有跳號之后的書簽名將被忽略。五、              為Word模板文檔添加書簽“Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件對數(shù)據(jù)的插入位置定位使用書簽的方式，模板文檔的制作除了需要在數(shù)據(jù)要插入的位置添加與Excel表格中數(shù)據(jù)列列標題名相關(guān)的書簽外，其它均與普通文檔制作一樣。下面以在模板文檔“準考證.doc”中插入書簽為例，介紹操作步驟（

10、您也可以通過本軟件的“幫助教程Word模板插入書簽視頻教程”菜單項查看視頻教程）： 1、打開文件“準考證.doc”； 2、光標定位到文檔中欲插入“編號”的位置； 3、選擇菜單“插入書簽”； 4、輸入書簽名“編號”，點擊“添加”按鈕； 5、重復第4步分別添加“姓名”、“考試地點”的書簽后，關(guān)閉書簽對話框； 6、保存文檔后關(guān)閉Word，完成。六、              Excel數(shù)據(jù)插入并保存到Word使用該功能執(zhí)行批量數(shù)據(jù)生成Word之前你需要準備好Excel數(shù)據(jù)

11、文檔和Word模板文檔，具體步驟如下（您也可以通過本軟件的“幫助教程數(shù)據(jù)插入并保存到Word視頻教程”菜單項查看視頻教程）：1、選擇Excel文件：從“Excel文件(*.xls)”列表框中選擇Excel數(shù)據(jù)文件，如果數(shù)據(jù)文件沒有在列表中顯示，請選擇最后的“瀏覽.”選項打開文件選擇對話框，切換文件目錄到你的Excel數(shù)據(jù)文件存放的位置，選擇文件；2、選擇工作表：從“工作表”列表框中選擇工作表，這樣就可以在窗口中瀏覽工作表的內(nèi)容了；3、選擇Word模板：從“Word模板(*.doc)”列表框中選擇Word模板文檔，如果模板文檔沒有在列表中顯示，請選擇最后的“瀏覽.”選項打開文件選擇對話框，切換文

12、件目錄到你的Word模板文檔存放的位置，選擇文檔，這時軟件會根據(jù)模板新建一文檔并打開。如果Word沒有自動根據(jù)模板新建文檔，請先關(guān)閉所有已打開的Word文檔窗口并關(guān)閉Word程序，然后再重新選擇模板文檔，如果還有問題請通過本軟件的“工具”菜單下的“強制關(guān)閉WORD程序（不保存）”命令關(guān)閉所有Word進程（包括窗口被隱藏的Word），然后再重新選擇模板文檔；4、選擇插入數(shù)據(jù)的記錄范圍：可以按頁數(shù)或條數(shù)兩種方式選擇，未注冊版最多只能插入第1到10條的記錄，注冊版無此限制；5、插入并保存Word文檔：1）點擊 “插入并保存”按鈕；2）選擇文件保存的位置，輸入文件名，實際保存時會在此文件名后自動添加一

13、序號；3）出現(xiàn)文件名確認提示，如果想修改文件名或改變保存位置可選擇否重新上一步驟，否則選擇“是”；4）完成后提示是否打開文檔保存所在文件夾；5）選擇“是”打開文件夾。七、              Excel數(shù)據(jù)插入到Word 并打印使用該功能執(zhí)行批量數(shù)據(jù)生成Word并打印之前你需要準備好Excel數(shù)據(jù)文檔和Word模板文檔，具體步驟如下（您也可以通過本軟件的“幫助教程數(shù)據(jù)插入到Word并打印視頻教程”菜單項查看視頻教程）：1、參照“五、Excel數(shù)據(jù)插入并保存到 Word”中的1至4步打開Excel數(shù)據(jù)文檔、Word模板文檔、選