中州技術(shù)學(xué)院公文處理原則

1、中州技術(shù)學(xué)院公文處理原則 95學(xué)年度第二學(xué)期第3次行政會議通過第一章通則一、 本校為統(tǒng)一公文作業(yè)程序，增進公文處理效率，依據(jù)行政院秘書處之文書處理手冊規(guī)定，並視本校實際需要特訂定中州技術(shù)學(xué)院公文處理原則(以下簡稱本原則)。二、 本校公文除另有規(guī)定外，悉依本原則之規(guī)定辦理。三、 收發(fā)文件應(yīng)分設(shè)總收發(fā)文簿，註以編號摘由等項目登錄之。四、 收文作業(yè)應(yīng)按簽收、拆驗、分文、登記等程序處理；發(fā)文作業(yè)應(yīng)按繕印、校對、用印、發(fā)文等程序處理之。五、 文書組應(yīng)設(shè)年度公文收發(fā)登記簿，各單位承辦人將其經(jīng)辦案件逐日逐年登記之。六、 公文用印應(yīng)設(shè)用印登記簿登記之。七、 送發(fā)文件事務(wù)組應(yīng)設(shè)用郵登記簿登記之；送發(fā)公務(wù)掛號信件

2、或快遞郵件，應(yīng)設(shè)掛號信登記簿；送發(fā)公務(wù)傳真文件，應(yīng)設(shè)傳真文件登記簿。八、 公文之機密性、重要性及時間性，依下列區(qū)分：(一) 公文之機密性分為機密、密二種。(二) 公文之重要性分為極重要、重要、普通。(三) 公文之時間性分為最速件、速件、普通。九、 辦文時有下列情形之一者，得以速件或最速件處理：(一) 來文需在近日處理完成者。(二) 上級臨時交辦事件需於近日內(nèi)完成者。(三) 偶發(fā)事件需作緊急處理者。(四) 其他意外事件需作立即處理者。十、 送請核判公文需裝訂整齊，附件另加標籤，以一文一案一公文夾為原則，分別使用各色公文夾，其區(qū)分如下：(一) 普通件使用白色。(二) 差假(費用)速件使用藍色。(三

3、) 最速件使用紅色宗。(四) 密件使用黃色。十一、 核簽得用如擬、可、同意；送閱公文得用 閱 或悉 ；判稿一律用發(fā)；代行者亦同，惟需在簽署下書一代字。 十二、 公文處理，由各單位依本校分層負責(zé)規(guī)定之權(quán)責(zé)辦理之。十三、 公文處理，應(yīng)隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。十四、 電子公文交換收發(fā)文處理以行政院秘書處頒訂機關(guān)公文電子交換辦法規(guī)定辦理。第二章公文製作一、 公文依使用目的不同，其種類規(guī)定如下：(一) 函：本校對校外機關(guān)或校內(nèi)單位行文時使用。(二) 公告：各行政單位就主管業(yè)務(wù)向?qū)W生或特定對象宣布通知用，並張貼於公布欄或電子公布欄。(三) 書函：1. 公務(wù)未決階段需要磋商、陳述與徵詢意見、協(xié)調(diào)或通報

4、時用。2. 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答覆簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯(lián)繫、查詢等事項行文時均可使用。(四) 簽：本校內(nèi)部屬員，對主管業(yè)務(wù)有所請示、建議或報告時使用。(五) 通知：為轉(zhuǎn)行簡便事項時使用，或?qū)W(xué)生有所通知或答覆時使用。(六) 聘書：聘用教職員時使用。(七) 派令：任用職員時使用。(八) 證明書：用以證明教職員身份、學(xué)經(jīng)歷、待遇或?qū)W生修業(yè)、學(xué)歷、操行、獎懲時使用。(九) 其他格式化公文1. 開會通知單：召集會議時用。2. 公務(wù)電話紀錄：凡公務(wù)聯(lián)繫、洽詢、通知等，用電話說明者；通話後，發(fā)話人將電話紀錄寫兩份，一份送受話人存查。二、 一般公文以函為主，文分三部份

5、，其撰擬要領(lǐng)如下：(一) 主旨：為全文精要，說明行文目的，應(yīng)力求簡明扼要。(二) 說明：當(dāng)案情必須就事實、源由做敘述，無法於主旨內(nèi)容納之文字，於本段說明，有附件，請在此段內(nèi)敘述附件名稱及份數(shù)。(三) 辦法：提出之具體要求以及實行方案，無法於主旨、內(nèi)簡述時，於本段列舉。本段名稱可因公文內(nèi)容改為建議、請求、擬辦、核示事項等適切名稱。三、 函之規(guī)格注意事項如下：(一) 每段均標明段名，段名之上不冠數(shù)字，段名之下加冒號：。(二) 主旨不分段，文字緊接段名書寫。(三) 說明、辦法如無次項，文字緊接段名書寫，如分項條列，應(yīng)另行書寫如一、二、三；(一)(二)(三) ； ；（）（）（）；如內(nèi)容過於繁雜或需以圖

6、表說明時，應(yīng)加附件。四、 公告一律使用通俗、簡淺、易懂之語體文製作，避免艱深費解之詞彙，文分三段，其作法要點為：(一) 主旨：用簡單俐落、一目了然的文字點出全文精義。(二) 依據(jù)：陳述有關(guān)條文之名稱或某機關(guān)之來函，除非必要，無需敘述來文日期、文號，內(nèi)容需分項陳述時，應(yīng)冠以數(shù)字，另行低格書寫。(三) 公告事項(或說明)為公告之主要內(nèi)容，需分項條列，冠以數(shù)字，另行低格書寫。五、 公告發(fā)布應(yīng)注意事項：(一) 公告登載時，得用較大字體簡明標明公告目的，免署校長職銜或姓名。(二) 一般工程招標公告或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式，其格式由單位自行訂定，並應(yīng)遵守由左至右之橫行格式原則。(三

7、) 於公告二字右側(cè)空白位置蓋印。六、 書函之結(jié)構(gòu)及文字用語比照函之規(guī)定。七、 使用簽、稿之一般原則如下：(一) 簽為幕僚處理公務(wù)，表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據(jù)，分為下列二種：1. 單位內(nèi)部簽辦案件，依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽?zāi)┎槐財⒚麝惸衬抽L官字樣。2. 下級單位對上級單位之簽，文末得用敬陳長官字樣。(二) 稿為公文之草本，依規(guī)定程序核判後發(fā)出。八、 簽稿擬辦方式概分為先簽後稿、簽稿併陳或以稿代簽等。 (一) 先簽後稿：1. 制訂、訂定、修正、廢止法規(guī)案件。2. 有關(guān)政策性或重大興革案件。3. 牽涉較廣，會商未獲結(jié)論案件。4. 擬提行政會議或校務(wù)會議討論之案件。5. 重要人事案件。6

8、. 其他案情重要，必須先行簽準之案件。(二) 簽稿併陳：1. 文稿內(nèi)容需另外說明，或?qū)σ酝幚砬樾渭右宰匪葜讣?. 案情特殊，需加以說明之案件。3. 需限時辦發(fā)，不及先行請示之案件。(三) 以稿代簽：案情簡單或例行承轉(zhuǎn)之公文。九、 簽之撰擬要領(lǐng)如下：(一) 主旨：力求簡明扼要，概括目的與擬辦，不分段。(二) 說明：對案情來源經(jīng)過、有關(guān)法規(guī)、前案以及處理方式之分析做簡要陳述，得視需要分項條列。(三) 擬辦：簽呈之重點，應(yīng)針對案情提出具體處理意見或解決問題之方案，得視需要分項條列。十、 擬稿一律使用學(xué)校制式之公文稿紙，按文別應(yīng)採之結(jié)構(gòu)撰 擬，其要領(lǐng)如下：(一) 按行文事項之性質(zhì)選用公文名稱，如

9、函、 公告、書函等。(二) 一案內(nèi)容相同，一稿辦理，得依其主從，以正、副本分發(fā)。(三) 來文係會銜，由主辦單位一稿彙辦。(四) 一文之受文者有數(shù)機關(guān)(單位)，內(nèi)容大同小異者，同稿併敘，惟將不同部份列出，並說明某處文字針對某機關(guān)(單位)；內(nèi)容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數(shù)稿。十一、 文書處理過程中有關(guān)人員，均應(yīng)於文面適當(dāng)位置簽章，並註明註時間（例如12月16日13時，得縮記為1216/1300）以明責(zé)任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。第三章收文處理一、 總收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密件或書明親啟字樣之文件，應(yīng)於登錄後，送由單位主管指定之機密件處理人

10、員或收件人收拆；如為普通文件，應(yīng)即點驗來文及附件名稱、數(shù)量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原封套保留註明外，應(yīng)以電話或書面向原發(fā)文機關(guān)單位查詢。 二、 機密文件經(jīng)單位主管指定之處理人員拆封後，如須送總收文登錄掛號者，應(yīng)在原文加註本件陳奉親拆或本件由單位拆封，以資識別。三、 點收附件之處理規(guī)定如下：(一) 附件如屬現(xiàn)金、有價證券、貴重或大宗物品，應(yīng)先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內(nèi)附件右側(cè)簽章證明。(二) 附有大量或多種印刷品，各種各抽出一份附於來文後，其餘隨送主辦單位簽收。(三) 附件應(yīng)以不與本文分離為原則，若附件另寄，附件先到，俟來文到達後一併作收文處理；如來文先到，先將來文作收文處理，

11、俟附件到達後，註明為某號文之附件後，補送主辦單位。四、 文書組將來文拆驗完畢後，附公文簽辦單，依序編列文號登入總收文簿，總收文號每年更換一次。主辦單位依來文辦稿時，不另編號。五、 來文經(jīng)文書組登錄完成後，依各單位職掌作分文處理，電子文、傳真、電報之處理程序同一般文書。六、 受文者為中州技術(shù)學(xué)院之重要來文，非經(jīng)收文處理或校長授權(quán)，各級主管不得自行核判。七、 本校公文處理，均由各單位依本校規(guī)定職權(quán)辦理之。八、 凡外來文件涉及二個以上單位均予拒收時，送由秘書室主管協(xié)調(diào)後分文，如協(xié)調(diào)不成，由總收發(fā)人員簽陳校長核定後分文。九、 主辦單位因故遺失已經(jīng)收文編號之公文，可請原發(fā)文機關(guān)補發(fā)，仍沿用原收文日期及原

12、收文編號。第四章 文書核擬一、 承辦人員對於文書之?dāng)M辦，應(yīng)查明全案經(jīng)過，依據(jù)法令作切實簡明之簽註。依法令規(guī)定必須先經(jīng)會議決定者，應(yīng)按規(guī)定提會處理。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無法令規(guī)定而有慣例者依慣例。二、 簽具意見，應(yīng)力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應(yīng)避免未擬意見而僅用陳核或請示等字樣，以圖規(guī)避責(zé)任。 三、 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應(yīng)敘明案情簽請核示或當(dāng)面請示後，再行簽辦。 四、 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應(yīng)於來文上書明附件抽存字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應(yīng)於用畢後歸檔。五、 應(yīng)先協(xié)調(diào)會商之文書，應(yīng)注意事項如下

13、： (一) 凡案件與其他單位之業(yè)務(wù)有關(guān)者，應(yīng)儘量會商。 (二) 會商方式，應(yīng)依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，於下列各款斟酌選用之： 1. 以電話商詢或面洽，必要時並記錄備查。 2. 以簽稿送會有關(guān)單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會核單，會銜公文採用會銜公文會辦單。 3. 提例會討論。 4. 約集有關(guān)單位人員定期舉行會議商討。 5. 臨時約集有關(guān)人員小組會商。 6. 自行持稿送會。 7. 以書函洽商。 六、 陳核應(yīng)注意事項如下： (一) 文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別按其性質(zhì)，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關(guān)者並應(yīng)先行會商或送會。(二) 文書之核決，於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章辦理，其

14、權(quán)責(zé)區(qū)分如下： 1. 初核者係承辦人員之直接主管。 2. 覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3. 會核者係與本案有關(guān)之主管人員（如無必要則免送會）。 4. 決定者係依分層負責(zé)規(guī)定之最後決定人。 (三) 承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者，主管或首長應(yīng)明確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。 七、 承辦人員於辦稿時，分別填列下列各點： (一) 文別：按照公文程式條例之類別及有關(guān)規(guī)定填列。 (二) 速別：係指希望受文單位辦理之速別。應(yīng)確實考量案件性質(zhì)，填列最速件或速件等，普通件得不必填列。 (三) 密等及解密條件或保密期限：填絕對機密、極機密、機密、密，解密條件或保密期限於其後以括

15、弧註記。如非機密件，則不必填列。 (四) 附件：請註明內(nèi)容名稱、媒體型式、數(shù)量及其他有關(guān)字樣。 (五) 正本或副本：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。單位內(nèi)部得以加發(fā)抄件之方式處理。 (六) 承辦單位：於稿面適當(dāng)位置註明承辦單位之名稱。 (七) 承辦人員：由承辦人員於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日時。 (八) 收文日期字號：於稿面適當(dāng)位置列明收文日期字號，如數(shù)件併辦者，應(yīng)將各件之收文號一併填入（各件收文亦一併附於文稿之後），如為無收文之創(chuàng)稿，則填一創(chuàng)字。 (九) 分類號及保存年限：於稿面適當(dāng)位置列明，保存年限則參照檔案保存年限之規(guī)定填列。 (十)

16、 承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項： 1. 附件請檢點清楚，隨稿附送。 2. 附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、。 3. 附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用檢送、檢附等字樣。 4. 如需以原本發(fā)出，而原本僅1份時，請註明：原本隨文發(fā)出，抄本或影印本存卷。 5. 如需以電子文件、抄本或影印本發(fā)出，辦稿時請書附電子檔、抄送或檢送影印本等字樣，並註明原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發(fā)出。 6. 發(fā)文附件宜儘量用電子文件。 7. 附件如不及或不能隨稿附送時，請註明封發(fā)時，附件請向承辦人員或某某洽取字樣。 8. 附件除隨文發(fā)出外，如尚有需要時，請註明附件請多繕份，送。 9. 有時間性

17、之公文，其附件不及隨文送出者，請註明文先發(fā)，附件另送，並與發(fā)文單位聯(lián)繫，洽知發(fā)文號碼，備於補送附件時註明。 (十一) 承辦人員其他注意事項： 1. 緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文。 2. 各單位如有請示案件，按其性質(zhì)請主管單位研提意見。 3. 簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數(shù)量較多時，除標明附件號數(shù)外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。 4. 公文書或附件如係屬發(fā)文通報周知或需要收文單位轉(zhuǎn)發(fā)者，以登載於電子公布欄為原則，附件以電子文件方式處理，避免層層轉(zhuǎn)送。 5. 登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為者，可另以書函或結(jié)合電子目錄服務(wù)之電子郵遞方

18、式，告知前述訊息，以利其配合辦理。訊息中需明確告知登載之位址及內(nèi)容概要。 6. 承辦人員對適宜長期對外宣告之公文或其相關(guān)附件資料，應(yīng)洽網(wǎng)站管理人員長期登載。 7. 來文內(nèi)有極顯明之錯誤字句，應(yīng)電洽改正，或於抄發(fā)時在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句。 八、 核稿應(yīng)注意事項如下： (一) 核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節(jié)省時間及手續(xù)。 (二) 核稿時如有修改，應(yīng)注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關(guān)鍵文字，認為不當(dāng)而更改時必須簽章，以示負責(zé)。 (三) 上級主管對於下級簽擬或經(jīng)辦之稿件，認

19、為不當(dāng)者，應(yīng)就原稿批示或更改，不宜輕易發(fā)回重擬。 九、 會稿應(yīng)注意事項如下： (一) 凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內(nèi)所敘與會核時並無出入，應(yīng)不再送會，以節(jié)省時間及手續(xù)。 (二) 各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應(yīng)即提出，如未提出意見，一經(jīng)會簽，即認為同意，應(yīng)共同負責(zé)。 (三) 會稿單位對於文稿有不同意見時，應(yīng)由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。 (四) 非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發(fā)後會。 十、 閱稿應(yīng)注意事項如下： (一) 簽稿是否相符。 (二) 前後案情是否連貫。 (三) 有關(guān)單位已否會洽。 (四) 程式、數(shù)字、名稱、標點符號及引用法規(guī)條文等是否正確。 (五)

20、 文字是否通順。 (六) 措詞是否恰當(dāng)。 (七) 有無錯別字。 (八) 對於文稿內(nèi)容如有不同意見，應(yīng)洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。 十一、 判行應(yīng)注意事項如下： (一) 文稿之判行按分層負責(zé)之規(guī)定辦理。 (二) 宜注意每一文稿之內(nèi)容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。 (三) 對陳判之文稿，認為無繕發(fā)必要尚須考慮者，宜作不發(fā)或緩發(fā)之批示。 (四) 重要文稿之陳判，應(yīng)由主辦人員或單位主管親自遞送。 (五) 決行時，如有疑義，應(yīng)即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。 十二、 回稿、清稿應(yīng)注意事預(yù)如下： (一) 稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為

21、重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕。 (二) 文稿增刪修改過多者，應(yīng)送還原承辦人員清稿。清稿後應(yīng)將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽。 十三、 使用公文夾應(yīng)注意事項如下： (一) 文書之陳核、陳判等過程中，均應(yīng)使用公文夾，並以公文夾顏色做為單位傳送速度之區(qū)分。 (二) 公文夾之應(yīng)用，必須與夾內(nèi)文書之性質(zhì)相稱，最速件之使用比例應(yīng)予適當(dāng)之控制。 第五章發(fā)文處理一、 文書組發(fā)文人員按下列程序作發(fā)文處理：(一) 點收：查點本文及附件，有無短少或漏蓋印章情事。(二) 登錄：以收發(fā)同號為原則，登錄受文者、主旨摘要、日期於總收發(fā)文簿後，送繕印

22、中心繕打。(三) 繕?。嚎槾蛉藛T對交繕文稿一律使用統(tǒng)一規(guī)範(fàn)之公文紙繕印，並以當(dāng)日繕打竣事為原則。(四) 校對：校對人員應(yīng)注意繕打公文之款式、內(nèi)容、標點符號是否與原稿相同。(五) 用印：1. 函：上行文用校長職銜、姓名、蓋職章；平行文蓋職銜簽字章或職章，下行文職銜簽字章。蓋重要函件都需要蓋學(xué)校印信。2. 書函：由發(fā)文者署名蓋章或蓋發(fā)文單位戳章。3. 各種證明文件經(jīng)校長核可後，蓋用學(xué)校印信，並蓋職銜簽名章。4. 處理屬於權(quán)責(zé)範(fàn)圍內(nèi)之函件，對外行文時，其單位主管署名蓋章（一級單位對校內(nèi)外行文得以書函方行之）。5. 公文在二頁以上時，應(yīng)於騎縫處蓋騎縫章。6. 校長出缺由代理人代理校長職務(wù)時，其公文應(yīng)由

23、校長署名者，由代理人署名。7. 校長因故不能視事，由代理人代行校長職務(wù)時，其公文除署校長姓名註明對能視事事由外，應(yīng)由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。單位基於授權(quán)行文，得比照辦理。8. 監(jiān)印人員應(yīng)備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應(yīng)予登錄並載明（發(fā)）文字號，申請表應(yīng)妥為保存，以備查考。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應(yīng)隨同印信專案移交。 9. 監(jiān)印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應(yīng)核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發(fā)文程序作業(yè)。(六) 封發(fā)：1. 經(jīng)編號待發(fā)之公文，應(yīng)由專人負責(zé)複檢附件是否齊全，文與封是否相符後再封固，並標明速別，登錄後送外收

24、發(fā)人員遞送。 2. 同一受文機關(guān)單位之公文，除最速件得提前封發(fā)外，其餘普通件得併封發(fā)出，並在封套上註明文號件數(shù)。 3. 機密件、最速件或開會通知應(yīng)於封套上加蓋戳記；機密件應(yīng)另加外封套，以重保密。 4. 發(fā)文附件應(yīng)由總發(fā)文人員隨文封發(fā)；如為現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券或貴重物品，應(yīng)由承辦單位檢齊封固書明名稱、數(shù)量，並在封口加蓋經(jīng)辦人員印章隨同公文送交總發(fā)文人員辦理封發(fā)。 5. 凡體積較大數(shù)量過多之附件需另寄者，應(yīng)在公文附件項下註明附件另寄，並應(yīng)在附件封面書明某字號之附件，該公文及附件應(yīng)同時付郵。二、 本校對外行文以校長或?qū)W校名義為之；但對平行機關(guān)學(xué)校之所屬單位或各單位答覆與其業(yè)務(wù)相關(guān)之信函，得以各單位之

25、名義行之。第六章文書簡化一、 減少文書數(shù)量應(yīng)注意事項如下： (一) 各單位本於其職掌範(fàn)圍規(guī)定處理之事項，除法令規(guī)定及性質(zhì)重要者外，不必報備。 (二) 無轉(zhuǎn)行或答復(fù)必要之文書或例行準予備查之案件，應(yīng)逕予存查。 (三) 無機密性之通案，應(yīng)於電子公布欄公布，並得登載於公報、公告或其他公務(wù)性刊物，以代替行文，下級單位應(yīng)即照辦，毋庸逐級函轉(zhuǎn)。 (四) 各單位自其他機關(guān)單位電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用機關(guān)內(nèi)部網(wǎng)路轉(zhuǎn)登或辦理，無須另外行文。 二、 文書處理採用簡便或定型化方式應(yīng)注意事項如下： (一) 已行文之事項，逾期未復(fù)，須催辦、催繳、催復(fù)、催報、催發(fā)、催查者，用催辦案件通知單。 (二) 不屬於本單

26、位主管業(yè)務(wù)或職權(quán)範(fàn)圍之來文，可逕以移文單移送主管單位，不必退還。 (三) 不同機關(guān)單位之來文，案由相同其答復(fù)同者，應(yīng)併辦一稿，分知各來文機關(guān)單位。 (四) 凡發(fā)往甲機關(guān)單位之文稿已經(jīng)發(fā)出，又須以同樣文稿發(fā)往乙機關(guān)單位時，應(yīng)將原案調(diào)出，加簽說明，擬照發(fā)乙機關(guān)，經(jīng)陳奉核可後，即送請文書單位繕發(fā)，不必重行辦稿。 (五) 請假、出差、請購等例行事項，得用表格填報，不另用簽。 (六) 人事任免等例行案件，宜用定型稿。 (七) 各單位交辦文件，宜指示原則，附式舉例說明；審核下級單位陳送報表或附件時，除重大錯誤發(fā)還更正外，應(yīng)即就原案改正並告知，以免公文往返。 三、 簡化文書手續(xù)應(yīng)注意事項如下： (一) 外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)非屬必要，應(yīng)合併辦理。 (二) 定期報表、私誼交際文電及其他不涉及公務(wù)之文件，均不必辦理收發(fā)文登錄，可另用送件簿（單）遞送。 (三) 編號登錄之簡化： 1. 除總收發(fā)應(yīng)摘由登錄外，其他歷程中只記文號，不必錄由，並可經(jīng)內(nèi)部網(wǎng)路，傳送有關(guān)單位。 2. 公文書應(yīng)一文一號，總收發(fā)文所編號碼，應(yīng)在本校內(nèi)統(tǒng)一應(yīng)用。 3. 應(yīng)視實際情形，採用收發(fā)文同號，使文號更趨簡化。 4. 收發(fā)文編號使用