用Excel制作自動(dòng)記錄的考勤表

1、用Excel制作自動(dòng)記錄的考勤表wuaihui1010 的 用 Excel 制作自動(dòng)記錄的考勤表單位傳統(tǒng)的考勤登記方式有工作量大、出錯(cuò)幾率高、統(tǒng)計(jì)分析麻煩等特點(diǎn)，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，為何不用電腦來(lái)幫我們進(jìn)行考勤呢？用 Excel 2002制作簡(jiǎn)單、快捷、準(zhǔn)確的考勤表，你就能切身體會(huì)到信息時(shí)代的方便與快捷。一、基本框架設(shè)置首先要進(jìn)行的工作當(dāng)然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。1 .啟動(dòng)Excel 2002 ,新建一個(gè)工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個(gè)工作表。2 .在當(dāng)月工作表的A1、B1單元格中分別輸入 姓名、月期”，在A2單元格中輸入

2、第1個(gè)員工 的姓名，接著選擇 A2、A3單元格，然后單擊 合并及居中”按鈕將兩個(gè)單元格合并為 1個(gè)單元格，按照以 上方法錄入其他員工的姓名（如圖1）。圖1創(chuàng)建考勤表3 .在單元格C1中輸入“-1”，程序?qū)⒆詣?dòng)轉(zhuǎn)成 “7月1日（這里假定考勤從7月1日開(kāi)始）。用 鼠標(biāo)點(diǎn)選單元格C1 ,并移動(dòng)鼠標(biāo)到單元格的右下角，待出現(xiàn)實(shí)心干”字的填充柄后，按住左鍵拖動(dòng)到需要的位置，這樣在 7月1日后便形成了一個(gè)日期序列。4 .單擊日期序列最后的 自動(dòng)填充選項(xiàng)”智能填充標(biāo)記，在彈出來(lái)的菜單中點(diǎn)選以工作日填充”項(xiàng)，程序便自動(dòng)將星期六、日去掉，不記入考勤日期。5 .選中整個(gè)日期行，在 單元格格式”對(duì)話框中點(diǎn)選 日期”選

3、項(xiàng)卡。在 分類”列表中點(diǎn)選 自定義” 項(xiàng)，在類型框中輸入 “d印;然后單擊 確定”按鈕。二、錄制宏1 .點(diǎn)選工作表中的任意一個(gè)單元格，然后單擊工具一宏一錄制新宏”菜單項(xiàng)，進(jìn)入 錄制新宏”對(duì)話框。在宏名”框中輸入準(zhǔn)備錄制的宏的名稱 返回當(dāng)前時(shí)間：確定”后即進(jìn)入宏的錄制階段（如圖2）。圖2錄制新宏”對(duì)話框2 .輸入公式“=now()”，然后按回車鍵，接著單擊停止錄制”工具欄中的 停止錄制”按鈕結(jié)束錄制三、制作宏按鈕繪圖”工具欄中的繪圖-對(duì)1 .單擊 視圖-工具欄-繪圖菜單項(xiàng)，調(diào)出 繪圖”工具欄，接著選擇齊-對(duì)齊網(wǎng)格項(xiàng)2 .單擊 視圖一工具欄一窗體菜單項(xiàng)，調(diào)出 窗體”工具欄，然后單擊 窗體”工具欄上

4、的 按鈕”，接 著在單元格B2中拖動(dòng)鼠標(biāo)繪制一個(gè)按鈕，Excel將自動(dòng)打開(kāi) 指定宏對(duì)話框，點(diǎn)選其中的 返回當(dāng)前時(shí)間”宏，并單擊確定”按鈕(如圖3)。圖3選擇返回當(dāng)前時(shí)間”宏3 .單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為上班”，并對(duì)文字大小、字體進(jìn)行設(shè)置。然后單擊繪圖”工具欄上的選擇對(duì)象”按鈕，并按住“Ctr鍵，用鼠標(biāo)將剛才制J作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復(fù)制到B3中，并將按鈕上的問(wèn)題更改為下班”。4 .確認(rèn)繪圖”工具欄上的 選擇對(duì)象”按鈕被選中，單擊下班”按鈕，然后按住“Shift鍵再單擊上班 按鈕，將兩個(gè)按鈕同時(shí)選中。單擊“Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將選中的兩個(gè)按鈕拖動(dòng)復(fù)制到B列的其余單元格中。最后效

5、果如圖4。圖4創(chuàng)建上、下班”按鈕宏四、記錄出勤選中待插入上下班時(shí)間的單元格，單擊同一行中的上班”或 下班”按鈕即可。在單擊 上班”、下班”按鈕時(shí)會(huì)返回很長(zhǎng)一串?dāng)?shù)字，其實(shí)我們只需輸入諸如“13:30這樣的時(shí)間即可。 單擊 格式一單元格”菜單項(xiàng)，在彈出來(lái)的 單元格格式對(duì)話框中點(diǎn)選 數(shù)字選項(xiàng)卡，在分類框中點(diǎn)選時(shí)間”，在 類型”框中點(diǎn)選“13:30,”最后單擊 確定”即可。要把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時(shí)間數(shù)值，否則當(dāng)公式被重新計(jì)算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，單擊右鍵選擇復(fù)制”，點(diǎn)選編輯一選擇性粘貼”菜單項(xiàng)，在選擇性粘貼”對(duì)話框中選中數(shù)值”項(xiàng)，然后單擊確定”。五、統(tǒng)計(jì)結(jié)果1 .在日

6、期行之后的單元格中依次輸入遲到“、畢退、病假、事假”等需要統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對(duì)應(yīng)于姓名行(如圖 5)。圖5創(chuàng)建相關(guān)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目2 .單擊單元格 Y2,然后鍵入公式 “=COUNTIF(C2:X2,8 : 30) ”(這里假設(shè)上班時(shí)間為8:30),并按回車鍵，Z2單元格中便會(huì)出現(xiàn)選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在 Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,17 : 00) ”假設(shè)下班時(shí)間為17:00),并按回車鍵，Z2單元格中便會(huì)出現(xiàn)選中員工所有早于17:00下班的工作日天數(shù)。3 .單擊AB2單元格輸入公式 =COUNTIF（C2:X3,事假）

7、；并按回車鍵確認(rèn)， AB2單元格中便出 現(xiàn)了選中員工本月的事假次數(shù)。4 .其他人的統(tǒng)計(jì)方法可以利用 Excel的公式和相對(duì)引用功能來(lái)完成。5 .單擊工具一選項(xiàng)菜單項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)選重新計(jì)算選項(xiàng)卡，并單擊 重算活動(dòng)工作表按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統(tǒng)計(jì)出來(lái)了。Excel 2003為考勤表更新?lián)Q代這里我們不談大公司里那些昂貴的IC卡考勤管理系統(tǒng)，我相信很多單位還在用紙制的簽到本，每月月底再進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)。部門(mén)主管們?cè)碌滓y(tǒng)計(jì)分析當(dāng)月的銷售、毛利曲線，還要仔細(xì)地統(tǒng)計(jì)每個(gè)人的考勤，才能計(jì)算出獎(jiǎng)金與工資。而且，越是和錢(qián)打交道的事情就越不能出錯(cuò)，要是不留神給誰(shuí)多算或少算了兩天假，總是件麻煩事情。也許

8、您曾想過(guò)用Excel編幾個(gè)函數(shù)來(lái)解決，但繁瑣的計(jì)算公式可能讓您放棄了這個(gè)念頭，其實(shí) Excel 2003的模板里就有一個(gè)建好的考勤表，您只要花上五分鐘做一下簡(jiǎn)單的設(shè)置就好了。一、激活考勤表模板之所以在這里叫激活，是因?yàn)樗谀J(rèn)時(shí)沒(méi)有安裝的，所以，您最好先把office 2003安裝光盤(pán)準(zhǔn)備好，然后，點(diǎn)擊 新建”菜單新建工作簿一本機(jī)上的模板一電子方案表格一考勤記錄”，當(dāng)它提示您插入光盤(pán)時(shí)按照屏幕提示做就行了。稍后，就會(huì)看到一個(gè)漂亮的考勤表界面。如圖1。丁麗!Eil磁頓醺凰薪1年度考勤記錄單位部門(mén)姓名| 2 |34 56| 79| 10111213141516| 17 1S192021年假1月病暇

9、事假二 月年假病膜事假年假病假事假rm年假巴1 月病暇事假五年假一二、更改默認(rèn)設(shè)置既然是電子考勤簿，那么有三點(diǎn)是最為重要的，一是自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，二是外人不能隨意修改，三是輸入的數(shù)據(jù)不能出錯(cuò)，比如把病假輸成-1,恐怕誰(shuí)也搞不懂是什么意思，接下來(lái)我們就來(lái)說(shuō)說(shuō)這三點(diǎn)。1、解鎖考勤表新考勤表默認(rèn)是加鎖狀態(tài)，除了輸入數(shù)據(jù)外，我們將無(wú)法對(duì)其作任何操作，因此，首先要點(diǎn)擊工具菜單一保護(hù)一撤銷工作表保護(hù)”來(lái)對(duì)其解鎖。2、修改允許數(shù)據(jù)我們要求用數(shù)字1來(lái)代表該員工當(dāng)天因故休假，用空值代表當(dāng)天未休假。所以，要設(shè)置每個(gè)單元格只能接受數(shù)字1或空，除了這兩個(gè)值以外的其它字符將提示輸入錯(cuò)誤。用鼠標(biāo)拖選1月1日至12月31日所有單元

10、格，點(diǎn)擊 數(shù)據(jù)”菜單一有效性”，在彈出的如圖2對(duì) 話框中將軟件默認(rèn)的最大值“瞰為“1；然后，將 出錯(cuò)警告”標(biāo)簽里的 錯(cuò)誤信息”也改成要求的內(nèi)容。3、重新加鎖重新加鎖的目的在于方便我們的日常使用以及保護(hù)公式的安全，由于表格中需要設(shè)置的單元格 均已預(yù)設(shè)好，這里只需點(diǎn)擊工具”菜單一保護(hù)一保護(hù)工作表”即可完成表格的加鎖工作。小提示：加鎖后的考勤表首次打開(kāi)后會(huì)自動(dòng)停在單位”一格中，這時(shí)，用Tab鍵會(huì)自動(dòng)在需要輸入的單元格內(nèi)跳轉(zhuǎn)，方便進(jìn)行操作三、制作其它員工的考勤表1、復(fù)制考勤表大家也許都會(huì)發(fā)現(xiàn)，這時(shí)的考勤表只能反映一位員工的考勤情況，那該如何反映其它人的數(shù)據(jù)呢？方法是，右鍵點(diǎn)擊最底下“Sheet1”標(biāo)簽

11、，然后選擇 移動(dòng)或復(fù)制工作表”在彈出的對(duì)話框中勾選 建立副本后確定即可。2、重命名考勤表為便于查找，我們將復(fù)制好的幾個(gè)考勤表標(biāo)簽均改為該員工的姓名。雙擊標(biāo)簽名，然后輸入該員工名字即可。四、為考勤表增設(shè)密碼由于考勤記錄涉及到方方面面的問(wèn)題，所以一定要保證其它人員無(wú)法擅自修改或查看該表。方法就是設(shè)置打開(kāi)與編輯密碼。點(diǎn)擊文件”菜單男存為一工具一常規(guī)選項(xiàng)”，在如圖4的對(duì)話框中設(shè)置 打開(kāi)權(quán)限密碼”和編輯權(quán)限密碼”項(xiàng)中輸入您的密碼后保存文件即可。小提示：打開(kāi)權(quán)限密碼”含義是每當(dāng)打開(kāi)該表格時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示輸入密碼，當(dāng)密碼不正確時(shí)，將無(wú)法看到表格內(nèi)容。修改權(quán)限密碼”的含義是沒(méi)有提供正確的密碼時(shí)將無(wú)法實(shí)施修改，但

12、可以直接看到表格內(nèi)容五、總結(jié)經(jīng)過(guò)上面幾步操作，相信您已經(jīng)制作出一個(gè)可以幫您應(yīng)付普通考勤統(tǒng)計(jì)的表格了，要是您對(duì) Excel的使用很熟悉，還可以在里面新建一個(gè)匯總表，然后通過(guò)自動(dòng)調(diào)用各表匯總數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)排假，部門(mén) 考勤匯總等工作，或者直接將績(jī)效考核公式代入其中，讓計(jì)算機(jī)直接生成當(dāng)月工資單。在Excel中統(tǒng)計(jì)與上報(bào)兩不誤實(shí)現(xiàn)思路因?yàn)樵贓xcel中就能實(shí)現(xiàn)單元格中數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新 ,所以我們只需在 Excel文檔中建立兩個(gè)工作 表，分別取名為 出勤統(tǒng)計(jì)表”和匯總表把要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入與統(tǒng)計(jì)的 學(xué)生出勤情況統(tǒng)計(jì)表建在 出勤統(tǒng)計(jì) 表”工作表中（如圖1）,而把作為上報(bào)材料的 學(xué)生出勤情況匯總表”建在匯總表”工作表中

13、（如圖2）。然 后把學(xué)生出勤情況匯總表”與學(xué)生出勤情況統(tǒng)計(jì)表”中的有關(guān)表格進(jìn)行鏈接，就可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新如果上報(bào)材料除了此匯總表以外還有許多其他文字，只需在匯總表”工作表中插入OLE word對(duì)象即可，這樣我們?cè)?出勤統(tǒng)計(jì)表”工作表中輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后，馬上就可在匯總表”中打印上報(bào)材料，而無(wú)需運(yùn)動(dòng) word 了。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的動(dòng)態(tài)更新其實(shí)，實(shí)現(xiàn)單元格中數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新就是把要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)更新的單元格與源數(shù)據(jù)單元格進(jìn)行 鏈接，鏈接方法以 匯總表”中漢語(yǔ)言”專業(yè)的出勤率為例：1 .打開(kāi)出勤統(tǒng)計(jì)表”工作表，激活 漢語(yǔ)言”專業(yè)的出勤率單元格 H5,進(jìn)行復(fù)制。2 .打開(kāi)匯總表”工作表，激活 漢語(yǔ)言”專業(yè)的出

14、勤率單元格 B3 ,單擊粘貼按鈕，這時(shí)粘貼入單 元格里的數(shù)據(jù)會(huì)無(wú)效。我們只要單擊單元格旁邊的粘貼”圖標(biāo)，選擇鏈接單元格”（如圖3）。這時(shí)函數(shù)編輯框中顯示為“司勤統(tǒng)計(jì)表！$H$5”，說(shuō)明此單元格已與 出勤統(tǒng)計(jì)表”工作表中的H5單元格進(jìn)行了鏈 畫(huà)保造源格式一）,匹配目標(biāo)區(qū)域格式如）O只有值位）0值和數(shù)字格式0信和源格式）0,保富源列寬曲 O僅格式電） 接。.髓接卷數(shù)據(jù)的上報(bào)如果需要上報(bào)的 匯總表”中還需輸入許多其他文字，如何在匯總表”工作表中插入OLE word對(duì)象呢？這里的OLE word對(duì)象實(shí)際就是嵌入在 Excel工作表中的word文檔，它可彌補(bǔ)Excel對(duì)文字處理能 力的不足。方法很簡(jiǎn)單，首先單擊菜單中插入/對(duì)象”命令。然后在彈出的 對(duì)象對(duì)話框中的 新建”選項(xiàng)卡里的對(duì)象類型”欄中選擇“Micrsoft word文檔”，單擊確定按鈕（如圖4）。最后只需在插入的 OLE word對(duì)象中對(duì)文字進(jìn)行輸入并編輯，方法與在word中一如果需要上報(bào)的 匯總表”