高校院系辦公室工作存在的問題及對(duì)策

1、摘要:學(xué)院辦公室是高校的基層行政管理部門,是各院系聯(lián)系的紐帶,起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用。它對(duì)上是服從、落實(shí)機(jī)構(gòu),對(duì)下是執(zhí)行布置、督促的機(jī)構(gòu)。對(duì)內(nèi)是管理、服務(wù)機(jī)構(gòu),對(duì)外是接待、聯(lián)絡(luò)機(jī)構(gòu)。為此,本文分析了高校學(xué)院辦公室工作存在的問題,對(duì)這些問題提出高校學(xué)院做好辦公室工作的對(duì)策,并進(jìn)行創(chuàng)新。這對(duì)高校學(xué)院做好辦公室工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。關(guān)鍵詞:辦公室;問題;對(duì)策;創(chuàng)新中圖分類號(hào):G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1002-2139(2013-12-225-02近年來(lái)知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展,管理科學(xué)在各個(gè)領(lǐng)域逐漸得到應(yīng)用,高校的學(xué)院辦公室更應(yīng)該注重科學(xué)管理。辦公室主任和教學(xué)科研秘書在教育管理中起著舉足

2、輕重的作用,院系辦公室的作用其一就是當(dāng)好院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,也就涉及現(xiàn)代學(xué)院管理科學(xué)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng),并且具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。作為學(xué)院的綜合性管理機(jī)構(gòu),其管理水平關(guān)系到學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。出現(xiàn)問題就可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)院工作運(yùn)轉(zhuǎn)不順暢。因此,如何能更好地為教學(xué)和科研服務(wù)是管理者應(yīng)該注重的首要問題。一、當(dāng)前學(xué)院辦公室工作存在的問題1、傳統(tǒng)工作模式缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)造性目前多數(shù)辦公室人員受習(xí)慣做法、傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)及不良思想的影響,有一些安于現(xiàn)狀、得過且過的想法,產(chǎn)生疲倦的狀態(tài),有無(wú)過便是功的思想,認(rèn)為辦公室工作就是傳達(dá)精神,執(zhí)行上級(jí)及領(lǐng)導(dǎo)指示,工作沒有主動(dòng)性。提不出新的工作方案,

3、從心理認(rèn)同原有的工作模式,按部就班地完成即可。實(shí)際上,辦公室工作是很靈活多變的,新情況會(huì)隨時(shí)出現(xiàn),隨時(shí)做好心理準(zhǔn)備來(lái)解決新的問題。所以高校院系辦公室工作不能創(chuàng)造性地發(fā)揮它應(yīng)有的職責(zé)和功能。2、工作職能界限不清辦公室工作不斷涌現(xiàn)的新業(yè)務(wù),看似與辦公室管理無(wú)關(guān),實(shí)質(zhì)上其實(shí)是辦公室工作的擴(kuò)展;而一些看似應(yīng)當(dāng)歸辦公室管理的業(yè)務(wù),在實(shí)質(zhì)上又不屬辦公室的管理范疇,辦公室工作人員卻極易越俎代庖。因此說(shuō)明辦公室面臨著完善及分清職能與完成任務(wù)等各方面的挑戰(zhàn)。3、忽視工作人員的思想教育如果高校院系辦公室人員工作態(tài)度不端正、服務(wù)意識(shí)差,那樣就會(huì)出現(xiàn)工作拖沓不積極的狀況,就會(huì)給一些事情的解決帶來(lái)很大的隱患。而當(dāng)前許多

4、辦公室人員素質(zhì)要求相對(duì)較低,加上辦公室人員工作繁忙,因此其得到培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)很少,他們?cè)谒枷搿I(yè)務(wù)各方面與高校辦公室管理的需要有很大的距離。這就迫切需要對(duì)辦公室人員加強(qiáng)思想教育。4、院系辦公室工作人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低目前部分高校院系辦公室工作人員學(xué)歷層次良莠不齊、系列不同、甚至有高職稱人員的家屬,部分屬于“半路出家”,水平參差不齊,辦公室工作人員基本上沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和鍛煉,致使普通高校院系辦公室工作人員的綜合素質(zhì)不高。這樣就很不利于高校教育事業(yè)的發(fā)展。5、院系辦公室工作人員待遇較低,工作缺乏主動(dòng)性隨著時(shí)代的發(fā)展,由于許多高校進(jìn)行了管理制度的改革,院系辦公室工作逐漸繁雜,導(dǎo)致辦公室人員工

5、作缺少積極性。主要原因有以下幾方面:第一,人事分配制度改革在各個(gè)高校實(shí)行后,辦公室工作人員收入的分配多少和本人的職稱、職務(wù)掛鉤。其工作性質(zhì)決定了辦公室工作人員很少有個(gè)人的彈性時(shí)間,更是沒有獲得額外收入的條件和時(shí)間,科研成果和論文很少,職稱就上不去,個(gè)人收入相對(duì)較低,導(dǎo)致其工作沒有積極性。第二,激勵(lì)機(jī)制尚未制定。由于職務(wù)、職稱與收入分配的多少相聯(lián)系,工作的業(yè)績(jī)沒有納入收入分配中,辦公室工作的考核及獎(jiǎng)勵(lì)制度沒有完善。因此,其缺乏爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的動(dòng)力。第三,辦公室工作一些辦公室工作人員缺乏認(rèn)識(shí),自卑心理產(chǎn)生后就造成不安心本職工作,造成工作中缺少積極主動(dòng)性,被動(dòng)應(yīng)付的狀況。二、加強(qiáng)高校辦公室管理工作的對(duì)策為

6、了保證高校改革和教育發(fā)展的需要,高校院系辦公室充分發(fā)揮其樞紐作用,進(jìn)一步做好辦公室工作,應(yīng)從以下幾點(diǎn)加強(qiáng)和完善。1、工作模式創(chuàng)新,變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)新時(shí)期為了高校教育事業(yè)發(fā)展的需要,辦公室工作要在被動(dòng)工作中加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)首先是要是探索和總結(jié)管理工作的規(guī)律,對(duì)日常事務(wù)性工作,事先做好計(jì)劃,把工作做在前面;對(duì)突發(fā)性工作,要思考在前,盡量做到有預(yù)見和準(zhǔn)備,變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。因此就要求辦公室工作人員解放思想、更新觀念,用新的思維方式工作;積極掌握現(xiàn)代知識(shí),增強(qiáng)研究新情況、解決新問題的能力;要有開拓創(chuàng)新的勇氣,講究高效率;倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新、敢于突破的工作意識(shí)。2、明確工作職能辦公室要結(jié)合本單位實(shí)際并根

7、據(jù)上級(jí)崗位職責(zé)要求,認(rèn)真理順工作職責(zé)、逐項(xiàng)劃分,制定出本部門和其成員的切合實(shí)際的崗位職責(zé),使每項(xiàng)工作都能得到落到實(shí)處,做到每個(gè)人胸中有數(shù),辦公室工作職責(zé)明確,遇事不推諉扯皮。同時(shí),單位的情況要求辦公室人員要全面熟悉和了解,對(duì)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門職責(zé)、人員構(gòu)成及分工等基本情況要了清楚,從而做到胸有成竹,遇事不慌。3、加強(qiáng)辦公室人員思想素質(zhì)及工作能力加強(qiáng)院系辦公室人員的培訓(xùn)教育是高校發(fā)展的需要。辦公室人員雖然自身素質(zhì)參差不齊,但是作為高校院系辦公室人員都應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念,勤于思考,善于總結(jié),不斷提高自身各方面修養(yǎng),以適應(yīng)事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)。一是院辦公室人員要有正確的政治方向,要有敏銳的政治洞察

8、力,要有愛崗敬業(yè)的精神,把為人民服務(wù)的思想貫徹到院辦公室工作中。二要加強(qiáng)法律及法規(guī)等方面的學(xué)習(xí),有很強(qiáng)的依法行政觀念及能力。胸懷寬闊、熱情正直、團(tuán)結(jié)互助,保證各項(xiàng)工作的落實(shí)。四要加強(qiáng)業(yè)務(wù)等各方面知識(shí)的學(xué)習(xí)。除具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底、一定的管理能力和社交能力以外,還要會(huì)熟練掌握和使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),加快實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的積累。4、加強(qiáng)工作交流辦公室工作屬行政管理學(xué)范疇,應(yīng)視為一門“學(xué)問”。做好這門“學(xué)問”,交流是必不可少的。沒有交流,則看不到自身差距,不利于自身的提高。為了更好的保證交流效果,最好是同處某一城市的高校之間、地處同一省份的高校之間、同一科類院校之間、部屬院校與地方院校之間等,定期就進(jìn)行交流

9、。如果在以上院校之間交流困難,可以多在本院校、院系之間交流,這樣就使辦公室工作人員能夠相互取長(zhǎng)補(bǔ)短、密切聯(lián)系、總結(jié)、積累經(jīng)驗(yàn),提高辦公室工作人員的工作能力。對(duì)促進(jìn)院系辦公室工作和學(xué)校發(fā)展都將發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。5、運(yùn)用恰當(dāng)?shù)募?lì)手段,提升工作積極性辦公室人員應(yīng)依照科學(xué)的管理理念,制定辦公室工作崗位職責(zé)及工作量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面綜合考核,建立一套完善、科學(xué)的高校院系辦公室工作存在的問題及對(duì)策佟 穎 遼寧大學(xué)廣播影視 遼寧 沈陽(yáng) 110136(下轉(zhuǎn)第227頁(yè)級(jí)的削減。李煜為了保存南唐對(duì)于北宋的諂媚可以說(shuō)是做到了極致。在唐宋之戰(zhàn)中,李煜的懦弱也表現(xiàn)的一露無(wú)遺。開寶四年(971年林仁肇就曾勸諫李煜:“北宋連

10、年征戰(zhàn),師旅憊,淮南防務(wù)空虛,愿得精兵數(shù)萬(wàn),渡江北上,立足淮南重鎮(zhèn)壽春,以便收復(fù)淮河失地。若擔(dān)心勢(shì)不能敵,于國(guó)不利,可在我起兵之日,將我眷屬拘捕下獄,然后再向宋朝廷上表,指控我竊兵叛亂。事成,國(guó)家或可受益;事敗,我甘愿受殺身滅族之禍?！钡抢铎弦?yàn)楹ε卤彼味鴽]有接納。此事被宋太祖知道后才下定要除去林仁肇的決心。此外,北宋進(jìn)攻南漢之時(shí)怕南唐出兵截?cái)嗨诬妰傻琅c南漢夾擊宋軍便派人詢問李煜態(tài)度,李煜卻寫信勸南漢主向北宋稱臣,可惜南漢一亡,南唐也唇亡齒寒,最終導(dǎo)致國(guó)滅。在李煜當(dāng)政十五年間,宋太祖多次邀請(qǐng)李煜北上,李煜也不過一而再再而三的借口推脫,不敢北上一步。至于北宋將領(lǐng)曹彬率兵攻占南唐都城之前,李煜在

11、宮中堆滿柴薪欲自焚殉國(guó),最終房子點(diǎn)著了,自己卻猶猶豫豫,最終又跑了出來(lái)。在南唐都城城破之時(shí),李煜又自書降表,時(shí)光政院輔政大臣陳喬勸諫:“自古無(wú)不亡之國(guó),降亦無(wú)由得全,徒取辱耳,請(qǐng)背城一戰(zhàn)?！崩铎喜粡?陳喬自縊而亡。李煜被俘后,曹彬勸慰其說(shuō):“國(guó)主人朝,俸祿有限,費(fèi)用日廣,倘不加搏節(jié),必將入不敷出。國(guó)主可于此時(shí)人宮,厚自賈裝,以備不時(shí)之需。一入有司之籍,便要?dú)w送朝廷,國(guó)主就一物也不可多得了?！崩铎线B聲稱謝,并好曹彬約好歸來(lái)之日。李煜走后,北宋其他將領(lǐng)都怕李煜逃走或自盡而責(zé)怪曹彬,曹彬卻笑著說(shuō):“李煜素來(lái)懦弱,如肯以身殉國(guó),還會(huì)身穿縮素,肉袒迎降嗎?適才上船時(shí)、只因風(fēng)波稍大,還戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢,怎會(huì)自己白

12、白送掉性命!”由此可見,李煜之懦弱就連北宋人都熟知。當(dāng)然也不否定,在國(guó)滅之前,李煜也組織過一些抵抗,涌現(xiàn)出了一批忠臣良將,如鐘情、廖澄、李雄、朱令贇、咼彥、馬誠(chéng)信、馬承俊等,然而南唐已經(jīng)是將傾之廈,最終還是難以抵擋北宋的大舉進(jìn)攻。普通人的懦弱或許可以安度一生,然而身為帝王且在戰(zhàn)火紛飛、時(shí)局動(dòng)亂的五代十國(guó)時(shí)期,李煜的懦弱帶給自己和國(guó)家的結(jié)果卻是顯而易見的,其懦弱性格也是李煜國(guó)破家亡、身死北朝的最直接原因之一。3、身囚北朝,縱是不甘又奈何李煜稱帝十五年間,其不失為一性情中人,既有對(duì)兄弟、臣子、宮人等的寬仁,又有作為君主的慣有猜忌,也有作為平常人的懦弱。然而或許是出于本性和受到亡國(guó)之痛的刺激,李煜在

13、被俘汴京的生活之中卻又透露出了點(diǎn)點(diǎn)內(nèi)心的反抗。宋開寶八年(976年李煜降宋,被俘至汴京,封為右千牛衛(wèi)上將軍、違命侯。在汴京做俘虜?shù)娜兆酉啾扔谠诮鹆旰沃故翘焐先碎g之差異。從宋史-南唐世家可知,李煜在汴京的日子很是不好過,整日以淚洗面,不僅行動(dòng)受人監(jiān)視,精神上受盡折磨,而且生活拮據(jù),甚至曾向宋太宗訴說(shuō)貧困,太宗增加了其俸祿。“一旦歸為臣虜,沈腰潘鬢消磨”是李煜亡國(guó)為俘的最真實(shí)寫照。此外,李煜的皇后小周后常被宋太宗詔例隨命婦入宮,每入輒數(shù)日而出,必大泣罵后主。聲聞?dòng)谕?李煜卻多宛轉(zhuǎn)避之。由此可見,李煜即使知道小周后在宮中受辱也只是默而不語(yǔ),強(qiáng)行忍受罷了,實(shí)際上曾經(jīng)身為帝王的李煜對(duì)待宋帝已是懦弱至極,

14、如今身為俘虜?shù)睦铎铣颂颖芎腿棠陀帜苋绾文?然而李煜心中又有不敢受辱的心思,只能把這種心思付諸自己的作品之中。相見歡“剪不斷,理還亂,是離愁,別是一番滋味在心頭”道盡無(wú)言之哀。破陣子“四十年來(lái)家國(guó),三千里地山河”“最是倉(cāng)皇辭廟日,教坊猶奏別離歌,垂淚對(duì)宮娥”。這些充滿亡國(guó)之恨和無(wú)可奈何的詞賦傳至江南故地,被當(dāng)?shù)匕傩諒V為傳唱,引起了宋太宗的猜忌。特別是當(dāng)李煜對(duì)南唐故臣徐鉉說(shuō)道“悔不該殺潘佑、李平”之時(shí),宋太宗頓生殺機(jī)。太平興國(guó)三年(978年七夕之夜,也是李煜的四十二歲生日之時(shí),李煜寫下了名篇虞美人:“春花秋月何時(shí)了,往事知多少,小樓昨夜又東風(fēng),故國(guó)不堪回首月明中。雕欄玉砌應(yīng)猶在,只是朱顏改。問君

15、還有幾多愁?恰似一江春水向東流?！被蛟S懦弱的李煜寫虞美人依舊是像往常一樣不過是排解憂愁,也或許是李煜在受盡屈辱之后內(nèi)心的爆發(fā),強(qiáng)烈的思念國(guó)表達(dá)了對(duì)現(xiàn)實(shí)的不滿。然而這首詞要給李煜帶來(lái)了致命的結(jié)果,宋太祖以祝壽為名派遣兒子趙元佐賜李煜含有牽機(jī)藥的毒酒,當(dāng)夜李煜暴病身亡。南唐作為一個(gè)朝代在中國(guó)數(shù)千年大小朝廷中并不顯著,然而因?yàn)槔铎?南唐卻在史籍中是一顆耀眼的明珠。生于帝王家,長(zhǎng)于婦人手,經(jīng)歷國(guó)破身亡的李煜卻因其非凡的藝術(shù)才華而顯名后世。歸其一生,其悲劇不僅僅是不善治國(guó)而是其具有的致命性格特點(diǎn)而導(dǎo)致的。富有才華的李煜的寬仁、懦弱或許可以作為一個(gè)好的士大夫,甚至是一介書生、詞人,然而其懦弱、多疑的性格造

16、成身在帝王位上的他走向失敗直至死亡。參考文獻(xiàn):1李小山.論李煜詞的“真”J.名作欣賞, 2010, (12;23-25.2關(guān)立勛.論李煜其人J. 國(guó)際關(guān)系學(xué)院學(xué)報(bào), 1996, (1; 35- 39.3袁行霈,許逸民.中國(guó)文學(xué)作品選注(第二卷M. 北京:中華書局,2007.4楊敏如.南唐二主詞新釋輯評(píng)M. 北京:中國(guó)書店, 2003.6滕咸惠.人間詞話新注M. 濟(jì)南:齊魯書社, 1986.7陸游.南唐書M. 南京:南京出版社, 2012.績(jī)效考核制度。通過績(jī)效監(jiān)督和檢查,鼓勵(lì)辦公室工作人員發(fā)揮自己的長(zhǎng)處、克服不足,向工作人員及時(shí)反饋考核結(jié)果,為了保證辦公室工作人員績(jī)效的持續(xù)及改進(jìn),從而組織開展

17、上下級(jí)的聯(lián)絡(luò)溝通。建立績(jī)效考核不僅同懲罰、獎(jiǎng)勵(lì)相聯(lián)系,還要通過績(jī)效考核制度管理來(lái)建立、健全選用人才制度,增強(qiáng)辦公室工作人員的上進(jìn)心和使命感。綜上所述,院系辦公室工作作為學(xué)校管理的一個(gè)重要部門,有特定的工作職能,扮演特定的角色。收集信息、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、提供服務(wù)是辦公室工作基本的職能,在工作實(shí)踐中來(lái)發(fā)掘新的職能。辦公室工作人員只有不斷更新知識(shí),不斷提高自身素質(zhì),由傳統(tǒng)的被動(dòng)處理事務(wù)性工作向創(chuàng)新工作方式轉(zhuǎn)變,才能充分發(fā)揮院系辦公室職能作用,為領(lǐng)導(dǎo)參好謀,為師生員工服好務(wù)。參考文獻(xiàn):1袁曉東.高校辦公室工作存在的問題及改進(jìn)建議J.黑龍江高教研究, 2001(3.2姚舜英,.高校系辦公室工作存在的

18、問題及對(duì)策,臺(tái)州學(xué)院學(xué)報(bào)。2002(83夏爽,高校學(xué)院辦公室管理之我見,專題論述科技信息4張雅君,新形勢(shì)下高校辦公室管理存在的問題及其對(duì)策探討,經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展。2006(55王秀繁,高校系(部辦公室工作存在的問題及對(duì)策,沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版2007(76劉有全,新時(shí)期提升高校辦公室管理水平的思考與對(duì)策,行業(yè)工作辦公室業(yè)務(wù)2007(57樸成杰,淺析高校辦公室管理工作存在的問題及改進(jìn)措施,教育教學(xué)論壇- 2009-10-158孫洪和,淺談創(chuàng)新思維與高校辦公室工作,大眾科技,2006 (59范利1.2張華,淺談高校辦公室工作的改進(jìn)與創(chuàng)新,科技資訊10江莉莉; 普通高校院系辦公室工作存在的問題與對(duì)策研究科技信息(學(xué)術(shù)研究2008(6(上接第225頁(yè) 高校院系辦公室工作存在的問題及對(duì)策作者:佟穎作者單位:遼寧大學(xué)廣播影視 遼寧 沈陽(yáng) 110136刊名:青年文學(xué)家英文刊名:The Youth Writers年,卷(期:2013(12參考文獻(xiàn)(10條1.袁曉東高校辦公室工作存在的問題及改進(jìn)建議 2001(032.姚舜英高校系辦公