會議質量管理

1、會議質量管理一、會議的定義、目的（一）定義會議是三個人以上集合在一起，經由主持人的引導下，針對問題相互交換意見，從而達成決議，解決問題的一種方法。（二）目的通過會議，使我們工作事項實現(xiàn)“同步工程”?！巴焦こ獭庇纸小安⑿泄こ獭?，即對整個產品開發(fā)過程的各個子系統(tǒng)同步開發(fā)，使開發(fā)者從概念開始考慮到整個產品生命周期內的所有因素（包括質量、成本、進度和用戶要求）的一種系統(tǒng)方法。“同步工程”的五項同步：觀念同步、技術同步、管理同步、流程同步、資訊同步。1.觀念同步通過會議，使參會人員建立共同的價值觀，了解任務的目的及工作價值，以便于齊心協(xié)力完成任務。2.技術同步通過會議，理清各相關部門的技術差異狀況，并

2、進而規(guī)劃透過各相關部門的團隊合作以獲得經驗傳授與技術分享的效果，構建互補的功能組織。3.管理同步通過會議，協(xié)調跨部門間的管理，使其步調一致。4.流程同步通過會議，使各項工作完成之先后順序調整成一致順暢的流程。5.資訊同步通過會議，促進部門之間的資訊即時共享和共用，有助于技術同步與管理同步之構建。二、會議的類型（一）依目的區(qū)分1.評估決策型：投資評價會、策略規(guī)劃會、股東會等；2.問題解決型：品質匯報會、危機處理會等；3.政令宣導型：員工大會、經理匯報會等；4.溝通協(xié)調型：座談會、協(xié)調會等；5.集思廣益型：專案檢討會、提案會議等；6.社交娛樂型：餐會、聯(lián)誼會等；7.教育學習型：研討會、學術會等。（

3、二）依會議頻度區(qū)分早會、周會、年會等。三、會議品質監(jiān)測指標會議決議執(zhí)行率、會議成本金額、會議工數(shù)減少率、部門會議召開率、醫(yī)院重要信息下達率、會議記錄當場完成率等。四、會議流程及執(zhí)行要點（一）會議流程（二）會議流程執(zhí)行要點1.會前準備（1）制定完善的籌備方案；（2）準備好相關的資料、工具和設備；（3）讓參會人員了解開會的議題、目的和相關信息，做好發(fā)言準備。2.會議進行（1）把握好會議議程和各環(huán)節(jié)的時間；（2）緊扣主題展開討論，并鼓勵所有參會人員都發(fā)言；（3）必須對討論事項做出決議，擬定改善方案。3.會后追蹤與檢討（1）完成會議記錄，明確待辦事項并填寫會議追蹤表；（2）把會議追蹤表分發(fā)給相關部門，

4、讓其了解要辦的事項和完成時間；（3）定期追蹤工作進展，做好監(jiān)督工作；（4）完成會議成效檢討與盤點，找出存在問題。4會議質量持續(xù)改進（1）針對存在問題，運用PDCA、ECRS等質量管理工具對進行持續(xù)改進；（2）制定相關制度，使作業(yè)標準化。五、會議技巧（一）會議主持技巧1.議論整理技巧議論整理技巧的目的在于理性歸整相關意見，協(xié)助成員聚焦討論重點；或是引導成員闡述想法與意見。適用于下列三種情況:（1）議論時間過于冗長討論時間過長時，主持人可以適時歸整意見并作短暫休息。而在休息結束后，主持人也應該以簡短的議論整理使參會人員能快速地繼續(xù)討論。（2）討論偏離主題、陷入膠著或是沖突擴大時主持人應該以理性態(tài)度

5、歸納眾人意見，并提醒不合適之言行，有效掌控會議秩序。（3）成員意見表達不清主持人可以適時重復語句并運用追問技術，協(xié)助成員理清觀點，將概念具體化，提升成員發(fā)言的意愿與價值。2.適時運用板書（1）標記會議流程與時間，讓成員知悉會議節(jié)奏在會議開始前，先將議事流程標于黑板上，明確規(guī)定會議結束時間，并注明會議細部流程時間與預期目標，有效管理會議里每一細節(jié)，有利于整體效率的提升。（2）匯整各方意見，聚焦討論重點主持人可運用圖表歸納整理討論意見，并突出關鍵概念或數(shù)據(jù)，協(xié)助參會人員掌握重點，經深思熟慮后，做出有效決策。（3）有利于會議記錄整理。3.讓每位成員具有“主角意識”（1）運用“提問法”進行討論時，主持

6、人針對議題使用指名方式提問，有助于成員進行實質思考，并增進會議參與感。而在成員未能及時回答時，主持人也可換不同角度提問，引導成員進行思考并提出己解。（2）運用“共鳴法”通過聆聽技術讓對方能盡情發(fā)揮意見，并以真誠、認同等概念，鼓勵對方表露想法；通過肢體語言，如適時的微笑、點頭、專注的眼神等，讓發(fā)言者備感重視，進而增加其自信，使其更踴躍參與討論。（二）會議決策技巧1.六頂思考帽子（1）定義所謂六頂思考帽，是指使用六種不同顏色的帽子代表六種不同的思維模式。白色思考帽白色是中立而客觀的。戴上白色思考帽，人們思考的是關注客觀的事實和數(shù)據(jù)。綠色思考帽綠色代表欣欣向榮，象征勃勃生機。綠色思考帽寓意創(chuàng)造力和想

7、象力。它具有創(chuàng)造性思考、頭腦風暴、求異思維等功能。黃色思考帽黃色代表價值與肯定。戴上黃色思考帽，人們從正面考慮問題，表達樂觀的、滿懷希望的、建設性的觀點。黑色思考帽戴上黑色思考帽，人們可以運用否定、懷疑、質疑的看法，合乎邏輯的進行批判，盡情發(fā)表負面的意見，找出邏輯上的錯誤。紅色思考帽紅色是情感的色彩。戴上紅色思考帽，人們可以表現(xiàn)自己的情緒，還可以表達直覺、感受、預感等方面的看法。藍色思考帽藍色思考帽負責控制和調節(jié)思維過程。它負責控制各種思考帽的使用順序，規(guī)劃和管理整個思考過程，并負責做出結論。（2）作用有利于參會人員：提出建設性的觀點；聆聽別人的觀點；從不同角度思考同一個問題，從而創(chuàng)造高效能的

8、解決方案；用“平行思維”取代“批判式思維和垂直思維”。提高團隊成員的集思廣益能力，為統(tǒng)合綜效提供操作工具。（3）應用步驟陳述問題（白帽）；提出解決問題的方案（綠帽）；評估該方案的優(yōu)點（黃帽）；列舉該方案的缺點（黑帽）；對該方案進行直覺判斷（紅帽）；總結陳述，做出決策（藍帽）。2.階層決策技巧（1）在會議開始前，告知成員欲討論的議題與內容，讓成員有足夠時間以自身能力思考解決策略；（2）讓成員兩兩一組，成立核心團隊，進行同樣議題探討，并取得小組共識；（3）第三位成員加入核心團隊，并先陳述己見，再進行團隊討論。如此一來，便有外來刺激與不同意見的整合，并整合成三人共識的解決方案；（4）重復前一步驟，加入第四位成員，使其先陳述己見，與前三位成員共同討論，再取得新的共識；（5）重復前一步驟，直到所有成員皆陳述意見并納入討論，取得團隊最后共識，確定決策。3.光芒型決策技巧（1）劃出六角光芒型，在中間寫下欲討