文件編號原則1匯編

1、文件編號原則一般公司這樣編號：一層文件：質(zhì)量手冊 公司英文縮寫+QM+序列號 /版本號二層文件：程序文件 公司英文縮寫+QP+序列號 /版本號三層文件：作業(yè)指導書 公司英文縮寫+WI+部門編號+序列號 /版本號四層文件：記錄表單 公司英文縮寫+QR+部門編號+序列號 /版本號一般開頭是以公司名稱拼音第一個字母組成：例三星 SXQM-001QM質(zhì)量手冊文件QP程序文件WI三級文件 WI-SOP產(chǎn)品作業(yè)指導書 WI-SIP檢驗類作業(yè)指導書QF四級文件 記錄表單類寫文件要根據(jù)貴公司的流程來編寫，下面有些例子？如何編寫質(zhì)量體系文件一. 質(zhì)量體系文件的作用1. 質(zhì)量體系文件確定了職責的分配和活

2、動的程序，是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。2. 質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。3. 質(zhì)量體系文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓的依據(jù)。4. 質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進有一個基礎。二. 質(zhì)量體系文件的層次第一層:質(zhì)量手冊第二層:程序文件第三層:作業(yè)指導文件，通常又可分為:第四層:質(zhì)量記錄表格三. 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求a） 系統(tǒng)性 b） 符合性c） 協(xié)調(diào)性四. 編寫質(zhì)量體系文件的文字要求a） 職責分明，語氣肯定b） 結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風一致。；c） 遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件；五. 文件的通用內(nèi)容a） 文件名稱、編號；b） 受控狀態(tài)、版本號、分發(fā)號c） 編制、審核、批準；d） 生效日期；六.

3、質(zhì)量手冊的編制a) 質(zhì)量手冊的常見結(jié)構(gòu):l 封面公司的名稱； 手冊標題； 文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號； 起草人、批準人簽名、生效日期；l 頒布令 以簡練的文字說明本公司質(zhì)量手冊已按選定的標準編制完畢，并予以批準發(fā)布和實施。頒布令必須以公司最高管理者的身份敘述，并予親筆手簽姓名、日期。l 手冊說明（適用范圍）適用的產(chǎn)品； 生產(chǎn)該產(chǎn)品的組織領(lǐng)域或區(qū)域； 手冊依據(jù)的標準；l 手冊目錄列出手冊所含各章節(jié)入題目。l 修訂頁用修訂記錄表的形式說明手冊中各部分的修改情況。l 定義部分（如需要）首先使用國家標準中的術(shù)語定義； 對特有術(shù)語和概念進行定義。l 組織概況（前言頁）公司名稱，主要產(chǎn)品； 業(yè)務情

4、況、主要背景、歷史和規(guī)模等； 地點及通訊方法。組織結(jié)構(gòu)圖l 組織的質(zhì)量方針和目標組織的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標； 最高領(lǐng)導簽名。l 支持性資料附錄如:程序文件一覽表其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。l 質(zhì)量體系要素描述 質(zhì)量體系要素描述的原則； 1.符合所選定的標準的要求； 2.符合實際運作的需要。 3.職責落實 4.滿足相關(guān)法規(guī)要求、合同要求。 質(zhì)量體系要素描述各章的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 目 的闡明實施要素要求的目的。 適用范圍闡明實施要素要求適用的活動。 職責闡明實施要素要求過程中所涉及到的部門或人員的責任。 實施概要闡明實施要素要求的全部活動原則和要求。 相關(guān)文件列出實施要素要求所需的各類文件。包括

5、:程序文件、作業(yè)程序、技術(shù)標準及管理標準； 七. 程序文件的編制1. 程序文件描述的內(nèi)容往往包括5W1H:開展活動的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時（When）何地（Where）誰（Who）來做；應采用什么材料、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄（How）等。2. 程序文件結(jié)構(gòu)（參考）:-封面-正文部分:-1.目的-2.范圍-3.職責-4.程序內(nèi)容-5.質(zhì)量記錄-6.支持性文件-7.附錄3. 程序文件內(nèi)容概述n 封面:程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。n 正文: -目的:說明為什么開展該項活動。-范圍:說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動.）范圍。-職責:說明活動的管理和執(zhí)行、驗

6、證人員的職責。-程序內(nèi)容:詳細闡述活動開展的內(nèi)容及要求。-支持性文件:列出支持本程序的第三層文件。-質(zhì)量記錄:列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。-附錄:本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。4. ISO9001:2000明確要求的程序文件:l 文件控制程序l 質(zhì)量記錄控制程序l 內(nèi)審控制程序l 不合品控制程序l 糾正措施控制程序l 預防措施控制程序5. 程序文件示例內(nèi)部質(zhì)量審核控制程序1.目的通過實施內(nèi)部質(zhì)量審核來確認質(zhì)量體系的符合性和有效性，以便持續(xù)改進體系。2.適用范圍適用于本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門工作審核。3.職責3.1管理者代表負責策劃內(nèi)審活動并任命審核組長

7、3.2審核組長負責制定內(nèi)部質(zhì)量審核計劃并負責組織相關(guān)人員組成審核小組實施審核活動。3.3各部門負責配合審核小組對本部門質(zhì)量活動進行審核。4.工作程序4.1 內(nèi)部質(zhì)量審核活動是本企業(yè)一項定期舉行的、正式的質(zhì)量管理體系審核活動，每年舉行兩次，上下半年各一次。管理者代表可視下列情況增加審核次數(shù):l 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標變更l 管理機構(gòu)變更l 客戶有較嚴重投訴l 質(zhì)量體系運作中有較嚴重的異常情況4.2 審核對象為本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門，審核小組成員由內(nèi)部質(zhì)量審核培訓合格取得資格的人員組成，審核員與被審核的質(zhì)量活動不得有直接的責任關(guān)系。4.3審核前準備4.3.1管理者代表策劃內(nèi)審時機，任命審核組長

8、組織內(nèi)審組實施審核活動。 4.3.2審核小組責在審核之前一個月提出內(nèi)部質(zhì)量審核計劃報管理者代表審批。獲得批準后，審核組在審核前兩周將審核計劃正式遞交有關(guān)部門準備。 4.3.3審核組根據(jù)審核計劃制定檢查清單，必要時對體系文件進行審核。4.4審核實施4.3.1見面會:現(xiàn)場審核活動開始前由審核組與各相關(guān)部門主管開一個簡短的見面會，對本次審核的事項進行交代和再次確認。4.3.2現(xiàn)場審核4.3.2.1現(xiàn)場審核應在被審核部門負責人在場情況下進行，審核應盡可能不影響被審核部門工作的原則進行。4.3.2.2審核員通過提問、觀察、抽查記錄、檢查或檢測產(chǎn)品等方法對體系4.3.2.3審核員應以下述規(guī)則判斷不符合項:

9、A:嚴重不符合項質(zhì)量活動嚴重不符合ISO9002標準要求或可能導致系統(tǒng)失效。B:輕微不符合項與質(zhì)量體系標準要求輕微不符合。C:觀察項程序文件實施沒能取得預期效果和需引起注意的某項活動。 4.3.2.4現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組開一個小結(jié)會對審核情況進行交流和匯總。4.4總結(jié)會: 現(xiàn)場審核結(jié)束，審核組長負責召集審核組成員及被審核部門負責人召開審核總結(jié)會。a.審核組長報告本次審核情況；b.被審核部門確認不符合項及觀察項c.雙方確認糾正不符合項所需的時間。4.5實施糾正及跟蹤驗證4.5.1不符合項報告中所指出的存在問題，由責任部門主管負責依據(jù)糾正和預防措施控制程序組織制定相應糾正和預防措施并記入不符合項報

10、告中。4.5.3審核組成員按期對糾正措施的實施情況跟蹤驗證其有效性。發(fā)現(xiàn)問題應及時與部門主管進行溝通處理。4.5.4跟蹤驗證結(jié)束后，審核組組長整理資料完成內(nèi)部質(zhì)量審核報告，審核報告應包括完整的不符合項報告和觀察項報告記錄。并將其提交給管理者代表審批。4.4.5審批后，審核組長將本次內(nèi)審的所有文件、資料匯總交文控室存檔。5.相關(guān)文件5.1糾正和預防措施控制程序6.質(zhì)量記錄6.1內(nèi)部質(zhì)量審核計劃6.2內(nèi)部質(zhì)量審核報告6.3不符合項報告6.4觀察項報告6.5內(nèi)審核查表6.6不符合項分布表6.7會議簽到表八. 第三層文件的編制要求1.應符合“三”、“四”、“五”條款要求；2.正文格式隨文件性質(zhì)不同而采

11、用不同格式?？尚袝r，可適當參考程序文件格式；九. 質(zhì)量記錄表格1. 對標準提到的21處記錄要評審是否必須采用；2. 表格應規(guī)范，統(tǒng)一風格3. 表格內(nèi)容應充實，填寫的內(nèi)容有針對性十. 質(zhì)量體系文件的編號（示例）: 1. 體系文件根據(jù)發(fā)放分數(shù)進行編號分發(fā)號:在受控章里標注分發(fā)序號，用01、02、 標注，并在文件分發(fā)記錄中記錄。2. 修改狀態(tài)手 冊:“修改次數(shù)版本號”， 其中:版本號用“0、1、2.”表示，修改次數(shù)用“19”表示，如01表示為0版第一次修訂。修改到第9次時換版（有重大修改可提前換版）程序文件:修改、版本號用直接用“0、1、2.”表示。寫文件要根據(jù)貴公司的流程來編寫，下面有些例子希望能

12、幫到您？如何編寫質(zhì)量體系文件一. 質(zhì)量體系文件的作用1. 質(zhì)量體系文件確定了職責的分配和活動的程序，是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。2. 質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。3. 質(zhì)量體系文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓的依據(jù)。4. 質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進有一個基礎。二. 質(zhì)量體系文件的層次第一層：質(zhì)量手冊第二層：程序文件第三層：作業(yè)指導文件，通常又可分為：第四層：質(zhì)量記錄表格三. 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求a） 系統(tǒng)性b） 符合性c） 協(xié)調(diào)性四. 編寫質(zhì)量體系文件的文字要求a） 職責分明，語氣肯定b） 結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風一致。；c） 遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件；五. 文件的通用內(nèi)容a） 文件

13、名稱、編號；b） 受控狀態(tài)、版本號、分發(fā)號c） 編制、審核、批準；d） 生效日期；六. 質(zhì)量手冊的編制a) 質(zhì)量手冊的常見結(jié)構(gòu)：l 封面公司的名稱；手冊標題；文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號；起草人、批準人簽名、生效日期；l 頒布令以簡練的文字說明本公司質(zhì)量手冊已按選定的標準編制完畢,并予以批準發(fā)布和實施。頒布令必須以公司最高管理者的身份敘述,并予親筆手簽姓名、日期。l 手冊說明（適用范圍）適用的產(chǎn)品；生產(chǎn)該產(chǎn)品的組織領(lǐng)域或區(qū)域；手冊依據(jù)的標準；l 手冊目錄列出手冊所含各章節(jié)入題目。l 修訂頁用修訂記錄表的形式說明手冊中各部分的修改情況。l 定義部分（如需要）首先使用國家標準中的術(shù)語定義；對

14、特有術(shù)語和概念進行定義。l 組織概況（前言頁）公司名稱，主要產(chǎn)品；業(yè)務情況、主要背景、歷史和規(guī)模等；地點及通訊方法。組織結(jié)構(gòu)圖l 組織的質(zhì)量方針和目標組織的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標；最高領(lǐng)導簽名。l 支持性資料附錄如:程序文件一覽表其編號方式為附錄A、附錄B,以此順延。l 質(zhì)量體系要素描述質(zhì)量體系要素描述的原則；1.符合所選定的標準的要求；2.符合實際運作的需要。3.職責落實4.滿足相關(guān)法規(guī)要求、合同要求。質(zhì)量體系要素描述各章的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容目 的闡明實施要素要求的目的。適用范圍闡明實施要素要求適用的活動。職責闡明實施要素要求過程中所涉及到的部門或人員的責任。實施概要闡明實施要素要求的全部活動原則和要求

15、。相關(guān)文件列出實施要素要求所需的各類文件。包括:程序文件、作業(yè)程序、技術(shù)標準及管理標準；七. 程序文件的編制1. 程序文件描述的內(nèi)容往往包括5W1H：開展活動的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時（When）何地（Where）誰（Who）來做；應采用什么材料、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄（How）等。2. 程序文件結(jié)構(gòu)（參考）：-封面-正文部分：-1.目的-2.范圍-3.職責-4.程序內(nèi)容-5.質(zhì)量記錄-6.支持性文件-7.附錄3. 程序文件內(nèi)容概述n 封面：程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。n 正文：-目的：說明為什么開展該項活動。-范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動

16、）范圍。-職責：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責。-程序內(nèi)容：詳細闡述活動開展的內(nèi)容及要求。-支持性文件：列出支持本程序的第三層文件。-質(zhì)量記錄：列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。-附錄：本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。4. ISO9001:2000明確要求的程序文件:l 文件控制程序l 質(zhì)量記錄控制程序l 內(nèi)審控制程序l 不合品控制程序l 糾正措施控制程序l 預防措施控制程序5. 程序文件示例內(nèi)部質(zhì)量審核控制程序1.目的通過實施內(nèi)部質(zhì)量審核來確認質(zhì)量體系的符合性和有效性，以便持續(xù)改進體系。2.適用范圍適用于本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門工作審核。3.職責3.1

17、管理者代表負責策劃內(nèi)審活動并任命審核組長3.2審核組長負責制定內(nèi)部質(zhì)量審核計劃并負責組織相關(guān)人員組成審核小組實施審核活動。3.3各部門負責配合審核小組對本部門質(zhì)量活動進行審核。4.工作程序4.1 內(nèi)部質(zhì)量審核活動是本企業(yè)一項定期舉行的、正式的質(zhì)量管理體系審核活動，每年舉行兩次，上下半年各一次。管理者代表可視下列情況增加審核次數(shù)：l 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標變更l 管理機構(gòu)變更l 客戶有較嚴重投訴l 質(zhì)量體系運作中有較嚴重的異常情況4.2 審核對象為本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門，審核小組成員由內(nèi)部質(zhì)量審核培訓合格取得資格的人員組成，審核員與被審核的質(zhì)量活動不得有直接的責任關(guān)系。4.3審核前準備4.3

18、.1管理者代表策劃內(nèi)審時機，任命審核組長組織內(nèi)審組實施審核活動。4.3.2審核小組責在審核之前一個月提出內(nèi)部質(zhì)量審核計劃報管理者代表審批。獲得批準后，審核組在審核前兩周將審核計劃正式遞交有關(guān)部門準備。4.3.3審核組根據(jù)審核計劃制定檢查清單，必要時對體系文件進行審核。4.4審核實施4.3.1見面會:現(xiàn)場審核活動開始前由審核組與各相關(guān)部門主管開一個簡短的見面會，對本次審核的事項進行交代和再次確認。4.3.2現(xiàn)場審核4.3.2.1現(xiàn)場審核應在被審核部門負責人在場情況下進行，審核應盡可能不影響被審核部門工作的原則進行。4.3.2.2審核員通過提問、觀察、抽查記錄、檢查或檢測產(chǎn)品等方法對體系4.3.2.3審核員應以下述規(guī)則判斷不符合項：A：嚴重不符合項質(zhì)量活動嚴重不符合ISO9002標準要求或可能導致系統(tǒng)失效。B：輕微不符合項與質(zhì)量體系標準要求輕微不符合。C：觀察項程序文件實施沒能取得預期效果和需引起注意的某項活動。4.3.2.4現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組開一個小結(jié)會對審核情況進行交流和匯總。4.4總結(jié)會：現(xiàn)場審核結(jié)束，審核組長負責召集審核組成員及被審核部門負責人召開審核總結(jié)會。a.審核組長報告本次審核情況；b.被審核部門確認不符合項及觀察項c.雙方確認糾正不符合項所需的時間。4.5實施糾正及跟蹤驗證4.5.1不符合