文件資料整理整頓工作方案

1、文件、資料的整理、整頓工作方案一、各部門抽專人負(fù)責(zé)組織本部門人員的文件、資料的整理整頓工作；二、時(shí)間：7月25日7月30日三、方法 1）將所有過(guò)期作廢資料或已沒(méi)用任何使用價(jià)值的資料清理出來(lái)，做銷毀或作廢留存處理。文件的銷毀和作廢留存按照質(zhì)量管理體系 “文件控制程序”中相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2）將所有認(rèn)為有疑問(wèn)的資料（整理者不知是否有用）貼上標(biāo)識(shí)（讓知道的人或主管領(lǐng)導(dǎo)選擇處理方法）。3）將所有不再經(jīng)常使用需要存檔的資料按年代進(jìn)行整理，建立檔案方法見(jiàn)“四、檔案管理方案”。4）將所有正在運(yùn)行的資料，按照類別，有規(guī)則的存放在文件柜內(nèi)（文件柜的排放與編號(hào)見(jiàn)檔案管理方案5.6），歸檔方法見(jiàn)“四、檔案管理方案”四、

2、檔案管理方案1. 說(shuō)明：本方案主要針對(duì)已歸檔保存失去現(xiàn)行作用的檔案，對(duì)于處于現(xiàn)行狀態(tài)的文件資料，如有不同，將在條目后以 標(biāo)示。2. 目的加強(qiáng)公司檔案的管理，盡快實(shí)現(xiàn)公司檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化以及檢索規(guī)范化。3. 適用范圍 適用于公司所有文檔的管理。 4. 職責(zé)- 各部門負(fù)責(zé)本部門文檔的管理工作；- 辦公室負(fù)責(zé)各部門文檔管理的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作。 5. 工作程序5.1 文件的歸檔5.1.1 歸檔范圍5.1.1.1 凡是本公司工作活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料均應(yīng)歸檔。5.1.1.2 其他外來(lái)，未經(jīng)本公司辦理的或參考性的文件材料，是否需要?dú)w檔，視具體情況而定。5.

3、1.1.3 日常使用的文件資料不作歸檔，包括質(zhì)量、健康安全、環(huán)境體系文件、具有參考性的技術(shù)資料和圖紙、未失效的法律法規(guī)、公司相關(guān)規(guī)定等。5.1.2 歸檔時(shí)間5.1.2.1 辦理完畢的文件，一般在第二年內(nèi)由各部門立卷后歸檔。5.1.2.2 工程項(xiàng)目文件按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。5.1.3 歸檔案卷的質(zhì)量要求5.1.3.1 歸檔案卷必須齊全完整5.1.3.2 歸檔案卷的“案卷封面”的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫清楚，案卷標(biāo)題要明確反應(yīng)卷內(nèi)文件責(zé)任者和內(nèi)容，注明保管期限。卷內(nèi)文件按一定順序排列并編號(hào)，填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷內(nèi)備考表”。- 卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄應(yīng)放在卷首，主要內(nèi)容包括序號(hào)、文件或圖紙編號(hào)、責(zé)任者、

4、文件或圖紙名稱、日期、頁(yè)號(hào)、頁(yè)數(shù)、備注。歸檔文件的卷內(nèi)文件目錄，應(yīng)按格式要求打印出來(lái)，字體、大小應(yīng)統(tǒng)一?，F(xiàn)行文件的卷內(nèi)文件目錄，應(yīng)采用空白表格，以手寫形式填入，一個(gè)案卷內(nèi)多類文件時(shí)，可估算每類文件的數(shù)量留出相應(yīng)空格，無(wú)法估算或一類文件過(guò)多時(shí)，可采用一類文件留出獨(dú)立的目錄頁(yè)，也可采用在每一類文件前面編制每類文件目錄的形式，具體操作各部門根據(jù)文件特點(diǎn)和操作方便、易檢索的原則可進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。- 卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表放在卷末，用于說(shuō)明本卷內(nèi)容變動(dòng)和需要特別注明的事項(xiàng)等。- 案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表格式由辦公室統(tǒng)一編制電子模板。5.1.4 歸檔案卷份數(shù)一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的需歸檔若

5、干份以備利用。5.2 檔案的整理5.2.1 檔案的分類- 各部門檔案的一級(jí)分類按文件所形成年代分類。- 還未完工工程項(xiàng)目的文件暫不作一級(jí)分類，只在案卷卷脊處標(biāo)出年代，項(xiàng)目完成后再按開(kāi)始年代歸入所在案卷群體。- 二級(jí)分類在年代下可按所反映不同內(nèi)容或問(wèn)題分類。每一類給予統(tǒng)一的類號(hào)。如有需要可再進(jìn)行細(xì)分。例如：經(jīng)營(yíng)采辦部資料中合同為二級(jí)分類（類號(hào)可用HT），可在細(xì)分為：承攬合同、采購(gòu)合同、外協(xié)/外包合同、租賃合同等等（三級(jí)分類）。- 卷內(nèi)文件按所反映不同內(nèi)容或問(wèn)題分類。 例如：辦公室的培訓(xùn)記錄的卷內(nèi)，可按照部門分類公司培訓(xùn)、辦公室培訓(xùn)、車間培訓(xùn)、工程部培訓(xùn)、經(jīng)營(yíng)采辦部培訓(xùn)。- 現(xiàn)行文件可根據(jù)往年成文

6、數(shù)量預(yù)先估計(jì)卷內(nèi)文件每類可能形成的文件數(shù)量，將成文數(shù)量多的文件單獨(dú)成類，成文數(shù)量少且有相關(guān)性的文件合并成類，以避免類別過(guò)多造成卷內(nèi)文件目錄頁(yè)數(shù)過(guò)多。例如：工程項(xiàng)目資料中當(dāng)圖紙過(guò)多時(shí)應(yīng)將圖紙單獨(dú)成類。 工程計(jì)劃、變更計(jì)劃、人力配置計(jì)劃、設(shè)備使用計(jì)劃成文數(shù)量少且文件具有相關(guān)性可合并成類。5.2.2 立卷5.2.2.1 組成案卷單位按內(nèi)容或問(wèn)題組成案卷。一個(gè)問(wèn)題產(chǎn)生多個(gè)案卷時(shí)，在案卷背脊處標(biāo)注“第一冊(cè)”、“第二冊(cè)”，以此類推。5.2.2.2 卷內(nèi)文件排列與編號(hào)a） 卷內(nèi)文件排列。每一類按成文日期排序。成文日期以批準(zhǔn)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)過(guò)會(huì)議通過(guò)的文件，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；由幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)出的文件，以最后簽

7、發(fā)部門簽署日期為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。b） 卷內(nèi)圖紙與文字材料不存在相互關(guān)系情況下，圖紙?jiān)谇?，文字材料在后；圖紙與文字材料成整體不可分割的情況，文字材料在前，圖紙?jiān)诤?。成套的圖紙按總體圖局部圖細(xì)部圖或其內(nèi)在關(guān)系排列。c） 卷內(nèi)文件有文字、圖表、印章等標(biāo)記的每個(gè)頁(yè)面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始整卷編流水順序號(hào)。卷內(nèi)文件類別較多，較復(fù)雜時(shí)或?yàn)楦奖銠z索時(shí)，可適情節(jié)采用分類編頁(yè)號(hào)。單面書寫的文件在右下角編號(hào)；雙面書寫的文件，正面在文件右下角編號(hào)，背面在文件左下角編號(hào)。成套圖樣、計(jì)劃、管理規(guī)定等成份文件不必每頁(yè)編號(hào)，只在每份第一頁(yè)編頁(yè)號(hào)。d） 處于現(xiàn)行狀態(tài)的文件材料由于隨時(shí)歸入所在案卷，不采用整

8、卷編流水頁(yè)號(hào)的方法，在卷內(nèi)文件區(qū)分類別后，每一類可用鉛筆分別編流水頁(yè)號(hào)，形成單獨(dú)目錄。案卷歸檔后，可保持原狀，或整卷重新編頁(yè)號(hào)并將目錄合并成整體。e） 文件發(fā)放登記表放在卷內(nèi)文件目錄后，文件前。f） 卷內(nèi)文件目錄、文件發(fā)放記錄及卷內(nèi)備考表不編號(hào)。5.2.2.3 案卷封面和卷脊（附表四）a） 案卷封面和卷脊使用統(tǒng)一字體、字號(hào)、顏色。b） 案卷題名概括反映案卷內(nèi)容。案卷題名要使用全稱，有需要時(shí)可在全稱下以單括號(hào)標(biāo)明簡(jiǎn)稱。 c）案卷號(hào)以便于管理為原則編制，案卷號(hào)具有唯一性，以字母和數(shù)字混合形式編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：案卷號(hào)=年度+部門代號(hào)+類號(hào)+案卷順序號(hào)。例如：02（形成年度）ED（工程部代號(hào)）01（工

9、程項(xiàng)目文件）06（案卷順序號(hào)）現(xiàn)行文件的案卷號(hào)待歸檔后編制。5.3 案卷排列和案卷目錄（附表五）。5.3.1 案卷排列類內(nèi)案卷按漢語(yǔ)拼音字母順序排列。5.3.2 案卷目錄- 各個(gè)部門按年代分別編制案卷目錄，一年所有內(nèi)容的案卷編制一本案卷目錄。- 案卷目錄內(nèi)容包括序號(hào)、年代號(hào)、案卷號(hào)、案卷題名、立卷時(shí)間、頁(yè)數(shù)、保管期限、立卷人、備注。5.3.2.1 案卷目錄一式數(shù)份，一份日常使用，其他份備用?，F(xiàn)行文件沒(méi)有案卷目錄。5.4 檔案的保管期限（附表六）5.4.1 由各部門文檔管理人員和業(yè)務(wù)人員共同劃分檔案的保管期限，確定檔案的存毀，并由主管負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。5.4.2 文件產(chǎn)生第二年起計(jì)算保管期限，可分

10、為永久、長(zhǎng)期（五年以上）、短期（五年以下）。5.4.3 保管期限滿后復(fù)查，發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的檔案可延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存。5.5 檔案的銷毀（附表七）5.5.1 已超過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值、需要銷毀的檔案，由保管部門提出銷毀報(bào)告，并附銷毀清單，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.5.2 檔案銷毀時(shí)應(yīng)指派兩名以上專人監(jiān)銷，檔案確已銷毀后，填寫檔案銷毀清冊(cè)，由銷毀人和監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。5.5.3 整卷銷毀只填寫案卷號(hào)和案卷名稱。5.6 檔案柜的排放與編號(hào)- 檔案柜自門口起從左至右編號(hào)，每個(gè)檔案柜的每欄自上而下編號(hào)。在檔案柜較少情況下可不進(jìn)行檔案柜的編號(hào)。- 檔案柜編號(hào)由辦公室統(tǒng)一發(fā)放“口取紙 ”，均貼在檔案柜的左上方。- 建立檔案存放位置索引記錄，包括內(nèi)容房間、檔案柜號(hào)、欄號(hào)、年代號(hào)、案卷目錄名稱。5.7 檔案的檢索5.7.1 檔案存放位置索引 （5.6） 5.7.2 案卷目錄 （5.3.2）5.7.3 卷內(nèi)文件目錄匯集主要形式是先列出每一個(gè)案卷的卷號(hào)、標(biāo)題、起止日期、頁(yè)數(shù)，在下面列出此卷的卷內(nèi)文件目錄。5.7.4 檔案存放位置索引、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄