計(jì)劃管理與時(shí)間管理

1、計(jì)劃管理與時(shí)間管理掌握時(shí)間盤點(diǎn)方法用20/80或第二象限法區(qū)分日常工作SMART原則有效制定目標(biāo)掌握制定計(jì)劃的有效技術(shù)培訓(xùn)目標(biāo)一、時(shí)間管理的原則二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則三、如何做計(jì)劃培訓(xùn)內(nèi)容本章重點(diǎn)1、時(shí)間盤點(diǎn)2、有效的時(shí)間管理原則一、時(shí)間管理的原則1、正在埋頭寫計(jì)劃， 又響了無計(jì)劃（忙）2、正在辦公室寫匯報(bào)，客戶來了無計(jì)劃（忙）3、會(huì)議開了一整天了，還沒什么成果無計(jì)劃（茫）4、手上的工作越干越多，越干越亂無計(jì)劃（茫）5、比誰都忙，到處“救火”無計(jì)劃（盲）6、剛給下屬布置完工作，還是不放心事必躬親7、溝通了無數(shù)次，越溝越不清無計(jì)劃（茫）8、辦事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天拖延癥9、工作抓不住

2、重點(diǎn)，重要的不做，不重要的抓住不放分配不當(dāng)10、粗心大意，經(jīng)常陷入空想和瑣事不能自拔無計(jì)劃（盲）11、該說“不”卻不說，礙于情面答應(yīng)，卻無法按時(shí)兌現(xiàn)不善于拒絕常見常見問問題題什么是時(shí)間管理什么是時(shí)間管理習(xí)慣思維：時(shí)間管理的對(duì)象是時(shí)間？習(xí)慣思維：時(shí)間管理的對(duì)象是時(shí)間？1、時(shí)間本身并不需要管理，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣的（24小時(shí)）2、所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間，而是在于自己如何善于運(yùn)用及分配你自己的時(shí)間。時(shí)間管理的本質(zhì)時(shí)間管理的本質(zhì)本質(zhì)：時(shí)間管理就是自我管理，時(shí)間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己的工作更富效率，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率；把事情很快又很對(duì)

3、地做完，叫做效能。分析我們目前的時(shí)間現(xiàn)狀分析我們目前的時(shí)間現(xiàn)狀請(qǐng)列出平時(shí)最浪費(fèi)時(shí)間的三件事：請(qǐng)列出平時(shí)最浪費(fèi)時(shí)間的三件事：1、 1 2、 13、 1工作緊急性分析工作緊急性分析 緊急性工作事項(xiàng)非常緊急（馬上要做）緊急（短時(shí)間內(nèi)要做）不很緊急（可從長(zhǎng)計(jì)議）不緊急（無時(shí)間要求）頻次時(shí)間分析要點(diǎn)分析要點(diǎn)1、每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作2、“非常緊急”的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，應(yīng)考慮授權(quán)，制度、產(chǎn)品質(zhì)量等重大問題與時(shí)間管理無關(guān)3、“緊急”事項(xiàng)越多，時(shí)間管理問題越大4、“緊急”、“非常緊急”、“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問題越大5、除“非常緊急”外，分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真那么急工作

4、重要性分析工作重要性分析重要性工作事項(xiàng)非常重要（絕對(duì)要做）重要（應(yīng)該做）不很重要（可做可不做）不重要（可不做）頻次時(shí)間1、每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作2、“非常重要”的工作事項(xiàng)，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)3、“重要”的工作事項(xiàng)越多，時(shí)間管理就越合理4、一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)5、特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析分析要點(diǎn)分析要點(diǎn)時(shí)間管理啟示（授權(quán)）時(shí)間管理啟示（授權(quán)）1、可以授權(quán)一定要授權(quán)，這樣才能騰出更多時(shí)間做更重要的事情2、下屬暫時(shí)沒你做得好不代表永遠(yuǎn)沒你做得好3、授權(quán)剛開始會(huì)花費(fèi)你較多時(shí)間，但下屬一旦勝任，你就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間4、做那些

5、應(yīng)該授權(quán)下屬去做的事情很可笑，意味著你在花時(shí)間做下屬的事。1、會(huì)見前或會(huì)見開始時(shí)，約定會(huì)見所用時(shí)間2、事先約定會(huì)見的具體目標(biāo)3、不良會(huì)見容易打亂其他時(shí)間安排，要堅(jiān)決克服4、學(xué)會(huì)對(duì)付無故拖延時(shí)間管理啟示（會(huì)見）時(shí)間管理啟示（會(huì)見）1、主管用于開會(huì)的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%，如何用好時(shí)間很關(guān)鍵2、自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”“專題討論會(huì)”等，自己可以決定的會(huì)議，要事先評(píng)估開會(huì)的必要性3、養(yǎng)成以簡(jiǎn)明書面形式而非簡(jiǎn)單口頭通知開會(huì)，即使只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人4、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律5、參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確定會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間時(shí)間管理啟示（開會(huì)）時(shí)間管理啟示（開會(huì)）1、外出頻繁的主管，需進(jìn)

6、行公出必要性評(píng)估，以便壓縮公出時(shí)間2、合理安排拜訪路線3、合理安排拜訪時(shí)間時(shí)間管理啟示（外出）時(shí)間管理啟示（外出）1、突發(fā)性干擾的大小順序?yàn)?、拖延性干擾中，最需要克服的為：缺乏自律，許多因素你無法把握，但是你可以把握自己。3、誰干擾了你，偷走你的時(shí)間？誰對(duì)你的干擾最大，別人？你自己？下屬、上司、同事、客戶、朋友、自己大小時(shí)間管理啟示（干擾）時(shí)間管理啟示（干擾）時(shí)間管理的原則時(shí)間管理的原則1、80/20原則例如：80%的銷售量來20%的客戶20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值，集中80%的精力做那20%的工作。一天中的15件要做的事，占80%價(jià)值的只有三件，認(rèn)真挑選這三件事。80/20原則的運(yùn)用

7、原則的運(yùn)用1、列出一天內(nèi)所有的工作2、對(duì)工作進(jìn)行分類價(jià)值80%的工作價(jià)值20%的工作事項(xiàng)一事項(xiàng)二事項(xiàng)三事項(xiàng)四事項(xiàng)五事項(xiàng)六80/20原則的運(yùn)用原則的運(yùn)用3、時(shí)間和精力分配4、工作價(jià)值分類5、時(shí)間和精力分配價(jià)值80%的工作分配價(jià)值20%的工作分配事項(xiàng)一：需2小時(shí)集中精力事項(xiàng)二：需1小時(shí)不受干擾事項(xiàng)三：需2小時(shí)高效時(shí)間事項(xiàng)四：可往后推事項(xiàng)五：沒時(shí)間就不做事項(xiàng)六：可委托下屬四象限工作法四象限工作法1第一象限緊急重要2第二象限不緊急重要3第三象限緊急不重要4第四象限不緊急不重要緊急不緊急重要不重要四象限原理解析四象限原理解析1緊急狀況迫切問題限期完成的會(huì)議或工作2準(zhǔn)備工作預(yù)防措施，價(jià)值觀澄清計(jì)劃人際關(guān)系

8、建立真正的再創(chuàng)造能力增進(jìn)自己的能力3造成干擾的訪問、 信件、報(bào)告某些會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事4忙碌瑣碎的事處理文件 浪費(fèi)性時(shí)間逃避性活動(dòng)緊急不緊急重要不重要養(yǎng)成習(xí)慣養(yǎng)成習(xí)慣1、每周將工作排出優(yōu)先次序2、在高效時(shí)間里完成重要工作3、授權(quán)4、有效對(duì)付干擾5、明確的生活和工作目標(biāo)6、保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾7、會(huì)利用零星時(shí)間8、有得力助理或文員、充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備養(yǎng)成習(xí)慣養(yǎng)成習(xí)慣9、文件柜、辦公桌整潔、條理清晰10、在固定的時(shí)間處理往來函件11、丟掉無用的文件12、將每件事善始善終，避免多頭處理13、萬不得以才召開會(huì)議14、常年使用工作效率手冊(cè)15、學(xué)會(huì)休息、娛樂與業(yè)余愛好

9、一、時(shí)間管理的原則二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則三、如何做計(jì)劃培訓(xùn)內(nèi)容本章重點(diǎn)1、什么是目標(biāo)管理2、如何根據(jù)SMART原則設(shè)定目標(biāo)二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則目標(biāo)管理的六個(gè)要素目標(biāo)管理的六個(gè)要素1、上司與下屬共同參與制定2、與高層一致3、可衡量4、關(guān)注結(jié)果5、及時(shí)的反饋與輔導(dǎo)6、以事先設(shè)定的目標(biāo)評(píng)估績(jī)效目標(biāo)管理的好處目標(biāo)管理的好處1、抓住重點(diǎn)2、關(guān)注結(jié)果3、考核的依據(jù)明確4、激發(fā)下屬的承諾和工作的主動(dòng)性5、統(tǒng)一目標(biāo)，勁往一處使6、在各自層面上工作7、下屬能力提升和職業(yè)發(fā)展快目標(biāo)設(shè)定常見的問題目標(biāo)設(shè)定常見的問題1、目的與目標(biāo)的混淆2004年的目的：增收節(jié)支2004年的目標(biāo)：行政費(fèi)用比去年下降15%目標(biāo)設(shè)定常見

10、的問題目標(biāo)設(shè)定常見的問題2、定量目標(biāo)與定性目標(biāo)定量目標(biāo)：下半年銷售額增加產(chǎn)15%定性目標(biāo)：下半年制定新的行政考核標(biāo)準(zhǔn)定性目標(biāo)的誤區(qū)：無法衡量方法：制定時(shí)同時(shí)定出標(biāo)準(zhǔn) SMART原則Specific 具體的Measurable 可衡量的Attainable - 可實(shí)現(xiàn)的Relevant - 相關(guān)的Time based 基于時(shí)間的制定符合SMART原則目標(biāo)范例要做什么結(jié)果是什么條件是什么什么時(shí)間縮短18%開發(fā)達(dá)到或超越3.5級(jí)生產(chǎn)周期本年年底新的功能軟件包2004年12月1日正式推出SMART原則原則常用詞語：開發(fā)、設(shè)計(jì)、發(fā)送、修正、完成、訓(xùn)練、制作出、生產(chǎn)出、編寫出、檢驗(yàn)出、銷售、執(zhí)行、解決、提

11、高、研究、達(dá)到、降低、維持、運(yùn)輸、修建 避免詞語：明白、了解、知道、有效地、成為、認(rèn)識(shí)到、實(shí)現(xiàn)、合理地、精確地第一步：正確理解公司的整體目標(biāo)第二步：分解目標(biāo)并制定符合SMART原則的目標(biāo)第三步：檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)是否與上司的目標(biāo)一致第四步：列出可能的問題和障礙，找出相應(yīng)的解決方法第五步：列出解決目標(biāo)所需要的技能和知識(shí)第六步：列出達(dá)到目標(biāo)所必須的合作對(duì)象和外部資源第七步：確定目標(biāo)完成的日期設(shè)定目標(biāo)的步驟設(shè)定目標(biāo)的步驟設(shè)定目標(biāo)的工具設(shè)定目標(biāo)的工具即時(shí)目標(biāo)更小目標(biāo)小目標(biāo)大目標(biāo)剝洋蔥法：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程是由現(xiàn)在到將來，由小目標(biāo)到大目標(biāo)，一步步前進(jìn)的；但是設(shè)定目標(biāo)的最高效的方法則是與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程正好相反，運(yùn)用“剝

12、洋蔥法”，由將來到現(xiàn)在，由大目標(biāo)到小目標(biāo)層層分解。大目標(biāo)小目標(biāo)更小目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)的工具設(shè)定目標(biāo)的工具目標(biāo)樹形圖：目標(biāo)樹形圖用于對(duì)目標(biāo)的分解。分解方式一般有四種：1、按部門（區(qū)域）分解2、按客戶分解3、按產(chǎn)品分解4、按時(shí)間分解總目標(biāo)子目標(biāo)子目標(biāo)子目標(biāo)案例：山田本一的智慧取勝案例：山田本一的智慧取勝山田本一是日本的一名馬拉松運(yùn)動(dòng)員，1984年，在東京國(guó)際馬拉松邀請(qǐng)賽中，名不見經(jīng)傳的選手山田本一出人意外地奪得了世界冠軍。當(dāng)記者問他憑什么取得如此驚人的成績(jī)時(shí)，他說了這么一句話:憑智慧戰(zhàn)勝對(duì)手。當(dāng)時(shí)許多人都認(rèn)為這個(gè)偶然跑到前面的矮個(gè)子選手是在故弄玄虛。馬拉松賽是體力和耐力的運(yùn)動(dòng)，所

13、以只要身體素質(zhì)好又有耐性就有望奪冠，爆發(fā)力和速度都還在其次，說用智慧取勝確實(shí)有點(diǎn)勉強(qiáng)。兩年后，意大利國(guó)際馬拉松邀請(qǐng)賽在意大利北部城市米蘭舉行，山田本一代表日本參加比賽。這一次，他又獲得了世界冠軍。記者又請(qǐng)他談經(jīng)驗(yàn)。山田本一回答的仍是上次那句話:用智慧戰(zhàn)勝對(duì)手。這回記者在報(bào)紙上沒再挖苦他，但對(duì)他所謂的智慧迷惑不解。10年后，這個(gè)謎終于被解開了，他在他的自傳中是這么說:每次比賽之前，我都要乘車把比賽的線路仔細(xì)地看一遍，并把沿途比較醒目的標(biāo)志畫下來，比如第一個(gè)標(biāo)志是銀行;第二個(gè)標(biāo)志是一棵大樹;第三個(gè)標(biāo)志是一座紅房子這樣一直畫到賽程的終點(diǎn)。比賽開始后，我就以百米的速度奮力地向第一個(gè)目標(biāo)沖去，等到達(dá)第一

14、個(gè)目標(biāo)后，我又以同樣的速度向第二個(gè)目標(biāo)沖去。40多公里的賽程，就被我分解成這么幾個(gè)小目標(biāo)輕松地跑完了。起初，我并不懂這樣的道理，我把我的目標(biāo)定在40多公里外終點(diǎn)線上的那面旗幟上，結(jié)果我跑到十幾公里時(shí)就疲憊不堪了，我被前面那段遙遠(yuǎn)的路程給嚇倒了。案例：今年銷售額增長(zhǎng)案例：今年銷售額增長(zhǎng)30%今年銷售額增長(zhǎng)30%細(xì)分目標(biāo)市場(chǎng)強(qiáng)化渠道管理加強(qiáng)人員培訓(xùn)規(guī)范終端管理加強(qiáng)廣告宣傳提高促銷力度擴(kuò)大直銷比例改善激勵(lì)機(jī)制1、公關(guān)活動(dòng)2、直接信函3、報(bào)紙廣告4、雜志廣告5、戶外廣告6、電視廣告電視廣告：1、選擇哪些電視臺(tái)？2、上哪些節(jié)目時(shí)段？3、廣告量（頻率、長(zhǎng)度）？4、評(píng)估廣告的標(biāo)準(zhǔn)是什么？5、費(fèi)用6、行動(dòng)計(jì)劃

15、表一、時(shí)間管理的原則二、有效設(shè)定目標(biāo)的原則三、如何做計(jì)劃培訓(xùn)內(nèi)容本章重點(diǎn)1、計(jì)劃概述2、如何將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為計(jì)劃三、如何做計(jì)劃管理循環(huán)管理循環(huán)決定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的程序計(jì)劃、組織、指導(dǎo)、控制、協(xié)調(diào)主管制訂計(jì)劃的目的主管制訂計(jì)劃的目的1、能配合實(shí)現(xiàn)上級(jí)主管的目標(biāo)策略2、能實(shí)現(xiàn)自己部門的任務(wù)3、能成為下屬行為的依據(jù)及評(píng)價(jià)下屬工作成果的重要基準(zhǔn)計(jì)劃的好處計(jì)劃的好處1、成功完成預(yù)期工作目標(biāo)的可能性增強(qiáng)2、使下屬更了解目標(biāo)3、使工作更有系統(tǒng)4、減少危機(jī)出現(xiàn)可能5、更為輕松處理突發(fā)事件6、成員的工作更能互相匹配7、更為客觀評(píng)價(jià)結(jié)果制定計(jì)劃的要點(diǎn)制定計(jì)劃的要點(diǎn)1、分析要達(dá)到的目標(biāo)2、判斷所處的工作環(huán)境3、找出

16、影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的決定因素4、分析所擁有的資源，人員情況、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)、金錢、時(shí)間等5、依據(jù)所擁有的資源和決定因素，找出各種達(dá)到目標(biāo)可行的方法6、選擇可能的方法7、根據(jù)所選定的工作擬定具體的實(shí)施方案，將各項(xiàng)工作分配給各個(gè)員工并建立相應(yīng)的評(píng)估和考核方法8、對(duì)行動(dòng)進(jìn)行有效而合理的排序，哪些可以同時(shí)進(jìn)行，哪些需要按照一定的順序9、決定完成各個(gè)項(xiàng)目需要的時(shí)間，并推算出總體時(shí)間制定計(jì)劃常見誤區(qū)制定計(jì)劃常見誤區(qū)1、沒有注意到計(jì)劃的滾動(dòng)2、沒有彈性3、沒有估計(jì)多種可能4、沒有考慮資源和條件5、沒有事先溝通確認(rèn)好計(jì)劃的特征好計(jì)劃的特征1、詳盡并清晰：完成什么，誰來完成，什么時(shí)間完成2、完整，避免行動(dòng)中造成脫節(jié)3、符合

17、實(shí)際，現(xiàn)有的人員、資源、時(shí)間可以做到4、彈性，計(jì)劃能配合新的情況或者能充分利用新出現(xiàn)的機(jī)會(huì)5、優(yōu)先順序，行動(dòng)成員都明白什么是最重要的6、界定行動(dòng)，使成員明白哪些是一定要做到，哪些是你希望他/她做到的7、附有衡量計(jì)劃成功的標(biāo)準(zhǔn)8、事先同合作者進(jìn)行充分的溝通9、定出日期以便定期檢查計(jì)劃的進(jìn)展情況案例：月度工作計(jì)劃表案例：月度工作計(jì)劃表六月份工作計(jì)劃表部門：辦公室 崗位：行政專員月月度度級(jí)別級(jí)別N工作項(xiàng)目工作項(xiàng)目計(jì)劃完成時(shí)間計(jì)劃完成時(shí)間項(xiàng)目?jī)?nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容/摘要摘要實(shí)施進(jìn)度實(shí)施進(jìn)度實(shí)際完成時(shí)實(shí)際完成時(shí)間間完成情完成情況況備注備注上月遺留重點(diǎn)工作1市科技研發(fā)中心申報(bào)工作2017/5/20科技項(xiàng)目2017/5/20已經(jīng)完成準(zhǔn)備專家辯論會(huì)2市城鄉(xiāng)統(tǒng)籌示范項(xiàng)目2017/5/20科技項(xiàng)目準(zhǔn)備論證會(huì)3歐盟認(rèn)證2017/5/31出口貿(mào)易正在進(jìn)行例行工作1工資考核制度制訂與實(shí)施2017/5/31對(duì)崗位、工資績(jī)效實(shí)施考核正在修訂暫行辦法2安全定置考核制度的制訂與執(zhí)行2017/5/31對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施考核2017/5/28已經(jīng)完成從5月30日起執(zhí)行3員工手冊(cè)制訂與實(shí)施2017/5/31公司文化和制度的修訂與執(zhí)行 正在進(jìn)行臨時(shí)工作1供電局A項(xiàng)缺說明書2017/5/31用電情況對(duì)比說明已核算2017/5/28已經(jīng)完成本月開展重點(diǎn)工作1工資考核制度制訂與實(shí)施2017/6/10對(duì)崗位、工資績(jī)效實(shí)施考核下發(fā)