公文管理制度05068

1、公文管理制度編號(hào)：第一條 總則本制度主要對(duì)本公司各職能部門的公文管理事務(wù)進(jìn)行規(guī)定。第二條 職責(zé)行政人事部是本公司公文事務(wù)歸口管理的職能部門。第三條 公文概念本制度所定義的公文是指本公司所屬各部門之間以及其與外部組織之間為處理本公司事務(wù)而形成的各種記錄文本。第四條 通用公文本公司主要使用以下公文文種：（一） 決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大運(yùn)作做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。（二） 公告：向社會(huì)公眾發(fā)布公司重大事項(xiàng)用“公告”。（三） 通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)機(jī)構(gòu)以及批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)構(gòu)的公文，要求下級(jí)機(jī)構(gòu)辦理和需要周知的共同執(zhí)行事項(xiàng)，用“通知”。（四） 通

2、報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。（五） 章程、制度、規(guī)定、條例：企業(yè)設(shè)立人或發(fā)起人制定的、載明機(jī)構(gòu)的設(shè)立、職責(zé)以及運(yùn)作程序等內(nèi)容的文本用“章程”；對(duì)企業(yè)工作事務(wù)進(jìn)行原則性的規(guī)范和約束用“制度”或“規(guī)定”、“條例”。一般而言，原則性的規(guī)范用“制度”，實(shí)施細(xì)則和具體管理措施用“規(guī)定”或“條例”。（六） 報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，不需要明確答復(fù)的，用“報(bào)告”。向上級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，需要明確答復(fù)的，用“請(qǐng)示”。（七） 批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。（八） 函：相互商洽工作，詢問或答復(fù)問題，以及向相關(guān)政府機(jī)構(gòu)和行業(yè)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。（九） 會(huì)議紀(jì)

3、要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求相關(guān)部門共同遵守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。（十） 工作志、工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記：記錄日、周、月工作情況者用“工作志”；記錄并傳播、發(fā)布階段性工作情況者用“工作簡(jiǎn)報(bào)”；記載年度發(fā)生的重大事項(xiàng)用“大事記”。第五條 常用名詞簡(jiǎn)稱和其它約定為規(guī)范行文，對(duì)一些常用名詞的使用和其它事項(xiàng)約定如下：在公司制度和其它公文中可直接使用以下名詞簡(jiǎn)稱和其它約定，不必另作解釋。（一） 本公司：是有限公司的簡(jiǎn)稱。（二） 各部門：指公司屬下各職能部門。（三） 公司領(lǐng)導(dǎo)：指本公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理。（四） 中層干部：指經(jīng)本公司正式任命的中層管理人員，包括職能部門經(jīng)理、主管等。（五） 基層

4、管理人員：包含本公司管理人員，各部門業(yè)務(wù)員、現(xiàn)場(chǎng)管理等。（六） 員工：包含公司簽訂勞動(dòng)合同的合同制固定工和計(jì)時(shí)工（即臨時(shí)工）。（七） 其它簡(jiǎn)稱：行政人事部簡(jiǎn)稱行政部，物業(yè)管理部簡(jiǎn)稱物業(yè)部。（八） 數(shù)據(jù)和其它跨度：一般情況下，在制度和其它公文中，涉及至數(shù)據(jù)跨度的，如無特別說明，均包含下線，不含上線。如10（人、元、個(gè)等）以上，100（人、元、個(gè)等）以下，即包含10，而不含100。在公文中還常常涉及學(xué)歷、職稱、職務(wù)等其它跨度，也是含下線，不含上線。如大專以上，碩士以下人員，即是含大專，不含碩士。（九） 其它事項(xiàng)：一般情況下，公文標(biāo)題用宋體或黑體，正文用小4號(hào)宋體。第六條 公文格式本公司公文格式分為

5、六類，即公司文件、公司公文、部門公文、公函、會(huì)議紀(jì)要和傳真件。（一） 公司文件適用范圍：主要用于印發(fā)公司重要規(guī)章、公告、通報(bào)、通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、決議等。一般情況下，制度、規(guī)定，重要工作計(jì)劃，機(jī)構(gòu)和人事變動(dòng)，對(duì)外信息發(fā)布，國(guó)家和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)的有關(guān)政策、規(guī)定轉(zhuǎn)發(fā)，以及有關(guān)本公司權(quán)益結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)重組等事項(xiàng)的決定，均用公司文件。（格式見附件一）。（二） 公司公文適用范圍：主要用于以本公司名義發(fā)出的普通通知、通報(bào)等文本。（格式見附件二）。（三） 部門公文適用范圍：主要用于以本公司各部門名義發(fā)出的公文。一般情況下，在已得到本公司批準(zhǔn)的工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和審批權(quán)限范圍內(nèi)部署相關(guān)工作的，應(yīng)使用部門公

6、文。（格式見附件三）。（四） 公函適用范圍：以本公司所轄部門名義向本公司以外的單位發(fā)出的商洽有關(guān)事項(xiàng)，通報(bào)有關(guān)信息的文本用此格式。（格式見附件四）。（五） 會(huì)議紀(jì)要適用范圍：用于涉及本公司經(jīng)營(yíng)或生產(chǎn)工作會(huì)議。（格式見附件五）。（六） 傳真件適用范圍：用于本公司商務(wù)往來傳真件的封面。（格式見附件六）。第七條 處理公文的表格（一） 發(fā)文稿紙：用于制發(fā)本公司文件。（格式見附件七）。（二） 公文審批表：用于處理各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的請(qǐng)示或請(qǐng)示性公文（如需報(bào)批的方案、計(jì)劃等）。（格式見附件八）。（三） 文件審批（傳閱）箋：用于各部門對(duì)收悉的公文（除例行公文、擬發(fā)文件、和請(qǐng)示性公文外）的處理。（格式見附件

7、九）。第八條 公文密級(jí)：本公司起草和來往的部分公文在一定期限內(nèi)需要保密。秘密公文分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)，具體密級(jí)和保密期限由擬辦部門提出，經(jīng)行政人事部審核確定。第九條 公文緊急程度：根據(jù)處理時(shí)限，本公司公文分為普通公文和緊急公文。普通公文是指對(duì)處理時(shí)限無特殊規(guī)定，只需在通常工作周期內(nèi)處理完成的公文。緊急公文分為：“急”、“特急”兩級(jí)。因工作需要，要求有關(guān)部門或人員自公文送達(dá)之時(shí)起半個(gè)工作日內(nèi)處理或知曉的公文標(biāo)“急”，在一個(gè)小時(shí)內(nèi)處理或知曉的標(biāo)“特急”。公文緊急程度由擬辦部門擬定，經(jīng)行政人事部審核確定。第十條 本公司公文處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、

8、公文清理存檔銷毀等五個(gè)階段。相關(guān)人員在工作中，應(yīng)高效優(yōu)質(zhì)地處理公文事務(wù)，嚴(yán)守公文秘密。第十一條 公文簽發(fā)（一） 簽發(fā)權(quán)限：本公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)在分管范圍內(nèi)可以簽發(fā)以本公司名義制發(fā)的公文；各部門正職或得到其授權(quán)的副職有權(quán)簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文。（二） 簽發(fā)方式：除公司文件和對(duì)外行文外，所有內(nèi)部公文（包括本制度未規(guī)定的內(nèi)部公文、表格等資料）均采用直接簽發(fā)方式，不再加蓋公章。1、 公司文件的簽發(fā)：擬辦部門按本制度規(guī)定流程傳遞簽發(fā)后，由行政人事部制作成正式文本并蓋章印發(fā)。2、 公司公文的簽發(fā)：有兩種形式，一種是蓋章，所有對(duì)外公文均按前述紅頭文件的簽發(fā)流程簽發(fā)后，蓋章發(fā)出。另一種是對(duì)內(nèi)部的公文，按

9、前述流程傳遞后，由簽發(fā)人直接簽發(fā)，不需蓋章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名。3、 各部門公文的簽發(fā)：各職能部門公文由其部門負(fù)責(zé)人直接簽發(fā)，不必蓋本公司公章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名，但主送一份行政人事部備案。4、 公函的簽發(fā)：如以各部門名義行文，則由部門負(fù)責(zé)人同意后蓋部門公章，如以公司名義行文的，則依管理職責(zé)，由相應(yīng)副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意后，蓋相應(yīng)公章發(fā)出。5、 會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)：經(jīng)營(yíng)性會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理（或會(huì)議主持人）審定后，蓋章發(fā)出。 6、 傳真件的簽發(fā)：有關(guān)當(dāng)事人直接簽發(fā)傳真件，但如雙方有約定或?qū)Ψ揭?，可在“發(fā)件單位”處同時(shí)加蓋公章（須經(jīng)本公司正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職同意）。第十二條 公

10、文印發(fā)范圍公文印發(fā)范圍由擬辦部門擬定，行政人事部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟舜_定。各部門公文的印發(fā)范圍自行確定。第十三條 公文分送（一） 本公司公文分送主要采用簽收、傳真、電報(bào)、郵遞、電子郵件等分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式，對(duì)秘密及以上級(jí)公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。（二） 收件工作人員應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯(cuò)文件。對(duì)封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。第十四條 公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，根據(jù)發(fā)文稿紙、公文審批表或文件審批（傳閱）的提示作出處理意見（一般每人用時(shí)不

11、宜超過兩個(gè)工作日，如確需延遲處理，應(yīng)及時(shí)知會(huì)相關(guān)部門。對(duì)“急”和“特急”件，一般應(yīng)按規(guī)定期限處理）。第十五條 公文反饋與跟蹤行政人事部文員接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)及時(shí)將批示件和原件反饋給擬辦部門（一般不超過半個(gè)工作日，同時(shí)保存批示件及原件的復(fù)印件。）第十六條 公文清理、存檔和銷毀（一） 各部門文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理，對(duì)有存檔價(jià)值的公文應(yīng)按檔案管理制度規(guī)定期限向檔案管理部門整理移交；對(duì)各部門公文存檔價(jià)值的確定由本部門正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職按檔案管理制度規(guī)定確認(rèn)。（二） 各部門在每年第一季度內(nèi)，須對(duì)上年度形成的公文進(jìn)行清理，有存檔價(jià)值的須及時(shí)送檔案管理部門保存，對(duì)不具存檔

12、價(jià)值的公文經(jīng)本部門正職或具有相應(yīng)權(quán)限的副職確認(rèn)后，用碎紙機(jī)或其它方式徹底銷毀。第十七條 公文處理一般流程（一） 公文處理的四種方式1、 對(duì)例行公文的處理：各部門月度工作報(bào)告（填寫表格用部門月度工作報(bào)告格式見附十）等例行公文，由各部門按規(guī)定期限交行政人事部分流。2、 對(duì)擬發(fā)文件的處理流程：（1） 擬發(fā)公司文件（含公司文件和公司公文）時(shí)，首先由擬辦部門擬好文稿、填寫發(fā)文稿紙，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后（如需部門會(huì)簽，則送各相關(guān)部門會(huì)簽），按職責(zé)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)簽后送總經(jīng)理簽發(fā)，或直接送總經(jīng)理簽發(fā)（如超越總經(jīng)理權(quán)限，則在總經(jīng)理簽發(fā)后送董事長(zhǎng)簽發(fā)），最后由行政人事部制作下發(fā)。（2） 擬發(fā)部門文件，由擬

13、辦部門自行制作發(fā)出。3、 對(duì)請(qǐng)示性公文的處理流程：（1） 各部門請(qǐng)示性公文由經(jīng)辦人填寫公文審批表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，按職責(zé)權(quán)限送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核審批。（2） 審批后的請(qǐng)示性公文如需以公司文件形式印發(fā)，且請(qǐng)示的主要內(nèi)容（人員、金額等）得到公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接交行政人事部制成公司文件后發(fā)出；如請(qǐng)示的主要內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)批示相差較大，應(yīng)由擬辦部門按批示意見修改后按擬發(fā)文件的流程重新上報(bào)。審批后的請(qǐng)示性公文如需以部門文件形式印發(fā)，則參照本項(xiàng)流程，由擬辦部門制作發(fā)出。4、 對(duì)其它來文（除例行公文、擬發(fā)文件和請(qǐng)示性公文外）的處理流程：行政人事部或各部門文員收到公文后，應(yīng)及時(shí)填寫文件審批（傳閱）箋，送本部門負(fù)責(zé)人

14、閱處，再由文員根據(jù)閱處意見分送。（二） 公文處理流程圖表1、 例行公文的處理流程：（1） 例行公文報(bào)送流程表：填寫部門例行公文報(bào)送時(shí)間及接收部門備 注各部門月度工作報(bào)告每月第1個(gè)工作日內(nèi)送行政人事部（2） 例行公文分流表：例行公文分流處理部門處理方式時(shí) 間備 注月度工作報(bào)告行政人事部行政人事部保存，復(fù)印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)除2、4、10月外每月第4個(gè)工作日內(nèi)季度工作報(bào)告4月和10月11日內(nèi)員工情況月報(bào)表行政人事部原件行政人事部保存，復(fù)印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)每月第4個(gè)工作日內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表隊(duì)建設(shè) 財(cái)務(wù)部原件財(cái)務(wù)部保存，復(fù)印件送相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)每季度首月17日內(nèi)注：半年和年度工作報(bào)告的上交時(shí)間臨時(shí)通知。2、 擬發(fā)公司文件處理流程： 3、請(qǐng)示性公文處理流程：擬稿部門負(fù)責(zé)人審核后的擬文稿，附發(fā)文稿紙經(jīng)擬辦部門負(fù)責(zé)人簽名的請(qǐng)示，附公文審批表 如需部門會(huì)簽，則先會(huì)簽如需部門審核，則先會(huì)審行政人事部經(jīng)理核稿 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)副總會(huì)簽總經(jīng)理 總經(jīng)理會(huì)簽 董事長(zhǎng)董事長(zhǎng) 行政人事部文員保存正本 行政人事部印發(fā) 擬辦部門 （三） 其它來文（除例行公文、擬發(fā)文件和請(qǐng)示性公文外）處理流程：其它來文行政人事部文員或各部門