采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度

1、采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司的采購與付款、銷售與收款業(yè)務(wù)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，防范經(jīng)營風(fēng)險，依據(jù)中華人民共和國會計法、內(nèi)部會計控制基本規(guī)范等相關(guān)法律法規(guī)，制定本公司采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度。第二條 除非特別說明，本制度所稱內(nèi)部控制制度是指采購與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度。第三條 建立公司內(nèi)部控制制度應(yīng)達(dá)到以下基本目標(biāo)：（一）建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，形成科學(xué)的決策機(jī)制、執(zhí)行機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，確保經(jīng)營管理目標(biāo)的實現(xiàn)；（二）建立行之有效的風(fēng)險控制系統(tǒng)，強(qiáng)化風(fēng)險管理，確保各項業(yè)務(wù)活動的健康運行；（三）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊

2、行為，保護(hù)財產(chǎn)的安全完整；（四）確保國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。 第四條 公司內(nèi)部控制堅持如下原則：（一）關(guān)鍵點控制原則：針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點，將內(nèi)部控制落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)；（二）符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司的實際情況，全體員工必須遵照執(zhí)行，任何部門和個人都不得擁有超越內(nèi)部控制的權(quán)力；（三）保證公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)、崗位及其職責(zé)權(quán)限的合理設(shè)置和分工，堅持不相容職務(wù)相互分離，確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督；（四）成本效益原則：公司在設(shè)置各個控制點時應(yīng)合理考慮所得到的收益應(yīng)大于控制成本的基本要求，如果無法確認(rèn)控制點所帶來的收益，則應(yīng)考慮滿

3、足既定控制前提下，使控制成本最小。第二章 采購與付款內(nèi)部控制制度第五條 公司采購與付款業(yè)務(wù)程序主要包括請購、簽訂采購合同、驗收和會計處理等環(huán)節(jié)（附圖一）。公司生產(chǎn)用物資采購，在需要時，對此流程進(jìn)行修改，然后執(zhí)行。第六條 公司各科研項目小組必須按照公司資金管理制度的有關(guān)規(guī)定，在月初合理預(yù)計本月的設(shè)備和物資采購量，財務(wù)部據(jù)之編制月度資金預(yù)算。第七條 公司所有固定資產(chǎn)和科研項目小組所須實驗用試劑、物料實行零庫存管理，在需要時，提出請購申請交采購部采購。（一）科研項目小組需要采購設(shè)備或物資時，由使用人員填寫請購單一式兩聯(lián)。（二）職能部門需要采購設(shè)備時，由使用人填寫申請單一式兩聯(lián)。（三）科研項目小組請購

4、單應(yīng)交負(fù)責(zé)人簽字，職能部門請購單應(yīng)交部門經(jīng)理簽字，如果請購內(nèi)容超出了月度資金預(yù)算，科研項目小組請購單須報中心主任簽字、職能部門請購單應(yīng)交執(zhí)行總裁簽字。（四）經(jīng)簽字批準(zhǔn)后的請購單一份請購人員留底，一份交物資采購部。第八條 公司職能部門和科研項目小組所須日用辦公物品，由公司辦公室統(tǒng)一保管，保管人員應(yīng)該建立實物領(lǐng)用登記簿。每月初，辦公室根據(jù)各科研項目小組和各職能部門的辦公物品使用申請，合理確定本月辦公物品采購量并報財務(wù)部。第九條 辦公室辦公物品管理員應(yīng)該制定每種辦公物品庫存的控制上下限，執(zhí)行限額管理。（一）原則上，控制下限不超過公司一周的使用量，控制上限不高于公司一月的使用量。（二）當(dāng)辦公物品庫存不

5、足控制下限時，填寫請購單，請購數(shù)量等于控制上限減去實際庫存量。（三）請購單一式兩聯(lián)，需經(jīng)辦公室主任簽字，如果采購內(nèi)容超出了月度資金預(yù)算，須報執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。（四）經(jīng)簽字批準(zhǔn)后的請購單一份請購人員留底，一份交物資采購部。第十條 采購部在接到相關(guān)部門或人員的請購單后，應(yīng)該編制采購單一式兩聯(lián)，詳細(xì)列明采購物的價格、數(shù)量、規(guī)格、供應(yīng)商等資料，區(qū)別情況處理。（一）如果采購金額不超過1000元，采購部直接采購。（二）如果采購金額超過1000元，但不足10000元，采購部應(yīng)填寫采購單并送財務(wù)部審批簽字。1財務(wù)部應(yīng)該不斷積累公司所用設(shè)備和辦公物品的相關(guān)價格資料，用以判斷采購部所報價格的合理性。2財務(wù)部認(rèn)為價格合

6、理的，予以簽字蓋章，將一聯(lián)采購單留底，用以和驗收單核對。3財務(wù)部認(rèn)為價格不合理的，注明詳細(xì)情況，并將采購單返回采購部，要求其重新編制。4采購部取得財務(wù)部簽字確認(rèn)的采購單后，執(zhí)行對外采購。（三）如果采購金額超過10000元，采購部應(yīng)該填寫采購單，并牽頭進(jìn)行采購合同的談判與簽定。1采購合同的談判應(yīng)該由至少兩個部門參加，除采購部外，物品使用部門和財務(wù)部都可以參與合同的談判，大額采購應(yīng)由三個部門同時參與談判。2大型設(shè)備的采購應(yīng)該堅持技術(shù)談判和商務(wù)談判分離的原則，由使用部門牽頭進(jìn)行技術(shù)談判，采購部門牽頭進(jìn)行商務(wù)談判，談判結(jié)果報公司總裁辦公會決策。3小額采購合同財務(wù)不能參與談判的，在合同簽字之前，必須報財

7、務(wù)部會簽同意。4采購部根據(jù)簽定的合同，要求供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量提供采購物品。（四）對于公司需求量大、日常不斷消耗的物品，采購部應(yīng)該與至少兩家供應(yīng)商簽定年度采購框架協(xié)議，以降低價格、標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)。第十一條 采購物資到貨后，由請購人員現(xiàn)場驗收，驗收單一式三聯(lián)，經(jīng)驗收人員、采購人員簽字后，一聯(lián)由采購人員保管、一聯(lián)由請購人員保管、一聯(lián)連同發(fā)票一起交財務(wù)部報帳。第十二條 財務(wù)部接到驗收單和發(fā)票后，與采購單或采購合同核對，核對不一致的，由采購人員說明情況并報財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，方可入帳。第十三條 如果驗收時出現(xiàn)數(shù)量或品質(zhì)與采購但或采購合同不符，采購部應(yīng)填寫退貨通知單一式三聯(lián)，一聯(lián)由采購部留存，附于采購、驗收單后歸

8、檔；一聯(lián)送財務(wù)部門；一聯(lián)通知供應(yīng)廠商退貨。第十四條 公司與采購有關(guān)的付款遵照資金管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十五條 公司在采購與付款業(yè)務(wù)程序中，應(yīng)保證以下職務(wù)的相互分離：1采購人員不能同時負(fù)責(zé)采購物資的驗收保管。2采購人員、保管人員、使用人員不負(fù)責(zé)賬務(wù)的記錄。3采購人員與負(fù)責(zé)付款審批的人員分離。4審核付款人員與付款人員分離。第三章 銷售與收款內(nèi)部控制制度第十六條 銷售與收款業(yè)務(wù)程序內(nèi)部控制制度包括銷售部門、財務(wù)部門、保管部門及其它銷售與收款業(yè)務(wù)的參與人（附圖二）。第十七條 銷售與收款業(yè)務(wù)程序的主要環(huán)節(jié)包括報價、信用調(diào)查、接受訂單、核準(zhǔn)付款條件、填制銷貨通知、發(fā)出商品、開具發(fā)票、核準(zhǔn)銷售折扣、核定

9、銷售折讓或退貨條件并辦理退款或接受退貨、收取貨款以及各環(huán)節(jié)的賬務(wù)處理等。第十八條 在銷售與收款業(yè)務(wù)程序應(yīng)保證以下職務(wù)的相互分離：（一）接受客戶訂單的人不能同時負(fù)責(zé)核準(zhǔn)付款條件和客戶信用調(diào)查工作。（二）填制銷貨通知的人不能同時負(fù)責(zé)發(fā)出商品工作。（三）開具發(fā)票的人不能同時負(fù)責(zé)發(fā)票的審核工作。（四）辦理各項業(yè)務(wù)的人員不能同時負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)的審核批準(zhǔn)工作。（五）記錄應(yīng)收賬款的人員不能同時負(fù)責(zé)貨款的收取和退款工作。（六）會計人員不能同時負(fù)責(zé)銷售業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的工作。第十九條 公司銷售部門應(yīng)該制定恰當(dāng)?shù)匿N售政策，明確定價原則、信用標(biāo)準(zhǔn)和條件、收款方式以及涉及銷售業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)權(quán)限等相關(guān)內(nèi)容，強(qiáng)化對商品發(fā)

10、出和賬款回收的管理，避免或減少壞賬損失。第二十條 公司銷售人員應(yīng)該關(guān)注市場情況及公司的銷售情況，按基本報價表，在公司授予的一定權(quán)限內(nèi)，結(jié)合客戶的需求及競爭者的報價情況，向客戶報價。（一）如報價超出其權(quán)限范圍，需按公司規(guī)定權(quán)限逐級上報。（二）銷售人員接到顧客詢價，需在客戶要求的時間內(nèi)及時報價，不準(zhǔn)借故拖延。第二十一條 為了確?？蛻舻男庞脿顩r，銷售人員在接受訂貨以前，應(yīng)對客戶的信用狀況進(jìn)行調(diào)查。（一）銷售人員應(yīng)該通過公司各種渠道，搜集諸如客戶名稱、負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)狀況；重要管理人員及其背景資料；創(chuàng)建時間及經(jīng)過情形；業(yè)務(wù)內(nèi)容及損益狀況；設(shè)備內(nèi)容、員工人數(shù)及生產(chǎn)能量；金融單位往來情況；銷售對象及推銷能力；

11、在同行的地位及評語等資料。（二）銷售人員將上述資料報客戶管理人員，客戶管理人員根據(jù)銷售人員的資料及現(xiàn)有資料庫，對客戶進(jìn)行信用評估，結(jié)果與報價情況一起報公司執(zhí)行總裁、中心主任和財務(wù)總監(jiān)。第二十二條 公司執(zhí)行總裁、中心主任和財務(wù)總監(jiān)根據(jù)銷售人員和信用評估人員上報的資料決定是否批準(zhǔn)銷售。第二十三條 批準(zhǔn)后，公司法人代表或銷售人員經(jīng)授權(quán)與客戶簽定銷售合同，銷售合同一式兩份，銷售部門和客戶各一份，財務(wù)部應(yīng)該復(fù)印留底，以備核查和催收款項。（一）合同簽訂后，若因條件變更而需要更改，應(yīng)及時辦理更改，其變更程序同簽訂程序。（二）銷售人員應(yīng)及時查對合同的履行情況，若發(fā)現(xiàn)顧客違約或其他異常，立即呈報上級，采取適當(dāng)對

12、策。第二十四條 銷售部門根據(jù)銷貨合同規(guī)定的時限，填制發(fā)貨通知單。發(fā)貨通知單通常一式四聯(lián)，一聯(lián)銷售部門留存，一聯(lián)連同銷貨合同送財務(wù)部門作為開具發(fā)票的依據(jù)，一聯(lián)送倉庫部門作為發(fā)貨的依據(jù)，一聯(lián)交客戶。第二十五條 倉庫部門接到發(fā)貨通知單后，應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)貨通知單所載貨物名稱、數(shù)量組織發(fā)貨。第二十六條 銷售部門將發(fā)貨通知單、銷售合同及客戶回款記錄中的相關(guān)內(nèi)容核對正確無誤后，填制“開具發(fā)票申請單”交財務(wù)部門，財務(wù)部門復(fù)核銷售合同、發(fā)貨單后，開具銷貨發(fā)票。第二十七條 如顧客驗收貨物后，因貨品質(zhì)量或其他原因提出退貨，銷售人員應(yīng)協(xié)同銷售部門經(jīng)理對原因進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，如確屬正當(dāng)理由，應(yīng)及時出具審查報告以及客戶的退貨理

13、由書，待子公司經(jīng)理審查批準(zhǔn)后，接受客戶的退貨。同時，收回銷貨發(fā)票并待貨物驗收入庫后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理。對貨物的質(zhì)量問題由生產(chǎn)部門加以解決。第二十八條 銷售人員與財務(wù)部門均應(yīng)隨時注意貨款的收回事宜。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)發(fā)貨通知單、銷售合同、銷貨發(fā)票等及時登記銷售收入。（一）財務(wù)部門要按照客戶及產(chǎn)品明細(xì)按月編制應(yīng)收賬款明細(xì)表，一份送銷售部門、一份自存，并按時清查應(yīng)收款項，以求貨款的安全收回。（二）銷售部門編制“銷售統(tǒng)計表”，包括合同內(nèi)容，發(fā)貨情況、預(yù)付款、到貨款、初驗款、終驗款、質(zhì)保金的應(yīng)收和實收情況，根據(jù)銷售款的應(yīng)收和實收情況，及時向客戶催款。（三）收到客戶的貨款時，由財務(wù)部門填制“回款傳達(dá)通知單”給銷售部門，經(jīng)銷售部門確定收款的合同歸屬后，會計制作收款憑證，進(jìn)行收款結(jié)算，銷售部門在銷售統(tǒng)計表上注明合同實收款項。銷售部門與財務(wù)部門主管會計每月核對“銷售統(tǒng)計表”和“應(yīng)收賬款明細(xì)表”，如有差異，及時查清。第四章 附則第二十九條 本制度由公司財務(wù)部擬定，報總裁辦公會批準(zhǔn)后執(zhí)行，解釋、修改權(quán)歸總裁辦公會。第三十條 本制度自2002年3月1日起執(zhí)行。簽定采購合同是否超1萬元驗收單傳至財務(wù)部驗收是否合格價格是否合理是否超1000元財