公司檔案管理辦法(doc 4頁(yè))

1、檔案管理辦法一.總則為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。二.公司檔案范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文

2、件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。公司檔案還包括聲像資料：照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成；影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明；錄音檔案：唱片、錄音帶；錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。三.公司檔案管理體制公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并

3、定期向公司檔案部門移交保管。公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集：建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限；對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。(二).檔案的歸檔、立卷與管理。區(qū)分全宗，確定立檔單位。分類。依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。案卷排列。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在

4、一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理：清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。(三).檔案的保管：防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房或?qū)Ｓ梦募?kù)保存檔案；做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。(四).檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、

5、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。確定各類檔案的中管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見財(cái)務(wù)檔案保存期限表。公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。(五).檔案的銷毀：對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。(六).檔案借閱、利用工作凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。

6、外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過棗星期（如三個(gè)星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。公司內(nèi)檔案利用的方式有：1).提供檔案原件；2).提供檔案復(fù)印件；3).提供文獻(xiàn)索引資料。7.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。8.檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。9.依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)