行政管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、印章使用管理1.作業(yè)目的為加強(qiáng)公司印章的保管、使用及管理，維護(hù)公司權(quán)威和利益，規(guī)范印章使用行為。2.主管崗位 辦公室主任：負(fù)責(zé)印章的保管和使用監(jiān)督。主辦崗位 行政主管： 配合和支持用印申請的執(zhí)行過程。3.作業(yè)描述3.1：日常印章使用申請程序3.1.1 用印人根據(jù)用印名稱選擇填寫公司印鑒及證件使用申請單，要求各項(xiàng)內(nèi)容填寫清楚，申請單可在辦公室行政主管處領(lǐng)取。 3.1.2 按照審批程序找相關(guān)負(fù)責(zé)人（部門經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任）審核簽字。3.1.3 審核通過后再上報總經(jīng)理審批簽字。3.1.4 審批過程全部完成后，用印人持公司印鑒及證件使用申請單、需用印材料到辦公室主任處申請蓋章，蓋章時還需在辦公

2、室按序號填寫印鑒使用登記簿，同時申請單交由辦公室留存。3.1.5 辦公室主任負(fù)責(zé)文件用印使用時的把關(guān)工作。用印完成后，如需留存辦公室處的文件原件要及時交接到行政主管處。3.1.6 如用印過程中遇領(lǐng)導(dǎo)外出，需由辦公室經(jīng)辦人、用印申請人共同電話請示總經(jīng)理同意后，才能執(zhí)行蓋章工作。3.1.7 總經(jīng)理回公司后需及時補(bǔ)齊簽批手續(xù)，申請單及時交回辦公室主任處留存。3.2：印章外帶使用申請程序3.2.1 用印人根據(jù)用印名稱填寫公司印鑒及證件使用申請單，要求各項(xiàng)填寫清楚。 3.2.2 按照審批程序相關(guān)負(fù)責(zé)人（部門經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任）審核簽字。3.2.3 審核通過后再上報總經(jīng)理審批簽字。3.2.4 簽字

3、審批完成后，用印人持公司印鑒及證件使用申請單、需用印材料到辦公室，按規(guī)定印章帶出工作，辦公室必須安排一人員陪同前往，確保印章外出使用的安全。3.2.5印章使用完畢后，用印申請人應(yīng)及時將印章交回辦公室主任，當(dāng)天使用必須當(dāng)天交回。3.2.6如遇緊急情況領(lǐng)導(dǎo)外出，需由辦公室經(jīng)辦人、用印申請人共同電話請示總經(jīng)理同意后，才能執(zhí)行印章帶出作業(yè)。3.2.7 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)回公司后申請人需盡快補(bǔ)齊簽批手續(xù)，申請單及時交到辦公室主任處留存。附：各名稱印鑒及證件使用申請單城鄉(xiāng)建設(shè)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)部印鑒使用申請單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注 城鄉(xiāng)

4、建設(shè)集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)部印鑒使用申請單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注青島恒安投資有限公司印鑒及證件使用申請單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱 用途說明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注 青島恒安投資有限公司印鑒及證件使用申請單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注北京鼎昌源房地產(chǎn)開發(fā)有限公司印鑒及證件使用申請單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注 北京鼎昌源房

5、地產(chǎn)開發(fā)有限公司印鑒及證件使用申請單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注會議 / 活動組織管理1.作業(yè)目的為建立良好的溝通議事機(jī)制，規(guī)范公司會議和活動組織流程，提高工作效率，增強(qiáng)組織凝聚力。2.主管崗位 辦公室主任：負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的監(jiān)督和管理。主辦崗位 行政主管： 執(zhí)行具體細(xì)節(jié)工作，及時向主管崗位匯報工作完成情況。3.作業(yè)描述3.1：會議/活動組織管理程序3.1.1 根據(jù)公司整體安排，辦公室負(fù)責(zé)提交活動策劃方案（關(guān)于組織XX會議/活動的申請）。包括1、活動類別；2、初步預(yù)算；3、組織方式 ；3.1.2 活動方案待辦公室主任初步審

6、閱后，上報總經(jīng)理審定。3.1.3 總經(jīng)理審定后，辦公室根據(jù)活動方案確定具體活動安排計劃。3.1.4 如果不需要選定活動組織單位，辦公室負(fù)責(zé)直接編寫活動計劃，列出活動費(fèi)用預(yù)算說明。3.1.5 如果需要選定活動組織單位（如旅行社等），要選擇不少于三家的旅行單位，綜合比較后確定質(zhì)優(yōu)價廉的一家單位負(fù)責(zé)組織該次活動，具體過程要求二人參與洽談。3.1.5 將完整的活動計劃書上報總經(jīng)理審批。3.1.6 審批完成后，辦公室通過郵件和張貼公布的形式發(fā)布活動詳細(xì)通知。3.1.7 由辦公室負(fù)責(zé)整體活動的組織安排工作，確保會議、活動的順利開展。行政類采購管理1.作業(yè)目的規(guī)范采購流程，對采購進(jìn)行中的各環(huán)節(jié)做好監(jiān)督把關(guān)和

7、費(fèi)用控制。2.主管崗位 辦公室主任：負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的審核。主辦崗位 行政主管： 執(zhí)行具體細(xì)節(jié)工作，及時向主管崗位匯報工作進(jìn)度。3.作業(yè)描述3.1： 采購管理程序3.1.1 根據(jù)采購需求，對需選購的商品進(jìn)行詢價，同時填報采購比價表。3.1.2 選擇出三家質(zhì)優(yōu)價廉的供貨單位。三家供貨單位進(jìn)行比較（包括價格、質(zhì)量、供應(yīng)商實(shí)力等）比價須由2人以上進(jìn)行。3.1.3 通過比價工作，選擇出性價比較好的商家做為備選。3.1.4 上報辦公室主任審定，確定采購供貨單位。3.1.5 辦公室經(jīng)辦人員填寫固定資產(chǎn)申購單，注明申請采購理由，對采購物品的配置要求填寫清楚。3.1.5 上報辦公室主任審核簽字。3.1.6 財務(wù)部

8、復(fù)核簽字。3.1.7 總經(jīng)理審批。3.1.8 總經(jīng)理審批通過后，根據(jù)所購商品執(zhí)行相應(yīng)管理流程（辦公用品管理流程、固定資產(chǎn)管理流程或其他類）。附：采購比價表、固定資產(chǎn)申購單采 購 比 價 表 年 月 日序號擬購置物品名稱供應(yīng)商名稱規(guī)格型號報價聯(lián)系電話聯(lián)系人辦公室意見：經(jīng)辦人：辦公室主任意見：注：提供對外合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件固定資產(chǎn)申購單年 月 日采購物品名稱預(yù)計金額申請采購理由：配置要求申請人：部門負(fù)責(zé)人辦公室主任總會計師總經(jīng)理固定資產(chǎn)管理1.作業(yè)目的 為規(guī)范公司固定資產(chǎn)管理，保證資產(chǎn)安全、完整、發(fā)揮固定資產(chǎn)的更大效益，做好固定資產(chǎn)的登記、領(lǐng)用、盤點(diǎn)工作。2.主管崗位 行政主管： 負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的

9、監(jiān)管工作。主辦崗位 行政專員： 執(zhí)行固定資產(chǎn)的日常登記、配合財務(wù)部做好定期盤點(diǎn)作業(yè)，確保固定資產(chǎn)庫存的準(zhǔn)確。 3.作業(yè)描述3.1： 固定資產(chǎn)管理程序3.1.1 由申請部門填寫固定資產(chǎn)申購單。3.1.2 部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任審核。（如申請未通過的退回申請部門）3.1.3 呈報總經(jīng)理審批。（如總經(jīng)理審批未通過的即退回申請部門）3.1.4 辦公室收到固定資產(chǎn)申購單后根據(jù)需要與申請部門經(jīng)辦人共同詢價，確定供貨商家。3.1.5 由辦公室負(fù)責(zé)填寫支票領(lǐng)用申請單，領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理支付手續(xù)；到貨后，辦公室與申請部門共同驗(yàn)貨，填寫固定資產(chǎn)購建單辦理入庫手續(xù)。（與固定資產(chǎn)相關(guān)的說明書、保修卡、隨機(jī)光盤等材料做為附

10、件材料列清明細(xì)，并于一周內(nèi)移交辦公室行政專員登記保管。3.1.6 在固定資產(chǎn)使用過程中，涉及領(lǐng)用、調(diào)撥、退還、維修程序的，按照相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.1.7 日常領(lǐng)用：在辦公室固定資產(chǎn)管理員處完成登記。3.1.8 資產(chǎn)調(diào)撥：在辦公室固定資產(chǎn)管理員處填寫固定資產(chǎn)調(diào)撥單，注明調(diào)撥原因，調(diào)出部門、調(diào)入部門、辦公室主任三方簽字確認(rèn)后，辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)調(diào)撥工作，并及時更改固定資產(chǎn)臺賬。3.1.9 資產(chǎn)維修：固定資產(chǎn)不能正常使用需要維修時，要及時與辦公室行政人員聯(lián)系，說明故障情況，辦公室負(fù)責(zé)安排維修設(shè)備。3.1.10 離職退還： 當(dāng)員工調(diào)離本單位時，在離職申請單上要詳細(xì)標(biāo)注固定資產(chǎn)退還情況，確定資產(chǎn)已歸還公司

11、。附：固定資產(chǎn)購建單、固定資產(chǎn)調(diào)撥單固定資產(chǎn)購建單單位 年 月 日 第 號固資編號財務(wù)部固定資產(chǎn)編號固資名稱固資類別規(guī)格型號建造單位聯(lián)系人及電話固資原值預(yù)計凈殘值折舊年限購建憑證號附屬設(shè)備名稱規(guī)格型號計量單位數(shù)量金額經(jīng)辦人： 使用單位驗(yàn)收人： 財務(wù)部： 辦公室主任：固定資產(chǎn)調(diào)撥單資產(chǎn)編號固資名稱資產(chǎn)類別規(guī)格型號調(diào)出公司/部門調(diào)入公司/部門調(diào)撥原因調(diào)出單位意見調(diào)入單位簽收辦公室意見注：1、此單由辦公室填寫，一式三份，調(diào)出單位、調(diào)入單位和辦公室各一份。檔案管理1.作業(yè)目的 為加強(qiáng)和完善檔案管理工作，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，充分發(fā)揮檔案在日常工作中的重要作用，做好檔案管理工作。2.主管崗位

12、 辦公室主任： 負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案資料提取使用的審核，監(jiān)督檔案管理工作。主辦崗位 行政主管： 執(zhí)行日常檔案借閱、保管、查閱工作的具體流程。3.作業(yè)描述3.1： 檔案管理的具體要求3.1.1 各部門將需要保存的檔案資料移交辦公室進(jìn)行存檔登記。3.1.2 日常移交時及時填寫收文本；年度移交時填寫檔案資料移交登記表。3.1.3 辦公室對接收文檔資料進(jìn)行登記、整理、歸檔工作。3.1.4 日常復(fù)印件資料借閱，如需加蓋公章，還需執(zhí)行印鑒管理規(guī)定中的相關(guān)要求。但復(fù)印件使用不需歸還。3.1.5 原件資料借閱時，需填寫檔案資料借閱登記表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可辦理借閱，并且使用完畢后及時歸還行政主管處登記。3.1.5

13、檔案資料借閱完畢歸還時，應(yīng)及時注明歸還時間。 附：檔案資料借閱登記表檔案資料借閱登記表序號檔案資料名稱編號借閱目的借閱經(jīng)辦人借閱日期批準(zhǔn)人是否歸還歸還日期備注辦公用品管理1.作業(yè)目的 為規(guī)范公司辦公用品的采購、領(lǐng)用及庫存用品的統(tǒng)計管理，在保證辦公用品及時供應(yīng)的同時實(shí)現(xiàn)控制成本、高效利用，統(tǒng)一管理的原則。2.主管崗位 行政主管： 監(jiān)督辦公用品的進(jìn)貨、領(lǐng)取及消耗情況。主辦崗位 前臺人員： 負(fù)責(zé)日常辦公用品的庫存登記、領(lǐng)用簽字及保管工作。3.作業(yè)描述3.1： 辦公用品管理工作3.1.1 每月5日前前臺人員向辦公室主任提交本月辦公用品申購計劃，填寫辦公用品申購計劃表。3.1.2 辦公室主任審核辦公用品申購計劃表。3.1.3 審核通過后，前臺人員根據(jù)實(shí)際庫存數(shù)，統(tǒng)一申報辦公用品采購計劃。3.1.4 辦公室主任審核月度采購計劃單。3.1.5 審核通過，經(jīng)辦人員與經(jīng)銷商聯(lián)系集中采購事宜；如審核未通過，退回重新申報。3.1.5 前臺人員負(fù)責(zé)辦公用