檔案管理1到4章課堂筆記

1、1 / 8第一章檔案概論檔案的定義：檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案的基本含義：1.檔案是各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的。2.檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件3.檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的4.檔案是原始的歷史記錄檔案的形成者的類型：官方性質(zhì)的種種機關單位，半官方的或非官方性質(zhì)的社團組織；某些個人。檔案來源于一定的 基本單位，形成于特定的歷史活動。復雜的社會實踐， 決定了檔案來源的 廣泛性和檔案內(nèi)容的豐富性以及一定的來源與內(nèi)容的檔案材料之間具有內(nèi)在的聯(lián)系性。文件轉化為檔案一般需要具備的條件：1辦理完畢（或

2、叫處理完畢）的文件才能作為檔案。（所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序）2對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件,才有必要作為檔案保存3.按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案 檔案的信息和載體是構成檔案的兩上基本因素。檔案是原始的歷史記錄。這是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性1.檔案不同于一般的歷史遣物，它是以具體內(nèi)容反映其形成機關或人物特定活動的歷史記 錄物，具有很強的記錄性。2.檔案不同于一般的信息資料，它是特定的形成者在當時當?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募D化 物，因而具有原始性的特點。檔案則以兼具原始性和記錄性二者于一體的特點，區(qū)別于其他資料檔案的一般屬性：知

3、識屬性和信息屬性1.檔案是貯存和傳播知識的一種形式2.檔案是一種重要的信息資料檔案是人類認識和改造世界的智慧的結晶，它記載了人們社會實踐活動中大量有知識價值的事實、數(shù)據(jù)、成果和理論檔案不僅有貯存的功能，當它被人們利用時又可以發(fā)揮傳播知識的功能。檔案信息又具有自身的某些特性，主要表現(xiàn)為原始性和回溯性信息可分為原始信息和加工信息。對原始信息進行不同的加工處理即成為加工信息。檔案的種類：1.按來源標準：分為國家機關檔案、黨派團體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案 等2.按內(nèi)容標準：一直接分為黨務檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學 技術檔案、會計檔案等多種門類。二先分為普通檔案和專

4、門檔案3.按載體標準：分為金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、羊皮檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、 磁帶檔案等。4.按時間標準：分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。5.按所有權標準：分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。2 / 86.中國常的檔案種類劃分尚有文書檔案、科學檔案和專門檔案檔案的一般作用:1.行政管理的考查憑據(jù)2.生產(chǎn)建設的參考依據(jù)3.政治斗爭的必要工具4.科學研究的可靠資料5.宣傳教育的生動素材6.維護國家、集體和個人權益的法律書證 檔案作用是：憑證件用和參考作用。檔案的憑證作用是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的作用之最基本的特點 檔案所以有憑證作用

5、，是由檔案的形成規(guī)律和檔案自身的特點所決定。檔案的作用對其形成機關對社會作用的雙重性和過渡性，對機關的作用又稱檔案的第一價值。社會的作用又稱 第二價值。檔案的廣泛使用領域， 有時也可大致概括為行政領域和科學文化領域，人們把這種現(xiàn)象稱為檔案的行政作用和科學作用。檔案的社會效益和經(jīng)濟效益發(fā)揮的程度如何，怎樣發(fā)揮它的作用，這都取決于一定的條件。檔案價值和作用，必須在利用過程中檔案參與實踐活動，才能直接實現(xiàn)和具體表現(xiàn)出來。檔案利用的實踐是檔案價值實現(xiàn)的最基本的條件。檔案的主要條件：1.檔案利用實踐2.社會發(fā)展水平3.社會檔案意識4.檔案管理水平第二章檔案工作概論檔案工作包括檔案室工作、檔案館工作、檔案

6、行政管理工作、 檔案教育工作、檔案科學研究工作和檔案出版工作等。這些屬于檔案事業(yè)。檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務工作。即科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作?；緝?nèi)容包括以下八項：檔案的接收和征集、整理、價值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與 研究、利用服務、檔案統(tǒng)計。為了更廣泛地發(fā)揮檔案應有的作用，需要對這些文進行挑選， 并且集中地保存 起來，這就形成了檔案的收集工作。檔案反映歷史活動的客觀過程方面的真實的;實的或不完全真實的。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性：1檔案作用的時效律和擴展律2檔案機密性遞減律和社會性遞增律3檔案行政作用弱化律和科學作用強化律。4檔案發(fā)揮作用的條件

7、律。檔案所記述的內(nèi)容有的是真實的，有的是不真3 / 8為了便于保存和系統(tǒng)地提供利用，需要把這些檔案 分門別類，這就形成了檔案的 整理工作。 為了使最有價值的檔案更充分地發(fā)揮作用，需要對保存的檔案進行“檢簡”，去粗取精，這 就形成了檔案的 鑒定 工作。為了更長遠地利用檔案， 需要對檔案采取保護措施，延長檔案的壽命， 進行 系統(tǒng)的管理 ，這 就形成了檔案的 保管工 作。為了滿足特定的查找利用要求， 需要通過多種途徑和形式 揭示檔案的內(nèi)容和成分 ，提供 檢尋 檔案材料的手段，這就形成了檔案的 編目和檢索 工作。為了滿足更多的利用者各種不同的利用要求， 需要對浩瀚的檔案史料進行 研究、 匯集和編寫 專

8、門材料，這就形成了檔案的 編輯和研究 工作。為了滿足實際利用的要求， 需要通過各種方式和方法， 向利用者提供檔案材料 ，進行咨詢服 務，這就形成了檔案的 利用 工作。為了掌握情況及其規(guī)律性， 需要對檔案和檔案管理等狀況 進行數(shù)量的觀察和分析研究 ，這就 形成了檔案 統(tǒng)計 工作。收集、整理、鑒定、?？?、檢索、統(tǒng)計等各項環(huán)節(jié)中，都貫穿著社會需要和提供利用工作的 要求， 同時，前面諸環(huán)節(jié)又都直接影響著提供利用，因此，整個檔案工作的內(nèi)容又可以劃分 為兩個方面： 基礎工作和利用工作 。檔案工作就其基本性質(zhì)和主要作用來說， 是一項管理性工作、服務性工作、政治性工作。 檔案就保存和流傳歸宿的程序，可分為 檔

9、案室階段 和 檔案館階段 。 檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。檔案工作的服務方向是檔案工作政治性的集中表現(xiàn)。 檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。 由于檔案是歷史的見證，所以歷業(yè)就存在維護檔案的真實性同篡改檔案之間的斗爭。1955 年 1 月 17 日，中共中央批準的中國共產(chǎn)黨中央和省（市）級機關文快睡上理工作和 檔案工作暫行條例 中規(guī)定，機關檔案工作的基本原則。 這一富有歷史意義的文件，在我國 第一次明確地規(guī)定了檔案工作的基本原則。1956 年 4 月 16 日確立了全國范圍內(nèi)的“檔案工作的原則是集中統(tǒng)一地家檔案，維護檔案的 完整與安全，便于國家各項工作的利用

10、。1959 年 1 月 7 日中共中央確定了黨政檔案工作的 統(tǒng)一領導 和黨政檔案的 統(tǒng)一管理 。 我國檔案工作的基本原則可以理解為： 統(tǒng)一領導、 分級集中地管理國家全部檔案， 維護檔案 的完整與安全，便于社會種方面的利用。檔案工作的基本思想包括：1.確立了檔案工作的組織原則和管理體制統(tǒng)一領導，分級集中地管理國家全部檔案2.提出了檔案管理的基本要求維護檔案的完整與安全；3.體現(xiàn)了檔案工作的要本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標準便于社會各方面的利用。 統(tǒng)一領導、分級集中地管理國家全部檔案，這是我國檔案工作的組織原則和管理體制 .1.檔案事業(yè)由黨和政府統(tǒng)一領導2.國家所有的檔案由各級檔案機構分別地集中統(tǒng)

11、一管理3.全國檔案工作由各級檔案行下機構分層負責地統(tǒng)一監(jiān)督和指導。 維護檔案的完整與安全，這是檔案管理最起碼的基本要求，維護檔案的完整，有兩方面的含義：一方面從數(shù)量上要 保證檔案的齊全 ，保證應該集中和實 際保存的檔案不致殘缺短少；另一方面， 從質(zhì)量上， 也就是從系統(tǒng)方面， 要維護檔案的有機 聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護檔案的安全：物質(zhì)安全和政治安全。便于 社會各方面的利用 ，這是檢驗檔案工作的 主要標準 ，它體現(xiàn)了檔案工作的 根本目的 。便 于社會各方面的利用，便成了檔案工作的出發(fā)點，并且支配檔案工作的全過程。4 / 8我國檔案工作的基本原則三個方面的思想內(nèi)容?；ハ嗦?lián)系，互相

12、作用。各級機關的檔案，由機關內(nèi)設立檔案室（處、科） 集中管理；各機關形成的需要長遠保存的 檔案和歷史上形成的檔案，則設立各級檔案館統(tǒng)一保管；全國的檔案工作，又由各級檔案行政管理機關統(tǒng)一地、分層負責地進行監(jiān)督和指導。檔案室的地位和作用檔案室的地位和作用，表現(xiàn)在兩方面：一方面，檔案室是機關內(nèi)具有 參謀和咨詢作用 的部門，它是機關工作的助手， 為機關的領導工作和機關內(nèi)各部門的工作提供 參考和依據(jù)的檔案 材料，為機關工作和生產(chǎn)活動服務。檔案室的基本任務是：集中統(tǒng)一地管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。檔案室的具體任務：第一，對本機關文書部門或業(yè)務

13、部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督； 第二，接收和保管本機關各單交來的檔案材料，進行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研 究，積極開展利用工作，同時收藏和管理一些有關的內(nèi)部書刊等資料，配合檔案提 供利用；第三，定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。檔案室一般分為：1.普通檔案室（也稱機關檔案室、文書檔案室）2.科技檔案室3.音像檔案室4.人事檔案室5.綜合檔案室6.聯(lián)合檔案室各級綜合性檔案館是統(tǒng)一保管黨組織和政府機關檔案的管理部門，所以它既是黨的機構， 又是國家的機構，是各級黨委和人民政府的科學文化事業(yè)機構檔案館的科學文化事業(yè)性質(zhì)：1 從檔案管理對象看，是歷史上政治、經(jīng)濟、軍事、文化、科學技術等活動的記錄。2從檔案館的活動方式和工作成要來看，檔案館工作是一種研究性的工作。3從檔案館機構及其社會職能來看，檔案館不是黨、政領導機關，不是企業(yè)生產(chǎn)部門，而是 一種文化事業(yè)單位。屬于科學文化事業(yè)的組成部分。檔案館的基本職責是：集中統(tǒng)一的管理黨和國家需要長遠保管的檔案和有親資料，維護歷史的直面貌，為現(xiàn)實社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務。檔案管的類型：1.各級國家檔案管，包括 綜合性檔案館 和專門檔案館。2.部