信函與備忘錄

1、LOGO重要提示和其他文件一樣，文字處理程序通常會(huì)提供一些信函格式的模板，這樣就可以簡(jiǎn)化工作任務(wù)。如看到的三個(gè)信函模板的圖例，只需在模板中適當(dāng)?shù)牡胤讲迦氡匾奈募北?，程序就?huì)完成書(shū)信的格式化并且打印出最終的文件。如果模板不能滿足需要，可以在某種程度上更改或者新建模板。1 1、 2 2、 3 3、 改良齊頭式改良齊頭式縮格式縮格式 齊頭式齊頭式信函的格式信函的格式 S t G a n g s g a ta n 1 4 3 S to c k h o lm , 1 0 5 4 5 S w e d e n T e l e x : 5 3 8 9 2 S H E L E C S S O u r R e

2、 f e r e n c e N o . H / W T 0 0 8 T e l : 4 6 - 8 - 7 3 8 - 6 0 0 0 Y o u r R e f e r e n c e N o . F a x : 4 6 - 8 - 7 3 8 - 6 0 1 6 E - m a i l : h w l e e e l e c t r o l u x .c o m D a t e : 3 0 t h M a r c h , 2 0 - - M e s s r s . W i l l i a m & W a r n e r 1 0 5 R o l l e r R o a d S y d n

3、e y , A u s t r a l i a A t t e n t i o n : M r. D o n n a s o n , M a r k e t i n g D e p t . D e a r S i r, R e : S h i p p i n g A d v i c e o f F r e e z e r s W i t h r e f e r e n c e t o y o u r o r d e r N o . F 2 5 6 o f F e b r u a r y 5 f o r 1 ,0 0 0 s e t s o f F r e e z e r s , w e r e

4、 p l e a s e d t o i n f o r m y o u t h a t t h e g o o d s h a v e b e e n l o a d e d o n b o a r d t h e s / s “ P e a c e ” , w h i c h i s s a i l i n g f o r y o u r p o r t o n A p r i l 1 s t . W e v e s e n t a t e l e x t o t h e a b o v e e f f e c t t h i s m o r n i n g . P l e a s e i

5、 n s u r e t h e g o o d s a s c o n t r a c t e d a n d m a k e p r e p a r a t i o n f o r t a k i n g t h e d e l i v e r y . W e a r e n o w m a k i n g o u t t h e n e c e s s a r y d o c u m e n t s f o r n e g o t i a t i o n . W e a s s u r e y o u t h a t o u r g o o d s w i l l b e f o u n

6、 d s a t i s f a c t o r y u p o n a r r i v a l a t y o u r p o r t . W e a l s o h o p e t h a t w e c a n c l o s e m o r e b u s i n e s s w i t h y o u i n t h e f u t u r e . Y o u r s f a i t h f u l l y , T h e E l e c t r o l u x C o r p . H o r is D e W o lle y H o r i s D e W o l l e y (

7、M a n a g e r ) 日期靠右具體收信人和事由居中段首縮格結(jié)尾敬語(yǔ)和落款偏右縮格式示例縮格式示例 1 J & J P la z a N e w B r u n s w ic k , N J 0 8 9 3 3 3 U . S . A . T e l: 7 3 2 - 5 2 4 - 0 4 0 0 F a x : 7 3 2 - 5 2 5 - 0 6 2 2 E - m a il: c a r r ie j n j . c o m D a te : 2 2 n d J u ly , 2 0 - - S o f t H e a lt h C a r e P r o d u c t C

8、 o r p . R o o m 2 3 0 1 Y ili B L D , 3 5 N a n j in g R o a d , S h a n g h a i, C h in a A tte n tio n : M r. W a n g , I m p o r t D e p t. D e a r S ir, R e : S H A M P O O W e v e r e c e iv e d y o u r le tte r o f J u ly 1 0 th e n q u ir in g a b o u t o u r J O H N S O N S B a b y S h a m

9、p o o W ith N a tu r a l L a v e n d e r, b u t u n f o r tu n a te ly, th e s to c k o f th is p r o d u c t is r u n n in g lo w d u e to th e h e a v y d e m a n d . B u t w e w ill in f o r m y o u a s s o o n a s th e n e w s u p p lie s c o m e u p . W e s e ll a w id e v a r ie ty o f B a b y

10、 s S h a m p o o . A ll o f th e m a r e m a d e o f th e N O M O R E T E A R S f o r m u la . F o r y o u r r e f e r e n c e , w e e n c lo s e a n illu s tr a te d c a ta lo g u e o f o u r s h a m p o o s a n d w e h o p e y o u w ill f in d it in te r e s tin g . W e h o p e th a t w e c a n c

11、lo s e b u s in e s s to o u r m u tu a l a d v a n ta g e in th e f u tu r e . Y o u r s f a ith f u lly , J o h n s o n & J o h n s o n D o r i s F e r g o s o n D o r is F e rg o s o n ( M a n a g e r ) 除信頭外全部左對(duì)齊段落之間用空格齊頭式示例齊頭式示例S A MS U N G E L E C T R ON I C S 3 1 0 T a e p y u n g - r o 2 - g

12、a , C h u n g - g u S e o u l , 1 0 0 - 1 0 2 , K o r e a T e l : 8 2 - 2 - 3 7 0 6 - 1 1 1 4 O u r R e f e r e n c e N o . O D L - 1 1 E - m a i l : q s l s a m s u n g c o r p . c o m Y o u r R e f e r e n c e N o . D a t e : 2 3 r d D e c e m b e r , 2 0 - - S h a n d o n g S c i e n c e & T e c

13、h n o l o g y C o . L t d . 2 1 / F B r i g h t P l a z a 1 3 8 J i n n i R o a d , J i n a n S h a n d o n g , C h i n a A t t e n t i o n : Mr . Z h o u J u n , I m p o r t D e p t . D e a r S i r , R e : O u r O f f e r f o r P D A T y p e I I I - H T h a n k y o u f o r y o u r i n t e r e s t i

14、 n o u r l a t e s t P e r s o n a l D i g i t a l A s s i s t a n t T y p e I I I - H . A s r e q u e s t e d , w e o f f e r y o u 5 0 0 s e t s o f P D A a t U S D 1 4 0 p e r s e t F O B I n c h o n f o r s h i p m e n t i n F e b r u a r y , 2 0 - - . We r e q u i r e p a y m e n t b y L / C .

15、B e c a u s e t h e r e i s a n i n c r e a s i n g d e m a n d f o r t h i s p r o d u c t , o u r p r i c e i s n o n - n e g o t i a b l e . We l o o k f o r w a r d t o y o u r r e p l y . Y o u r s t r u l y , S a m s u n g E l e c t r o n i c s L a v i s K i m L a v i s K i m ( Ma n a g e r )

16、日期靠右落款偏右改良齊頭式示例改良齊頭式示例信函的組成部分信函的組成部分組成部分組成部分 標(biāo)準(zhǔn)要素標(biāo)準(zhǔn)要素 供選擇的要素供選擇的要素標(biāo)題：標(biāo)題： 信頭或回信地址信頭或回信地址 私人或機(jī)密標(biāo)志私人或機(jī)密標(biāo)志 日期行日期行 參考標(biāo)志參考標(biāo)志開(kāi)頭：開(kāi)頭： 封內(nèi)地址封內(nèi)地址 經(jīng)辦人姓名經(jīng)辦人姓名 稱(chēng)呼稱(chēng)呼 正文：正文： 書(shū)信內(nèi)容書(shū)信內(nèi)容 標(biāo)題行標(biāo)題行結(jié)束：結(jié)束： 結(jié)尾謙稱(chēng)結(jié)尾謙稱(chēng) 公司簽名公司簽名 寫(xiě)信人姓名和稱(chēng)謂寫(xiě)信人姓名和稱(chēng)謂 查號(hào)名字標(biāo)志查號(hào)名字標(biāo)志 參考編號(hào)首字母參考編號(hào)首字母 附件標(biāo)志附件標(biāo)志 郵寄標(biāo)志郵寄標(biāo)志 抄送標(biāo)志抄送標(biāo)志 再啟再啟 一封商業(yè)信函有4個(gè)組成部分，每部分又包括許多要素：1

17、.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: 2.Date: 15th November, 20-3. H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England4.Attention: Import Dept.5.Dear Sirs,6.RE: Aquatic Products 7.

18、We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, w

19、e would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 8.Yours truly, 9. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)10.Enclosures11.cc our Shanghai Branch Office12.P.S. We require payment by L/C for a total value not exc

20、eeding USD50,000.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的樣式標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的樣式 商業(yè)信函的正文通常用標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。而其他部分使用以下幾種標(biāo)點(diǎn)樣式。a.標(biāo)準(zhǔn)（混合）式。稱(chēng)呼后面加冒號(hào)，結(jié)尾謙稱(chēng)后面加逗號(hào)。（這種樣式最普遍）b.開(kāi)放式。除了書(shū)信正文，其他任何一行結(jié)尾都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除非該行以縮寫(xiě)結(jié)尾（如Jr.）信頭信頭一、使用印好的信頭a.標(biāo)準(zhǔn)商業(yè)信函的第一頁(yè)習(xí)慣上寫(xiě)在印有信頭的信箋上，至少包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)，街道地址或郵政信箱號(hào)碼，城市，地區(qū)和郵政編碼。b.信頭避免使用縮寫(xiě)，除非那是單位名稱(chēng)的一部分或那代表了地區(qū)名字c.即使單位是使用郵政信箱號(hào)作為主要郵寄地址，也要寫(xiě)上街道地址。這樣別人就能知道普通信件寄至何處（郵

21、局），快遞信件寄至何處（單位）。信頭信頭二、自建信頭 可以使用文字處理模板和不同的字體以及字體大小在空白信箋上創(chuàng)建準(zhǔn)也信頭注：如果想讓客戶(hù)和消費(fèi)者任何時(shí)候都能找到您，那么就得不僅提供地址和電話號(hào)碼。他們應(yīng)插入e-mail地址，網(wǎng)站URL地址，家用電話號(hào)碼，手機(jī)號(hào)，尋呼機(jī)號(hào)碼和語(yǔ)音郵箱號(hào)等等，這些元素會(huì)作為信頭的一部分出現(xiàn)在信箋上方，或者某些位于信箋底部。使用回信地址使用回信地址a.a.通常，回信地址通常，回信地址寫(xiě)在信箋上方寫(xiě)在信箋上方。用三行或更多行，單倍行間距錄入。用三行或更多行，單倍行間距錄入：街道地址；城市，地：街道地址；城市，地區(qū)和郵政編碼；電話號(hào)碼；日期。區(qū)和郵政編碼；電話號(hào)碼；日

22、期。Apartment 2B212 West 22d StreetNew York, NY 10011-2706212-555-9097January 24,2002212 West 22d Street，Apt. 2BNew York, NY 10011-2706212-555-9097January 24,2002ORb.b.另一種是將回信地址寫(xiě)在另一種是將回信地址寫(xiě)在信的結(jié)尾部分信的結(jié)尾部分，從作者姓名的正下方開(kāi)始。，從作者姓名的正下方開(kāi)始。Sincerely,Apartment 2B212 West 22d StreetNew York, NY 10011-2706212-555-90

23、97c.c.回信地址的每行開(kāi)始要與結(jié)尾謙稱(chēng)和作者姓名對(duì)齊。回信地址的每行開(kāi)始要與結(jié)尾謙稱(chēng)和作者姓名對(duì)齊。日期行日期行a.a.日期行包括月份（寫(xiě)完整日期行包括月份（寫(xiě)完整不要縮寫(xiě)或用數(shù)字代不要縮寫(xiě)或用數(shù)字代替），天（用數(shù)字寫(xiě)，其后加逗號(hào)），以及完整的年替），天（用數(shù)字寫(xiě)，其后加逗號(hào)），以及完整的年份份December 28,2001 (December 28,2001 (不是不是Dec.28,2001Dec.28,2001或或December December 28th,2001)28th,2001)注：注：不要在商業(yè)信函中使用不要在商業(yè)信函中使用12/28/0112/28/01b.b.一般在距

24、信箋上方一般在距信箋上方2 2英寸英寸左右地方錄入日期，如果左右地方錄入日期，如果是已確定垂直定中心的一頁(yè)紙的書(shū)信則在第一行錄入是已確定垂直定中心的一頁(yè)紙的書(shū)信則在第一行錄入日期，如果是帶長(zhǎng)信頭的則在信頭一下日期，如果是帶長(zhǎng)信頭的則在信頭一下0.50.5英寸英寸地方地方錄入日期錄入日期c.c.美式：月美式：月- -日日- -年年 英式：日英式：日- -月月- -年年d.d.對(duì)于改良齊頭式書(shū)信格式，在中間開(kāi)始寫(xiě)日期。對(duì)對(duì)于改良齊頭式書(shū)信格式，在中間開(kāi)始寫(xiě)日期。對(duì)于齊頭式和簡(jiǎn)化式的書(shū)信在左邊開(kāi)始寫(xiě)日期。于齊頭式和簡(jiǎn)化式的書(shū)信在左邊開(kāi)始寫(xiě)日期。2英英寸寸Interstate Products, In

25、c. 511 Interstate C ourt Sarasota, FL 34240 U SA D ate: A pril 4, 20- Shandong Foreign Trade (H oldings) C orporation L im ited 51,TA IPIN G R O A D Q IN G D A O , 266001 C H IN A 日期日期信頭收信人名稱(chēng)地址美式日期舉例美式日期舉例O F F IC E S Y S T E M S P T Y. LT D . 1 2 4 O ak Street Tel (6 1 -2 )4 1 9 3 2 0 9 C h atsw o

26、o d F ax (6 1 -2 )4 1 9 4 0 11 E n g lan d E -m ail in fo o s.co m .u k A q u eo u s Tech n o lo g ies 2 9 1 C ax to n Street S an te F e U .S .A 1 8 N o v em b er, 2 0 - D ear S ir o r M ad am , 日期日期收信人名稱(chēng)地址稱(chēng)呼信頭英式日期舉例英式日期舉例封內(nèi)地址封內(nèi)地址一、私人信件一、私人信件a.a.私人家庭信件。包括：收信人的姓名；街道地址、信箱號(hào)；城市，國(guó)家和郵政編碼私人家庭信件。包括：收信人的姓名；

27、街道地址、信箱號(hào)；城市，國(guó)家和郵政編碼Dr. Margaret P. Vanden Heuvel615 University BoulevardAlbuquerque , NM 87106-4553Mrs. Bernell Wlilliams5860 Spring-Cypress RoadSpring , Texas 77379b.b.如果收信人住在公寓大樓，在街道地址后或者上一行寫(xiě)上公寓號(hào)如果收信人住在公寓大樓，在街道地址后或者上一行寫(xiě)上公寓號(hào)Miss Susan H.EllingtonApartment 210411740 Wilshire BoulevardLos Angeles,CA

28、90025Mr. William E.Slifka13 Cat Mousam Road,Apt.1BKennebunk,Maine 0403 封內(nèi)地址封內(nèi)地址二、單位信件二、單位信件a.a.單位信件封內(nèi)地址包括：公司或單位名稱(chēng)；街道地址或郵政信箱號(hào)；城市，國(guó)家和郵政編碼單位信件封內(nèi)地址包括：公司或單位名稱(chēng)；街道地址或郵政信箱號(hào)；城市，國(guó)家和郵政編碼Mr. Arthur L. QuinteroNational Sales ManagerParagon Industries211 North Ervay StreetDallas, Texas 75201Director of ResearchSt

29、anton Chemical CompanyPost Office Box 21431Chattanooga, TN 37421-0431b.b.當(dāng)封內(nèi)地址包括房間或者套房號(hào)，將這些號(hào)碼插到街道地址之后，也可以在上一行當(dāng)封內(nèi)地址包括房間或者套房號(hào)，將這些號(hào)碼插到街道地址之后，也可以在上一行James W. Chiverton, M.D.Suite 12001111 West Mockingbird LaneDallas, TX 75247-3158Mr. Alice G. AlvarezWerler Construction Company416 12th Street, Room 12Col

30、ubus, Georgia 31901-2528 人名和職務(wù)人名和職務(wù) 當(dāng)在封內(nèi)地址或信件的其他任何地方寫(xiě)人名時(shí)，應(yīng)保遵循收信人在名字拼寫(xiě)，大寫(xiě)，標(biāo)點(diǎn)和空格方面的喜好。 a.不要縮寫(xiě)或使用首字母，除非收信人喜歡這種格式。如William B.Sachs 不要寫(xiě)成Wm.B.Sachs 或者W.B.Sachs 。 b.當(dāng)收信人是已婚婦女時(shí)，遵循她在姓名上的喜好 一般來(lái)說(shuō)在封內(nèi)地址中人名之前要加稱(chēng)謂。 a.如果沒(méi)有特別頭銜（如博士，教授和閣下），則使用禮貌的稱(chēng)呼先生，女士，夫人或者小姐，這時(shí)要尊重對(duì)方的喜好。 b.如果不知道收信人性別，不要使用任何禮貌性稱(chēng)呼。 c.稱(chēng)呼十幾歲的女孩為女士或小姐，小于

31、十三歲的稱(chēng)呼可以不寫(xiě)。 d.稱(chēng)呼十幾歲的男孩為先生，小于十三的男孩，稱(chēng)呼省略。給夫妻的信件：Mr. and Mrs. Harold D. Bennisch Jr.有頭銜的時(shí)候：Dr. and Mrs. Thomas P. Geiger單位名稱(chēng)單位名稱(chēng)1.將單位名稱(chēng)獨(dú)自錄入在一行上。如果需要在地址中寫(xiě)明工作部門(mén)的名稱(chēng)工作部門(mén)的名稱(chēng)，它應(yīng)寫(xiě)在單位名稱(chēng)之前，單獨(dú)成行單獨(dú)成行。Ms. Laura J. KiddAssistant Vice PresidentDepartment of Corporate PlanningHolstein, Brooks & Co.2.在封內(nèi)地址中寫(xiě)單位名稱(chēng)時(shí)，要按照該

32、單位自己的拼寫(xiě)，標(biāo)點(diǎn)，大小寫(xiě)，空格和縮寫(xiě)格式。America Online, Inc.Sierra On-line, Inc.United AirlinesDelta Air LinesParker Pen USA LimitedFrye & Smith Ltd.Fujitsu, Ltd.單位名稱(chēng)單位名稱(chēng)3.如果沒(méi)辦法確定某公司名稱(chēng)的正確寫(xiě)法，就遵循以下原則：a.拼寫(xiě)清楚每個(gè)單詞，不要使用符號(hào)&。 Haber, Curtis, and Hall, Inc.b.將Incorporated簡(jiǎn)寫(xiě)為Inc. Limited簡(jiǎn)寫(xiě)為L(zhǎng)td.c.一般來(lái)說(shuō)，要寫(xiě)完整公司或者集團(tuán)名，但如果名稱(chēng)太長(zhǎng)，也可以使用縮

33、寫(xiě)Co.或Corp.d.不要再在名稱(chēng)一開(kāi)頭就使用單詞the, 除非你確認(rèn)它是正式寫(xiě)法的一部分；例如，The Wall Street Jourrnale.每個(gè)單詞的首字母要大寫(xiě)每個(gè)單詞的首字母要大寫(xiě)，除以下情況：四個(gè)字母一下的前置詞（如of和for）;四個(gè)字母以下的連詞（像and）;出現(xiàn)在公司名稱(chēng)中的冠詞the,a,an。1.通常將街道地址單獨(dú)寫(xiě)在一行上，就寫(xiě)在城市，國(guó)家和郵政編號(hào)之前。通常將街道地址單獨(dú)寫(xiě)在一行上，就寫(xiě)在城市，國(guó)家和郵政編號(hào)之前。2.用數(shù)字表示房屋和大樓號(hào)碼，不要在號(hào)碼前包括縮寫(xiě)No. 或者符號(hào)#。3.用于街道名稱(chēng)的號(hào)碼按下列方法寫(xiě)： a.寫(xiě)清楚號(hào)碼1到10；如177 Seco

34、nd Avenue。 b.大于10的號(hào)碼用數(shù)字表示；如627 East 202d Street。4.在街道地址中使用單詞and,而不是符號(hào)&；例如 Tenth and Market Streets。街街道道地地址址大大樓樓名名稱(chēng)稱(chēng)如果封內(nèi)地址包括大樓名稱(chēng)，單獨(dú)寫(xiě)在街道地址上面一行。如果封內(nèi)地址包括大樓名稱(chēng)，單獨(dú)寫(xiě)在街道地址上面一行。房間號(hào)和套房號(hào)應(yīng)寫(xiě)在街道地址后面，如果不夠可將其插入到上一行的大樓名稱(chēng)前面。Room 118, Acuff Building904 Bob Wallace Avenue, SWHuntsxille, AL 35801城市，國(guó)家和郵政編碼城市，國(guó)家和郵政編碼1.通常將

35、城市，國(guó)家和郵政編碼錄入在同一行上，緊隨街道地址之后。錄入城市名稱(chēng)（后面加逗號(hào)，空1格），國(guó)家名稱(chēng)（后空1格但不要逗號(hào)），和郵編號(hào)。 Denver,Colorado 80217 或者Denver, Co 80217-99992.寫(xiě)封內(nèi)地址中的城市名稱(chēng)時(shí)，要注意： a.拼寫(xiě)城市名稱(chēng)時(shí)注意，不要僅僅根據(jù)讀音來(lái)寫(xiě)。 Baldwin, LA Baldwyn, MS Center, PA centre, PA b.不要使用縮寫(xiě)（如將洛杉磯（Los Angeles）縮寫(xiě)成L.A.）。 c.不要縮寫(xiě)Fort, Mount, Point或Port這樣的單詞。城市名稱(chēng)要完整；例如，F(xiàn)ort Worth, Mou

36、nt Vernon, Point Pleasant, Port Huron. d.美國(guó)城市名稱(chēng)的單詞Saint要縮寫(xiě)；如，St. Louis, St. Paul, St. Petersburg. e.使用雙字母縮寫(xiě)是要大寫(xiě)，字母后不要加句點(diǎn)，字母之間不要空格。稱(chēng)呼稱(chēng)呼1.稱(chēng)呼中任何名稱(chēng)和頭銜的第一個(gè)單詞都要大寫(xiě)；如尊敬的Brand夫人，尊敬的先生（Dear Mrs. Brand, Dear Sir）。2.先生，女士，夫人，各位和博士這些稱(chēng)謂可以縮寫(xiě)，其他的都要寫(xiě)完整。3.保證稱(chēng)呼中姓的拼寫(xiě)和封內(nèi)地址的拼寫(xiě)一致。4.當(dāng)收信人與你很熟悉，可用名或者昵稱(chēng)來(lái)代替較為正式的稱(chēng)呼。5.當(dāng)收信人至今未確定時(shí)

37、，使用稱(chēng)呼親愛(ài)的先生或女士（ Dear Sir or Madam ）6.稱(chēng)呼中涉及兩個(gè)或多個(gè)人，用and連接，不要用&。7.在稱(chēng)呼中使用公司名稱(chēng)：Dear United Services Corporation ，這種用于日?；蛘叻钦綍?shū)信，在正式場(chǎng)合不能使用。標(biāo)題行標(biāo)題行在所有其他信件格式中： a.標(biāo)題行位于稱(chēng)呼和信件內(nèi)容之間，上下均空一行。 b.通常，標(biāo)題行從左邊開(kāi)始寫(xiě)，但是為了格外強(qiáng)調(diào)，也可以從中間開(kāi)始寫(xiě)。信件中段落縮進(jìn)時(shí)，標(biāo)題行也要縮進(jìn)（通常0.5英寸）。 c.標(biāo)題行用大小寫(xiě)字母或全都大寫(xiě)。 d.術(shù)語(yǔ)標(biāo)題或關(guān)于或參考通常寫(xiě)在真正的標(biāo)題之前，又是也可省略。 e.答復(fù)一封有“參考”標(biāo)志的信

38、件，可以將想要的參考編號(hào)或文檔密碼寫(xiě)在標(biāo)題行中或者日期行下正文正文 通常來(lái)說(shuō)，信的正文內(nèi)容，如果有的話，從標(biāo)題行下方第二行或稱(chēng)呼下方第二行開(kāi)始寫(xiě)。 在簡(jiǎn)化的書(shū)信格式中，信的正文從標(biāo)題行（替代了稱(chēng)呼）下方的第三行開(kāi)始寫(xiě)。 段落之間使用單倍行距或空一行。正文的每一行都要做對(duì)齊。正文的每一完整行結(jié)尾對(duì)齊。結(jié)尾規(guī)則：結(jié)尾部分一般包括結(jié)尾謙稱(chēng)短語(yǔ)，寫(xiě)信人的姓名和頭銜和參考編號(hào)的首字母。信的結(jié)尾有時(shí)還包括公司簽名欄，文檔名稱(chēng)標(biāo)志，附件標(biāo)志，郵寄標(biāo)志，抄送標(biāo)志和再啟。結(jié)尾謙稱(chēng)結(jié)尾謙稱(chēng) 結(jié)尾謙稱(chēng)錄入在信件正文最末一行下方第二行上。在改良齊頭式書(shū)信格式中，它寫(xiě)在信紙的中間。在完全齊頭式書(shū)信格式中，則靠左邊。在簡(jiǎn)

39、化書(shū)信格式中，可省略。結(jié)尾謙稱(chēng)中只有第一個(gè)單詞大寫(xiě)。結(jié)尾謙稱(chēng)中只有第一個(gè)單詞大寫(xiě)。a.下列結(jié)尾謙稱(chēng)比較常用：Sincerely, Sincerely yours.Cordially, Cordially yours.b.可以插入非正式結(jié)尾短語(yǔ)代替a中所示的習(xí)慣性短語(yǔ)。c.如果正式和非正式結(jié)尾短語(yǔ)均被使用，則正式的結(jié)尾謙稱(chēng)仍寫(xiě)在常規(guī)位置d.一旦使用了私人的或非正式的結(jié)尾語(yǔ)，如果沒(méi)有其他原因就要繼續(xù)使用結(jié)尾寫(xiě)信人的名稱(chēng)和頭銜結(jié)尾寫(xiě)信人的名稱(chēng)和頭銜a.如果有寫(xiě)信人姓名的話，通常以大小寫(xiě)的形式寫(xiě)在公司簽名下方的第四行，或者結(jié)尾謙稱(chēng)下方第四行。在簡(jiǎn)化的書(shū)信格式中，寫(xiě)信人的名稱(chēng)和頭銜均要大寫(xiě)，位于正文下方

40、第五行。b.通常，和公司簽名或結(jié)尾謙稱(chēng)對(duì)齊。在簡(jiǎn)化的信件格式中，靠左開(kāi)始寫(xiě)。c.如果寫(xiě)信人喜歡在簽名區(qū)域省略他的或她的名字，那么應(yīng)該在寫(xiě)參考編號(hào)首字母時(shí)寫(xiě)完整。d.當(dāng)使用打印好名字和頭銜的信箋時(shí)，提供打字機(jī)打出來(lái)的簽名，但要省略頭銜。文檔名稱(chēng)標(biāo)志文檔名稱(chēng)標(biāo)志a.a.文件名有三個(gè)組成部分：名字，句點(diǎn)將前后分開(kāi)，和通常由文件名有三個(gè)組成部分：名字，句點(diǎn)將前后分開(kāi)，和通常由1 1至至3 3個(gè)字符個(gè)字符組成的后綴組成的后綴b.生成文件名時(shí)，使之盡可能有意義。c.如果你想按字母順序命名文件，則文件名的第一部分可以是人名，公司名或主題名d.如果你想用數(shù)字命名文件，文件名的第一部分可以是日期，政策號(hào)，序列號(hào)或其他類(lèi)似號(hào)碼。附件標(biāo)志附件標(biāo)志 郵寄標(biāo)志郵寄標(biāo)志 抄送標(biāo)志抄送標(biāo)志 如果信封中除了信件還有其他，就要在參考編號(hào)首字母或文檔名稱(chēng)標(biāo)志下一行，不管最后是什么，靠左寫(xiě)上附件一詞。 如果信件要以特殊方式發(fā)送（不同于第一類(lèi)平信），則在參考編號(hào)首字母，文檔名稱(chēng)標(biāo)志或附件標(biāo)志下一行，不管最后是什么，打印一個(gè)適當(dāng)?shù)泥]寄標(biāo)志?？梢允褂玫拇祟?lèi)標(biāo)志