行政助理必備知識

1、一、請寫出企業(yè)常用的公文文種？（5分） 企業(yè)常用的公文文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要 1條例。條例可用于組織制定規(guī)范的工作、活動和行為的規(guī)章制度。 2規(guī)定?？勺鳛閮?nèi)部規(guī)章制度的名稱。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)作出規(guī)定，如確立活動規(guī)則，提出處理問題的準則與規(guī)程，明確有關(guān)單位或人員的權(quán)利、義務(wù)、責任，對其他法律、法規(guī)和規(guī)章的內(nèi)容予以補充等。 3命令。適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。 4指示。適用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。 5決定。適用于對重要事項或者重大行動作出

2、決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。 6、決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。 7意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。 8批復(fù)。用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。 9通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。實踐中常用于：總結(jié)推廣先進典型的經(jīng)驗；褒揚先進模范事跡；總結(jié)并要求借鑒吸取具有較普遍借鑒意義的各種教訓(xùn)；批評具有一定典型性的錯誤思想、錯誤觀念、錯誤做法、錯誤行為；告知性質(zhì)重要、涉及面較寬的事物的動態(tài)、動向。 10通知。適用于批轉(zhuǎn)有關(guān)下級機關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文波布規(guī)范性公文；傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者

3、共同執(zhí)行的事項；任免人員。 11公告。用于地位較高、影響較大的機關(guān)向國內(nèi)外公開宣布重要事項或法定事項。 12公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。其具體適用范圍與公告基本相同。 13通告、用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。 14請示。用于向上級機關(guān)請求指示或批準。實踐中主要用于：請求上級明確有關(guān)方針、政策或要求；請求上級指示處置重大問題或因無原則規(guī)定難以處理的問題的原則與方法；請求上級允許根據(jù)具體情況變通處理有關(guān)問題；請求上級協(xié)調(diào)與有關(guān)方面的復(fù)雜矛盾關(guān)系；請求上級分配任務(wù)、布置工作；請求上級核準編制、經(jīng)費；請求上級審批工作計劃和其他方案；請求上級任免有關(guān)干部；請求上級審定有關(guān)項目

4、；請求上級審查批準本礬關(guān)制定的共需由上級機關(guān)審批后方能生效的重要規(guī)范性公文；請求上級批準按規(guī)定必須履行審批程序的其他事項等。 15報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。實踐中常具體用于：向上級反映工作的進展情況；反映工作中出現(xiàn)的有關(guān)情況、動向或問題；匯報有關(guān)政策法令或指示的執(zhí)行情況和有關(guān)任務(wù)的完成情況；提出糾正有關(guān)偏向的具體意見和建議；提出轉(zhuǎn)發(fā)公文的建議；答復(fù)上級的詢問；檢討工作中的錯誤；依照報告制度的規(guī)定匯報各方面的綜合情況及工作計劃；將有關(guān)事項或公文報送上級機關(guān)備案等。 16函。用于部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。 1

5、7.會議紀要。用于記載和傳達會議情況與議定事項。 二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？如何才能做好這項工作？（15分） 都說管過行政的人做老板時有資本，從此話可以看出行政工作的重要性與全面性，行政工作貫穿整個企業(yè)的運作。 行政部門的特點是服務(wù)，它不同于生產(chǎn)，凡非生產(chǎn)性質(zhì)以外的所有事務(wù)都應(yīng)該屬于行政后勤性質(zhì)，包括：宿舍管理、員工勞保與福利、飯?zhí)霉芾?、環(huán)境衛(wèi)生、車輛管理、海關(guān)事務(wù)、保安工作、水電管理、設(shè)施設(shè)備及對外辦公（政府、公益等等） 三、公司將于下個月十五日召開半年總結(jié)會，由你來承辦，請制作一份行事歷（即需要做什么，由誰來做，何時完成）。公司組織機構(gòu)如下：市場營銷部、產(chǎn)品研發(fā)部、行政人事部、

6、財務(wù)部。（15分） 部門 準備資料 市場營銷部 年初至今的銷售數(shù)據(jù)、客戶資料、客戶投訴與建議、 售出 品跟蹤記錄、下半年計劃 產(chǎn)品研發(fā)部 開發(fā)產(chǎn)品的資料、跟蹤報據(jù)、不良點、不良點改進報告 與檔案、下半年計劃 行政人事部 人員流動分析與統(tǒng)計、人力成本報告、工傷報告、勞保 情況報告、保安工作、后勤開支及員工建議反饋、合同等財務(wù)部 半年度固定資產(chǎn)、成本核算、工資狀況、盈虧報告 四、請擬一份關(guān)于國慶節(jié)放假的通知。（5分） 通知 慶國慶節(jié)，舉國同歡，公司放假一星期（10月1號10月7號），10月8號照常上班。 注意事項如下： 1. 2. 祝大家國慶節(jié)愉快 周知 五、公司老總在例會說：“上個月公司的電費開

7、支很大，有一些浪費，大家要注意一下。”你對此種情形如何辦理？（10分） 對進幾個月的用電開支進行比較，對上月用電情況進行了解，分析情況，然后根據(jù)相應(yīng)的情況，如果實在是有浪費的情況可以制定一些帶約束條例的通知，制作宣傳等等 六、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動大家工作熱情，你將如何辦理？（10分） 在管理學(xué)來說，員工參與目標的制定（即參與活動）這樣出來的效果是最好的，因此，我認為可以先以征稿的形式在公司內(nèi)發(fā)布，讓員工一起來出謀劃策，讓他們說說，怎樣他們才會有工作熱情，然后根據(jù)大家交上來的稿子，分析、篩選有用的信息，再根據(jù)大家所提出來的來滿足與要求，這樣子的效果我想會比較好 七、從行政方面控制公司日

8、常的成本，你覺得從哪幾個方面入手？（10分） 1.水電節(jié)約； 2.辦公文具、用品控制，制定相應(yīng)的規(guī)定； 3.請購品的審核，有些公司要買些東西根本就不需要考慮什么，想買就這樣，這樣是浪費的一種表現(xiàn)； 4.飯?zhí)蔑埐耍瑔T工倒剩菜剩飯過多也是一種浪費的表現(xiàn) 5.人員配置，我們可以培養(yǎng)多面手，有些工作一個人可以完成的沒必要請三個人，這是從人力成本上節(jié)約； 以上僅是部分產(chǎn)生浪費的項目，而我們要控制公司日常的成本，還得依靠強制手段與軟性手段，即制定、規(guī)定與宣傳、情感相結(jié)合。 八、就一般的企業(yè)而言，如何進行檔案的分類？（10分） 兩大類：內(nèi)部檔案與外部檔案 內(nèi)部檔案有： （一）、文書檔案: （1）黨群工作類:

9、黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等； （2）行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等 （3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等 （4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等 （二）、科技檔案 （1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等 （2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報告、調(diào)

10、查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等 （3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計算書、開工報告、概（預(yù)、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等 （4）設(shè)備文字材料：各種申請書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等 （三）、財務(wù)檔案 會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。 （四）、人事檔案 職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等 （五）、電子檔案 計算機磁帶、磁盤和光盤等 （六）、聲像檔案 照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等 外部檔案是：政府機關(guān)、政府部門發(fā)下的各類通知、法規(guī)、整改令等等 九、公司的上級主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工

11、作。 個人認為，這種情況沒有必要特地去準備，我們平時工作做好、做細了，根本不必領(lǐng)導(dǎo)什么時候來考察，但是，作為一名行政人員，我們還是得表現(xiàn)出我們對其重視，在平時做好之余我們還應(yīng)該做到盡量滿意、完美。 以下工作可以再認真準備： 1.公司的外觀：環(huán)境衛(wèi)生、員工著裝等要求達到公司要求，再一次確認、檢查； 2.相關(guān)ISO文件規(guī)定的文件是否完整？ 3.5S標準是否達到？ 準備領(lǐng)導(dǎo)考察所需要的資料注重應(yīng)聘者的素質(zhì)，個人的形象和禮貌尤為重要。以下是行政文員面試問題和面試的注意事項。行政文員面試問題：1、行政文員的基本素質(zhì)是什么？日常用語有哪些？答：我認為辦公室文員的基本素質(zhì)是踏實肯干，靈活機動，細致周全，積極

12、上進。日常用語有：見面時：“您好！見到您很高興！”“您有什么事需要我?guī)兔?？您是初次來這里嗎？路上辛苦了?！狈謩e時：“再會！明日再見”“祝您一路順風，請轉(zhuǎn)達我們對您家屬的問候”等?！罢垖ξ覀兊墓ぷ魈岢鰧氋F意見”“請您稍等，我馬上幫您去辦?！?、如何對檔案進行分類？標準是什么？檔案分類常用的有以下三種，在現(xiàn)實中可根據(jù)實際情況結(jié)合運用。年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度進行分類組織機構(gòu)分類法：根據(jù)內(nèi)部組織機構(gòu)進行分類問題分類法：按照文件所反映的問題進行分類3、行政文員的具體工作是什么？行政文員的具體工作包括接待工作、檔案工作、文書擬寫與處理、會議組織、信息工作、辦公室日常事務(wù)、協(xié)調(diào)工作等幾個方面

13、。4、在工作中如何處理與上下級的關(guān)系？這屬于行政文員工作中的協(xié)調(diào)部分的內(nèi)容。對上級：行政文員在工作中要維護領(lǐng)導(dǎo)成員的威信和形象，尊敬領(lǐng)導(dǎo)，積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作；維護領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的團結(jié)，請示或匯報工作，應(yīng)嚴格按領(lǐng)導(dǎo)成員職責分工進行，不越級請示，不利于團結(jié)的話、閑話、氣話不說。對下級：可個人之間談心交流；以平等身份、商量的態(tài)度、探討的口氣發(fā)表自己的意見，征求對方的看法，共同尋求解決問題的最佳辦法；以建議的態(tài)度、謙遜的語言將自己的意見轉(zhuǎn)告給對方，以達到協(xié)調(diào)的目的。5、談一談你的個人工作體會。在我從事行政文員工作過程中，感覺到了辦公室文員這一職位在公司運轉(zhuǎn)過程起著銜接與協(xié)調(diào)重要作用。作為一名辦公室文員，要熱

14、愛本職工作，兢兢業(yè)業(yè)，要有不怕苦不怕累的精神，也要有甘當無名英雄的氣概。辦事要公道，忠于職守并在工作中努力掌握各項技能。6、寫一份通知。行政文員面試應(yīng)注意以下幾方面：1、會讓你談?wù)勛约旱膬?yōu)勢，或者你為什么要選擇干文員，怎么才能干好文員工作。這個問題需要你提前準備好，比如你可以查一下文員的基本工作職責和任務(wù)，了解你的工作內(nèi)容。讓面試官認為你對這個職位是很明確的。2、對于你應(yīng)聘公司是否有了解，比如公司的文化你是否知道并認同。這點非常關(guān)鍵，在回答問題時你也可以時不時加入一些關(guān)于公司文化的語句，這樣面試官會認為你是很適應(yīng)本公司的企業(yè)的。3、要隨時保持你的微笑，這點文員要特別注意，還有你細小的言行舉止都

15、很重要，這不需要問你，面試官一眼就可以看到，所以在面試時一定要保持積極熱情的狀態(tài)，行為舉止要大方得體要有一定的氣質(zhì)流露。4、其他的技能不是不重要而是大家都會有，你也許并不十分突出，在介紹自己時一定要說一些你有而別人沒有的技能或者優(yōu)勢，比如你英語很好就要強調(diào)你的英語好到什么程度并拿出可以證明的東西來，其他并不突出的技能不說也罷。5、補充一點：臨走前一定要和面試官說謝謝，并把椅子放回原處，這個小細節(jié)要特別注意?？偟膩碚f，文員更多的是要求個人的素質(zhì)個氣質(zhì)性格。責公司日常行政事務(wù)；擬定公司行政管理制度，協(xié)助控制行政管理年度費用和預(yù)算；協(xié)助公司重要會議的組織和安排，起草重要文件和文字材料；負責公司的公文

16、處理；負責督辦公司決議事項；負責公司企業(yè)文化建設(shè)及協(xié)助公司CI戰(zhàn)略工作；協(xié)助與政府的公共關(guān)系協(xié)調(diào)及組織公司聯(lián)絡(luò)接待工作；負責提供公司辦公和后勤服務(wù)及負責公司保密的工作。一、請寫出企業(yè)常用的公文文種？（考察對公文的一般理解）1.請示2.報告3.指示4.布告、公告、通告5.批復(fù)6.通知7.通報8.決定、決議9.函10會議紀要二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？如何才能做好這項工作?（考察行政工作的整體感覺）1、日常事務(wù)工作（文字錄入、復(fù)印、打印、整理會議紀要、人員接待、電話接待、采購、發(fā)放辦公用品）；檔案合同工作。2、擬定相關(guān)公文；協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)策劃員工活動及組織會議、活動；3、協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)文

17、化建設(shè)，草擬、修改相關(guān)制度；4、公司辦公場地綠化；辦公場地清潔、環(huán)境維護。5、勞動紀律監(jiān)督、行政費用統(tǒng)計及核算。6、后勤支持性服務(wù)（辦公設(shè)備維修維護、名片印制、定餐等）7、有關(guān)政府政策及信息、行業(yè)信息的收集。三、公司將于下個月十五日召開半年總結(jié)會，由你來承辦，請制作一份行事歷（即需要做什么，由誰來做，何時完成）。公司組織機構(gòu)如下：市場營銷部、產(chǎn)品研發(fā)部、行政人事部、財務(wù)部。（考察組織及協(xié)調(diào)能力）策劃方案由行政助理草擬。1、說明這次會議的目的；2、落實開會時間、地點，主要與直屬領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定；3、確定與會人員；4、落實會議主持，與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定；5、確定會議議程，與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定。其它，場地布置，會議

18、中服務(wù)。四、請擬一份關(guān)于國慶節(jié)放假的通知。（考察公文格式）關(guān)于國慶節(jié)放假的通知公司各部門： 今年國慶節(jié)放假7天，時間為9月30日至6日。其中1日、2日、3日為法定假日，將9月30日（星期六）公休日調(diào)至10月4日（星期三）；10月1日既是（星期日）公休日又是法定假日調(diào)至10月5日（星期四）、10月6日（星期五），10月7日正常上班。節(jié)日前各部門要做好節(jié)前清潔、安全工作；節(jié)日期間，各部門人員注意個人安全。最后祝各部門人員節(jié)日快樂！ XXXXX有限公司 二00八年九月二十六日五、你認為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別？（考察對行業(yè)特性的理解）1、需要必要的加班與支持;2、主動性有別于其他行業(yè);3

19、、行政服務(wù)性較為突出;4、需要了解一些行業(yè)的知識;5、較強的語言表達藝術(shù)。六、公司老總在例會說：“上個月公司的電費開支很大，有一些浪費，大家要注意一下。”你對此種情形如何辦理？（考察工作的主動性及細致程度）先出一份通知，然后在每周各部門例會上花幾分鐘時間給大家強調(diào)一下。同時要從自我做起，平時節(jié)約用電，并且在日常工作中，看到有浪費的情況下，友情提醒并主動去完成。比如天氣不熱的時候?qū)⒂腥藢⒖照{(diào)打開。這里給大家說一下，天氣很好，現(xiàn)在可以不用啟動空調(diào)，我先關(guān)閉了?？梢哉f一些細節(jié)如：計算機如長時間不用關(guān)機，空調(diào)下班后關(guān)閉，下班后熱水器關(guān)閉，中午休息時關(guān)燈等均可。七、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動大家工作

20、熱情，你將如何辦理？ 1、草擬辦刊方案，如名稱，內(nèi)容、板塊設(shè)計等。2、費用預(yù)算。3、征求領(lǐng)導(dǎo)意見 。3、員工意見征集。4、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事的建議對辦刊方案進行合理修改。八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個方面入手？控制公司日常成本，應(yīng)從以下幾方面入手：1、復(fù)印、打印控制。2、辦公用品購買成本控制。3、辦公用品領(lǐng)用控制。4、辦公用品使用情況控制。5、水電費用控制。6、辦公電話費用控制。7、會議和活動組織成本控制。8、定期向公司全體成員宣傳節(jié)約意識。九、就一般的企業(yè)而言，如何進行檔案的分類？ 行政管理類、經(jīng)營管理類、人事管理類、銷售類、財務(wù)類、設(shè)備檔案類十、公司的上級主管于明天到公司考察

21、參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工作。 應(yīng)做好以下工作：1、住宿安排。2、行程安排。3、工作匯報資料收集。4、工作會議安排。5、陪同參觀人員安排。一、簡單排序法（一）簡單排序法的含義 簡單排序法也稱序列法或序列評定法，即對一批考核對象按照一定標準排出“1 2 3 4 ”的順序。 該方法的優(yōu)點和缺點。（二）簡單排序法的操作 首先，擬定考核的項目。 第二步，就每項內(nèi)容對被考核人進行評定，并排出序列。 第三步，把每個人各自考核項目的序數(shù)相加，得出各自的排序總分數(shù)與名次。二、強制分配法（一）強制分配法的含義 強制分配法，是按預(yù)先規(guī)定的比例將被評價者分配到各個績效類別上的方法。這種方法根據(jù)統(tǒng)計學(xué)正態(tài)分布

22、原理進行，其特點是兩邊的最高分、最低分者很少，處于中間者居多。（二）強制分配法的適用性三、要素評定法（一）要素評定法的含義 要素評定法也稱功能測評法或測評量表法，是把定性考核和定量考核結(jié)合起來的方法。 該方法的優(yōu)點與缺點。（二）要素評定法的操作（1）確定考核項目。（2）將指標按優(yōu)劣程度劃分等級。（3）對考核人員進行培訓(xùn)。（4）進行考核打分。（5）對所取得的資料分析、調(diào)整和匯總。四、工作記錄法工作記錄法一般用于對生產(chǎn)工人操作性工作的考核。 該方法的優(yōu)點和缺點。五、目標管理法（一）對于目標管理的認識1目標管理的含義 目標管理法（MBO）是一種綜合性的績效管理方法。目標管理法由美國著名管理學(xué)大師彼得·德魯克提出。 目標管理是一種領(lǐng)導(dǎo)者與下屬之間的雙向互動過程。彼得德魯克認為，并不是有了工作才有目標，恰恰相反，是有了目標才能確定具體工作。當組織最高層確定了組織目標后，必須對其進行有效合理的分解，轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞑块T以及每位員工的分目標，管理則根據(jù)分目