如何講解項(xiàng)目進(jìn)展

1、如何說清項(xiàng)目進(jìn)展 內(nèi)容提要 軟件項(xiàng)目進(jìn)行中，項(xiàng)目經(jīng)理需要與各個(gè)層面的人進(jìn)行大量的溝通，對象可能從程序員直到CEO。作為項(xiàng)目的“指揮官”，項(xiàng)目經(jīng)理不但要知道項(xiàng)目的整體進(jìn)展和趨勢，還要知道細(xì)節(jié)上的難點(diǎn)。某種意義上說，如果“如果3分鐘之內(nèi)還說不清項(xiàng)目的情況，說明你的管理還不到位”。其實(shí)，“說清”的前提是“看清”、“理清”項(xiàng)目各個(gè)層面的信息。本文介紹的“三層計(jì)劃”管理方法，是神州數(shù)碼西安開發(fā)基地在實(shí)踐中逐步總結(jié)和積累的出來的一種分層管理方法，希望對讀者有所幫助。一、“三分鐘”能說清楚項(xiàng)目進(jìn)展嗎?項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)就是要不斷地進(jìn)行溝通，特別是在很短的時(shí)間內(nèi)說清、或者獲取關(guān)于項(xiàng)目執(zhí)行狀況的信息。案例：

2、筆者在負(fù)責(zé)管理神州數(shù)碼西安開發(fā)基地的時(shí)候，公司CEO董其奇先生經(jīng)常到基地檢查工作，了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況。當(dāng)時(shí)，基地大大小小有好幾十個(gè)同時(shí)進(jìn)行的項(xiàng)目，而且分別處于不同的階段，因此每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一般僅有幾分鐘的時(shí)間說明項(xiàng)目進(jìn)展。身為高層領(lǐng)導(dǎo)，董其奇一方面要求看到項(xiàng)目的宏觀進(jìn)展和趨勢，另一方面還非常關(guān)注細(xì)節(jié)，甚至可能問到類似“某人某天在做什么?他遇到了什么困難”這樣的問題。這樣的匯報(bào)方式項(xiàng)目經(jīng)理非常不適應(yīng)，特別是那些管理著上百人的項(xiàng)目經(jīng)理尤其感覺“頭疼”。老實(shí)說，剛開始筆者本人也覺得這樣的要求過于苛刻。為了提高溝通效率，曾經(jīng)把解決問題的關(guān)鍵放在了提高項(xiàng)目經(jīng)理的溝通技巧上，包括統(tǒng)一的匯報(bào)模板、演講技能培訓(xùn)

3、，但是效果有限。原因很簡單，雖然表達(dá)能力達(dá)到了很大的改進(jìn)，但是一旦被問及很多執(zhí)行層面的具體問題時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理仍不能準(zhǔn)確提供信息。而領(lǐng)導(dǎo)的想法也非常有道理，如果一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不能說出問題出在那個(gè)“點(diǎn)”上，又怎么采取正確的措施控制好項(xiàng)目呢?也就是說，“如果你幾分鐘之內(nèi)還說不清項(xiàng)目的情況，說明你的管理還不到位”仔細(xì)想想領(lǐng)導(dǎo)的話，“說不清楚”的原因其實(shí)不是表達(dá)能力的問題，而是不知道該從那個(gè)層面上進(jìn)行溝通問題;更深一層，是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不知道該在那個(gè)層面(或者那幾個(gè)層面上)管理項(xiàng)目。二、怎樣才能從“全局”看到“個(gè)體”?項(xiàng)目管理的核心是計(jì)劃，而計(jì)劃是有層次的。舉個(gè)最簡單的例子，很多項(xiàng)目一開始就會有一個(gè)“主計(jì)劃”

4、(神州數(shù)碼內(nèi)部稱之為高層計(jì)劃)，并得到客戶和公司高層的認(rèn)可，輕易不能更改。而各個(gè)項(xiàng)目小組需要據(jù)此制定一套自己的詳細(xì)的計(jì)劃。理論上，可以逐層把計(jì)劃分解到每個(gè)人每天做什么這樣詳細(xì)的程度，但在大項(xiàng)目中這樣做有很大的困難，原因之一就是軟件項(xiàng)目的“不確定性”。我們知道，軟件項(xiàng)目的周期一般比較長，過程中項(xiàng)目的需求、功能甚至目標(biāo)都可能變化;其次，各種突發(fā)事件、項(xiàng)目問題、各種變更，都能導(dǎo)致計(jì)劃在執(zhí)行中的變動;第三，開發(fā)人員的個(gè)體能動性、情緒對項(xiàng)目的進(jìn)展也有直接的影響，基于預(yù)測的估算本身就有誤差。在這樣的情況下，試圖將計(jì)劃分解“每人每天”做什么，一方面計(jì)劃會龐大無比，另外也缺乏實(shí)際指導(dǎo)意義。因?yàn)?，想將?個(gè)月后

5、某人某天在干什么都能夠清晰計(jì)劃出來”的計(jì)劃，基本上是在試圖精確預(yù)測未來;實(shí)際執(zhí)行中，項(xiàng)目經(jīng)理可能將所有時(shí)間都放在計(jì)劃上的維護(hù)上，也難以跟上“變化”。其實(shí)，一個(gè)大型項(xiàng)目好比一場戰(zhàn)役，計(jì)劃好比是作戰(zhàn)地圖，項(xiàng)目經(jīng)理好比是指揮官。制定作戰(zhàn)計(jì)劃時(shí)，指揮官要對全局進(jìn)行考慮，在地圖上說明每個(gè)團(tuán)的作戰(zhàn)任務(wù)，之后每個(gè)團(tuán)再確定下屬各連隊(duì)的戰(zhàn)斗任務(wù)。作戰(zhàn)中，情況經(jīng)常變化，團(tuán)長為了完成任務(wù)可以調(diào)整連隊(duì)的部署，連隊(duì)也要?jiǎng)討B(tài)指揮單兵作戰(zhàn)。而指揮官首先需要戰(zhàn)場全局的態(tài)勢，然后才會關(guān)注哪個(gè)團(tuán)沒有完成任務(wù)，進(jìn)一步聚焦到某個(gè)“英雄連”的戰(zhàn)斗情況，或者某個(gè)“尖刀班”突擊進(jìn)展。項(xiàng)目經(jīng)理博客與此類似，項(xiàng)目大了之后，如果項(xiàng)目經(jīng)理仍試圖在

6、一張地圖中標(biāo)注每個(gè)單兵的任務(wù)，就會使得地圖秘密麻麻、極其繁雜，不但無法執(zhí)行，而且也看不出戰(zhàn)局的整體態(tài)勢。因此，“說不清”的核心問題在于缺乏系統(tǒng)的方法分層計(jì)劃、分層管理。1.將項(xiàng)目計(jì)劃分成高層計(jì)劃、中層計(jì)劃、底層計(jì)劃三個(gè)層次，分別對應(yīng)項(xiàng)目組、小組和個(gè)人的管理結(jié)構(gòu);轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理 2. 采用滾動更新、分段制定的方法，隨著工作的進(jìn)行逐步細(xì)化計(jì)劃;每層計(jì)劃的細(xì)化頻率和顆粒度要求不同項(xiàng)目管理論壇通過這種方法，項(xiàng)目經(jīng)理可以看到項(xiàng)目的當(dāng)前狀況和整體趨勢，還可以逐級向下追蹤，直到發(fā)現(xiàn)有問題的“點(diǎn)”。三、三層計(jì)劃的管理框架項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章項(xiàng)目管理培訓(xùn)圖 1：三層計(jì)劃框架高層計(jì)劃主要的溝通對象為客戶或公司高層，具

7、體可能包括CEO、CIO、CFO、CTO、項(xiàng)目出資人，或者其他高層人士;所以，高層計(jì)劃有時(shí)也被形象地稱為“C-計(jì)劃”。高層計(jì)劃作用是快速、清晰地給高層一個(gè)項(xiàng)目“快照”，說明“項(xiàng)目目前處于什么階段，在這個(gè)階段預(yù)計(jì)還需要多長時(shí)間?”，以及“剛剛到達(dá)的里程碑是什么?下一個(gè)里程碑是什么?”，而這正是高層管理人員第一時(shí)間最想得到的信息。項(xiàng)目經(jīng)理博客中層計(jì)劃的使用者和溝通對象是項(xiàng)目中的執(zhí)行人員，包括項(xiàng)目經(jīng)理，小組長和項(xiàng)目成員，它說明了“為了完成項(xiàng)目，必須完成那些任務(wù)”，“這些任務(wù)正在(或者將會)被誰執(zhí)行”。中層計(jì)劃的主要作用是確保項(xiàng)目經(jīng)理能夠密切跟蹤項(xiàng)目任務(wù)的完成情況，因此溝通的主題是“哪些任務(wù)應(yīng)該被完成

8、?什么時(shí)候能完成?！薄ｍ?xiàng)目經(jīng)理博客另外，中層計(jì)劃還應(yīng)該說明任務(wù)之間的依賴關(guān)系，確保不同項(xiàng)目小組之間的有效溝通。溝通的主題是“這個(gè)任務(wù)應(yīng)該在那個(gè)任務(wù)之前完成;或者，這個(gè)任務(wù)必須和那個(gè)任務(wù)同時(shí)執(zhí)行”。項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)注的是中層計(jì)劃中任務(wù)的開始和結(jié)束時(shí)間，而不是執(zhí)行的細(xì)節(jié)。中層計(jì)劃一旦引起高層計(jì)劃延期的時(shí)候，可以迅速追蹤到“哪個(gè)任務(wù)出問題了”。底層計(jì)劃也是分層管理方法的核心之一，用來確定任務(wù)的負(fù)責(zé)人該如何工作，因此主要是被組長和具體責(zé)任人使用。底層計(jì)劃作用是將中層計(jì)劃的任務(wù)進(jìn)一步分解為“關(guān)鍵步驟”或“關(guān)鍵要素”，確保的執(zhí)行者在非常詳細(xì)(每人每天)的層面上計(jì)劃和溝通，溝通的主題應(yīng)該是“這個(gè)任務(wù)已經(jīng)走到哪一

9、步了?”。底層計(jì)劃不但能保證對中層計(jì)劃的有效跟蹤和清晰度量，而且在任務(wù)分解的過程中，可以發(fā)現(xiàn)原來對于周期或者工作量的估算偏差，為項(xiàng)目組提供一個(gè)“中層計(jì)劃估算是否恰當(dāng)”的快速反饋。1 高層計(jì)劃的制定項(xiàng)目經(jīng)理博客一般地商務(wù)活動中，在簽約之前的方案論證階段，客戶就會提出項(xiàng)目的整體工期要求，有時(shí)招標(biāo)書中也有明確的時(shí)間要求。參見圖 1，高層計(jì)劃以里程碑為基本元素將項(xiàng)目劃分成若干個(gè)階段，并明確每個(gè)里程碑對應(yīng)的標(biāo)志性事件、交付物、時(shí)點(diǎn)和關(guān)閉條件。有些項(xiàng)目在合同(或方案建議書)中專門有一個(gè)章節(jié)，說明項(xiàng)目的“實(shí)施方法”，這可能是客戶與公司的技術(shù)專家(例如架構(gòu)師)、咨詢顧問和項(xiàng)目總監(jiān)在項(xiàng)目的早期階段共同完成的，可

10、能直接轉(zhuǎn)化為高層計(jì)劃。另外一些項(xiàng)目，在商務(wù)談判的過程中會確定工作范圍，包括每個(gè)階段的時(shí)間段和必須完成的工作，這樣的“工作范圍”也可以非常方便地轉(zhuǎn)換成為高層計(jì)劃。以神州數(shù)碼西安開發(fā)基地的“客戶化”項(xiàng)目為例，其運(yùn)作模式是先在基地開發(fā)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基本版本，然后根據(jù)不同客戶的需求差異進(jìn)行客戶化。因此典型的階段劃分為“原型培訓(xùn)，差異分析，功能定義，客戶化開發(fā)，出廠測試，試運(yùn)行和投產(chǎn)”。每個(gè)階段的大致時(shí)間范圍和必須完成的工作都比較確定，這樣“方法論”就可以方便地轉(zhuǎn)換成為高層計(jì)劃。高層計(jì)劃的詳細(xì)程度取決于項(xiàng)目的不同需求。一般對于項(xiàng)目周期為3-9個(gè)月項(xiàng)目的來說，里程碑的時(shí)間跨度應(yīng)該在2-4周之間;每個(gè)階段內(nèi)，任

11、務(wù)顆粒度應(yīng)該是以周為單位進(jìn)行計(jì)算的。如果其中有一些以“日”為單位計(jì)算的任務(wù)非常關(guān)鍵，雖然可以將其包含在以周為單位的任務(wù)里，但建議直接放在高層計(jì)劃里，以突出其重要性。如果一個(gè)項(xiàng)目的周期非常長，里程碑的時(shí)間跨度應(yīng)該是4-6周之間，但不要超過6周。時(shí)間跨度和顆粒度的確定原則，是方便項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通和和管理。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟2 中層計(jì)劃的制定正如前面所說的那樣，雖然項(xiàng)目一開始就可以定義詳細(xì)的中層計(jì)劃，但鑒于項(xiàng)目變化頻繁，一般情況下建議在進(jìn)入某個(gè)階段之前，再詳細(xì)定義中層計(jì)劃。換言之，“上個(gè)階段”的重要工作之一就是完成“下個(gè)階段”中層計(jì)劃。結(jié)合高層計(jì)劃例子，在進(jìn)入“差異分析”階段之前，就要詳細(xì)定義“差異

12、分析”的中層計(jì)劃，即明確必需完成任務(wù)和以及它們依賴關(guān)系;同樣地，在“差異分析”階段的快要結(jié)束的時(shí)候，應(yīng)該根據(jù)“差異分析”的結(jié)果制定“功能定義”階段的中層計(jì)劃。將上個(gè)階段的產(chǎn)出作為下一個(gè)階段的計(jì)劃依據(jù)，這樣的過程不斷滾動進(jìn)行。項(xiàng)目經(jīng)理博客中層計(jì)劃的制定是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的職責(zé)。如果計(jì)劃開始之前發(fā)現(xiàn)某種原因造成項(xiàng)目角色不明，或者組織結(jié)構(gòu)不清晰，最好盡快明確組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)。這樣就可以保證以“團(tuán)隊(duì)”方式共同制定計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理也可以與關(guān)鍵角色或者負(fù)責(zé)人直接討論，避免“閉門造成”。具體制定計(jì)劃的步驟如下：第一步，為提高效率，可以先由項(xiàng)目經(jīng)理和架構(gòu)師完成初始的任務(wù)分解和工作量估算，將高層計(jì)劃分解為每個(gè)小組“任務(wù)

13、”和“約束”：包括每個(gè)小組的工作范圍(需要完成的任務(wù))，小組對外依賴關(guān)系，完成任務(wù)所需要的資源(每個(gè)小組需要多少人，關(guān)鍵素質(zhì)是什么)，下一個(gè)里程碑的要求(交付物，時(shí)間和關(guān)閉條件)。一般需要召開一個(gè)會議，并請小組長以上成員參加。第二步，各個(gè)小組在項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)之下制定自己的中層計(jì)劃，也就是以“任務(wù)”和 “約束”為基礎(chǔ)，圍繞如何按期到達(dá)里程碑制定詳細(xì)計(jì)劃。中層計(jì)劃必須明確每個(gè)任務(wù)的起止時(shí)間，任務(wù)的先后次序(也就是任務(wù)之間的依賴關(guān)系)，以及任務(wù)的負(fù)責(zé)人。雖然不同的階段允許不同的詳細(xì)程度，但一般的顆粒度要求是每個(gè)“小組”“每周”的工作內(nèi)容。項(xiàng)目管理培訓(xùn)因?yàn)橹袑佑?jì)劃一般會有多人參加執(zhí)行，比如一個(gè)“儲蓄業(yè)

14、務(wù)組”，所以如果條件允許話，盡量讓小組成員一起參與制定過程。這樣好處是可以直接獲得小組成員對于計(jì)劃的“承諾和認(rèn)可”。小組在制定過程中，一定要與項(xiàng)目經(jīng)理反復(fù)溝通，不要猜測，有問題就問。項(xiàng)目經(jīng)理圈子當(dāng)各個(gè)小組完成了自己的中層計(jì)劃之后，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)匯總成為整個(gè)項(xiàng)目(到這個(gè)階段)的完整中層計(jì)劃。第三步，是非常重要的一步，應(yīng)將匯總之后的完整中層計(jì)劃給所有的小組(至少是各個(gè)組長)講解和確認(rèn)。一般由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)介紹，讓參會人員確認(rèn)所有的任務(wù)都被說明了，沒有被忽略的內(nèi)容，工作量的估算是否準(zhǔn)確和合理，各個(gè)小組是否清楚相互的約束關(guān)系。這個(gè)過程其實(shí)也是一個(gè)檢查和評審過程。一般中層計(jì)劃中任務(wù)的顆粒度應(yīng)該以天為單位計(jì)

15、算，即這個(gè)任務(wù)需要A工作三天，那個(gè)任務(wù)需要B工作5天。以差異分析階段的中層計(jì)劃為例，比如對應(yīng)“儲蓄業(yè)務(wù)組”高層計(jì)劃的任務(wù)完成 “差異分析文檔”，中層計(jì)劃分解結(jié)果可能是： “確定交易清單”，“確定差異討論會議計(jì)劃”，“開戶業(yè)務(wù)差異討論”、“存款業(yè)務(wù)差異討論”、“差異文檔匯總”、“差異文檔評審”等工作內(nèi)容。項(xiàng)目管理培訓(xùn)中層計(jì)劃制定完成之后，應(yīng)該張貼出來，讓所有的人員都能看到。中層計(jì)劃的推薦使用的工具是MS Project，一是方便進(jìn)行版本控制，可以管理多個(gè)基準(zhǔn)并進(jìn)行回溯;二是能夠比較方便地進(jìn)行任務(wù)跟蹤。在西安開發(fā)基地使用的VP系統(tǒng)，能從組織級集中管理所有項(xiàng)目的中層計(jì)劃，并且很好地嵌入了MS Pro

16、ject，在VP系統(tǒng)中點(diǎn)擊就可以直接查看，使用起來比較方便。3 底層計(jì)劃的制定中層計(jì)劃的完成，標(biāo)志著已經(jīng)明確了每個(gè)“小組”“每周”的任務(wù)。一旦這些任務(wù)被委派給了確定的“責(zé)任人”之后，個(gè)人就可以著手制定底層計(jì)劃。底層計(jì)劃是將中層計(jì)劃中任務(wù)分解為執(zhí)行中的“關(guān)鍵步驟”或者“關(guān)鍵要素”。關(guān)鍵步驟是管理的最小顆粒單位，只有“完成”和“未完成”二種狀態(tài)。例如對于上面的“開戶業(yè)務(wù)差異討論”任務(wù)，分解成為關(guān)鍵步驟包括：“確定會議的參加人員”，“確認(rèn)會議的日程安排” “準(zhǔn)備演示系統(tǒng)的環(huán)境和數(shù)據(jù)”，“鎖定差異和解決方法”，“整理差異紀(jì)要”，“確認(rèn)差異紀(jì)要”。對于一個(gè)需要持續(xù)幾天的任務(wù)，底層計(jì)劃分解的顆粒度要能夠清

17、晰地說明任務(wù)的狀態(tài)，并比較準(zhǔn)確地評估任務(wù)是否可以按時(shí)完成。當(dāng)然，一旦任務(wù)分解到這樣的顆粒度，執(zhí)行中變數(shù)就大大增加了?？紤]到底層計(jì)劃的變動頻率，一般只需要提前1-2周滾動制定即可，3周之后的底層計(jì)劃一般沒有必要提前制定。實(shí)際操作中，一般是每個(gè)小組在周末，根據(jù)中層計(jì)劃的任務(wù)和本周底層計(jì)劃的完成情況，制定下周的底層計(jì)劃。管理工具的選擇，在西安開發(fā)中心嘗試過Project、Excel等多種手段，但效果均不好。原因一是底層計(jì)劃變化頻度非常高，經(jīng)常需要調(diào)整;二是軟件工具的“公示效果”不好，修改之后其他人不知道。經(jīng)過摸索，最后選擇的是最簡單的工具白板，卻取得了意想不到的效果。因?yàn)榘装逍薷姆奖悖畔⒌陌l(fā)布非常

18、的透明和及時(shí)。任何時(shí)候，大家不但知道自己在做什么，而且還知道其他人在做什么。后來，西安基地的所有墻壁上都覆蓋了白板，把每個(gè)小組的底層計(jì)劃都明確寫在白板上，參見圖 2，左側(cè)顯示的就是墻壁上整塊的白板，上面就是底層計(jì)劃。底層計(jì)劃在白板上的格式參見圖 3，上面不但可以寫上每個(gè)成員本周的工作(一行表示一個(gè)成員一周的每天的工作)，還可以記錄有什么問題、目前項(xiàng)目所處的階段、任務(wù)完成情況的統(tǒng)計(jì)信息。為了對底層計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，并積累寶貴的原始數(shù)據(jù)，配合用Excel表制作了一個(gè)完成度矩陣，在后續(xù)的章節(jié)進(jìn)行介紹。四、三層計(jì)劃的跟蹤和管理參見圖 1的三層計(jì)劃管理框架，其制定的過程是“自頂向下”的，但是跟蹤過程則

19、是“自底向上”的。根據(jù)計(jì)劃的不同層次，計(jì)劃的跟蹤和管理主要包括以下三種方式：1.各個(gè)小組每天早晨的晨會轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟2.項(xiàng)目組每周的周例會3. 組織層面的里程碑評審。其中，后面的兩種跟蹤方式一般的項(xiàng)目經(jīng)理都比較熟悉，只作簡單說明。這里重點(diǎn)介紹一下“底層計(jì)劃”的跟蹤和管理方法。底層計(jì)劃的管理不僅為中層計(jì)劃提供了基礎(chǔ)信息，也是項(xiàng)目管理落地的基石。前面提到，底層計(jì)劃在白板上上公示，但小組長還需要配合使用一個(gè)管理底層計(jì)劃的關(guān)鍵工具完成度矩陣。項(xiàng)目經(jīng)理圈子參見圖 4，完成度矩陣用Excel表開發(fā)，是連接底層計(jì)劃中層計(jì)劃的橋梁。它成上下兩個(gè)部分：上半部分為“底層計(jì)劃”，下半部分左面為“任務(wù)”欄，右面為

20、“關(guān)鍵步驟”欄，記錄了每項(xiàng)“任務(wù)”分解成“關(guān)鍵步驟”的過程。通過一些簡單的開發(fā)，完成度矩陣可以根據(jù)“關(guān)鍵步驟”的分解結(jié)果自動導(dǎo)出上半部分“底層計(jì)劃”，還可以根據(jù)“底層計(jì)劃”的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，自動計(jì)算出每個(gè)“任務(wù)”的完成比例。后來還增加了個(gè)人周報(bào)自動導(dǎo)出功能，直接根據(jù)“底層計(jì)劃”導(dǎo)出每個(gè)成員的工作任務(wù)，減少小組長的工作量。底層計(jì)劃采用晨會的方式進(jìn)行跟蹤，晨會一般在15分鐘左右，要求小組所有成員站在白板前面完成。晨會的步驟如下：第一步，小組長與項(xiàng)目組成員逐個(gè)確認(rèn)昨天任務(wù)的完成情況，并進(jìn)行標(biāo)注。確認(rèn)任務(wù)的完成情況不涉及執(zhí)行細(xì)節(jié)，僅需要回答：“Yes/No”。一般任務(wù)按時(shí)完成用“”別時(shí)，未按時(shí)完成用“”;對

21、于昨天未完成但是今天完成的任務(wù)，在原來“”的基礎(chǔ)上增加一個(gè)“”，將任務(wù)的完成情況分成三類：“按期完成”，“延遲完成”和“延遲中”，并進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。這樣，只要看到“底層計(jì)劃”(圖 3)模版左上角的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，就可以對于小組的工作狀態(tài)有了大概的了解。項(xiàng)目管理論壇第二步，組長根據(jù)昨天任務(wù)的完成情況和今天的任務(wù)要求，對“底層計(jì)劃”進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，布置當(dāng)天每個(gè)人的工作任務(wù)。會后，再將進(jìn)展和計(jì)劃的調(diào)整信息更新到完成度矩陣中(幾分鐘應(yīng)該就可以完成)。第三步，組長收集執(zhí)行過程中遇到的問題(這時(shí)，成員可以說明沒有完成任務(wù)的原因是什么)，記錄到白板上，并審核以前的問題的狀態(tài)。除非簡單可以當(dāng)場解決的問題，此時(shí)仍不要對問

22、題展開討論，只要記錄到白板的問題欄。會后，對于這些問題再作進(jìn)一步討論，或另行安排相關(guān)各方碰頭協(xié)調(diào)。鑒于底層計(jì)劃的顆粒度已經(jīng)到了每人每天的工作，一般變動比較頻繁。但是，小組長還是要盡量將變動減少到最小，太多變更不僅浪費(fèi)小組的工作時(shí)間，而且每個(gè)成員切換工作內(nèi)容、進(jìn)入工作狀態(tài)都會降低工作效率。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟底層計(jì)劃如果不會影響到中層計(jì)劃的進(jìn)展，組長可以直接調(diào)整底層計(jì)劃，而不需要通知PM或者架構(gòu)師。但是，如果底層影響到了中層計(jì)劃，則應(yīng)該通知PM和架構(gòu)師，并說明變更的原因。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以據(jù)此評估對于后續(xù)計(jì)劃的影響，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行管理。如果需要，還應(yīng)該跟其他小組溝通中層計(jì)劃的變化。進(jìn)一步，如果變化影響到了高層計(jì)劃的里程碑，則應(yīng)該作為重大變更，由項(xiàng)目經(jīng)理迅速匯報(bào)到項(xiàng)目總監(jiān)層面，討論具體對策并采取措施。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟有了底層計(jì)劃的管理基礎(chǔ)，中層計(jì)劃的管理效率會提高很多。中層計(jì)劃采用周例會方式管理，