照片檔案的管理

1、 照片檔案的管理 一、概念介紹 1、照片檔案 國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。 2、常規(guī)照片檔案 用一般照相機和普通膠片，采用可見光使膠片感光的照片檔案。二、照片檔案管理現(xiàn)狀國家關(guān)于照片檔案的管理標準國家技術(shù)監(jiān)督局2002年批準發(fā)布國家標準?照片檔案管理標準?GB/T 11821-2002 蘇州市出臺的相關(guān)文件蘇州市檔案局檔發(fā)9421號文件?關(guān)于國家標準的貫徹意見?蘇州檔案局檔發(fā)9816號文件?關(guān)于加強對機照顧片檔案管理的意見? 照片檔案存在的問題： 1、 收集不全。 2、 整理凌亂。 3、 裝具混亂。 尤其是收集不

2、全的問題特別突出。 a材料不全 b底片不全 c照片說明不全 三、照片檔案的作用 1、 歷史記錄的真實見證。 2、維護單位利益的旁證。 3、 基建維修的依據(jù)。 四、照片檔案的收集 1、范圍(七個方面) a 本單位各種重要工作會議的照片。 b 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表 、上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察檢查本地區(qū)本單位的工作時的照片。 c 本單位重要外事活動照片。 d 記錄本單位重大事件活動的照片(反映主要工作職能、工作成果) e 本單位獲得各種榮譽的照片。 f 與其它載體檔案有密切聯(lián)系的照片。(文書檔案、基建檔案的補充) g 其它具有保存價值的照片。 2、歸檔時間 a 隨時歸檔 b 階段性工作結(jié)束歸檔 c 年

3、底歸檔3、歸檔要求： a 底片、照片、說明三者齊全 b 底片與照片影像相符 c 注意畫面形象 d 有選擇性的歸檔 五、照片檔案的整理： 1、照片檔案的整理原那么。 有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于利用的原那么。 照片檔案分為照片和底片兩大局部，底片應(yīng)單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。 2、照片檔案的組卷方法 分專題，混年度組卷法 分年度，混專題組卷法3、照片底片檔案的裝具式樣。 照片檔案的案卷格式 1、封面，芯頁，內(nèi)封面。 2、內(nèi)封面的填寫。 檔號、案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限。3、卷內(nèi)目錄的填寫。照片號(底片號)、照片題名、拍攝時間、備注。 4、照片說明 a符

4、號說明 b文字說明(六要素) 事由 時間 地點 人物 背景 攝影者 文字說明的編寫要求 a概括揭示照片反映的全部信息 b文字簡潔，語言通順，一般不超過200字 c用阿拉伯數(shù)字表示時間，年、月、日用“ . 來表示，即1999.10.25。 5、照片背脊標簽編制方法、照片背脊標簽編制方法 標簽格式及填寫方法。案卷背脊粘貼標簽。標簽格式及填寫方法。案卷背脊粘貼標簽。上部貼四線格標簽。 全宗號目錄號案卷號卷內(nèi)照片流水起止號11-50底片的整理1、底片可不分類。2、底片的組卷。3、底片按時間先后排列編號 。4、底片芯頁。大張照片、底片的整理大張照片、底片的整理大張照片、底片與其他照片、底片一同整理，大張

5、照片、底片與其他照片、底片一同整理，單獨存放。單獨存放。(一般卷放一般卷放)大張照片的文字說明，寫在相應(yīng)的案卷內(nèi)，大張照片的文字說明，寫在相應(yīng)的案卷內(nèi)，并在卷內(nèi)目錄中注明并在卷內(nèi)目錄中注明“大張。大張。數(shù)碼照片的管理數(shù)碼照片的管理平時存放在電腦硬盤中，設(shè)置相應(yīng)平時存放在電腦硬盤中，設(shè)置相應(yīng)的目錄夾。的目錄夾。 歸檔時每一年度的數(shù)碼照片刻錄成一張光盤，給一個光盤順序號。 每次活動設(shè)一子目錄，選幾張代表性的，沖印成照片做成照片檔案。 數(shù) 碼 照 片 分 辨 率 最 起 碼 要 到 達1280dpi*960dpi以上，采用光盤介質(zhì)bmp或jpg格式。數(shù)碼照片參照底片管理。數(shù)碼照片做在照片檔案中時，在

6、底片號一欄填寫：光盤號+目錄順序號+照片號。 其中GP指數(shù)碼照片刻錄成的光盤，1指某一年度，2指該年度中的第二次活動，比方職代會。-3是指照片號，該活動中的第三張照片。編制數(shù)碼照片檢索指南編號填寫：光盤號+目錄號標題：即每一次活動的時間、人物、事件名稱編號標題照片張數(shù)編制保管期限部門日期年GP.1.12007.1.17省教育廳高紅處長檢查教學(xué)工作10GP.1.22007.2.8學(xué)校召開職代會，王芳校長主持，市教育局李玉副局長到會15GP.1.3GP.2.1GP.2.2照片(底片)檔案整理要求：1、要組成保管單位(即組成案卷)，數(shù)碼照片要刻錄成光盤。2、案卷題名要大致概括卷內(nèi)照片的根本主題。3、

7、編號要標準、準確、清晰，不得出現(xiàn)重復(fù)，漏編或空號。4、說明格式正確，工程齊全，能準確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況。5、裝訂美觀，卷內(nèi)目錄、備考表填寫完整。6、有完整、符合標準格式的案卷目錄。 會計檔案管理 一、定義 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。證據(jù)。 二、新會計檔案管理方法出臺 1、1984年6月1日 財政部、國家檔案局出臺?會計檔案管理方法? 2、1998年8月21日財政部、國家檔案局下發(fā)文件，新的?會計檔案管理方法?自199

8、9年1月1日起實施。 三、會計檔案管理 1、會計檔案收集歸檔 a 歸檔范圍(四局部) 會計憑證：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。 會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。 財務(wù)報告：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。 其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。b 不歸檔范圍會計管理、預(yù)算方案等財務(wù)管理方面的文件材料不屬于會計檔案歸檔范圍。c 歸檔時間當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計

9、機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。 2、會計檔案的分類：四大類 會計憑證類會計憑證類 會計賬簿類會計賬簿類 財務(wù)報告類財務(wù)報告類 其他類其他類3、會計檔案的組卷 組卷工作由會計部門負責(zé)。(分三步)核算單位-年度-類型4、組卷方法 會計憑證會計憑證會計憑證會計憑證會計賬簿會計賬簿 會計報表會計報表5、編目編號 按核算單位-年度編一個流水號，從第一本憑證開始為1，連著帳簿、財務(wù)報告到其他類結(jié)束，一個年度流水號。一個核算單位編制一本案卷目錄，給定一個目錄號。6、移交歸檔手續(xù) a內(nèi)部移交 移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原那么上應(yīng)當保持原卷冊檔案，原那么上應(yīng)當

10、保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。清責(zé)任。 b單位之間移交會計檔案單位之間移交會計檔案 應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等內(nèi)容。起止年度等內(nèi)容。 交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交。并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。者蓋章。 各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄清冊。成冊，并編制會計檔案目錄清冊。 在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移一年，期