內(nèi)外信息溝通管理規(guī)定

1、內(nèi)外信息溝通管理規(guī)定文件代碼：DWB32.16發(fā)布日期：2012-5-19版本：A1頁(yè)次：1/4文件修（制）訂履歷一覽表N0.版次管理文件審查單編號(hào)發(fā)布日期修（制）訂說(shuō)明擬制審核批準(zhǔn)備注12B020081219001201205190012008-12-192012-5-19首次發(fā)行1流程更新，優(yōu)化。伍麗霞王莉團(tuán)隊(duì)/周惠勝徐慎彬文件發(fā)放范圍及份數(shù)（在“( )”中打“”表示需分發(fā)的單位，在 “ ”中填寫(xiě)該單位發(fā)放文件份數(shù)）：( ) 總經(jīng)理 ( ) 品質(zhì)部 ( ) 工程部 ( ) 物流部（PMC） ( ) 生產(chǎn)部 ( ) PIE部 ( ) 財(cái)務(wù)部 () 營(yíng)銷中心 1 () 人力資源中心 1 ()

2、文控中心 1 () 儀表盤事業(yè)部 1 () 采購(gòu)部 1 ( ) 物流部（倉(cāng)庫(kù)） ( ) 其他： 擬制王 莉日期2012-5-19審核/日期/批準(zhǔn)徐慎彬日期2012-5-19內(nèi)外信息溝通管理規(guī)定文件代碼：DWB32.16發(fā)布日期：2012-5-19版本：A1頁(yè)次：2/41 目的 為確保公司內(nèi)、外部所有信息能夠得到及時(shí)有效的交流、溝通，特制訂本規(guī)定。2 適用范圍適用于公司所有內(nèi)、外部信息的溝通管理。3 定義無(wú)4 職責(zé) 4.1 行政部： 負(fù)責(zé)監(jiān)督處理公司內(nèi)部員工反饋的相關(guān)信息。 負(fù)責(zé)政府對(duì)口部門反饋信息的收集、處理。 4.2 各部門：負(fù)責(zé)本部門工作范圍內(nèi)相關(guān)信息的收集、傳遞、處理和保存。 4.3 總

3、經(jīng)辦：各相關(guān)信息及各體系標(biāo)準(zhǔn)類信息的收集、處理。 4.4 營(yíng)銷中心：客戶信息的溝通、傳遞與反饋。5 工作內(nèi)容 5.1 信息的分類 外部信息 A 產(chǎn)品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、技術(shù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或?qū)彶榈慕Y(jié)果及反饋的信息。 B 市場(chǎng)行情及動(dòng)態(tài)。 C 相關(guān)方反饋的信息及其投拆；相關(guān)方指顧客、供應(yīng)商、工業(yè)區(qū)、周遭居民等。 D 政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息:如法律、法規(guī)、條例、政府部門和體系標(biāo)準(zhǔn)等。 E 地方環(huán)境監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、消防隊(duì)、勞動(dòng)局、安監(jiān)局等政府稽查部門檢查的結(jié)果及反饋的信息。 F 其它外部信息: 如各部門直接從外部獲取的相關(guān)信息。 內(nèi)部信息 A 內(nèi)部日常信息：指正常情況下的各種信息，如生產(chǎn)過(guò)程情況(含試產(chǎn)

4、) 、產(chǎn)品檢查情況、體系運(yùn)行情況、方針目標(biāo)的實(shí)施情況及安全檢查、環(huán)保檢查情況等。 B 內(nèi)部異常突發(fā)信息：指工作活動(dòng)中發(fā)生偏差的信息。如生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、環(huán)保不符合項(xiàng)。 C 緊急信息：如火災(zāi)、重大工傷、自然災(zāi)害等緊急情況。 D 其他內(nèi)部信息：如員工投訴、建議、企業(yè)文化等。 5.2 信息的溝通渠道包括但不局限于：內(nèi)部信息溝通渠道外部信息溝通渠道A 教育培訓(xùn)B 集會(huì)（例如：企業(yè)文化宣導(dǎo)大會(huì)、文娛晚會(huì)、員工生日晚會(huì)、員工座談會(huì)、全體員工大會(huì)、管理評(píng)審會(huì)等內(nèi)部集會(huì)）C 專職小組宣傳D 公告欄E 信箱（員工意見(jiàn)箱及投稿箱）F 企業(yè)宣傳畫(huà)冊(cè)、內(nèi)刊 G 標(biāo)語(yǔ)H 廣告牌I 電話J 郵件K 傳真L 企業(yè)網(wǎng)站A 外

5、訓(xùn)B 集會(huì)（例如：其他企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)之間的商務(wù)會(huì)議、聯(lián)誼會(huì)議、茶話會(huì)、研討會(huì)等）C 訪談D 公告欄E 各種外部刊物F 媒體（電視、廣告、報(bào)刊、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等）G 郵遞H 電話I 郵件J 傳真K Internet網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外信息溝通管理規(guī)定文件代碼：DWB32.16發(fā)布日期：2012-5-19版本：A1頁(yè)次：3/45.3 信息的接收 外部信息的接收 A 品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果及反饋信息的收集。 B 產(chǎn)品相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類資料信息由工程部、品質(zhì)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理。 C 市場(chǎng)信息、顧客滿意度、客戶投訴信息由營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)收集，新產(chǎn)品項(xiàng)目導(dǎo)入和研發(fā)項(xiàng)目類的

6、相關(guān)信息由項(xiàng)目、研發(fā)、等對(duì)口部門負(fù)責(zé)接收。 D 供應(yīng)商提供的質(zhì)量記錄及有關(guān)信息,由采購(gòu)部、品質(zhì)部SQE相關(guān)人員收集，并傳遞至相關(guān)責(zé)任部門。 E 行政部負(fù)責(zé)接收政府各部門、工業(yè)區(qū)、周遭居民等相關(guān)方信息。 F 體系標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)類信息由管理部及相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理傳至各相關(guān)部門。 G 有關(guān)稅務(wù)、金融相關(guān)信息由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)收集、更新、整理傳至各相關(guān)部門。 H 各部門直接從外部獲取的其他信息,以信息聯(lián)絡(luò)單等方式及時(shí)反饋至各相關(guān)部門。 內(nèi)部信息的接收。 A 日常信息由各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)接收。 B 異常突發(fā)、重大、緊急的信息, 由發(fā)現(xiàn)部門或人員負(fù)責(zé)接收處理。 C 員工意見(jiàn)箱的員工意見(jiàn)與建議信:員工

7、意見(jiàn)箱的鑰匙由總經(jīng)理文員保管，并由其每周一開(kāi)啟一次收集員工意見(jiàn)與建議信件，有關(guān)員工投訴及提議轉(zhuǎn)由人事部負(fù)責(zé)接收處理。5.4 信息的處理 外部信息的處理 A 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)、體系標(biāo)準(zhǔn)等類信息的處理由責(zé)任部門把監(jiān)測(cè)報(bào)告及檢查結(jié)果等相關(guān)信息以信息聯(lián)絡(luò)單發(fā)布至公司各相關(guān)部門。 B 政府各部門、法規(guī)、體系標(biāo)準(zhǔn)及其它從外部獲取的信息等處理由相關(guān)責(zé)任部門對(duì)這些反饋信息進(jìn)行如下處理：l 信息整理：1) 書(shū)面信息，則直接將復(fù)印件分發(fā)相關(guān)部門。2) 口頭信息，由接收信息責(zé)任部門將其信息內(nèi)容制作在信息聯(lián)絡(luò)單上，再?gòu)?fù)印分發(fā)給相關(guān)部門。l 信息分發(fā)：按照信息的內(nèi)容、目的等判定處理此信息的責(zé)任部門，再分發(fā)給相

8、關(guān)部門。l 信息跟蹤驗(yàn)收：若有信息是需要反饋回復(fù)的，則由接收部門負(fù)責(zé)對(duì)分發(fā)信息的部門進(jìn)行跟蹤處理。 C 供應(yīng)商信息調(diào)查與處理： 公司有關(guān)的品質(zhì)、環(huán)安、社會(huì)責(zé)任的政策、要求需對(duì)相關(guān)的供應(yīng)商做出要求時(shí)，由采購(gòu)部采購(gòu)人員將公司制定的相關(guān)調(diào)查表傳于供應(yīng)商，具體的信息調(diào)查處理及評(píng)估流程參照供應(yīng)商管理流程、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)流程及供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核流程執(zhí)行。D 客戶的信息調(diào)查與處理： 為調(diào)查客戶對(duì)公司產(chǎn)品品質(zhì)、服務(wù)水平及其他保障體系的滿意度，由營(yíng)銷中心根據(jù)發(fā)出的相關(guān)調(diào)查表及其他渠道獲得的信息來(lái)評(píng)估公司客戶的滿意度，具體的信息調(diào)查處理及評(píng)估流程參照客戶滿意度管理規(guī)定。 內(nèi)部信息的處理A 內(nèi)部日常信息由各部門相關(guān)人員按照

9、相關(guān)的文件進(jìn)行處理。B 緊急、重大等信息由發(fā)現(xiàn)部門或人員以電話等方式迅速傳遞給行政部負(fù)責(zé)人或值班保安處，具體按照緊急應(yīng)變與響應(yīng)規(guī)定執(zhí)行。C 企業(yè)文化通過(guò)公司簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)刊、培訓(xùn)、宣導(dǎo)大會(huì)等形式向全體員工進(jìn)行宣傳。內(nèi)外信息溝通管理規(guī)定文件代碼：DWB32.16發(fā)布日期：2012-5-19版本：A1頁(yè)次：4/4D 內(nèi)部員工建議、投訴等信息的處理：l 信息整理：由行政部負(fù)責(zé)將員工建議、投訴等具體內(nèi)容進(jìn)行分類整理，并填寫(xiě)在回復(fù)員工意見(jiàn)與提議一覽表上，同時(shí)對(duì)員工投訴進(jìn)行深入調(diào)查，相關(guān)責(zé)任單位負(fù)責(zé)人應(yīng)做出回復(fù)，必要時(shí)采取糾正預(yù)防措施進(jìn)行改善，行政部結(jié)合公司的實(shí)際情況將信息在接收到投訴信息的3個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行回復(fù)

10、，制成回復(fù)員工意見(jiàn)與提議一覽表呈總經(jīng)理準(zhǔn)后反饋給員工。l 信息發(fā)布：行政部將回復(fù)員工信息以座談會(huì)、公告、通告、張貼等方式進(jìn)行發(fā)布。l 信息跟蹤驗(yàn)收：行政部相關(guān)人員隨時(shí)對(duì)員工信息進(jìn)行跟蹤處理。 當(dāng)內(nèi)外部相關(guān)信息監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況、發(fā)生外部投訴事件、供應(yīng)商調(diào)查或客戶滿意度調(diào)查結(jié)果未達(dá)目標(biāo)等不符合狀況時(shí)，應(yīng)按照糾正預(yù)防措施管理規(guī)定進(jìn)行處理。5.5 信息的發(fā)布 對(duì)于可為公眾所獲知的信息，如質(zhì)量、安全、環(huán)保、衛(wèi)生宣傳資料或“環(huán)安承諾書(shū)”、“社會(huì)責(zé)任承諾書(shū)”等，應(yīng)定期或不定期地告知于公司外部相關(guān)利益團(tuán)體，將相關(guān)信息與要求延伸至供應(yīng)商或分包商，使之向公司做出相關(guān)承諾，在內(nèi)部將信息張貼在宣傳欄中，使公司所有階層的員工能獲取相關(guān)信息。 當(dāng)相關(guān)方想了解本公司的質(zhì)量、安全、環(huán)保、衛(wèi)生方針及可公開(kāi)的信息時(shí)，對(duì)口聯(lián)系部門應(yīng)及時(shí)發(fā)送給對(duì)方。 5.6 信息的歸檔與保存 各部門做好本部門信息的接收、傳遞、分類和歸檔工作。 各部門須指定人員對(duì)本部門的信息按照信息的來(lái)源、類別、載體（如紙張、光碟、聲像制品等）的不同進(jìn)行整理和保護(hù)管理工作。 提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存。確保已獲取信息