WORD文檔編輯排版的方法與技巧

1、WORD 2003文檔編輯、排版的方法與技巧 第一節(jié) WORD 2003 設(shè)置一、菜單、工具欄設(shè)置WORD具有多種功能，可以編輯各種各樣的文檔，為了方便操作，提供了多種命令和工具欄，但是，我們平時很少使用的工具欄或按鈕擺放在屏幕上，占用了十分珍貴的屏幕空間。為了隨時調(diào)用或關(guān)閉不用的工具欄，就要對工具欄進(jìn)行配置或定制，以適合自己的編輯習(xí)慣。一工具欄的三種狀態(tài)1、展開 2、折疊會識別分開標(biāo)志 3、懸浮二關(guān)閉或翻開工具欄【視圖】【工具欄】如果在彈出菜單中的工具欄前面有“對勾，表示該工具欄已經(jīng)翻開，如果要關(guān)閉工具欄，把其前面的“對勾去掉，如果要翻開，那么單擊相應(yīng)的工具欄。或者，把鼠標(biāo)移動到工具欄的左上

2、角，變成“十字光標(biāo)后，拖動鼠標(biāo)到編輯區(qū)，單擊關(guān)閉按鈕。三定制自己的菜單和工具欄 【工具】【自定義】【命令】在對話框中右列表框中選擇要參加的命令按鈕，按住鼠標(biāo)左鍵拖動到相應(yīng)的工具欄上即可。假設(shè)要刪除添加的命令按鈕，執(zhí)行上述操作，然后在工具欄上選中要取消的命令按鈕和菜單項(xiàng)，拖動到編輯區(qū)的任意位置，松開鼠標(biāo)即可。點(diǎn)擊工具上的下拉箭頭二、新建、翻開文檔一新建普通文檔1、開始程序office-word2、【文件】【新建】3、單擊工具欄上的【新建】按鈕二利用模板創(chuàng)立文檔【文件】【新建】【選擇模板】三翻開文檔1、在windows環(huán)境下，雙擊要翻開的word文檔。2、進(jìn)入word,選擇【文件】選擇近期編輯過的

3、文檔。3、進(jìn)入word，選擇【文件】【翻開】或單擊工具欄上的【翻開】按鈕，彈出翻開文檔對話框，選擇要翻開的文檔，單擊確定或雙擊文檔。三、保存設(shè)置一保存的格式WORD 保存文檔的格式有：DOC 、TXT、 RTF、 HTML、 DOT等格式。二保存?zhèn)浞荨竟ぞ摺俊具x項(xiàng)】【保存】選中“保存?zhèn)浞荨?。三自動保存【工具】【選項(xiàng)】【保存】選中“自動保存時間間隔“調(diào)整保存的時間間隔，系統(tǒng)默認(rèn)“10分鐘。四文檔保護(hù)【工具】【選項(xiàng)】【平安性】在翻開文檔權(quán)限密碼文本框中輸入密碼。以后如果要翻開這個文檔，系統(tǒng)提示請輸入密碼，如果密碼錯誤將無法翻開文檔。五保存版本保存版本就是對文檔的每一次修改都保存為一個副本。如果覺得

4、改動后的文檔還不如原來的文檔，那么可以通過版本功能自動恢復(fù)到原來的版本。保存版本：【文件】【版本】選中“關(guān)閉時自動保存版本“選項(xiàng)?；謴?fù)版本：【文件】【版本】選擇列表框中列出的版本。撤消版本功能：把“關(guān)閉時自動保存版本“選項(xiàng)中的V對勾去掉注意：啟動版本功能后，文檔的尺寸將要變大。六保存字體如果您在文檔中使用了特殊的字體或符號，那么到其他計(jì)算機(jī)上進(jìn)行編輯，將不能正確顯示文字或符號，要把特殊的字體或符號保存到文檔中，操作如下：【工具】【選項(xiàng)】【保存】選中“嵌入Ture Type字體“選中下面的只嵌入所用字符“選項(xiàng)。1、辦公自動化華文中宋2、辦公自動化華文琥珀3、辦公自動化微軟雅黑七保存位置的更改WO

5、RD文檔保存的默認(rèn)位置是“我的文檔my documents，假設(shè)改變文檔的保存位置，【工具】【選項(xiàng)】【文件位置】選擇“文檔【修改】在對話框中選擇文件夾。應(yīng)用常識：一、輸入法的切換：1、ctrl+space中英文切換 2、ctrl+shift不同輸入法的切換二、軟鍵盤小鍵盤的使用1、左鍵單擊 顯示/隱藏2、右鍵單擊 多個鍵盤選擇三、保存與另存為的區(qū)別?1、新建文檔中，二者作用相同2、將已經(jīng)存過的文檔修改，“保存是將更改的結(jié)果保存在文檔中；另存為是保一個新文檔第二節(jié) 文檔編輯、排版根本知識及應(yīng)用技巧一、文檔的編輯一文檔視圖。WORD提供了多種顯示文件的方式，稱為視圖。包括普通視圖、頁面視圖、大綱視

6、圖、WEB版式和閱讀版式視圖。另外還可以根據(jù)需要任意調(diào)整顯示比例，使用戶能夠更方便地瀏覽文檔的某些局部，更好地完成需要的操作。1、普通視圖普通視圖方式是最好的文本錄入和圖片插入的編輯環(huán)境。在這種方式下，幾乎所有的排版信息都會顯示出來。頁與頁之間用單虛線分頁符表示分頁，節(jié)與節(jié)之間用雙虛線分節(jié)符表示分節(jié)。這可以縮短顯示和查找的時間，在屏幕上文章也比擬連貫易讀。當(dāng)需要從別的視圖模式轉(zhuǎn)換到普通視圖模式時，可從以下3種操作中選擇一種：。選擇【視圖】 / 【普通】命令。單擊屏幕左下角水平滾動條左邊的【普通視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+N組合鍵。注意：在這種顯示方式下，不能顯示頁眉和頁腳；多欄排版時，也不

7、能顯示多欄，只能在一個欄中輸入和顯示；此外，在這種方式下也不能繪圖。2、頁面視圖頁面視圖是使文檔在屏幕上看去就像在紙上一樣。在普通視圖下見到的分頁符，在頁面視圖下就成了兩張不同的紙了。頁面視圖除了能夠顯示普通視圖方式所能顯示的所有內(nèi)容之外，還能顯示頁眉、頁腳、腳注及批注等，適于進(jìn)行繪圖、插入圖表操作和一些排版操作。轉(zhuǎn)換到頁面視圖有3種操作方法：。選擇【視圖】 / 【頁面】命令。單擊屏幕左下角水平滾動條左邊的【頁面視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+P組合鍵。注：在Word 2003的頁面視圖中，單擊上下頁面之間的空白處，可以將該局部隱藏。3、大綱視圖大綱視圖方式特別適合于較多層次的文檔。大綱視圖將

8、所有的標(biāo)題分級顯示出來，層次清楚。在大綱視圖模式下，可以通過標(biāo)題的操作，改變文檔的層次結(jié)構(gòu)。大綱視圖由于其特殊的屬性，可以方便地移動、重組長文檔。它不僅僅是一個視圖，更是一個工具，可以幫助用戶創(chuàng)立和重組復(fù)雜文檔。切換到【大綱視圖】模式有3種操作方法：。選擇【視圖】【大綱】命令。單擊屏幕左下角水平滾動條左邊的【大綱視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+O組合鍵。屏幕轉(zhuǎn)換到大綱視圖模式后，可以看到在【大綱視圖】模式下，屏幕上新增了一個【大綱】工具欄。該工具欄就是大綱文檔具有特殊功能的秘密所在。4、Web版式視圖Web版式視圖是一種“所見即所得的視圖形式。在Web版式視圖中編輯的網(wǎng)頁將會象在瀏覽器中所顯示

9、的一樣。例如，文檔將顯示為一個不帶分頁符的長頁，并且文本和表格將自動換行以適應(yīng)窗口的大小。5、閱讀版式視圖在Word 2003中增加了獨(dú)特的“閱讀版式，該視圖方式下最適合閱讀長篇文章。閱讀版式將原來的文章編輯區(qū)縮小，而文字大小保持不變。如果字?jǐn)?shù)多，它會自動分成多屏。在該視圖下同樣可以進(jìn)行文字的編輯工作，但視覺效果好，眼睛不會感到疲勞。閱讀版式視圖會隱藏除“閱讀版式和“審閱工具欄以外的所有工具欄，這樣的好處是擴(kuò)大顯示區(qū)且方便用戶進(jìn)行審閱編輯。切換到【閱讀版式視圖】模式有3種操作方法：。選擇【視圖】【閱讀版式】命令。單擊屏幕左下角水平滾動條左邊的【閱讀版式視圖】按鈕。按 Alt+R想要停止閱讀文檔

10、時，請單擊“閱讀版式工具欄上的“關(guān)閉按鈕 或按 Esc 或 Alt+C，可以從閱讀版式視圖切換回來。文檔結(jié)構(gòu)圖文檔結(jié)構(gòu)圖是由聯(lián)機(jī)版式視圖開展而來的。它在一個單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題，使文檔結(jié)構(gòu)一目了然?？梢酝ㄟ^文檔結(jié)構(gòu)圖在整個文檔中快速瀏覽并追蹤特定位置。選擇【視圖】 / 【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可顯示文檔結(jié)構(gòu)圖。這時窗口被分為兩局部，文檔結(jié)構(gòu)圖位于左邊，文檔內(nèi)容位于右邊，當(dāng)前的標(biāo)題高亮顯示。文檔結(jié)構(gòu)圖是可以折疊的。單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中標(biāo)題前的減號，此標(biāo)題的子標(biāo)題就會被折疊起來，同時標(biāo)題前面的符號變?yōu)榧犹?。二文本的選取1、用鼠標(biāo)快速選取將鼠標(biāo)放在文字中間時：按鼠標(biāo)次數(shù)選定內(nèi)容2次單詞3次段落將鼠標(biāo)放

11、在頁面左側(cè)，箭頭向右傾時：按鼠標(biāo)次數(shù)選定內(nèi)容1次整行2次段落3次整個文檔拖動局部文檔按鍵F8次數(shù)選定內(nèi)容2次單字3次句子4次段落5次整個節(jié)6次整個文檔2、利用F8鍵進(jìn)行快速定位按Shift+F8組合鍵可減小選定范圍；按Ctrl+Shift+F8組合鍵，然后拖動鼠標(biāo)，可選定縱向文本塊；按Esc鍵可退出擴(kuò)展選定方式。3、使用Shift 鍵快速選取在需要選取的文字開頭處點(diǎn)一下鼠標(biāo)左鍵，然后移動鼠標(biāo)到需要選取的文字末尾處，按住Shift鍵不放，同時點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，這其中的文字將被選中。為了準(zhǔn)確選定文本塊，可以將光標(biāo)定位在要選定的文本的開始處，按住Shift鍵不放，然后用上、下、左、右四個箭頭鍵進(jìn)行選擇。

12、三文本的插入、改寫。文本插入是指在一行的中間插入文字。改寫是指用輸入的文字覆蓋插入點(diǎn)之后的文字。插入狀態(tài)和改寫狀態(tài)的切換方式是用鍵盤上的INSERT鍵，在狀態(tài)欄中顯示提示，如果處于改寫狀態(tài)，狀態(tài)欄中的“改寫為黑色顯示，插入狀態(tài)為灰色顯示。四文本的復(fù)制、移動和刪除。1、用鼠標(biāo)右鍵復(fù)制文件在用Word編輯文章時，通過鼠標(biāo)左鍵可將選定的文字進(jìn)行任意移動；用鼠標(biāo)右鍵可以復(fù)制選中的文字：首先選定要復(fù)制的文字，然后用鼠標(biāo)右鍵將選定的文字拖拽到指定的位置，松開鼠標(biāo)右鍵，此時，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“復(fù)制到此位置即可。2、文本的快速復(fù)制和移動除了使用快捷鍵進(jìn)行復(fù)制外，還可以使用鍵盤加鼠標(biāo)的方法來快速復(fù)制文字或

13、圖像。選擇要復(fù)制的文字或圖像，按下Ctrl鍵的同時用鼠標(biāo)將選中的內(nèi)容拖動到適宜的位置即可。選擇要復(fù)制的文本，按下Shift+F2鍵后，把插入點(diǎn)定位在需要插入的位置，按回車即可。如果要移動選定的文本，按F2鍵，然后定位插入點(diǎn)，按回車。 如果要重新組織一個段落中的文本，調(diào)整文本中文本的順序可以利用“圖文場功能進(jìn)行快速組織。選定所要調(diào)整的文本，按Ctrl+F3鍵，將文本送入圖文場，再選擇要調(diào)整的第二個文本再按Ctrl+F3鍵，選擇要插入的位置，按Ctrl+Shift+F3鍵，即可。用“選擇性粘貼中的“無格式文本用戶在制作文檔時經(jīng)常會用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現(xiàn)不希望的格式，如從

14、復(fù)制的網(wǎng)頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過“選擇性粘貼我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行“編輯菜單上的【選擇性粘貼】命令，在彈出的對話框中選擇“無格式文本。單擊“確定按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標(biāo)位置的格式出現(xiàn)。五撤消和恢復(fù)1、撤消如果你懊悔了剛剛的操作，可使用以下幾種方法之一來撤消剛剛的操作：(1)單擊“編輯菜單中的“撤消鍵入命令。(2)單擊“常用工具欄上的“撤消按鈕。(3) 使用Ctrl+Z快捷鍵。六編輯技巧1、給漢字加拼音Word 2003要給漢字加上拼音，用Word中

15、的“拼音指南，選擇要注音的漢字，單擊“格式/中文版式/拼音指南命令(Mingling)。2、刪除WEB文章中的空行有的時候從Web上復(fù)制文章內(nèi)容，在Word窗口中粘貼后，文檔中會出現(xiàn)很多空行，即不方便閱讀，也不便于排版，打印。如果用刪除鍵一行一行地刪除，既費(fèi)時又費(fèi)力。我們可以使用Word【編輯】菜單中的【替換】命令來完成這一操作。單擊“編輯/替換/查找和替換/高級，在“查找內(nèi)容框中輸入2個“特殊符號中的“段落標(biāo)記pp，在“替換為輸入框中，輸入1個“特殊字符(p)中的“段落標(biāo)記，在“搜索范圍列表框中選擇“全部，最后單擊“全部替換按鈕，空行便被全部刪除了。3 “比擬文檔的應(yīng)用假設(shè)你是一位秘書，起草

16、了一份文件，送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，如果想知道領(lǐng)導(dǎo)對這份文件的修改情況，使用WORD中的比擬文檔功能就一目了然了。你只要先用Word翻開你起草的文件，然后單擊【工具】【比擬與合并文檔】按鈕，這時就會彈出一個“選擇與當(dāng)前文檔比擬的文件對話框，選擇領(lǐng)導(dǎo)修改的文檔，就可以很方便的比擬了，Word會把領(lǐng)導(dǎo)的文件中所有修改之處都用紅色的刪除線刪除的局部和下劃線增加的局部給標(biāo)出來。4、文檔的快速查找在文檔中，當(dāng)需要查找文檔內(nèi)容時，常常使用編輯菜單中的查找命令，其實(shí)可以用另外一種更簡便的方法：在垂直滾動條的下方，有一小圓點(diǎn)按鈕選擇瀏覽對象，單擊那么可以選擇按對象進(jìn)行瀏覽。5、插入通欄線的快速方法有時，我們習(xí)慣于把從網(wǎng)

17、頁中下載的文字復(fù)制到Word文檔中，并在每個段落之間加一些分隔線以示區(qū)別，這些分隔線用一些字符畫起來很費(fèi)事，而用畫圖工具切換排版都很不方便。連續(xù)輸入三個“再按回車，可以得到一條波浪線。連續(xù)輸入三個“=，在按回車，得到雙直線。連續(xù)輸入三個“*，在按回車，得到一條虛線。連續(xù)輸入三個“-號，得到一條較細(xì)的直線。連續(xù)輸入三個“#，可以得到中線粗，上下線細(xì)的直線。其實(shí)，這是一種鍵入時自動套用格式的功能。選擇“工具菜單的“自動套用格式命令，在對話框中選擇“鍵入時自動套用格式選項(xiàng)卡，在“鍵入時自動應(yīng)用類別中會發(fā)現(xiàn)“框線，就是它控制了這個功能。6、將姓名按姓氏筆劃排序在舉辦會議或者進(jìn)行評比時，需要對相關(guān)的人員

18、姓名按照姓氏筆劃進(jìn)行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來，每個姓名要占一行，即輸入結(jié)束后需按“回車換行，選中所有需要排序的姓名，執(zhí)行“表格菜單上的“排序命令。在“排序文字對話框里，“排序依據(jù)項(xiàng)選擇“段落數(shù)，“類型項(xiàng)里根據(jù)各自的要求，可以選擇“筆劃、“數(shù)字、“日期、“拼音四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增或者“遞減方式，單擊“確定，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。7、利用合并字符功能設(shè)置上下標(biāo)用戶在編輯文檔的時候，有時會遇到某個字符同時具有上下標(biāo)，例如X10 、10+2-1，公式編輯器可以輕松的完成任務(wù)，但是如果在安裝Office時沒有安裝公式編輯器該怎么辦呢？在工具欄里添加“

19、合并字符按鈕，鍵入有上下標(biāo)的字母，依次鍵入上標(biāo)、下標(biāo)，然后同時選中上下標(biāo)，最后按下合并字符按鈕，接著會彈出對話框，進(jìn)行了相應(yīng)的設(shè)置后，就完成了上下標(biāo)的輸入。需要提醒用戶注意的是，如果上下標(biāo)對不齊的話可以嘗試加空格，另外此方法只適用上下標(biāo)不超過6個字符的情況。Log10 2、 x3、M2 、M28、利用拖放的方式復(fù)制網(wǎng)頁在復(fù)制網(wǎng)頁內(nèi)容時，通常用戶都是在IE窗口用鼠標(biāo)選中需要復(fù)制的局部，然后執(zhí)行“復(fù)制命令，接下來翻開Word程序，進(jìn)行“粘貼。其實(shí)還有更加簡便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網(wǎng)頁上的內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，網(wǎng)頁的內(nèi)容就被完整復(fù)制

20、了。9、在文檔中輸入數(shù)學(xué)公式【插入】【對象】【公式3.0】如果在列表中沒有該選項(xiàng)，需要OFFICE 2003安裝盤，增加新功能。10、取消自動編號在Word中有一個自動編號的功能，即輸入“1.快速顯示文字格式后按下回車鍵會自動出現(xiàn)“2這給用戶帶來了很大的方便,但是有時候，并不需要該項(xiàng)功能出現(xiàn)，如何取消呢？方法是：單擊“工具/自動更正選項(xiàng)，在對話框中選擇“鍵入時自動套用格式選項(xiàng)卡，將“自動編號列表選項(xiàng)前的對鉤去掉即可。二、文檔的排版一頁面設(shè)置【文件】【頁面設(shè)置】二字體設(shè)置1、調(diào)整字體的大小在WORD中有幾種方法可以任意改變文字的大小。逐漸縮放：選中要調(diào)整的文字后，按下CTRL+可逐漸放大文字，按

21、下CTRL+可逐漸縮小文字?？焖倏s放：在選中要調(diào)整的文字后，按下Ctrl+Shift+>可快速放大文字，按下CTRL+SHIFT+< 可快速縮小文字。任意縮放：選中要調(diào)整后，在字號欄內(nèi)直接輸入文字大小即可。2、快速分別設(shè)置中英文字體有沒有遇到這樣的情況，你輸入了這樣一段話：一a二b三c四d五e六f七g八h九i十j廿k卅l百m千n萬o億p兆q，就是許多英文夾在漢字中間，你想把漢字設(shè)為隸書，又想把英文或數(shù)字設(shè)為Counier New或是其它字體，怎么辦呢？方法是：點(diǎn)擊“格式/字體命令，在對話框中分別選擇中文和英文字體和順序無關(guān)。把這一段文字全部選中，先給漢字設(shè)為“隸書，然后再點(diǎn)一次字體

22、中的Counier New此時仍然選中就可以了。注意：順序千萬不能錯。三格式設(shè)置1、【格式】【段落】2、快速改變文檔的行距選中需要設(shè)置行距的文本段落，按Ctrl+1,即可將段落設(shè)置成單倍行距，Ctrl+2雙倍行距，Ctrl+5為1.5倍行距。3、格式刷的使用4、滑標(biāo)的使用在水平標(biāo)尺行上有四個縮進(jìn)滑標(biāo)，通過移動這些縮進(jìn)滑標(biāo)也可以到達(dá)改變段落縮進(jìn)的效果。如果水平標(biāo)尺沒有顯示在當(dāng)前窗口內(nèi)，可選擇“視圖菜單中的“標(biāo)尺命令將其顯示。四個縮進(jìn)滑標(biāo)為：首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、左縮進(jìn)和右縮進(jìn)。各滑標(biāo)的含義如下： 首行縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落中第一行第一個字符的起始位置。 懸掛縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落中除第一行之外的其它行的起始位置。 左縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落左邊界的位置。 右縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落右邊界的位置。四排版技巧1、附加段落格式的去除假設(shè)想去除附加的段落格式，我們可以使用一組快捷鍵CtrlQ。此時，如果對某個使用了正文樣式的段落進(jìn)行了手動調(diào)