文件和資料控制程序(9個記錄表格)

1、 XXXXXXX 服 飾 有 限 公 司文件和資料控制程序 受控印章 受控副本章文件編號HJ-OP-001文件版次A0發(fā)布日期生效日期擬 制審 核批 準(zhǔn)批準(zhǔn)日期文 件名 稱 文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次3/91。0 目 的 確保公司質(zhì)理管理體系中的所有文件和資料均能得到有效控制,所使用的文件和資料是最新有效版本。2。0 范 圍指質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單、外來文件、外發(fā)文件、技術(shù)文件.3。0 定 義3。1 文 件3.1.1 文件：由信息和承載媒體構(gòu)成；3。1.2 文件承載媒體具體表現(xiàn)形式是紙張、磁片、光盤、電子媒體、照片、樣板等。3。2 受控文件：分為正本

2、和副本兩種文件。正本為手簽本,蓋“受控正本”印章，由文控中心統(tǒng)一管理，副本蓋有“受控副本”印章，由使用部門管理。3.3非受控文件：3。3。1 蓋有“非受控文件”印章或未蓋任何識別章的文件；3。3.2 分發(fā)時是最新版本,但修訂后不再另行分發(fā),廢止后無須收回及銷毀。3.4 質(zhì)量手冊：是公司建立符合ISO9001：2000要求的質(zhì)量管理體系的,是落實質(zhì)量方針、目標(biāo)的指導(dǎo)性綱領(lǐng)及最基本的文件。3。5程序文件：質(zhì)量手冊中管理重點所延伸引用的下一級文件，是質(zhì)量管理體系活動中跨部門運作流程的最主要文件，用于描述公司部門與部門之間的管理接口和運作流程.3。6 作業(yè)指導(dǎo)書：程序文件中作業(yè)內(nèi)容所延伸引用的下一階文

3、件,是質(zhì)量管理體系的重要補充性運作文件。這一類的作業(yè)通常都針對單一部門性質(zhì)或單一工作崗位較為復(fù)雜的作業(yè)而制訂的。3.7 表單：包括各類記錄格式、表格、圖表、或經(jīng)過作業(yè)產(chǎn)生的圖表、原始記錄的記錄格式。3。8 外來文件：來自公司外部的文件,如來自客戶圖表、資料、供應(yīng)商的產(chǎn)品規(guī)格說明書、國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、法令、法規(guī)等。3。9 外發(fā)文件:發(fā)放給供應(yīng)商、客戶或第三方機構(gòu)的公司內(nèi)部資料文件。4。0 職 責(zé)4.1 文件的編制、修訂、審核和審批。4。1.1 質(zhì)量手冊A) 人事行政部組織編制修訂；B) 副管理者代表審核；C) 總經(jīng)理批準(zhǔn).編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJ-O

4、P001頁 次4/94。1。2 程序文件：A) 責(zé)任部門主管/經(jīng)理/總監(jiān)編制修訂；B) 副管理者代表審核及相關(guān)責(zé)任部門經(jīng)理/總監(jiān)會簽;C) 管理者代表批準(zhǔn)。4.1.3 作業(yè)指導(dǎo)書：A) 責(zé)任部門主管/經(jīng)理組織編制修訂；B) 編制修訂部門經(jīng)理/總監(jiān)審核；C) 總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2 文控中心負責(zé)：文件的登錄、分發(fā)、回收及舊版/廢止文件的銷毀，確保使用有效版本；4。3 各文件使用部門負責(zé):建立文件一覽表，本部門文件的有效管理,配合文控中心的文件管理工作。5.0 流程圖作業(yè)流程責(zé)任部門記 錄文件制、修訂、廢止各部門 文件制修訂申請表 文件廢止申請表文件編號（版本號） 封面標(biāo)準(zhǔn)格式文控中心 發(fā)放范圍及修改

5、記錄標(biāo)準(zhǔn)格式討論、審核、會簽 N 正文標(biāo)準(zhǔn)格式相關(guān)責(zé)任人批 準(zhǔn)NN總經(jīng)理分 發(fā)文控中心 受控文件最新一覽表檢 討文件收發(fā)記錄表文件資料借閱記錄表回收記錄、控制文控中心文件收發(fā)記錄表回收失效文件文控中心銷毀文控中心 文件銷毀申請表編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJ-OP001頁 次5/96。0 程 序6。1 文件編號及文件版次號6.1。1質(zhì)量手冊編號HJ QM - 代表“質(zhì)量手冊”流水號代表質(zhì)量手冊，為英文字母縮寫。 公司編號,按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 6。1。2程序文件編號 HJ- OP 程序文件流水號程序文件代號,為英文字母縮寫。公司編號,

6、按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合.6。1.3作業(yè)指導(dǎo)書編號 HJ - WI- 指導(dǎo)書流水號作業(yè)指導(dǎo)書代號，為英文字母縮寫.公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合.6.1.4表單編號：- 表單版次表單流水號部門編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。部門編號如下:總 經(jīng) 理 辦 公室人 事 行 政 部產(chǎn) 品 開 發(fā) 部生 產(chǎn) 部品 質(zhì) 部營 銷 中 心財 務(wù) 部ZJRSCPSCPZYXCW編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次6/96。1。5文件版次號(包括表單格式版次號以A、B、C26個英文字母編列）A) 首版一律為:文

7、件版次號：A0或格式版次:A0B) 每修訂一次，順次提升版本/版次號，如：第一次修訂，版本號:A1;第二次修訂，版本號：A2；C) 所有文件修改5次后換版,（質(zhì)量手冊換版參照質(zhì)量手冊中的規(guī)定）6.2 文件架構(gòu)6.2。1 質(zhì)量手冊架構(gòu)：按ISO9001:2000條款,排列順序編訂各章節(jié)及項目,并明確體現(xiàn)章節(jié)內(nèi)項目所對應(yīng)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書。6。2。2 程序文件架構(gòu):A) 目的；B) 范圍;C) 定義;D) 職責(zé)；E) 流程圖;F) 程序;G) 支持性文件；H) 記錄；I) 附錄。6。2。3 作業(yè)指導(dǎo)書架構(gòu)：作業(yè)指導(dǎo)書的架構(gòu)參照程序文件架構(gòu)，其中C、D、E、G可根據(jù)實際情況選擇是否需要。6。3

8、文件標(biāo)準(zhǔn)格式:6。3.1 封面按“RS-A0001”(附件一)格式制作;6。3。2 發(fā)放范圍及修改記錄按“RSA0002(附件二）格式制作；6。3。3 正文頁按“RS-A0003”（附件三）格式制作,并統(tǒng)一編排頁次.6.4 文件制訂、修訂、廢止6。4。1文件制訂：A) 根據(jù)實際工作需要，由文件編寫部門提出文件制修訂申請表，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員審核后。制修訂承辦者參照“文件標(biāo)準(zhǔn)格式”擬訂文件內(nèi)容，確定文件版次號。聯(lián)同文件制修訂申請表呈相關(guān)人員審批，審批權(quán)限按本文件第四條款執(zhí)行;B) 在文件審核、批準(zhǔn)階段，若有任何意見由制修訂部門負責(zé)修改完善。6。4。2 文件修訂： 編制審核批準(zhǔn)日期文

9、件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJ-OP001頁 次7/9A) 文件需更改、修訂時,文件編寫部門提出文件制修訂申請表，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員核準(zhǔn)后，由原制修訂部門職位承辦人參照“文件標(biāo)準(zhǔn)格式”修訂內(nèi)容，確定文件版次號,聯(lián)同文件制修訂申請表呈交相關(guān)責(zé)任人員審批,審批權(quán)限見第四條；B) 文字錯誤，而不影響實質(zhì)文義時，則直接由各制修訂部門在文件上更改簽章后，一并納入下次新版修訂內(nèi)容之一。6。4。3 文件廢止:A) 當(dāng)整份文件不適合公司運作或考慮簡化運作需要刪減文件時,可由文件編寫部門提出文件廢止申請;B) 文件廢止后原文件編號不得重復(fù)使用；C) 文件廢止由申請部組填寫文件廢止申

10、請表報原文件職位審批人批準(zhǔn)后可予以廢止。6.5 文件發(fā)行及借閱管理6.5。1 公司所有運作文件的發(fā)放均需以受控文件形式發(fā)放且由文控中心負責(zé)，文控中心需確保發(fā)放到各部門使用的文件是最新有效版本;6。5。2 各部門提交受控文件時須在“任何使用場所都必須有相應(yīng)適用文件”的原則填寫“文件發(fā)放范圍”，文控中心按此范圍規(guī)定份數(shù)復(fù)印，在副本每頁正面蓋上藍色“受控副本”印章,填上副本編號后分發(fā)至相關(guān)部門，在受控文件正本每頁背面蓋上綠色“受控正本”印章,后分類歸檔保存;6。5.3 受控文件的發(fā)放由文控中心填寫文件收發(fā)記錄表，并由文件接收部門簽收確認;6.5.4 文控中心須制訂受控文件的受控文件最新版一覽表作為受

11、控文件的主控清單；6.5.5 當(dāng)使用部門需要增發(fā)受控文件副本時,需書面向文控中心申請，經(jīng)副管理者代表批準(zhǔn)后予以發(fā)放.6.5。6文件及資料查閱、借閱管理A) 受控文件正本不得借閱，如有需要可在文控中心查閱；B) 因工作需要向公司借閱文件資料時，可書面向文控中心申請借閱副本，申請經(jīng)部經(jīng)理/總監(jiān)和副管理者代表批準(zhǔn)生效,公司保密文件（如供應(yīng)商資料等)借閱需總經(jīng)理批準(zhǔn)；C) 文控中心須登記記錄借閱文件情況。6。6 文件回收6。6.1 文件進行換版時，文控中心應(yīng)于分發(fā)新版時按“文件發(fā)放范圍收回所有的舊版文件并蓋上紅色“作廢文件印章后銷毀，正本則蓋紅色“作廢文件印章后作相應(yīng)保存;6.6。2 文件回收時，文控

12、中心須在文件收發(fā)記錄表回收欄記錄，并于確認欄確認;6。6。3 借出類文件回收保管時,須進行登記、注銷;6。6.4 有需銷毀作廢文件均由文控中心進行銷毀，并申請?zhí)顚懳募N毀申請表經(jīng)副管理者代表批準(zhǔn)后方編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP-001頁 次8/9可執(zhí)行銷毀，并記錄.6.7 文件管理6。7。1 A） 受控文件不可用鉛筆填寫或用涂改液修正,不可亂涂畫，除文控中心人員外，其他任何人員不可私自復(fù)印或打印，否則,嚴(yán)肅處理；B） 所有有效文件都必須用文件夾進行管理,文件夾必須進行統(tǒng)一標(biāo)識； C）文件在損壞、磨損、字跡不清時,文件保管部門須及時向文控中心申請更換。

13、6.7。2受控文件遺失處理A) 當(dāng)受控文件使用部門不慎遺失文件時，須及時填寫受控文件遺失報告，經(jīng)部門經(jīng)理級及以上人員審核、副管理者代表批準(zhǔn)后,文控中心予以發(fā)放并保存此遺失報告；B) 對遺失紙張類受控文件人員將按5元/頁文件予以處罰，如將受控文件復(fù)印、外傳者,按100元/份文件予以處罰。6。7。3文件資料檔案管理A) 受控文件正本由文控中心保存,并視需要保存適當(dāng)份數(shù)副本，相應(yīng)使用部門按“文件發(fā)放范圍”保存相應(yīng)副本;B) 文控中心及各部組應(yīng)將有效受控文件與失效受控文件、受控文件與非受控文件分存;C) 各部組須分類建立文件資料檔案，每個檔案須明確標(biāo)識，并建立目錄表；D) 對于非表格類文件，使用人不得

14、隨意撰改或在文件上書寫任何文字、符號及標(biāo)記；E) 作為參考使用而保留在部門的作廢文件,由文控中心蓋紅色“參考使用印章予以標(biāo)識.6。8 文件生效日期文件的生效日期按該文件填寫的生效日期執(zhí)行，生效日期必須在批準(zhǔn)日期之后。7。0 記錄名 稱 編 號 保存期限7.1 封面標(biāo)準(zhǔn)格式RS -A0001 二年 7.2 發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式RS -A0002 二年7.3 正文標(biāo)準(zhǔn)格式RS -A0003 二年7.4 文件制修訂申請表RS -A0-004 二年7.5 文件廢止申請表RS A0005 二年7.6 文件收發(fā)記錄表RS A0-006 二年7.7 受控文件最新版一覽表RS -A0007 二年7.8

15、受控文件遺失報告表RS A0009 二年編制審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJ-OP-001頁 次9/98.0 附 錄8。1 封面標(biāo)準(zhǔn)格式 （附錄一）8。2 發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式 (附錄二)8.3 正文標(biāo)準(zhǔn)格式 （附錄三)8.4 文件制修訂申請表 （附錄四）8。5 文件廢止申請表 （附錄五)8。6 文件收發(fā)記錄表 （附錄六）8。7 受控文件最新版一覽表 （附錄七）8。8 文件銷毀申請表 （附錄八）8.9 受控文件遺失報告表 (附錄九）編制蔣 曉審核批準(zhǔn)日期記錄編號：RSA0004 版 次:A0 頁 次:1/1文件制修訂申請表申請部門：申請人：制訂 修訂 新版

16、次： 舊版次：制修訂文件名稱:文件編號:制/修訂內(nèi)容:審 批：批 準(zhǔn)：記錄編號：RSA0005 版 次:A0 頁 次：1/1文件廢止申請表文件類別： 文件編號： 文件版本:文件名稱廢止原因內(nèi)容摘要申請部門申請人審批日期記錄編號：RS-A0006 版 次:A0 頁次：1/1受控文件收發(fā)記錄表新版發(fā)行確認日期文件編號文件名稱副本號版本頁次頁碼數(shù)量備注部門確認文控確認舊版回收是否銷毀備注記錄編號:RSA0007 版 次：A0 頁 次：1/1受控文件最新版一覽表文件編號文件名稱版本頁次頁碼/修改碼文件編號文件名稱版本頁次頁碼/修改碼制 表： 審 核：記錄編號：RSA0-008 版 次：A0 頁 次：1

17、/1文件銷毀申請表文件類別： 文件編號: 版 本：文件名稱:原 因：內(nèi)容摘要：申請部門： 申請人簽名： 日 期：審 核: 日 期：記錄編號:RSA0009 版 次：A0 頁 次：1/1受控文件遺失報告表注：若遺失文件，責(zé)任為該部門所承擔(dān)，文控中心不負任何責(zé)任。原 因： 改善措施： 備注： 填表人： 經(jīng)理級及以上人員確認： 管理代表： 日 期： 日 期： 日 期： 文件類別： 文件名稱： 文件編號： 版次號： 數(shù) 量： 副本編號： 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次2/9（一） 、本文件發(fā)放范圍總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 人事行政部 產(chǎn)品開發(fā)部 生產(chǎn)部 品質(zhì)部 營銷中心

18、 財務(wù)部 設(shè)計室 板房 裁床車間 針織車間 梭織車間 采購組 尾部車間 輔料倉 布料倉 企劃部 銷售部 成品倉庫 保安隊 其 它 批準(zhǔn)/日期：（二)、修改記錄版 次頁 次修改日期批準(zhǔn)人修改內(nèi)容摘要編制蔣 曉審核批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP-001頁 次1/9文件發(fā)放各部門會簽一覽表：序號部門職位簽名日期備注1總 經(jīng) 理 辦 公 室總 經(jīng) 理2總 經(jīng) 理 辦 公 室總經(jīng)理助理3人 事 行 政 部經(jīng) 理4產(chǎn) 品 開 發(fā) 部總 監(jiān)5生 產(chǎn) 部經(jīng) 理6 品 質(zhì) 部經(jīng) 理7 營 銷 中 心經(jīng) 理8 財 務(wù) 部9 10 11 12131415編制審核批準(zhǔn)日期記錄編號:RS-A0001 版 次：A0 頁 次:1/1XXXXXX服 飾 有 限 公 司文件名稱 受控印章 受控副本章文件編號文件版次發(fā)布日期生效日期擬 制審 核批 準(zhǔn)批準(zhǔn)日期文 件名 稱文件名稱版 次A0文件編號HJ-OPA0頁 次00（二） 、本文件發(fā)放范圍總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 人