費用支出申請和報銷的審批制試行

1、文件編號：威奧特財字2004第 2號費用支出申請和報銷的審批制度(試行)根據(jù)公司組織機構、領導分工和業(yè)務流程的調整，現(xiàn)就有關費用支出的申請和報銷流程修訂并規(guī)定如下：1 本制度適用于以下所有費用和支出的申請和報銷：1.1 期間費用：指當期發(fā)生的、不能直接或者間接歸入項目成本或直接計入損益的各項費用，包括管理費用、營業(yè)費用和財務費用。1.2 項目直接費用：指從項目立項至項目完成所發(fā)生的、與執(zhí)行項目有關的相關直接成本和直接費用，包括為項目執(zhí)行而支出的各種工程費用開支和其他直接或者間接歸入項目的費用。項目所用設備、材料、輔料采購支出的報銷審批，按項目預算管理、合同管理等相關制度執(zhí)行。1.3 固定資產(chǎn)支

2、出：指購建固定資產(chǎn)的支出，必須同時滿足以下條件：1) 為生產(chǎn)商品、提供勞務、出租或經(jīng)營管理而持有；2) 使用年限超過一年；3) 單位價值較高：一般的標準為單價2,000元；2 按照全面預算管理的要求，根據(jù)各項費用支出的預算額度，財務部對預算內、外的支出采用不同的申請和報銷審批流程：2.1 預算內支出：指同時滿足以下條件者為預算內支出：預算已獲批準、申請支出的額度未超出預算、申請支出的時間符合預算規(guī)定的時間范圍;2.2 預算外支出：符合以下條件之一者為預算外支出：1) 預算未獲批準；2) 申請支出的額度超出了預算；3) 申請支出的時間不符合預算規(guī)定的時間范圍;2.3 如果責任中心的季度實際執(zhí)行結

3、果偏離季度預算±30%，在預算調整方案正式批準之前的所有費用支出的申請和報銷的審批，均按照預算外支出的審批權限和審批流程執(zhí)行;3 費用支出的相關責任主體：3.1 支出申請人（以下簡稱經(jīng)辦人） 1) 即費用支出的直接經(jīng)辦人，是費用支出的直接責任人。通常應由經(jīng)辦人（或按本條第2款規(guī)定委托代辦人）填寫借款或報銷憑證，并簽名表示對其真實性負責;2) 有權審批的各級主管人員本人的費用原則上應由本人親自填寫支出申請或報銷單據(jù)，并報上一級主管審批簽字；如由助理或秘書代辦，按本制度“3.2代辦人”的有關規(guī)定辦理;3) 公司總裁本人的費用支出：由執(zhí)行總裁和財務總監(jiān)聯(lián)名審批;3.2 代辦人：受直接責任人

4、的委托，代理直接責任人填寫單據(jù)、報送相關領導審批、與財務部辦理報銷手續(xù)等事務。但是直接責任人需在“經(jīng)辦人”處親筆簽名表示對其負責，同時代辦人署名并旁注“代”字樣;3.3 審批人：指按照本制度規(guī)定有權進行審批的各級主管和公司領導。審批人有義務對申請人的支出進行嚴格審核，如發(fā)現(xiàn)不符合財務制度規(guī)定或超標準的支出，應拒絕審批并向申請人提出批評教育，必要時可提請按本制度規(guī)定對責任人進行調查或處罰;4 預算內支出的審批權限和審批流程：4.1 預算內支出的審批權限：差旅費交際應酬費移動通訊費固定資產(chǎn)購置工程勞務銷售代理費及傭金相關部門主管10.3標準之內無101公司主管領導>13>0.31超標1

5、0%25>1050>110執(zhí)行總裁/總裁>3>1>超標10%>5>50>10注：貨幣單位:千元（下同）1) 交際應酬費：包括宴請、禮品及其他與交際應酬相關的費用；2) 工程勞務：指需外包給公司外部第三方（個人或公司）的工程勞務相關費用，不包括本公司工程和項目管理人員的工程直接或間接費用；3) 銷售代理費及傭金：指需支付給公司外部、不論是否有正式代理協(xié)議的個人或公司的銷售代理費用或傭金；4) “工程勞務”和“銷售代理費及傭金”執(zhí)行項目預算；其余各項費用均按部門或公司預算執(zhí)行；4.2 預算內支出的審批流程:1) 經(jīng)辦人：按規(guī)定填寫報銷單據(jù)，粘貼有關原

6、始憑證；2) 經(jīng)辦人所在部門主管（指享受公司部門級待遇的負責人，包括但不限于部門經(jīng)理/總經(jīng)理、主任等，下同）按權限審核并簽字；3) 財務部會計審核、簽字，并根據(jù)需要加注審核意見或建議：a) 審核支出及其原始憑證是否符合財務制度；b) 審核有關費用的審批手續(xù)是否齊備：包括但不限于上級主管簽名的出差報告和交際應酬審批單等；c) 審核支出的性質屬于預算內還是預算外;4) 財務部經(jīng)理：a) 對部門主管有權審批的支出，做出是否可以報銷的終審意見；b) 如果終審意見為不同意報銷，加注審核意見或建議并報財務總監(jiān)審核；5) 超出部門主管審批權限的支出，在以上審批流程的基礎上，需加報經(jīng)辦人所屬分管公司領導和財務

7、總監(jiān)審核批準；6) 執(zhí)行總裁或總裁：對超出分管公司領導審批權限的支出做出終審意見；7) 財務部出納：根據(jù)終審同意報銷的意見核對相關筆跡和原始憑證無誤后付款；5 預算外支出的審批權限和審批流程：5.1 預算外支出的審批權限差旅費交際應酬費移動通訊費固定資產(chǎn)購置工程勞務銷售代理費及傭金相關部門主 管無無無無無無公司主管領導10.3標準之內無101執(zhí)行總裁/總裁>1>0.3超標準支出2>10>15.2 預算外支出的審批流程1) 經(jīng)辦人：按規(guī)定填寫報銷單據(jù)，粘貼有關原始憑證；2) 經(jīng)辦人所在部門主管：無權審批，但必須簽字表明對支出負責；3) 財務部會計審核、簽字，并根據(jù)需要加注

8、審核意見：a) 審核支出及其原始憑證是否符合財務制度；b) 審核支出的性質屬于預算內還是預算外。4) 財務部經(jīng)理：簽字并提出審核意見。5) 分管公司領導：按審批權限審批并簽字；6) 財務總監(jiān)：a) 做出是否可以報銷的終審意見；b) 如果終審意見為不同意報銷，加注審核意見并報執(zhí)行總裁或總裁審核。7) 執(zhí)行總裁或總裁：對超出分管公司領導審批權限的支出做出終審意見。8) 財務部出納：根據(jù)終審同意報銷的意見核對相關筆跡和原始憑證無誤后付款。6 費用支出數(shù)額較大，經(jīng)辦人員墊付有困難時，可向財務部借款。借款的審批權限和流程與上述報銷的審批權限和流程相同。財務部嚴格執(zhí)行“前帳不清，后帳不借（付）”的原則，所

9、以，經(jīng)辦人員應及時辦理報銷手續(xù)。7 責任審批人出差、休假或外出離開辦公室一個工作日以上的，可按以下辦法之一辦理報銷的審批：7.1 由報銷申請人將有關單據(jù)傳真給責任審批人簽字；7.2 責任審批人授權其下級經(jīng)理或臨時由其上級經(jīng)理代簽，但必須向財務部提交書面的授權書，授權書必須明確授權簽字的范圍和時間，授權人對授權行為承擔相關的責任;8 財務部發(fā)現(xiàn)以下情況，可拒絕報銷人的申請并報告有關部門進行調查，并根據(jù)調查結果視情節(jié)輕重對有關責任人進行處罰：8.1 沒有有效的審批人簽字的；8.2 審批人越權簽字或不按規(guī)定授權導致公司產(chǎn)生經(jīng)濟損失的，審批人要承擔直接責任；8.3 申請人假冒審批人簽字的，申請人承擔直接責任；8.4 有審批權的各級主管違反本制度第三條第2款的規(guī)定，將本人的費用支出授意由下屬作為“經(jīng)辦人”，而自已作為審批人簽字的，該主管負主要直接責任；其代辦的下屬如果不如實旁注“代”或向財務部或內部審計部匯報真實情況的，負連帶責任;9 處罰方式：根據(jù)公司員工獎懲管理條例的有關規(guī)定，視情節(jié)輕重，對有關責任人按以下方式之一予以處罰：警告；申誡；記過；記大過；開除