進(jìn)出口部工作職責(zé)

1、進(jìn)出口部標(biāo)準(zhǔn)操作程序出口部主管工作操作程序1. 每日跟進(jìn)a）每日對(duì)所有郵件進(jìn)展查閱，對(duì)特殊郵件進(jìn)展處理。如發(fā)現(xiàn)郵箱發(fā)送接收有問題，那么要及時(shí)與 郵箱管理者及電腦人員協(xié)商處理。b）對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展檢查，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)不正常，那么要及時(shí)與電腦人員協(xié)商處理。c）每日核實(shí)一次出貨情況及提醒有關(guān)跟單去跟進(jìn)貨期，生產(chǎn)進(jìn)度，質(zhì)量等問題，如有問題及疑問,要馬上協(xié)商處理，如未能處理，那么要向上級(jí)匯報(bào)。d）密切與板房聯(lián)系，協(xié)助和安排樣板的制作。e）每天追蹤生產(chǎn)車間的欠料情況，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。f）對(duì)部門內(nèi)所有文件及單據(jù)進(jìn)展審批。g）到車間，樣板，倉庫進(jìn)展巡查了解情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。h）生產(chǎn)訂單及出貨明細(xì)的錄入，以作日后查找

2、及匯總之用2. 日常工作a）對(duì)來訪客戶接送，樣品布置等過進(jìn)展安排。b）負(fù)責(zé)局部人員的招聘，考核及解聘。對(duì)過試用期后的人員進(jìn)展社保申請(qǐng)。c）對(duì)所有電腦配件及打印器材的維護(hù)監(jiān)視與跟進(jìn)。d）定期安排人員整理辦公室及三樓與四樓的樣板房。e）每月月底安排值班表f）每月10號(hào)前提供上月的業(yè)績考核g）次年1月整理上年全年的業(yè)績考核匯總及內(nèi)銷匯總報(bào)表h）定期與部門人員開會(huì)了解需求，并對(duì)問題分析處理。i）對(duì)ISO文件的管理與跟進(jìn)。每月做出口部質(zhì)量目標(biāo)統(tǒng)計(jì)表，每年7月做客戶滿意度調(diào)查。j）對(duì)驗(yàn)廠事宜進(jìn)展協(xié)助與跟進(jìn)。k）每年5月份要對(duì)企業(yè)郵箱續(xù)費(fèi)安排。l）商標(biāo)的申請(qǐng)與其間的跟進(jìn)。作好商標(biāo)文件的保管與整理工作。m）部

3、門內(nèi)所有電腦的郵箱，SKYPE開機(jī)密碼的管核與記錄。n）離職人員的文件管理。3. 交易會(huì)工作a）根據(jù)江門外經(jīng)發(fā)來的申請(qǐng)時(shí)間，在廣交會(huì)官方網(wǎng)面的易捷通上填寫申請(qǐng)表b）并同時(shí)開場安排來屆的樣板制作方案c）按江門外經(jīng)發(fā)來的文件，參與相關(guān)會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容開展相關(guān)的款項(xiàng)安排，辦證處理。d）在布展前整理好所有樣板，并匯總好報(bào)價(jià)表，準(zhǔn)備所有目錄，文具等廣交會(huì)期間所需樣板。e）廣交會(huì)回來后，要將客人進(jìn)展重新分配，以落實(shí)跟進(jìn)。4. 協(xié)調(diào)工作a) 協(xié)調(diào)部門內(nèi)各人員與其它部門之前的合作與協(xié)通工作跟單員工作操作程序1. 根據(jù)客人郵件，作相應(yīng)處理。a) 客人要求制定樣板i. 根據(jù)客人的要求，制定 ?樣板執(zhí)行通知單 ?

4、，將具體物料及制定要求一一列出，一式三份交 板房主管一份，車位組長一份，物料訂購員一份。如客人有特殊的色卡，圖稿，樣板提供 的，那么也要一并提供應(yīng)板房主管。ii. 另外，還要每天更新 ?客人樣板跟蹤單 ?，并提供一式三份給上述三位人員，以方便跟蹤樣板。iii. 板房將完成樣板交給跟單員后，跟單員要對(duì)期進(jìn)展效對(duì)與檢查，確認(rèn)無誤后，對(duì)各樣板進(jìn)展照相歸檔，并將寄板包裝整理，根據(jù)客人指定的地址與帳號(hào)，填寫寄板發(fā)票，并致電相 關(guān)快遞公司，通知其來收取貨物。留板那么交采購部報(bào)價(jià)員進(jìn)展報(bào)價(jià)。b) 客人要求下單i. 根據(jù)客人提供的資料，制定PROFORMA INVOIC形式發(fā)票或銷售合同Sales Contr

5、act提供應(yīng)客人，由客人簽回確認(rèn)后，并根據(jù)付款方式，支付訂金如需要后，那么按客人 要求制定 ?生產(chǎn)訂單 ?，生產(chǎn)訂單制定的具體要求見“生產(chǎn)訂單制定。交由專人發(fā)給相關(guān)部門。c) 客人要求報(bào)價(jià)i. 按實(shí)樣報(bào)價(jià)，那么將樣板交由采購部報(bào)價(jià)員進(jìn)展報(bào)價(jià)，注意要說明客人名稱、物料要求、 訂量、款號(hào)、修改局部如需要。ii. 看圖報(bào)價(jià)，請(qǐng)將圖紙、客人名稱、物料要求、款號(hào)、訂量、修改局部如需要注明清楚 后，交板房寫資料后，由板房交采購部報(bào)價(jià)員進(jìn)展報(bào)價(jià)。d) 客人投拆i.那么制定 ?客戶投訴退貨處理單 ?，將其交相關(guān)人員分析，并將最后總結(jié)匯報(bào)給客人。2. 生產(chǎn)訂單制定a) 生產(chǎn)訂單分兩種，一種為外銷單，訂單編號(hào)是

6、TC開頭，此訂單編號(hào)由香港船務(wù)處要。另一種為內(nèi)銷單，訂單編號(hào)是TFC開頭，由我們這邊編號(hào)。b) 訂單上必須注明客人名稱、款號(hào)、數(shù)量、顏色、單價(jià)、交期、內(nèi)嘜、箱嘜、包裝方式、客人要 求說明。如重要的物料要求，修改局部，必須用顯眼的顏色特別顯示。c) 下單時(shí)要與樣板一并提交， 每個(gè)樣板必須要掛上 “樣辦標(biāo)識(shí)卡， 如樣板有修改的， 必須在“樣 辦標(biāo)識(shí)上注明。交主管核查后交專人發(fā)放給相關(guān)部門。d) 注，在下單后，如客人要求修改的，那么要制作 ?訂單修改通知單 ?，交專人發(fā)放給相關(guān)部門。3. 生產(chǎn)跟進(jìn)a) 當(dāng)物料齊全準(zhǔn)備上線前，由本廠車間主管或外發(fā)人員，拿生產(chǎn)訂單與樣板給跟單，跟單根據(jù)訂 單要求，填寫

7、?產(chǎn)前會(huì)議記錄 ?，將要注意的問題一一列出，一式兩份，交本廠生產(chǎn)主管或外發(fā) 跟單一份，交專人存檔一份。并必須要求本廠或外發(fā)廠提供首件注意首件要含包裝和原樣 一齊交回跟單，跟單員核查首件是否有問題，并填寫 ?首件檢查記錄 ?表，一式兩份，交本廠生 產(chǎn)主管或外發(fā)跟單一份，交專人存檔一份。b) 同時(shí)填寫 ?檢測報(bào)告 ?將首件及檢測報(bào)告交檢測人員進(jìn)展測試。c) 如包裝物料在首件回來時(shí)未齊的， 必須要求外發(fā)廠或本廠在包裝物料到齊后， 先提供一個(gè)包裝 好的樣板確認(rèn)后，方可大批量包裝。d) 大貨入成品倉后， 對(duì)大貨進(jìn)展拆箱檢查。 先是效對(duì)箱嘜是否正確， 再拆箱效對(duì)包裝， 成品質(zhì)量， 如發(fā)現(xiàn)有問題的，那么要填

8、寫 ?驗(yàn)貨報(bào)告 ?一式兩份，交本廠生產(chǎn)主管或外發(fā)跟單一份，交專人 存檔一份。4. 出貨安排a) 跟單員在根據(jù)訂單的出貨時(shí)間，不定期跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，并根據(jù)完成時(shí)間，提前 2 個(gè)星期提供資 料給香港船務(wù)進(jìn)展訂倉或訂柜的工作， 并同時(shí)通知本廠船務(wù)、報(bào)關(guān)員相關(guān)的出貨信息， 讓其跟 進(jìn)出貨事宜，具體提供資料如下：i.訂柜貨，要提供客人的FORWARD資料，柜型，我司訂單號(hào)，貨物完成時(shí)間ii.訂散貨，要提供客人的FORWARD資料，裝箱單，我司訂單號(hào)，貨物完成時(shí)間b) 報(bào)關(guān)員要對(duì)將要出的貨物進(jìn)展商標(biāo)，物料等的效對(duì)，以確保在此貨物在報(bào)關(guān)不會(huì)有問題出現(xiàn)。c) 當(dāng)香港船務(wù)收到柜紙或訂倉單， 將會(huì)交給本廠船務(wù)跟進(jìn)。

9、 本廠船務(wù)要與跟單員確認(rèn)裝柜及散貨 的出車日期，TC號(hào)等，在柜紙或訂倉單上注明，分放給相關(guān)部門。d) 船務(wù)人員同時(shí)要求跟單員提供 ?裝箱單?，并跟進(jìn)與效對(duì)。e) 當(dāng)裝柜及裝車前時(shí)， 船務(wù)人員及跟單員要再去跟倉庫主管確認(rèn)一次裝箱單資料， 以防裝錯(cuò)貨物。f) 柜貨由報(bào)關(guān)員再跟進(jìn)報(bào)關(guān)事宜， 散貨那么由船務(wù)人員將相關(guān)文件提供一天整理好， 交車司機(jī)或 提前寄給入倉的倉庫處理。5. 物料跟進(jìn)a) 板房申請(qǐng)板料費(fèi)用清單及物料報(bào)銷單， 跟單員必須對(duì)其清單進(jìn)展續(xù)一審核， 確認(rèn)無誤后在清單 上簽名后。再交由部門主管確認(rèn)簽名。b) 生產(chǎn)物料要不定期了解情況， 如發(fā)現(xiàn)有物料不能及時(shí)回來而影響生產(chǎn)進(jìn)度的， 要及時(shí)向上匯

10、報(bào)。6. 廣交會(huì)工作a) 平時(shí)多觀察身邊的袋辦，在廣交會(huì)前根據(jù)分配的任務(wù)進(jìn)展樣板的制作。b) 廣交會(huì)期間積極與客人溝通，以到達(dá)最大的效果。c) 廣交會(huì)回來后，根據(jù)分配積極與留下記錄的客人跟進(jìn)工作。船務(wù)文員工作操作程序1. 出貨安排a) 根據(jù)跟單員提供的出貨信息，追蹤柜紙與倉紙，協(xié)助香港船務(wù)相關(guān)工作。b) 接收柜紙與倉紙后，填寫相關(guān)的訂單信息，數(shù)量，裝運(yùn)時(shí)間在上面，并發(fā)放給相關(guān)部門。與此 同時(shí)安排拖車與派車的工作。c) 嚴(yán)密追蹤貨物的完成情況， 以確保車子到來后即可裝運(yùn)出貨， 不影響報(bào)關(guān)與因壓夜所產(chǎn)生的費(fèi) 用。d) 出貨時(shí)再與倉庫主管確認(rèn)裝運(yùn)資料， 如確保準(zhǔn)確無誤后， 將正確資料反應(yīng)給報(bào)關(guān)員及香

11、港船務(wù)2. 出貨后文件跟進(jìn)a) 根據(jù)客人要求申請(qǐng)F(tuán)ORM A與 CQ并將辦理好的證書寄給香港船務(wù)。b) 追跟商檢部門每月的黃單，及時(shí)取回提供應(yīng)財(cái)務(wù)做帳。c) 與船公司，運(yùn)輸公司進(jìn)展運(yùn)輸費(fèi)用的對(duì)帳處理報(bào)關(guān)員工作操作程序1. 出貨安排LOGOa) 提前對(duì)每張訂單的樣板，LOGOS展審查。如發(fā)現(xiàn)樣板中有可能為本司不能出的范圍，或 有在海關(guān)備案的，那么要提前提出，以便想出解決方案。b) 根據(jù)跟單員提供的出貨信息，再次審核訂單，以確保此貨物能順利通關(guān)。c) 出貨當(dāng)天做好所需單證，及時(shí)做好報(bào)關(guān)手續(xù)。2. 其它工作a) 配合財(cái)務(wù)提交報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)及資料b) 對(duì)局部香港上料的，要做好手冊及安排上料等報(bào)關(guān)事宜c) 每月效對(duì)辦工室人員工