行政物資管理流程

1、流程編號:流程名稱：行政物資控制流程 生效日期：2011年12月1日第一部分：流程說明1 目的：為加強與完善消耗品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的使用管理，有效降低采購成本，根據(jù)費 用管理制度、固定資產(chǎn)和低值易耗品管理制度，特制定本流程。2 適用范圍：太平洋字號、九龍字號各自營門店和公司各部門。3 流程描述：詳見第二至第五部分。第二部分 辦公和門店消耗品1、適用范圍：1.2辦公用品：包括傳真紙、A4紙、收銀紙等；1.2印刷品：包括罰款單、特價標(biāo)簽、POP紙等；1.3售后費用：包括縫紉剪刀、大線、打包針等；1.4企劃費用：包括吊旗、禮花、美工刀片等；1.5維修配件：包括發(fā)電機潤滑油、滅火器充裝等；1.6

2、保潔費用：包括肥皂、垃圾袋、洗潔精等；1.7急救藥品：包括創(chuàng)可貼、風(fēng)油精、云南白藥等；1.8購物袋。具體內(nèi)容參照物資分類表。2、職責(zé)權(quán)限：2.1人事行政部負責(zé)辦公消耗品的定點、定價、采購、發(fā)放、保管、臺帳等工作。2.2人事行政部負責(zé)制訂、頒發(fā)物資分類表，并按市場情況和使用需求進行不定期修訂。物資分類表由財務(wù)部、監(jiān)察辦、各門店和相關(guān)部門各存一份。物資分類表屬保密文檔，不得對外交流。2.3各門店和部門不得自行采購辦公用品。所需辦公用品須按流程到人事行政部領(lǐng)取、發(fā)放。此前各 部門自行采購的一律截止到 2011年11月底，對供貨單位予以清帳。2.4財務(wù)部負責(zé)發(fā)票的審核與結(jié)算工作。2.5財務(wù)部、監(jiān)察辦負

3、責(zé)對采購價格的審核工作。3、價格的確定、維護和傳遞執(zhí)行3.1人事行政部根據(jù)使用情況，對物資分類表中的辦公和門店消耗品進行采購，采購后的價格單由財務(wù)部、監(jiān)察辦進行審核，審核后作為采購的價格依據(jù)。3.2非特殊情況不得采購物資分類表外物品。對新增加的物品，人事行政部比價后認定價格并由 財務(wù)部、監(jiān)察辦審核，人事行政部依據(jù)實際需要，不定期對物資分類表進行修訂。3.3財務(wù)部審定發(fā)票時，必須依據(jù)市場價格進行核對，執(zhí)行價格與市場價格不符的不予入賬。4常用消耗品的采購、領(lǐng)用流程4.1計劃申報：每月5日、15日、25日，各門店和部門向人事行政部提交領(lǐng)用計劃。遞交計劃同時， 必須同時提交上次領(lǐng)用物品的發(fā)放明細和現(xiàn)有

4、庫存情況；已發(fā)物品的領(lǐng)料單“財務(wù)部門存查聯(lián)”。人事行政部對各部的領(lǐng)用計劃根據(jù)實際情況進行審定、匯總。4.2采購和入庫：人事行政部根據(jù)匯總的采購計劃進行采購。貨物抵達即辦理入庫、做好臺帳，并將 入庫單“財務(wù)結(jié)算聯(lián)”交財務(wù)部。4.3領(lǐng)用和發(fā)放：各部根據(jù)審定后的計劃開具領(lǐng)料單，到進行領(lǐng)取、發(fā)放，并辦理入庫，做好領(lǐng)用臺帳。4.4外部結(jié)算：辦公用品由人事行政部統(tǒng)一在財務(wù)結(jié)帳，每月結(jié)算一次。結(jié)算需憑入庫單“送貨單位憑證聯(lián)”；發(fā)放明細和備庫明細；正式發(fā)票4.5 內(nèi)部結(jié)算：人事行政部根據(jù)各分公司人事行政部領(lǐng)用的物資，每月匯總耗用清單。按物資耗用數(shù) 量進行費用分攤，分攤明細表后面附各門店和部門領(lǐng)料單，明細表需經(jīng)

5、辦人鑒字，財務(wù)部審核后辦理 入帳。明細表一式三聯(lián)。第一聯(lián)：人事行政部 存根、第二聯(lián)：財務(wù)記帳、第三聯(lián)：各部門和部門記 帳。5、非常用物品的請購、領(lǐng)用非常用物品包括： 臨時發(fā)生的以和 物資分類表 中沒有的辦公消耗品。 非常用物品須由各單位申請、 人事行政部審定后采購、入庫、領(lǐng)用，并做好相應(yīng)臺帳。6、倉儲管理6.1 物流部設(shè)辦公消耗品倉庫。 設(shè)專職物資保管員。 常用耗材需保持一定數(shù)量的庫存， 以備不時之需。6.2 所有采購物品必須辦理入庫。物資保管員根據(jù)供應(yīng)商送貨清單上物資明細與實物核對是否相符， 再對照需求清單上的要求驗收入庫。對辦公設(shè)備耗材、以和維修配件物資入庫時，人事行政部應(yīng)會同 財務(wù)部網(wǎng)管

6、共同驗收。5.3 物資保管員應(yīng)對入庫后的物資進行分類保管，并和時登卡、記帳，做到帳、卡、物一致。5.4 人事行政部物資保管員每月底必須對庫存的物資進行徹底盤點，核對帳、卡、物是否一致。對盤 點中差異部分要查找原因，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可調(diào)卡、調(diào)帳，盤點表每月報財務(wù)部存檔備案。第三部分 低值易耗品1、使用范圍1.1電腦配件：包括鼠標(biāo)、鍵盤、U盤等；1.2 縫紉耗材：包括鎖邊機、撬邊機、蒸汽熨斗等；1.3 消防器材：包括滅火器、消防桶、消防水帶等；1.4 燈具類：包括節(jié)能燈、 T5 支架、 T5 燈管等；1.5 輔助類：包括試衣間掛鉤、特價花車等；1.6 售后類：包括解碼器、剃毛機、試衣間拖鞋等；1.

7、7 企劃類：包括鼓風(fēng)機、喊話器、打氣筒等1.8 辦公耗材：包括飲水機、電話機、傳真機等；1.9 裝飾擺件：包括中國結(jié)、裝飾柜、花籃等；1.10 生活用具：包括電飯煲、電壓力鍋、煤氣灶、床上用品等；1.11 維修工具：包括試電筆、螺絲刀、老虎鉗等；1.12 維修配件：鎖、水龍頭、電表箱等；1.13 福利用品：包括急救箱、員工工作服等；1.14 道具類：包括五珠、正掛、衣架等。2、職責(zé)權(quán)限：2.1 人事行政部負責(zé)對供應(yīng)商定點、定價的采購和采購工作。2.2 人事行政部采購員、保管員負責(zé)物資的驗收與保管工作。2.3 財務(wù)部負責(zé)發(fā)票的審核與結(jié)算工作。2.4 財務(wù)部、監(jiān)察辦負責(zé)對采購價格的備案、稽查工作。

8、3、定價、定點：3.1 電腦、復(fù)印機、傳真機、打印機等由人事行政部會同財務(wù)部網(wǎng)管進行指定品牌和定點。3.2 每次采購由人事行政部負責(zé)與配套公司聯(lián)系確定價格，并同時報財務(wù)部、監(jiān)察辦進行備案存檔和 稽查，以便財務(wù)監(jiān)督管理。4、低值易耗品的申購：4.1 各門店和部門不得擅自另行采購低值易耗品。 申請部門按審批流程填寫 低值易耗品購置審批表 財務(wù)部網(wǎng)管和人事行政部每月公布各檔次電腦配置清單。4.2 人事行政部采購員應(yīng)根據(jù)審批后的采購申請單，在規(guī)定時間段內(nèi)通知供應(yīng)商進行采購，供應(yīng)商按 采購申請單上名稱、規(guī)格型號、數(shù)量要求進行送貨。4.3 低值易耗品的領(lǐng)用必須以舊換新。5、入庫和領(lǐng)用：5.1 物資送達后由

9、人事行政部物資保管員驗收辦理入庫手續(xù)。5.2 人事行政部物資管理員打印設(shè)備標(biāo)簽， 貼在設(shè)備合適處， 設(shè)備標(biāo)簽須包括以下內(nèi)容： 設(shè)備名稱、 設(shè)備配置、使用部門、使用人。5.3 各申請部門領(lǐng)用時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)料單，并注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，并由部門領(lǐng)導(dǎo)審 批，同時提供審批過的采購申請單復(fù)印件，一并提交給人事行政部保管員。人事行政部保管員核對后 方能發(fā)貨。5.4 所有低值易耗品在以下部門需有臺帳：人事行政部、財務(wù)部、門店和各部門，幾處臺帳必須保持 一致，并定期進行盤點核對。6、結(jié)算：6.1 供應(yīng)商在結(jié)算貨款時，把入庫單財務(wù)記帳聯(lián)與供應(yīng)商結(jié)算聯(lián)、檢驗單、采購申請單附在發(fā)票 后面。一并交人事行政

10、部經(jīng)辦人審核。6.2 人事行政部經(jīng)辦人在審核發(fā)票時，應(yīng)對供應(yīng)商開來的發(fā)票總額與采購申請單、驗收單、入庫單、 領(lǐng)料單的數(shù)量、單價、金額進行核對是否一致，審核無誤后在發(fā)票聯(lián)上鑒名。所有單據(jù)報公司財務(wù)部 審核確認。6.3 經(jīng)核對無誤的發(fā)票和相關(guān)單據(jù)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部進行入賬，按流程審核、付款。6.4 財務(wù)根據(jù)審批完成后的低值易耗品審批表進行付款，發(fā)票抵達后按上述流程入賬。7、維修7.1 對電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的發(fā)外維修必須填寫發(fā)外維修申請單，并經(jīng)財務(wù)部網(wǎng)管員（電腦設(shè)備）、部門負責(zé)人、人事行政部的審批后由人事行政部安排發(fā)外維修。7.2 人事行政部采購員應(yīng)根據(jù)審批后的申請單通知供應(yīng)商上門取貨或送

11、貨，必要時要求到現(xiàn)場維修。7.3 人事行政部根據(jù)審批的發(fā)外維修申請單開具物品出門證。7.4 維修單位對故障設(shè)備檢測后應(yīng)提供設(shè)備維修內(nèi)容確認單，人事行政部進行更換零部件型號審核。 人事行政部進行價格審核或詢價、定價后報財務(wù)部、監(jiān)察辦備案，維修單位根據(jù)審核后的維修確認單 進行維修。7.5 對維修設(shè)備驗收入庫時，人事行政部物資保管員根據(jù)維修供應(yīng)商提供的發(fā)外維修申請單、更換舊 件、設(shè)備維修內(nèi)容確認單上物資明細與實物核對是否相符，按驗收入庫流程辦理入庫手續(xù)。第四部分 固定資產(chǎn)1、使用范圍1.1 辦公設(shè)備：包括電腦、復(fù)印機、桌椅、會議桌、文件柜等；1.2 道具類：包括貨架、展架、模特等；1.3 交通運輸設(shè)

12、備：包括車輛導(dǎo)航等；1.4 生活設(shè)備：包括洗衣機、電視機、蒸飯柜等；1.5 其他設(shè)備：包括電梯、變壓器等。2、固定資產(chǎn)每次按需求依據(jù)物資分類表單獨申請，人事行政部進行審核后，供應(yīng)商要求送貨。3、物資送達后，人事行政部通知申請單位人事行政部驗收后入庫，使用人填寫領(lǐng)料單相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 審批后進行領(lǐng)用。和各部人事行政部建好臺帳。4、人事行政部核對發(fā)票、請購單、入庫單和領(lǐng)料單后，審核無誤后在發(fā)票聯(lián)上鑒名。所有單據(jù)報財 務(wù)部審核確認。經(jīng)核對無誤的發(fā)票和相關(guān)單據(jù)經(jīng)事業(yè)部經(jīng)理審批同意后，財務(wù)部進行入帳，按流程審 核、付款。5、所有固定資產(chǎn)在以下部門需有臺帳：人事行政部、各部人事行政部，兩處臺帳必須保持一致，并 定

13、期進行盤點。第五部分 報廢管理1、適用范圍：電腦設(shè)備、辦公設(shè)備、維修更換下的配件等的報廢。2、職責(zé)：2.1 人事行政部負責(zé)對廢品收購單位定點、定價的采購和處理工作。2.2 人事行政部負責(zé)低值易耗品和固定資產(chǎn)的報廢評審，公司財務(wù)部網(wǎng)管負責(zé)電腦設(shè)備的報廢評審工 作。2.3 財務(wù)部負責(zé)發(fā)票的審核與結(jié)算工作。2.4 價格財務(wù)部、監(jiān)察辦負責(zé)對報廢收購價格的備案、稽查工作。3、電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的報廢程序：3.1 供應(yīng)商的定點。人事行政部負責(zé)對電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報廢品收購單位的定點、定價的采購（每 半年舉行一次） 。采購時，收購單位需向人事行政部提供詳細的電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報廢品收購價格 清單、信譽保證金

14、，經(jīng)人事行政部審核后信譽好、品牌優(yōu)、價格高的收購單位，確定收購單位定點。3.2 物資的定價。定點的收購單位必須向人事行政部提供詳細的電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報廢品收購價格 明細表，經(jīng)人事行政部審核確定，雙方并在物資報價表上鑒字蓋章后生效，并上報財務(wù)部、價格財務(wù) 部、監(jiān)察辦進行存檔備案和稽查，以便財務(wù)監(jiān)督管理。3.3 收購單位應(yīng)根據(jù)電腦設(shè)備、辦公設(shè)備報廢品收購價格的變化因素，尤其對部分電腦設(shè)備、辦公設(shè) 備報廢品收購價格下跌，需要調(diào)整價格。收購單位必須向人事行政部提供物資調(diào)價情況表，在征得人 事行政部同意并且調(diào)整后的價格須經(jīng)雙方達成一致， 否則收購單位調(diào)價無效。 調(diào)整后的價格表報人事 行政部、公司財務(wù)部

15、、公司價格財務(wù)部、監(jiān)察辦存檔備案。3.4 電腦設(shè)備、辦公設(shè)備的報廢必須填寫設(shè)備報廢申請單，通過事業(yè)部部門、事業(yè)部設(shè)備部、事業(yè)部 辦公室（辦公設(shè)備）或事業(yè)部網(wǎng)管員（電腦設(shè)備） 、事業(yè)部經(jīng)理、公司財務(wù)部網(wǎng)管、人事行政部的審 批由人事行政部安排報廢處理。審批簽字后的單據(jù)返回相關(guān)部門和事業(yè)部財務(wù)部辦理設(shè)備臺帳的注 銷。3.5 設(shè)備報廢遵循以下原則：3.5.1 維修成本大于當(dāng)前購置成本。3.5.2 設(shè)備型號已經(jīng)淘汰，無法維修或再利用。3.5.3 設(shè)備雖經(jīng)維修也無法達到當(dāng)前使用要求。3.6 辦公室相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)審批后的設(shè)備報廢申請單通知相關(guān)人員把報廢設(shè)備交到人事行政部廢品庫。3.7 保管員對入庫后的報廢設(shè)備進行分類保管，并和時登卡、記帳，做到帳、卡、物一致。3.8 每半年人事行政部對廢品庫的報廢設(shè)備組織采購，采購結(jié)果報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。