審計(jì)人員運(yùn)用word的十三個(gè)秘招

1、審計(jì)人員用好 word 的十三個(gè)妙招江蘇省如東縣審計(jì)局 劉亞林審計(jì)人員在運(yùn)用 Word 時(shí)常遇到一些小問(wèn)題不得解決, 筆者在實(shí)踐基礎(chǔ)上掌握了一些技法,現(xiàn)提供給審計(jì)人員,只 望共同提高業(yè)務(wù)工作水平。一、解決 WINDOWS XP/2000環(huán)境下 Word 中仿宋、楷體 _GB2312等三號(hào)字體顯示模糊的辦法目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操 作系統(tǒng)多為 WINDOWS XP/2000,在此環(huán)境下,打開(kāi) Word 使用 國(guó)家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體 _GB2312 三號(hào)字時(shí),電腦顯 示屏可能會(huì)出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像,很令人心煩。有時(shí) 審計(jì)人員會(huì)認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何

2、 入手, 以致輸入時(shí)間一長(zhǎng)會(huì)頭昏眼花。 其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn)單, 不管是在 WINDOWS XP還是在 WINDOWS2000中,你打開(kāi)桌面, 右擊鼠標(biāo), 出現(xiàn)菜單, 選擇 “屬性” “效果” 將 “平 滑字體邊源”前的勾去掉,再點(diǎn)擊“應(yīng)用”“確定” , 問(wèn)題就解決了,再看看效果是不是不一樣?二、不切換輸方式 , 快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作,編制審計(jì)報(bào)告時(shí),需要 輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù),你如果是用安裝 office 時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法,會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與 英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些 問(wèn)題,它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)

3、修改 為小數(shù)點(diǎn) 。不過(guò)利用 Word 工具中的“自動(dòng)更正”可解決此 問(wèn)題,讓你一勞永逸。方法:打開(kāi)“工具”“自動(dòng)更正” “自動(dòng)更正” ,在“替換” “替換為”中分別填上“。 。 ” 、 “ . ” (小數(shù)點(diǎn) ,點(diǎn)擊“確定” ,回到 Word 輸入界面,在輸 入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)“。 ” ,再輸入數(shù)據(jù),看看“ . ”是不是變 成了小數(shù)點(diǎn)“ . ” 。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一 個(gè)“。 ” ,不過(guò)比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入 方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后,你在 Excel 中用 同樣的輸入方法,就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可 用于文字材料中的序號(hào)更正、如將“ 1、

4、”改“ ” ,年份中 “零”的更正、如將“二 00”改為“二” ;公文年份中 “括號(hào)”的更正、如將“ (” “ ”改為“ ” 。三、巧用版本信息,保存所有修改前后文件的原始面目 我們?cè)诰帉憣徲?jì)報(bào)告等文字材料時(shí),需要經(jīng)過(guò)主審、組 長(zhǎng)等多次修改, Word 中雖然為“修訂”提供了一些功能,卻 不能保留每一次修改后的記錄,但為了保證電子文檔修改前 后的真實(shí)性,審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件 并且還說(shuō)明是什么時(shí)間誰(shuí)修改的,其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事 情。在 Word 中“版本”功能,對(duì)上述問(wèn)題迎刃而解,用一個(gè) Word 文件保存所有修改信息、 保留所有修改文件的原貌。 建好了一個(gè) Word 文件

5、后,首先選擇一下“文件”“版 本”“現(xiàn)在保存” ,輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其 他需要說(shuō)明的事項(xiàng),當(dāng)審稿人修改時(shí)打開(kāi)文檔后先打開(kāi)“文 件”“版本”“現(xiàn)在保存” ,再輸入文檔修改審稿 人、 修改時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng), 然后進(jìn)行文件處理, 最后保存文件,至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他 文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中, 你可打開(kāi)查看所有修改稿的前后情況。四、妙用“ Ctrl+Z” ,取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)在沒(méi)有改變 Word 缺省設(shè)臵的情況下,輸入:“一、基本 情況”后再換行時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào) 形式, 并在下一行添加了 “二、 ” 字樣。 這時(shí)如果按

6、 BackSpace 鍵,可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào),并不能消除第一行中的 項(xiàng)目編號(hào)形式,也就是說(shuō)第一行中的“一、 ”已經(jīng)變成項(xiàng)目 編號(hào)了,不可選,在我們繼續(xù)輸入文字后, Word 的“自動(dòng)項(xiàng) 目編號(hào)”就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用 “ Ctrl+Z”就可發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎搿耙?、基本情況” 敲回車后,順手按一下“ Ctrl+Z” ,一切都 OK 了,第一行還 是原來(lái)的樣子,一點(diǎn)也沒(méi)變。其原因是 Word 系統(tǒng)中有“自 動(dòng)更正” 的功能, 可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。 比如我們輸入“ 1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后,系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作,一是換到下一行,二是自動(dòng)將這兩

7、行變 為自動(dòng)編號(hào)的形式。 “ Ctrl+Z”的作用是撤消上一個(gè)操作, 恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下“ Ctrl+Z” ,剛好取消 了第二個(gè)動(dòng)作,系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作,而沒(méi)有做自動(dòng)編號(hào),所 以在此以后的動(dòng)作中,系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的“自 動(dòng)更正” (即“自動(dòng)更正”為自動(dòng)編號(hào)形式 ,你可以按你 的需要編制段落標(biāo)題號(hào)了。五、運(yùn)用“編輯選擇性粘貼”功能,方便編輯復(fù)制 文本資料我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后,在 Word 中采用“粘貼” ,往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過(guò)來(lái)。如在 Excel 中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后,在 Word 中“粘貼” ,則會(huì)將 表格格式復(fù)制過(guò)來(lái),而不是純文本形式;在瀏覽

8、網(wǎng)頁(yè)時(shí)選好 區(qū)域復(fù)制后,在 Word 中采用“粘貼” ,則會(huì)將網(wǎng)頁(yè)形式復(fù)制 下來(lái), 使你無(wú)法進(jìn)行文字編輯。 如果你采用 “編輯” “選 擇性粘貼”“無(wú)格式文本” ,則一切問(wèn)題可以解決了, 復(fù)制過(guò)來(lái)的是純文本格式,你可對(duì)復(fù)制過(guò)來(lái)的文本自主編輯 了。六、巧用“替換”功能,刪除 Word 文檔多余的空行 有時(shí)候需要?jiǎng)h除 Word 文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查 找到復(fù)制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規(guī)文件 ,一行一行的刪除 費(fèi)時(shí)費(fèi)力,這時(shí)我們可用“替換”功能來(lái)輕松解決(在 WPS中刪除空是很方便的 ,主要方法:打開(kāi)“編輯替換” ,把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸 入框中,單擊“高級(jí)”按鈕,選擇“特殊字符”中的“段落

9、標(biāo)記(P ”兩次,在輸入框中會(huì)顯示“ PP” ,然后在“替 換為” 輸入框中用上面的方法插入一個(gè) “段落標(biāo)記 (P ” (一 個(gè)“ P” ,再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就 會(huì)被刪除,如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉,可再重復(fù)一下就可以 了,如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一 些空格,那你就試一下在查找中的“ P”加個(gè)空格,再加上 “ P” ,替換為“ P” ,那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的 空行太多使得行數(shù)居高不下問(wèn)題就自然解決了。此時(shí)如果上面的方法去不了空行,那你需要細(xì)心看一下 換行段落標(biāo)記,是自動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是“ ” , 還是手動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是“ ”

10、 ,前面去空行 的是自動(dòng)換行符。對(duì)文件中手動(dòng)換行符 (“ Shift+回車” 形 成的空行,在替換時(shí)需要選擇“特殊字符”中的“人工換行 (L ”兩次,即用“ ll”替換成“ l” ,空行便可去除。 總之用替換的方法來(lái)刪除空行時(shí),要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容, 不然可換不了啊。七、用“表格標(biāo)題行重復(fù)”功能,實(shí)現(xiàn)在每一頁(yè)上 都能打印行標(biāo)題、且做到自動(dòng)滿頁(yè)顯示在 Word 中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁(yè)上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題,如果采用表格功能,設(shè)臵不好,最后一頁(yè)是有多 少行打多少行,也沒(méi)有標(biāo)題,不能實(shí)現(xiàn)滿頁(yè)打印。如果你用 一下 Word 中的“表格標(biāo)題行重復(fù)” ,就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功 能。方法:先復(fù)制 Excel

11、表至 Word 中用“粘貼”功能,再 選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分,點(diǎn)擊“表格”“重復(fù)標(biāo) 題行”就完成了。試一下,在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù) 據(jù)或文字,換行,至第二頁(yè),是不是自動(dòng)滿頁(yè)顯示?此功能 在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中,你需要在 Word 表格中連續(xù) 輸入需要每頁(yè)有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿頁(yè)顯時(shí) 就起作用了。八、利用“插入 -對(duì)齊方式 -頁(yè)碼 -內(nèi)側(cè)”功能,讓文稿 正反的頁(yè)碼能在正確位臵打印在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí),我們會(huì)先 將 頁(yè)碼先編在右側(cè),先打這幾頁(yè),然后再對(duì)反面 的 頁(yè)的頁(yè)編排在左側(cè),再進(jìn)行打印,這樣打印后 頁(yè)碼就自然對(duì)映,如果搞錯(cuò)了,那就要浪費(fèi)紙張了。不過(guò)你

12、 采用“插入 -對(duì)齊方式 -頁(yè)碼 -內(nèi)側(cè)”功能后,只要在打印界 面上先打 頁(yè),然后將紙反過(guò)來(lái)再打 頁(yè),這樣處理后頁(yè)碼自然對(duì)齊了。九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問(wèn)題在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符,你在 “段落縮進(jìn)與間距特殊格式”中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符, “段落縮進(jìn)與間距度量值”有時(shí)會(huì)顯示 厘米,這樣就無(wú)法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理?先選 擇區(qū)域,再選擇一下字體“宋體” ,再選擇“段落”縮 進(jìn)與間距特殊格式首行縮進(jìn)” ,再選擇“度量值” 便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了,點(diǎn)擊一下,以后你就不用再考慮 應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。十、利用圖片處理工具,巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料 我們現(xiàn)在普遍使

13、用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證,其取 證的隱蔽性較好,在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未最后確定時(shí),往往 不為被審計(jì)單位察覺(jué)(過(guò)去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)對(duì)原始資料折疊復(fù)印 容易被發(fā)現(xiàn) ,但其后續(xù)圖片處理不太方便,用 Acdsee 還是 用 Photoshp, 是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。 其實(shí) Office2000中 就有很實(shí)用的圖片處理軟件 Microsoft Photo Editor ,結(jié)合 Word ,你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法:第一步安 裝圖片軟件,對(duì) Office2000進(jìn)行安全安裝,即在進(jìn)入按裝 程序“添加或刪除功能”在“ Microsoft Office” 下拉菜單中選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”“開(kāi)始更

14、新” , 這以后你機(jī)器上就安裝了 Microsoft Photo Editor ;第二步 打開(kāi)全部圖片,然后一張一張的“裁切”“復(fù)制” 打開(kāi) Word 文檔“粘貼” ,第三步在 Word 中從“工具” 中打開(kāi)“圖片”格式,對(duì)每張圖片的大小、對(duì)比度、黑白等 調(diào)整一下,盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上,然后對(duì)需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來(lái),這一方 面節(jié)約了紙張,另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。 十一、給 Word 文件配備 Excel 文件,便于審計(jì)文件資 料查找與匯集我們?cè)谟?Word 編輯文件時(shí),需要用 Excel 文件編一些 表格資料,如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審

15、計(jì)調(diào) 整調(diào)查表等 Excel 表格文件整合到一個(gè) Word 中,這樣做有 利于文件表格資料查找、修改、整理,不必在打印好 Word 后再到 Excel 中去查找所打印文件對(duì)應(yīng)的 Excel 文件了。方 法:光標(biāo)移至己打開(kāi)的 Word 文件的最后,打開(kāi)“插入” “對(duì)象”“由文件創(chuàng)建” ,在“文件名”右側(cè)“瀏覽” 選擇你需要插入的文件,然后在“顯示為圖標(biāo)”上打勾就行 了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo),雙擊即打開(kāi)了該 Excel 文 件,注意此文件己成為 Word 文件的附件,保存了 Word 文件 即保存了 Excel 文件。 同理在 Excel 中也可加載上一些 Word 文件?？紤]打印 Word

16、文件時(shí)會(huì)將 Excel 文件圖標(biāo)打印出來(lái), 此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo),進(jìn)行 Word 文件的打印,然后用 “ Ctrl+Z” ,撤銷剛才動(dòng)作,即可恢復(fù) Excel 文件圖標(biāo)。 十二、利用郵件合并功能,實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文 本資料我們?cè)谔幚硇藕?、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作 底稿等,其格式基本一致,但具體內(nèi)容及對(duì)象都不同,如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印,使得基本相似的文本格式都在 重復(fù)輸入,如何利用己有的數(shù)據(jù)資源,使這類重復(fù)勞動(dòng)變成 一件輕松的事情, 用 “郵件合并” 來(lái)解決, 主要是利用 Excel 的數(shù)據(jù)資料,在 Word 中設(shè)臵需要輸入的位臵后,可自動(dòng)生 成,具體方法可在 Word 的幫助文件學(xué)習(xí)。十三、用好“兩端對(duì)齊”與“左對(duì)齊” ,讓文檔界面清 楚漂亮我們?cè)诎惭b Word2000時(shí),格式欄中文字對(duì)齊方式只有 “兩端對(duì)齊” 、 “居中” 、 “右對(duì)齊”一般不顯示出“左對(duì)齊” 格式,而我們?cè)诰幹莆恼聲r(shí)有時(shí)需要用“左對(duì)齊” ,從那里 找出來(lái)?在“工具”“自定義”“格式” ,找到“左 對(duì)齊”后左擊不放,拖至格式欄中你確定的位臵、放手,這 時(shí)“左對(duì)齊”的格式就留