合同管理存檔規(guī)定

1、文件名稱合同存檔管理規(guī)定編制 /修訂張國棟文件編號(hào)SY-ZD-JT-2012-0010審核李保滿發(fā)布日期2012年 12月 14日批準(zhǔn)張曉軍版本第 1 版發(fā)布行政人事部適用范圍集團(tuán)公司各部門控制執(zhí)行部門集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心合同存檔管理規(guī)定目的：為優(yōu)化合同管理，進(jìn)一步規(guī)范日常合同歸檔與查閱，保證合同財(cái)務(wù)結(jié)算的有序進(jìn)行，特制定本辦法適用范圍 ：適用于集團(tuán)總部與下設(shè)各部、中心、業(yè)態(tài)合同的歸檔、查閱與合同款項(xiàng)的結(jié)算等相關(guān)事宜。具體內(nèi)容合同范圍 ：經(jīng)營類：經(jīng)營合同、市場開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、租賃協(xié)議等。購銷類：采購合同、供貨合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。工程類：項(xiàng)目建設(shè)合同、工程承包合同、維護(hù)保養(yǎng)合同等。其他類：具備合

2、同性質(zhì)的文件。具體職責(zé)合同管理各部門簽訂的所有合同一式三份存檔，一份本部門留存，一份財(cái)務(wù)部留存，一份給客戶；集團(tuán)總部歸檔的合同必須為合同原件或正本，特殊情況不能留存原件或正本的，應(yīng)將復(fù)印件或副本歸檔，部門經(jīng)理必須于復(fù)印件或副本上注明原件或正本所在，并簽字確認(rèn)。各部門合同由經(jīng)理或經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)日常合同檔案的管理工作； 相關(guān)財(cái)務(wù)處做好相關(guān)合同的財(cái)務(wù)管理工作。合同管理員職責(zé)負(fù)責(zé)合同歸檔手續(xù)辦理，維護(hù)合同保管登記簿 （后附）；負(fù)責(zé)合同查閱手續(xù)辦理，維護(hù)合同查閱審批表 （后附）；負(fù)責(zé)合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作；合同管理員工作變動(dòng)時(shí)，辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單；負(fù)責(zé)定期與不

3、定期與部門保存的合同進(jìn)行核對，保證合同完整；負(fù)責(zé)將合同條款內(nèi)容及時(shí)通知到財(cái)務(wù)人員，根據(jù)合同簽訂金額， 每月進(jìn)行扣款或支付貨款，及時(shí)做好合同資金付款計(jì)劃，并報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，實(shí)時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)控；負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計(jì)臨期租賃費(fèi)、統(tǒng)計(jì)到期合同等相關(guān)事項(xiàng)報(bào)各相關(guān)部 門經(jīng)理，向業(yè)戶催繳租賃金額，實(shí)時(shí)做好合同資金收款計(jì)劃；負(fù)責(zé)其他合同檔案管理事宜。合同簽訂人職責(zé)負(fù)責(zé)各部門所簽合同必須保證完整有效，合同雙方必須進(jìn)行簽字蓋章；負(fù)責(zé)合同的重簽、修改、續(xù)簽、添加協(xié)議等改變原合同內(nèi)容的相關(guān)事宜，經(jīng)辦部門必須出具××合同修改通知書 ，在合同變動(dòng)兩日內(nèi)通知三方合同管理負(fù)責(zé)人，對更改、補(bǔ)充事項(xiàng)進(jìn)行備案登記并附修改后

4、的合同原件；查閱合同對于需查閱合同檔案的人員，應(yīng)經(jīng)所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)，方可進(jìn)行查閱，查閱地點(diǎn)限于公司辦公場所內(nèi)；合同不予外借、掃描，且查閱過程需由合同管理負(fù)責(zé)人陪同監(jiān)督，如有復(fù)印必要，經(jīng)所在總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行合同文件的復(fù)?。徊殚喕驈?fù)印合同檔案時(shí)，應(yīng)確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀；查閱合同交還時(shí)，合同管理負(fù)責(zé)人須當(dāng)面核對，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。合同期限在合同到期、解除、重簽情況下，原合同留存三個(gè)月，經(jīng)部門經(jīng)理同意后銷毀；相關(guān)財(cái)務(wù)處合同，應(yīng)在合同最后履行日期結(jié)束時(shí)將合同裝訂歸入當(dāng)期憑證；集團(tuán)公司合同， 原則上須永久留存，特殊情況需銷毀的必須經(jīng)董事長批準(zhǔn)。附件 1：合同保管登記簿序號(hào)合同名稱簽訂雙方合同期限合同金額位置 / 范圍其它 1其它 2其它 3備注備注：各合同負(fù)責(zé)人根據(jù)部門需要添加登記內(nèi)容附件 2：合同查閱審批表序號(hào)查閱日期申請查閱合同名稱查閱人簽名有權(quán)批準(zhǔn)人審批備注附件 3：××合同修改通知書今經(jīng)雙方代表達(dá)成一致，對××合同 /