電子政務(wù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告檔案管理

1、電 子 政 務(wù) 實(shí) 驗(yàn) 報(bào) 告專業(yè) 班級 學(xué)號 姓名 實(shí)驗(yàn)名稱 檔案管理 學(xué)年 學(xué)期 1 2 課程類別 專業(yè)必修 限選 任選 實(shí)踐 實(shí)驗(yàn)時(shí)間2016 年3月24日實(shí)驗(yàn)?zāi)康?) 初步掌握檔案管理的相關(guān)知識點(diǎn)； 2) 了解檔案管理系統(tǒng)所涉及的角色，以及各角色所涉及的功能； 3) 了解檔案管理的相關(guān)流程。 實(shí)驗(yàn)任務(wù)1）檔案館信息與系統(tǒng)配置項(xiàng)維護(hù)；2）角色和用戶權(quán)限維護(hù)；3）檔案日志信息管理；4）檔案收集和審核；檔案編目；檔案提交入庫、接收入庫；檔案保管信息維護(hù)；檔案鑒定信息維護(hù)；5）檔案技術(shù)處理；檔案編研、發(fā)布；主題，專題，事項(xiàng)維護(hù)；6）檔案轉(zhuǎn)出信息維護(hù)；檔案銷毀；檔案檢索、統(tǒng)計(jì)；數(shù)字化預(yù)警設(shè)置。實(shí)

2、驗(yàn)準(zhǔn)備裝有電子政務(wù)的FTP系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)要求過在一個(gè)完整的電子政務(wù)系統(tǒng)上進(jìn)行模擬操作檔案信息管理，讓實(shí)驗(yàn)者在模擬實(shí)踐中體會電子政務(wù)給政府傳統(tǒng)辦公帶來的巨大變革，掌握檔案信息管理的操作技巧。通過實(shí)踐課程的學(xué)習(xí)，對電子政務(wù)形成感性認(rèn)識，通過實(shí)際操作體驗(yàn)檔案信息管理的基本功能，從而感受到實(shí)施電子政務(wù)的重要性，并能夠初步掌握實(shí)施電子政務(wù)的基本方法和策略。實(shí)驗(yàn)內(nèi)容步驟（可附頁）任務(wù)一： 基礎(chǔ)信息設(shè)置1）檔案館信息維護(hù)點(diǎn)擊系統(tǒng)管理員后的【進(jìn)入】，在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【檔案信息維護(hù)】，填寫檔案的基本信息，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)二： 系統(tǒng)配置項(xiàng)維護(hù)1）檔案性質(zhì)定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【檔案性質(zhì)定義】，點(diǎn)擊【新增檔

3、案性質(zhì)】，按此方式依次添加“管理性、文化性、相對性和孤本性”。2）檔案密級定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【檔案密級定義】，點(diǎn)擊【新增檔案密級】，設(shè)置檔案密級名稱，點(diǎn)擊確定，按此方式依次添加“機(jī)密、秘密”。3）檔案組成形式定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【組成形式定義】，點(diǎn)擊【新增檔案組成形式】，設(shè)置檔案組成形式名稱，點(diǎn)擊【確定】，按此方式添加“復(fù)制件”。4）檔案收集形式定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【收集形式定義】，點(diǎn)擊【新增檔案收集形式】，設(shè)置檔案收集形式，點(diǎn)擊【確定】，按此方式依次添加“捐贈、寄存、購買”。5）館藏地址定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【館藏地址定義】，點(diǎn)擊【新增館藏地址】設(shè)置館藏地址，

4、點(diǎn)擊【確定】，按此方式依次添加“綜合室、信息室”。6）類別定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【類別定義】，點(diǎn)擊【新增檔案類別】，設(shè)置檔案類別名稱，點(diǎn)擊【確定】，按此方式依次添加“私人檔案、文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、電子文件”。任務(wù)三： 系統(tǒng)用戶設(shè)置1）角色管理在“系統(tǒng)用戶設(shè)置”下選擇【角色管理】，點(diǎn)擊【新增角色】，設(shè)置角色名稱以及角色說明，點(diǎn)擊【確定】，在“系統(tǒng)用戶設(shè)置”下選擇【用戶管理】，點(diǎn)擊【新增用戶】，定義用戶信息，點(diǎn)擊【確定】3）權(quán)限設(shè)置在“系統(tǒng)用戶設(shè)置”下選擇【權(quán)限設(shè)置】，點(diǎn)擊角色后的【權(quán)限設(shè)置】，選擇需要授予的權(quán)限，點(diǎn)擊【確定設(shè)置】任務(wù)四：檔案日志管理進(jìn)行該任務(wù)之前，需進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)操

5、作（如：檔案收集）1）檔案日志查詢在“檔案日志管理”下選擇【檔案日志查詢】，輸入查詢條件，點(diǎn)擊【查詢】，選擇需要授予的權(quán)限，點(diǎn)擊【確定設(shè)置】3）權(quán)限設(shè)置在“系統(tǒng)用戶設(shè)置”下選擇【權(quán)限設(shè)置】，點(diǎn)擊角色后的【權(quán)限設(shè)置】，定義用戶信息，點(diǎn)擊【確定】，在“系統(tǒng)用戶設(shè)置”下選擇【用戶管理】，點(diǎn)擊【新增用戶】，設(shè)置角色名稱以及角色說明，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)三： 系統(tǒng)用戶設(shè)置1）角色管理在“系統(tǒng)用戶設(shè)置”下選擇【角色管理】，點(diǎn)擊【新增角色】，按此方式依次添加“私人檔案、文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、電子文件”。設(shè)置檔案類別名稱，點(diǎn)擊【確定】，按此方式依次添加“綜合室、信息室”。6）類別定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選

6、擇【類別定義】，點(diǎn)擊【新增檔案類別】，設(shè)置館藏地址，點(diǎn)擊【確定】，按此方式依次添加“捐贈、寄存、購買”。5）館藏地址定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【館藏地址定義】，點(diǎn)擊【新增館藏地址】，設(shè)置檔案收集形式，點(diǎn)擊【確定】,按此方式添加“復(fù)制件”。4）檔案收集形式定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【收集形式定義】，點(diǎn)擊【新增檔案收集形式】，設(shè)置檔案組成形式名稱，點(diǎn)擊【確定】3）檔案組成形式定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【組成形式定義】，點(diǎn)擊【新增檔案組成形式】，按此方式依次添加“機(jī)密、秘密”。設(shè)置檔案密級名稱，點(diǎn)擊確定，按此方式依次添加“管理性、文化性、相對性和孤本性”。2）檔案密級定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選

7、擇【檔案密級定義】，點(diǎn)擊【新增檔案密級】，設(shè)置檔案性質(zhì)名稱，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)二： 系統(tǒng)配置項(xiàng)維護(hù)1）檔案性質(zhì)定義在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【檔案性質(zhì)定義】，點(diǎn)擊【新增檔案性質(zhì)】，在“系統(tǒng)信息維護(hù)”下選擇【檔案信息維護(hù)】，填寫檔案的基本信息，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)一： 基礎(chǔ)信息設(shè)置1）檔案館信息維護(hù)點(diǎn)擊系統(tǒng)管理員后的【進(jìn)入】，2）檔案日志刪除在“檔案日志管理”下選擇【檔案日志刪除】，在日志信息列表中選擇需要?jiǎng)h除的記錄,點(diǎn)擊下方的【刪除】任務(wù)五：檔案收集管理切換用戶，以李明身份登入系統(tǒng)1）檔案收集在“收集管理”下選擇【檔案收集】，點(diǎn)擊【新增檔案】，填寫檔案信息并上傳檔案，點(diǎn)擊【確定】2）檔案審核在“收集管

8、理”下選擇【檔案審核】，點(diǎn)擊列表后的【審核】，選擇要執(zhí)行的操作，“審核通過”或者“駁回”，這里，我們選擇審核通過，點(diǎn)擊【確定】3）檔案編目在“收集管理”下選擇【檔案編目】，點(diǎn)擊【新增目錄】，編輯一級目錄名稱，點(diǎn)擊【確定】，點(diǎn)擊左側(cè)“編目目錄”下新增的一級目錄【政務(wù)文件】，可以添加二級目錄，編輯二級目錄的名稱，點(diǎn)擊【確定】,點(diǎn)擊“政務(wù)文件”下的【信息類】， 在“檔案信息”下可以增加該目錄下的檔案，點(diǎn)擊【新增檔案】，在檔案列表中選中一條檔案，點(diǎn)擊下方的【選擇檔案】4）檔案入庫在“收集管理”下選擇【檔案入庫】，點(diǎn)擊檔案列表后的【提交入庫】，再次確認(rèn)是否入庫，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)六：業(yè)務(wù)處理1）檔案接收在

9、“業(yè)務(wù)處理”下選擇【檔案接收】，點(diǎn)擊檔案列表后的【接收入庫】，選擇“接收”，點(diǎn)擊【確定】2）檔案保管在“業(yè)務(wù)處理”下選擇【檔案保管】，點(diǎn)擊檔案列表后的【保管登記】，填寫保管登記信息，點(diǎn)擊【確定】3）鑒定在“業(yè)務(wù)處理”下選擇【檔案鑒定】，點(diǎn)擊檔案列表后的【鑒定】，已保管登記之后，點(diǎn)擊檔案列表后的【保管修改】，可以對保管登記信息進(jìn)行修改，若確定該檔案具有價(jià)值，則在“是否有價(jià)值”之后打鉤，完善鑒定信息，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)七：技術(shù)處理1）檔案加密保護(hù)在“技術(shù)處理”下選擇【檔案加密保護(hù)】，點(diǎn)擊檔案列表后的【加密】，選擇是否加密，點(diǎn)擊【確定】2）檔案微縮處理在“技術(shù)處理”下選擇【檔案微縮處理】，點(diǎn)擊檔案列表

10、后的【微縮】，選擇是否微縮，點(diǎn)擊【確定】3）檔案數(shù)字化處理在“技術(shù)處理”下選擇【檔案數(shù)字化處理】，點(diǎn)擊檔案列表后的【數(shù)字化】，選擇是否數(shù)字化處理，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)八：編研利用以及大廳用戶注冊1）檔案編研在“編研利用”下選擇【檔案編研】，點(diǎn)擊【新增編研】，填寫編研課題信息，并在該課題下新增檔案，點(diǎn)擊【保存編研課題】，點(diǎn)擊“課題正文”下的【新增正文】，編輯課題正文，點(diǎn)擊【確定保存】，點(diǎn)擊【完成編研課題】，在“檔案編研列表”下選擇該編研課題，點(diǎn)擊【確認(rèn)發(fā)布】2）檔案發(fā)布在“編研利用”下選擇【檔案發(fā)布】，點(diǎn)擊檔案列表下的【確認(rèn)發(fā)布】3）檔案借閱切換用戶，進(jìn)入“檔案大廳”，填寫用戶注冊信息，點(diǎn)擊【注冊】

11、，接著，以張玲的身份進(jìn)入檔案大廳，在首頁點(diǎn)擊【信息類】，查看到該編目下的檔案列表，可以進(jìn)行查看、借閱或者預(yù)約。這里，我們點(diǎn)擊【借閱】，點(diǎn)擊【借閱】，在檔案列表后再點(diǎn)擊【預(yù)約】，選擇預(yù)約時(shí)間，點(diǎn)擊【預(yù)約】，切換用戶，以李明身份登入系統(tǒng)。在“編研利用”下選擇【檔案借閱】，選中申請，進(jìn)行【審批】或者【駁回】，這里我們點(diǎn)擊【審批】，在“借閱歷史”中，可以查看借閱信息列表，在“預(yù)約審批”下選擇預(yù)約申請，選擇【審批通過】或者【駁回】，這里我們點(diǎn)擊【審批通過】4）主題管理在“編研利用”下選擇【主題管理】，點(diǎn)擊【新增主題】，填寫主題信息，點(diǎn)擊【確定】5）專題管理在“編研利用”下選擇【專題管理】，點(diǎn)擊【新增專題

12、】，填寫專題信息，點(diǎn)擊【確定】 6）事項(xiàng)管理在“編研利用”下選擇【事項(xiàng)管理】，點(diǎn)擊【新增事項(xiàng)】，編輯事項(xiàng)信息，點(diǎn)擊【選擇檔案】，選中具體檔案，點(diǎn)擊【選擇檔案】，點(diǎn)擊【確定保存】任務(wù)九：出庫管理1）檔案轉(zhuǎn)出在“出庫管理”下選擇【檔案轉(zhuǎn)出】，點(diǎn)擊檔案列表后的【轉(zhuǎn)出】,填寫轉(zhuǎn)出信息，點(diǎn)擊【確定】,系統(tǒng)提供將轉(zhuǎn)出信息打印的功能，點(diǎn)擊【打印】2）檔案銷毀銷毀的檔案是無價(jià)值的檔案，在“檔案鑒定”中設(shè)置為無價(jià)值，否則不可以操作后面的。在“出庫管理”選擇【檔案銷毀】，點(diǎn)擊檔案列表后的【銷毀】,填寫銷毀信息，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)十：檔案檢索1）檔案檢索在“檢索與統(tǒng)計(jì)”下選擇【檔案檢索】，選擇查詢條件，可以是多重或者

13、是單一的查詢條件，點(diǎn)擊【查詢】2）檔案統(tǒng)計(jì)分析檔案統(tǒng)計(jì)分析分為三種，包括業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、結(jié)構(gòu)分析和利用分析，操作方式相同。這里我們以“業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)”為例。在“檢索與統(tǒng)計(jì)”下選擇【檔案統(tǒng)計(jì)分析】，選擇統(tǒng)計(jì)時(shí)間，點(diǎn)擊【查詢】任務(wù)十一：預(yù)警管理在“預(yù)警管理”下選擇【數(shù)字化預(yù)警】，設(shè)置系統(tǒng)檔案數(shù)量閾值，選擇通知方式，點(diǎn)擊【確定】任務(wù)十二：檔案大廳1）全文檢索以張玲的身份進(jìn)入檔案大廳。在大廳首頁可以使用三種檢索方式進(jìn)行檢索。輸入檢索條件，點(diǎn)擊【檢索】即可2）借閱管理在借閱記錄中選擇一條記錄，可以將該檔案歸還。點(diǎn)擊借閱記錄后的【歸還】，或者點(diǎn)擊借閱記錄最下方的【歸還】均可選3）統(tǒng)計(jì)查詢選擇統(tǒng)計(jì)條件，點(diǎn)擊【統(tǒng)計(jì)】，即

14、可出現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果實(shí)驗(yàn)總結(jié)（可附頁）通過對檔案信息管理模擬學(xué)習(xí)，我對電子政務(wù)有了更近一步的理解。在還沒學(xué)習(xí)這門課時(shí)僅僅只知道電子政務(wù)這個(gè)名詞，上完課后知道了什么是電子政務(wù)，現(xiàn)在上機(jī)模擬讓我零距離的接觸了電子政務(wù)的操作，讓我對電子政務(wù)的實(shí)施與設(shè)計(jì)有了深刻的體會。通過這樣的一次課程設(shè)計(jì)，簡潔明了地讓我理解了電子政務(wù)與傳統(tǒng)政務(wù)的區(qū)別，不僅打破了時(shí)空限制，提高辦事效率，提高行政的透明度，擴(kuò)展社會服務(wù)功能，提供與公眾便利的交流渠道使政府的工作變得更加高效、快捷和廉潔。在檔案信息管理操作過程中我可以全方面多角度的了解每個(gè)模塊較為獨(dú)立，分工明確，都有其相對應(yīng)的任務(wù)?？傊@次模擬實(shí)踐，雖然在實(shí)踐過程中遇到不少問題，但通過老師的指導(dǎo)和同學(xué)的幫助下還是客服了種種問題，得以順利完成各項(xiàng)操作。同時(shí)這次實(shí)踐也提高了我的