中小型公司行政管理制度

1、公司管理制度編制： 本制度自核準(zhǔn)之日起開始執(zhí)行核準(zhǔn)：目 錄第篇 員工守貝U 3第二篇 員工行為、禮儀規(guī)范 4第三篇人力資源管理制度6第三篇人力資源管理制度6第一章制定依據(jù)及適用范圍 6第二章 人員招聘、入職、離職管理 7第三章薪酬與福利管理制度10第四章培訓(xùn)、考核、發(fā)展11第六章 勞動合同管理辦法15第四篇辦公室管理制度17第二章 辦公用品管理制度 18第三章印章管理制度21第四章資質(zhì)證照管理制度25第五章 合同管理制度 28第六章 公文、文書的管理制度 31第七章 檔案管理34第八章圖書管理制度36第九章會議管理制度38第十章 招待、會飯制度39第十一章 衛(wèi)生管理制度43第十三章 保密管理制

2、度44第一篇 員工守則一、自覺遵守公司各項規(guī)章制度、認真履行崗位職責(zé)；二、盡忠職守，服從上級，自覺維護公司利益；三、誠實信用，竭誠服務(wù)。強化信譽意識和服務(wù)意識，不斷提高工作質(zhì)量;四、自覺遵守公司的保密制度，不泄露公司商業(yè)機密；五、不利用自己的職位和工作之便謀取私利；六、嚴(yán)格遵守公司的考勤制度，不無故遲到、早退、缺勤；七、對上級交辦的事項應(yīng)力求做到及時準(zhǔn)確，不草率敷衍或任意擱置不辦;八、正確使用公司的物品和設(shè)備，桌面物品擺放整齊有序；九、工作期間不怠慢拖延，嚴(yán)禁看視頻、玩游戲瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁；十、注重儀表，講究衛(wèi)生，創(chuàng)造和維護文明的工作環(huán)境；第二篇員工行為、禮儀規(guī)范一、儀容儀表1、頭發(fā)：經(jīng)常

3、清洗、保持清潔。男員工頭發(fā)不可蓋耳，前不遮面、后不壓衣 領(lǐng)，不留怪異發(fā)型，不著奇裝異服，不得蓄須、染發(fā)、穿耳；2、指甲：經(jīng)常修剪、不宜過長，女員工若涂指甲油最好使用淡色；3、胡子：不能太長，應(yīng)經(jīng)常剃刮；4、口腔：保持清潔，上班前不宜喝酒或食用異味食品；5、裝扮：女員工宜保持清雅淡妝，不能濃妝艷抹；6、員工在上班期間著裝應(yīng)整潔、大方，不宜追求過多修飾。佩戴工作牌上崗， 不得穿背心、短褲、拖鞋等上班；7、有違以上者每次罰款50元；二、言談舉止1、員工上班期間，語言要清晰、禮貌，舉止要端莊、文明、大方；2、工作場所切勿吸煙、應(yīng)講普通話，且不大聲喧嘩；3、在通道、走廊遇到客戶或上司請禮讓，不要搶行；4

4、、員工在辦公區(qū)工作期間，應(yīng)將手機的鈴聲置于低音量狀態(tài)；5、 公司召開各種會議或員工在與公司領(lǐng)導(dǎo)商討工作等期間，員工應(yīng)將手機置 于靜音狀態(tài)；6、按要求做好整理工作，保持辦工區(qū)域整潔有序；三、接待禮儀1、接待來賓，應(yīng)主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待;2、貴賓來訪，按公司領(lǐng)導(dǎo)通知的方式招待，行政部人員安排陪同人員，外來 協(xié)助作項目的人員，由相關(guān)部門負責(zé)接待；3、接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水；4、接待流程：接待來訪人員一詢問來意，需要找的人-通知被訪者一引領(lǐng)會 見一奉上茶水-送客一整理客人走后清潔。四、電話禮儀1、接、打電話要做到語言文明、耐心解答。接聽外

5、來電話盡量使用標(biāo)準(zhǔn)普通 話，接聽時應(yīng)使用“您好，某某公司”等語句。接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng) 超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽 記錄；2、當(dāng)打入電話要找的人不在時，要禮貌地詢問對方的電話、姓名以及對方是 否要留言并加以記錄，告知當(dāng)事人；3、要轉(zhuǎn)叫他人聽電話時應(yīng)說：“請稍等，我現(xiàn)在幫您轉(zhuǎn)接”；4、接聽電話需做到彬彬有禮、不卑不亢，塑造良好的公司形象。第三篇人力資源管理制度第一章制定依據(jù)及適用范圍根據(jù)公司發(fā)展要求，為實現(xiàn)公司的經(jīng)營管理目標(biāo)，規(guī)范員工行為，提高工 作效率和員工的責(zé)任感、歸屬感，特制定本制度。第一條適用范圍一、本制度所有員工。二、本公司員工的管理

6、，除遵照國家和地方有關(guān)法令外，都應(yīng)依據(jù)本制度辦理第二章 人員招聘、入職、離職管理第二條人員招聘一、為保證公司的不斷發(fā)展，招聘、人員儲備，對員工的招聘與崗位配置做以下 規(guī)定：1、公司面向社會廣泛招聘，同時鼓勵在職員工把德才兼?zhèn)浠蛴袑I(yè)特長的人員 推薦給公司；2、任人唯賢、唯才是舉、德才兼?zhèn)洌η笞龅饺吮M其才，注重培養(yǎng)工作表現(xiàn)好、能力強、有管理才能的在職員工，并盡可能將其提拔到重要的負責(zé)崗位， 不讓人 才埋沒和流失；3、職位空缺和出現(xiàn)新職位時，優(yōu)先聘用在職員工，不足時再向外招聘；4、員工每季度做績效考評，將作為員工職務(wù)與工資晉升的主要依據(jù)；5、由各部門之間彼此協(xié)調(diào)，根據(jù)公司發(fā)展需要編制人員，做到定

7、崗定員。二、招聘程序公司各部門因工作需要增加人員時， 應(yīng)在系統(tǒng)進行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，人事部 統(tǒng)一納入招聘計劃并辦理招聘事宜；3、招聘時間及人員的安排：3.1經(jīng)理以下工作崗位應(yīng)聘人員經(jīng)過人事部初試， 通過初審后，經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)試， 最后由總經(jīng)理確定錄用人員；經(jīng)理級以上崗位由總經(jīng)理親自篩選考核， 確定錄用 人選；3.2員工的甄選，以學(xué)識、能力、品德、體格及適合工作所需要條件為準(zhǔn)。采用 考核和面試兩種，依實際需要選擇其中一種實施或兩種并用；3.3新進人員面試合格經(jīng)審查批準(zhǔn)后，由人事部辦理試用期手續(xù)。第三條入職一、應(yīng)聘者經(jīng)確認合格后，由人事部辦理入職手續(xù)并簽訂勞動合同及入職 確認薪金單，成為公司試用期員工

8、；二、試用期人員入職報到時，應(yīng)向人事部提交以下證件：1、最高學(xué)歷畢業(yè)證書原件及復(fù)印件；2、技術(shù)職務(wù)任職資格證書原件及復(fù)印件；3、身份證原件及復(fù)印件；4、一寸半身免冠照片二張；5、公司統(tǒng)一格式的員工入職登記表；6、半年內(nèi)健康體檢報告；7、特殊崗位的員工還須提供擔(dān)保人姓名、住址、身份證和戶口冊復(fù)印件、擔(dān)保人親筆簽名的擔(dān)保書；三、公司有保留、審查員工所提供的個人資料的權(quán)利；四、試用期員工統(tǒng)一安排入職培訓(xùn)，包括公司歷程、規(guī)章制度、企業(yè)文化等；五、試用期員工如因品行不良或無故曠工者，公司將停止試用，予以勸退；六、新入職員工，公司根據(jù)崗位不同實行試用期 1-3個月，最長不超過六個月；七、試用期考核1、 試

9、用期由人事部組織各部門經(jīng)理和相關(guān)人員對新進員工進行考核，考核項目按照公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行，采取考核后打分形式（滿分100）;2、試用期滿，考核成績80分以上者，公司直接予以轉(zhuǎn)正；3、試用期滿，考核成績80分以下70分以上者，需繼續(xù)延長試用期；4、試用期滿，考核成績70分以下者，予以勸退；5、試用期內(nèi)，試用期內(nèi)員工因工作能力、品行、違反公司規(guī)章制度的，公司有 權(quán)停止聘用；6、雙方有權(quán)解除勞動合同關(guān)系，但需提前三天通知對方；八、如有特殊工作崗位者（特聘人員等），公司與其另行簽訂相關(guān)協(xié)議，考核辦 法根據(jù)實際情況另行制定。九、公司對員工試用期的表現(xiàn)和錄用后的工作態(tài)度、業(yè)績等一系列考核結(jié)果都將 記入員工檔案

10、，此記錄作為員工日后晉升考核的依據(jù)。十、轉(zhuǎn)正1、試用期合格的員工須填寫轉(zhuǎn)正申請表，轉(zhuǎn)正計薪日期參照試用期協(xié)議；2、試用期內(nèi)員工請假一周以上，轉(zhuǎn)正時間將順延；請假超過一個月者，則作自 動離職處理；3、轉(zhuǎn)正通過后簽署轉(zhuǎn)正薪金確認單。第四條 離職（辭職、辭退）管理一、離職分類（一）辭職：1、正式員工因個人原因離職，須提前一個月（未滿試用期員工提前一周）向人 事部提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批后的辭職申請，填寫離職交接表，按照程序進行審 批，在職期間仍需配合公司做好本職工作， 經(jīng)審批通過后，按照公司相關(guān)程序辦 理原有的工作移交離職手續(xù)，解除勞動合同關(guān)系。當(dāng)月離職人員不參與當(dāng)月的績 效考核，時間未滿一月的按實際出勤天

11、數(shù)計算工資。（二）勸退：正式員工因個人能力無法勝任本崗位工作或經(jīng)調(diào)職后仍無法滿足公司工作需求的（試用期內(nèi)公司認為該員工未能達到工作標(biāo)準(zhǔn)），由人事部向員工提出勸退書，在工作與物品交接清楚的情況下，公司予以勸退，解除勞動 合同關(guān)系；（三）辭退（解雇）：員工因嚴(yán)重違反規(guī)章制度以及勞動法律法規(guī)，給公司造成 重大經(jīng)濟損失或惡劣影響，不適合從事本職工作者，在賠償公司損失后予以辭退， 解除勞動合同關(guān)系；（四）離職手續(xù)1、員工在離職前必須完備離職手續(xù)。2、離職手續(xù)包括：辦理工作交接事宜；按離職交接表要求辦理離職手 續(xù)；交還所有公司資料、文件、辦公用品及其它公物；報銷公司賬目，歸還 公司欠款；如與公司簽定有其它

12、合同（協(xié)議），按其它合同（協(xié)議）的約定辦 理；離職手續(xù)完備后到公司財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。第三章薪酬與福利管理制度第九條薪酬內(nèi)容與結(jié)構(gòu)9.1薪金構(gòu)成：基本工資、崗位工資、績效工資、工齡工資、全勤獎以及公司提供給員工的各項補助及福利；9.2崗位工資：根據(jù)員工的工作崗位核發(fā)。9.3績效工資：根據(jù)員工的業(yè)績考評核發(fā)。9.4年績效工資：根據(jù)公司的全年效益和員工的年終績效核發(fā)。9.5效益獎金：公司項目完成產(chǎn)生效益后，按崗位職責(zé)和員工績效考評情況確定 發(fā)放金額。在公司項目完成之前因個人主觀原因（因病無法克服的客觀原因除外） 離開公司的人員，不享受項目效益獎金。9.7.3員工崗位發(fā)生變動，其薪資根據(jù)公司實際情況

13、進行相應(yīng)調(diào)整。9.7.4根據(jù)對員工的績效考評情況，公司每年將進行薪資調(diào)整，以激勵優(yōu)秀、督 促后進。10.5、公司所有員工考勤為全勤的按半年度發(fā)放全勤獎500元；10.6工資按月發(fā)放，若員工出現(xiàn)每月請假、曠工、遲到等情況，則按照員工實 際考勤發(fā)放薪資；10.8公司實行基本薪金制度。10.11 薪金計發(fā)10.11.1發(fā)薪日期。每月的15日計發(fā)，如遇節(jié)假日或休息日順延。薪資均以稅 前數(shù)值計算。10.12.5公司根據(jù)國家有關(guān)勞動法規(guī)的規(guī)定，或公司經(jīng)營發(fā)展的需要，對薪金管 理制度進行補充、修改、完善。第十條福利一、有薪假期1、法定節(jié)假日：元旦、春節(jié)、端午、中秋、清明、國慶按政府的規(guī)定執(zhí)行。公司另有規(guī)定時

14、另行通知。2、帶薪假：年假，員工在公司服務(wù)滿 1至3年的可以享受5天的帶薪休假，每 增加一年休假可增加一天。該類假期可充抵病、事假時間。婚假、喪假、產(chǎn)假、病假等價別根據(jù)勞動法相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。二、公司給予員工通訊費用補貼。三、社會保險1、公司為試用期滿并已簽訂勞動合同的員工購買失業(yè)保險、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷、生育險等國家規(guī)定的社會保險項目。保險基數(shù)根據(jù)企業(yè)情況每年核定 一次，繳費比例按照國家規(guī)定執(zhí)行。四、員工活動1、公司為保障員工的身心健康，每年年底進行一次例行體檢，并適當(dāng)組織體育 鍛煉和娛樂活動。2、 公司員工均可參與公司工會每年定期或不定期舉行公司周年慶祝、春節(jié)聯(lián)歡、 郊游等活動。3、

15、每月按照員工生日月份集中慶生。第四章培訓(xùn)、考核、發(fā)展第十一條培訓(xùn)一、培訓(xùn)目的：員工自我實現(xiàn)的需要，充分釋放其潛能，有效調(diào)動積極性、創(chuàng)造性，強化員工敬業(yè)精神，增強企業(yè)的向心力和凝聚力。二、培訓(xùn)內(nèi)容（1）新員工培訓(xùn)新員工入職公司后，先有行政部人事專員對員工進行公司制度及相關(guān)禮儀培訓(xùn)，考試合格后交由部門領(lǐng)導(dǎo)對其進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)， 以便及時了解公司并順利 開展工作。1、培訓(xùn)時間：新員工到崗后的第一周進行。2、培訓(xùn)內(nèi)容：企業(yè)規(guī)章制度、文化、公司組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、方針和宗旨（行政部負責(zé)） 了解工作內(nèi)容、性質(zhì)、崗位職責(zé)、熟悉工作流程、技能（部 門經(jīng)理負責(zé)）。3、部門培訓(xùn)時間安排： 根據(jù)部門情況集中或者分階

16、段進行。4、培訓(xùn)紀(jì)律：在規(guī)定的培訓(xùn)時間內(nèi)，無故缺席者罰款 30元。第十二條考核一、考核辦法考核分為試用考核、晉升考核、年終考核三種。1、試用考核：試用期員工在試用結(jié)束時，由部門經(jīng)理負責(zé)考核，試用部門如要延長試用期或改派其他部門或解聘，必須附考核表，延長試用期不得超過6個月。2、晉升考核：員工在晉升或降職時，必須進行考核，并附上個人自評報告。3、年終考核：于每年12月底進行考核，作為年終獎金評定、晉升、加薪的 依據(jù)。二、考核流程自評-主管考核-行政部人事審核-總經(jīng)理審批-行政部人事存檔。三、考核內(nèi)容1思想品質(zhì)與職業(yè)道德7.對公司政策制度的執(zhí)行力2工作經(jīng)驗及工作能力8.工作態(tài)度與熱情3.潛力發(fā)展與

17、學(xué)習(xí)能力9、創(chuàng)新記錄與合理化建議4.對公司企業(yè)文化的了解10.工作業(yè)績和成果5.團結(jié)同事與協(xié)作能力11.考勤狀況與獎懲記錄6.工作的計劃性和指導(dǎo)力考評原則1、對員工的工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績?nèi)矫孢M行考核，建立績效考核考 評檔案，作為晉升的重要依據(jù)。2、考評對象 公司全體員工，包括試用期員工和因病、因私、因傷缺勤者，但不包括本季 度出勤未達20個考評工作日者。 員工在考評期內(nèi)更換工作崗位，就職新崗位超過15天參加新崗位考評，反之 則回原崗位進行考評。3、考評分為季度考評、年度考評和其它考評。4、因完成公司計劃外臨時安排的工作，影響了季度計劃工作的完成，考核、考 評時應(yīng)酌情正確處置。5、考評

18、指標(biāo)考評指標(biāo)按普通員工、經(jīng)理級以上員工兩種類型分別確定。6月考評程序在員工自評的基礎(chǔ)上，由考評小組進行考評。1、普通員工類的考評小組：由行政部部人力資源，被考評員工的直接上級、經(jīng)理、副總經(jīng)理或總經(jīng)理組成。2、主管級以上員工的考評小組：由行政部部人力資源，被考評員工的直接上級、 經(jīng)理、總經(jīng)理組成。7、年度考評程序（1）普通員工的考評分上級、同級、自我考評三級進行，各級的考評權(quán)重比例 為：上級占總評的50%同級占總評的30%自我考評占總評的20%（2）主管級以上員工的考評分上級、下級、同級和自我考評四級進行，各級的考評權(quán)重比例為：上級考評占總評的 70%下級考評占總評的10%同級考評占 總評的10

19、%自我考評占總評的10%8、年度考評方式以考評會議評定的方式實施年度員工考評。8.1、考評會議的成員：由被考評部門全體員工、其它部門的經(jīng)理、公司副總經(jīng) 理和總經(jīng)理組成。8.2、考評會議由總經(jīng)理或指定人員主持，行政部負責(zé)會議的相關(guān)記錄和評分核 算。8.3、會議程序8.3.1行政部人事對被考評人各季度績效考評結(jié)果進行簡要介紹。8.3.2被考評人作自評陳述。8.3.3被考評人回避，參評者對被考評人的陳述進行評論和評分。8.3.4評分以不記名方式，按上級、下級、同級分類后交給行政部人事記分。行 政部人事按上述級別分類算出各類的平均分后，再以各級評分權(quán)重比例算出被考評員工的年度績效考評得分。第六章 勞動

20、合同管理辦法第五條適用范圍：試用期滿轉(zhuǎn)正后的全體員工第六條合同期限1、勞動合同的期限分為固定期限、無固定期限、以完成一定的工作為期限；2、因公司原因或員工個人原因而未簽訂勞動合同，但已在公司工作三個月以上的，均視為一年期勞動合同。第七條 合同簽訂、續(xù)訂、變更和解除1、新員工在試用期滿轉(zhuǎn)正時，公司與其簽訂勞動合同。2、有固定期限的勞動合同，員工應(yīng)在合同期滿前十天向公司提出書面申請，經(jīng)雙方協(xié)商一 致同意后續(xù)簽勞動合同。期滿未重新訂立勞動合同而雙方均未提出異議的，視為原合同續(xù) 簽。3、公司與員工雙方經(jīng)協(xié)商同意，可以變更或者解除勞動合同。4、簽訂了無固定期限合同的員工需解除合同的，應(yīng)提前三十天提出書面

21、申請， 經(jīng)雙方協(xié)商一致后方可解除合同。5、 員工有下列情形之一的，公司可以解除勞動合同，不支付經(jīng)濟補償： 試用期內(nèi)被證明不符合錄用條件；嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或公司規(guī)章制度； 未經(jīng)公司批準(zhǔn)而自動離職；嚴(yán)重失職、營私舞弊，對公司利益造成重大損害； 擅自離崗，連續(xù)曠工15天或一年內(nèi)累計曠工30天被公司除名； 被依法追 究刑事責(zé)任。6員工有下列情形之一的，公司可以解除勞動合同，但應(yīng)當(dāng)提前三十天書面通知員工本人并支付經(jīng)濟補償：患病或非因工負傷，治療終結(jié)后不能從事原崗位工作、也不能從事由公司另 行安排的崗位工作（增發(fā)壹個月工資的醫(yī)療補助費）。 不能勝任分配的崗位工作，經(jīng)過培訓(xùn)或者調(diào)整工作崗位仍不能勝任工作的。

22、 勞動合同訂立所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化， 致使原勞動合同無法履行的。 屬于情況的，經(jīng)濟補償按其在本單位工作的年限，每滿一年支付一個月工 資，六個月以上不滿一年的，按一年計算；不滿六個月的，支付半個月工資。7、員工提出解除勞動合同，應(yīng)提前三十天以書面形式通知公司，經(jīng)公司批準(zhǔn)后 方可辭職。如未提前通知給公司造成經(jīng)濟損失的， 應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)勞動法規(guī)定承 擔(dān)違約責(zé)任。8、 重要崗位以及公司中高層人員簽訂年薪制合同， 年薪制合同簽訂期限三年起。 （年薪管理規(guī)定參照2013年12月西安萬方公司年薪制員工管理專項規(guī)定）9、未提及事宜，按國家法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條糾紛處理合同過程中的任何勞動糾紛

23、，員工可通過申訴程序向上級負責(zé)人 （公司總經(jīng) 理）申訴，協(xié)議解決；不能達成協(xié)議時，可向當(dāng)?shù)貏趧又俨脵C構(gòu)申請仲裁或向人 民法院申請訴訟。第四篇辦公室管理制度為了加強公司行政部行政事務(wù)管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更 加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，提高工作效率，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。本制度所指辦公室事務(wù)包括考勤管理、辦公用品管理、印章管理、資質(zhì) 證照管理、合同管理、公文文書管理制度、檔案管理、圖書管理、會議管理、接 待飯客、衛(wèi)生管理、廢舊物品管理、保密管理、項目申報管理、企業(yè)愛心基金、 車輛管理等。第二章辦公用品管理制度為使辦公用品管理規(guī)范化，控制辦公用品開支合理化，特制訂本制度。第

24、一條適用范圍本制度適用于公司全體員工。行政部專人負責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用 品。第二條辦公用品范圍一級消耗品：筆、鉛筆刀、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、軟皮筆記 本、復(fù)寫紙、便簽紙、標(biāo)簽、橡皮擦、檔案袋、夾子、一次性紙杯、茶葉等。一、二級消耗品：復(fù)印紙、傳真紙、打印紙、修正液、白板筆、傳真紙、 印刷品等。二、管理消耗品：打印機、碳粉、墨盒、剪刀、筆筒、直尺、美工刀、訂 書機、打孔機、專用章、印泥、計算器、傳真機、電話、文件夾等。第三條辦公用品購發(fā)一、辦公用品的購置辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：由各部門在每月1 5日間做采購申請單， 由部門負責(zé)人簽署后報常務(wù)副總審批，財務(wù)部簽字后方可交由綜

25、合管理部采購根 據(jù)實際工作需要有計劃購買、分發(fā)給申請部門，由部門負責(zé)人簽字領(lǐng)回。低值易 耗辦公事務(wù)用品可由綜合管理部確定購買。單件價格超過1000元以上的物品必須由常務(wù)副總批準(zhǔn)后方可購買。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)。（一）行政部辦公用品采購人員需根據(jù)各部門采購申請單的實際情況審核， 大批量采購必須經(jīng)過常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。（二）在購買辦公用品時，應(yīng)本著經(jīng)濟節(jié)約，確保質(zhì)量的原則。（三）辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理 開支。二、辦公用品發(fā)放（一）個人領(lǐng)用：一級消耗品均可以通過個人領(lǐng)用， 也可以由部門經(jīng)理統(tǒng)計所需 數(shù)量后一

26、起領(lǐng)用。領(lǐng)用時需填寫相關(guān)領(lǐng)用記錄。（二）部門領(lǐng)用：二級消耗品以上都由部門經(jīng)理或者部門負責(zé)人辦理領(lǐng)用手續(xù)后 領(lǐng)取。三、公司辦公用品應(yīng)建立賬簿，購發(fā)手續(xù)清晰、規(guī)范。四、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放， 并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用 未填表登記，事后須及時補填。五、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。第四條辦公用品的保管一、所采購的辦公用品由綜合管理部指定保管員進行保管、發(fā)放，并按照公司有關(guān)規(guī)定辦理入庫、領(lǐng)用等手續(xù)。二、辦公用品每次被領(lǐng)用后，保管員需進行盤點，確定數(shù)量是否正確無誤。三、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、 規(guī)格、單價、出入庫時

27、間等，做到賬物相符。四、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。五、綜合管理辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。第五條 辦公用品的管理（一 ）辦公用品管理人員負責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格 要求，無私自挪用現(xiàn)象。（二）公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政部指 定負責(zé)人全權(quán)負責(zé)。（三）管理細則：一、對于惡意損壞辦公用品的，所有損失均由損壞者承擔(dān)。二、辦公用品在辦公時間丟失者，由使用者賠償。三、管理消耗品在正常使用發(fā)生的損壞時， 要及時向保管者報告，由保管者 安排修理，如不報告或擅自將損壞的辦公用品丟棄的， 使用者個人按非正常使用

28、損壞照價賠償。四、對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在物品報廢單上填寫用品名 稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項，并報總經(jīng)理同意后，到財務(wù)部辦理 報廢注銷手續(xù)。第六條注意事項及附表一、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用，違犯者視情節(jié)輕重給予 罰款處理。二、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用，違者按照 情節(jié)輕重給予罰款處理。三、新進員工入職時統(tǒng)一辦理相關(guān)手續(xù)，并且填寫辦公用品領(lǐng)用單。離職時, 需將剩余用品一并交與辦公用品保管者， 由保管者依照殘舊程序、可利用價值等 實際情況對物品進行再分配。辦公用品流程1、編制米購申請f審批f米購f入庫登記f發(fā)放2、編制米購申請f統(tǒng)計

29、申購情況f月末清算匯總f出庫登記第三章印章管理制度第一條為了使公司印章及介紹信的管理和使用安全、 規(guī)范、統(tǒng)一，保障公司的合法權(quán)益，結(jié)合公司實際情況特制定本制度。本管理制度適用于公司公文、信函、證件、證書、發(fā)票、支票、財務(wù)報表、統(tǒng)計 報表、對外簽署的合同、協(xié)議以及其它須用印章的文本。第二條印章種類1、公章（包括公司已作廢的舊公章）或指定和合同章；2、公司董事長或總經(jīng)理（法定代表人）的備案職章；3、 公司部門印章（行政部、運營部、招商部、店面、財務(wù)部等）；4、其他印章：投標(biāo)作標(biāo)書時需要的印章、已經(jīng)結(jié)束的各項目經(jīng)理部的各類印章、 公司各部門作廢的印章等。第三條印章的刻制和回收2.1公司所有印章的刻制

30、必須報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。新項目部成立需刻制印章的，應(yīng) 向行政部遞交申請刻制印章的報告， 經(jīng)總經(jīng)理批示后，由行政部派專人去辦理印 章刻制并進行交接工作；2.2公司印章（公章）、法定代表人印鑒、財務(wù)專用章、合同專用章等具有法律 效力的印章，由綜合管理部持公司介紹信、營業(yè)執(zhí)照副本等相關(guān)證明材料到指定 公安機關(guān)辦理篆刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格等按國家相關(guān)法律規(guī)定執(zhí)行；2.3公司內(nèi)部使用的印章，如部門印章、財務(wù)專用的條形章、檢驗專用章等由使用部門經(jīng)理提出申請總裁批準(zhǔn)，統(tǒng)一由綜合管理部負責(zé)雕刻。3、印章的管理、使用及保管3.1印章的管理3.1.1公司印章（公章、合同章）、介紹信由綜合管理部專人負責(zé)管理；3.1.

31、2財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印鑒必須由財務(wù)主管、會計、出納 分開管理，由公司財務(wù)負責(zé)人具體安排；3.1.3印章管理人員因事、病、休假等原因不在崗位時，應(yīng)指定他人代管，如果 是具有法律效力的印章，雙方須填寫印章交接單；印章管理人若離職或崗位 調(diào)動，則雙方除填寫印章交接單外，須經(jīng)過總裁批準(zhǔn)；3.1.4公司所有印章，均應(yīng)在綜合管理部登記、留樣，確定保管人，并填寫公 司印章留樣備案表；3.1.5印章磨損需要更換，或公司部門撤消、重組等，由綜合管理部統(tǒng)一收回、 登記、留樣、銷毀；3.1.6印章丟失，則由當(dāng)事人向公司提交書面的報告，綜合管理部應(yīng)及時采取相 關(guān)的補救措施，包括但不限于追查印章下落、公

32、告印章作廢、對責(zé)任人進行處罰 等；3.1.7印章管理人員必須堅持原則，嚴(yán)守機密、嚴(yán)格照章用印，不得越權(quán)用印， 不得未經(jīng)允許私自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理，因擅自用印對公司造成的損失應(yīng) 負相應(yīng)的法律責(zé)任；3.1.8當(dāng)印章管理員發(fā)生人事變動或離職，公司及部門印章管理人員應(yīng)向部門辦 公室負責(zé)人移交印章及其他相關(guān)工作，由公司或各部門另行安排專人負責(zé)印章的 保管。印章的交接應(yīng)作為離職移交工作的一部分，并填寫印章交接單，方可辦理離職調(diào)動手續(xù)；3.1.9具有法律效力的公司所有印章任何人不得未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶外出，如確需要帶出使用時，須填寫印章外出使用審批單，行政用印須經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)，項目 用印須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司印

33、章（公章、合同章）應(yīng)由印章管理人員攜帶外出， 如確需使用人攜帶，則還須填寫印章交接單，辦理交接手續(xù)后方可攜帶外出。3.2印章的使用、保管3.2.1印章的使用（1）各部門員工辦理與對內(nèi)、外部單位事宜，使用印章時，須具實填寫用印 登記表，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到印章管理人員處用?。缓贤痤~在五 萬元以上或者須加蓋法人私章的合同、資料由總經(jīng)理簽字；若總經(jīng)理或部門主管 領(lǐng)導(dǎo)外出，須印章管理人電話或短信請示總經(jīng)理或部門主管領(lǐng)導(dǎo)，得到批準(zhǔn)后方 可用印，事后由經(jīng)辦人到總經(jīng)理或部門主管領(lǐng)導(dǎo)處補簽字；（2）用印時涉及到工程投標(biāo)事宜需再次蓋公章或其他印章時，印章管理人須核查用印登記表無誤后，方可用印并做好登記

34、工作；（3）印章管理人員必須根據(jù)用印登記表嚴(yán)格審查需用印文件的名稱、份數(shù)是否相符方可加蓋。對不符合者，印章管理人員有權(quán)拒絕蓋?。唬?）各部門員工申請辦理用印登記表，若部門領(lǐng)導(dǎo)未能及時簽署，須申請上一級領(lǐng)導(dǎo)簽署，部門經(jīng)理及時補簽；（5）以公司名義簽訂的一般銷售合同、協(xié)議等，必須在合同評審?fù)瓿?，且法定代表人或授?quán)簽約人簽字注明日期后，由上述人員填寫用印登記表 ，部門主 管領(lǐng)導(dǎo)審批，方可在綜合管理部辦理加蓋合同專用章的業(yè)務(wù)，如果銷售合同金額 在五萬元以上，則須總經(jīng)理審批方可加蓋合同專用章；（6）對外簽署的任何合同、協(xié)議，投標(biāo)書，貝U必須在合縫處加蓋合同專用章；（7）公司財務(wù)需加蓋財務(wù)專用章、發(fā)票專用

35、章、法定代表人印鑒，按公司相關(guān) 財務(wù)管理辦法執(zhí)行；（8） 用印者因工作需要開據(jù)證明、介紹信、授權(quán)委托書等，綜合管理部必須嚴(yán) 格把關(guān)，認真審核，經(jīng)常務(wù)副總同意，印章管理人員方可蓋印。介紹信應(yīng)統(tǒng)一編 號登記，以備查詢、存檔；（9）部門印章、或其它的條形章僅作為公司內(nèi)部印章使用，對外不具備代表公司的功能；（10） 公司任何部門，任何人不得在當(dāng)事人或委托人所持的空白格式的文件、文 檔、介紹信、報表等上加蓋公司的任何印章，否則必須為此不當(dāng)?shù)男袨槌袚?dān)相應(yīng) 的法律責(zé)任；（11）凡有公司總經(jīng)理簽發(fā)或簽署的文件、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報表、邀請函等，可直接加蓋公司印章（公章），無需再辦理審批手續(xù)；（12）無總經(jīng)理簽發(fā)

36、或簽署的文件、業(yè)務(wù)報表及其它文本等，需要加蓋公司印章（公章），用印人須填寫用印登記表，辦理用印審批手續(xù)。322印章的保管(1) 印章管理人員在加蓋印章時，應(yīng)確保印章清晰、端正；(2) 印章管理人員應(yīng)建立用章登記表，對使用印章的種類、文件 /文檔/報表等 內(nèi)容、日期、使用人等進行登記。4. 責(zé)任4.1違反本制度的規(guī)定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)的輕重，對 責(zé)任者分別進行批評教育、行政處分、經(jīng)濟處罰，造成特別嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法 追究刑事法律責(zé)任；4.2印章遺失必須馬上告知行政部，由行政部印章保管人登報聲明證照作廢， 并 按印章的篆刻要求重新補辦新章；4.2任何人必須嚴(yán)格執(zhí)行本制度，依照

37、本制度規(guī)定的程序使用印章，不得擅自使用；5. 公司印章管理的相關(guān)文件范本：公司印章留樣備案、印章交接單、印 章外出使用審批單、用印登記表；6. 本制度由綜合管理部負責(zé)解釋，由總經(jīng)理簽發(fā)后開始執(zhí)行。第九條未經(jīng)總裁同意，不得將公司印章用于公司經(jīng)營、宣傳以外的其它任何用 途。第四章資質(zhì)證照管理制度第一節(jié)總則第一條為加強公司的證照資質(zhì)的管理，確保證照在企業(yè)經(jīng)營管理活動中安全、 有效、合法的使用，特制訂本制度。第二條 公司的證照管理本著“及時辦理、及時年檢、統(tǒng)一保管”原則，保證證 照管理的效率和安全性。行政部負責(zé)辦理、監(jiān)督檢查工作。第二節(jié)資質(zhì)證照的種類第三條種類一、資質(zhì)證照種類包括基礎(chǔ)證照、專業(yè)證照及獲

38、獎證照三類：（一）基礎(chǔ)證照是指公司的營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、稅務(wù)登 記證正副本、銀行開戶許可證等企業(yè)合法經(jīng)營所需要的各種證照；（二）專業(yè)證照是指經(jīng)營中取得的專業(yè)類證照：如電力工程施工總承包三級資質(zhì)、機電設(shè)備安裝工程專業(yè)承包三級資質(zhì)、環(huán)保工程專業(yè)承包三級資質(zhì)、安全生 產(chǎn)許可證、社保登記證、建造師證、安全員證、崗位資格證、技術(shù)人員學(xué)歷證、 個人的職稱證等。（三）獲獎證照是指公司經(jīng)營中獲得的各項榮譽證書、專利證書等。第三節(jié) 資質(zhì)證照的辦理部門第四條辦理部門（一）公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證均由行政部統(tǒng)籌辦理；（二）公司稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證均由財務(wù)部統(tǒng)籌辦理；（三）公司專業(yè)證照、

39、專利及獲獎證照均由行政部統(tǒng)籌辦理；第五條 證照除正常的年檢和換證外，凡涉及變更或注銷的，必須由董事會批準(zhǔn) 后方可辦理。第六條 證照的辦理必須在規(guī)定期限內(nèi)完成，如因個人原因超過規(guī)定期限未辦理 以致證照過期的，將追究證照經(jīng)辦人員責(zé)任。如被罰款的，所罰款項全部由經(jīng)辦 人承擔(dān)。第七條 所有證照辦理完畢后，必須將原件備案至相應(yīng)保管部門。第八條 證照辦理過程中產(chǎn)生的費用由經(jīng)辦人員憑票據(jù)辦理報銷手續(xù)。第四節(jié)證照保管及使用第九條 行政部負責(zé)公司證照的統(tǒng)一管理。所有證照原件由行政部專人負責(zé)保管，并負責(zé)登記、備案并保留掃描件。第十條 行政部應(yīng)妥善保管印章和證照，存放于專門的、干燥的文件柜里，不用 時注意上鎖，未經(jīng)

40、許可不得啟用、濫用、復(fù)印、外借等，證照類的還應(yīng)備掃描件 歸檔和留存復(fù)印件以備急用。保管期間，公司及部門印章、證照管理員為管理責(zé) 任人。第十一條 行政部應(yīng)在政府有關(guān)部門規(guī)定的時間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢審，確保證照的有效性。第十二條為保證公司的合法經(jīng)營，公司以個人名義出資辦理的職稱證、資質(zhì)證、 資格證等各種證件的產(chǎn)權(quán)屬于公司，由行政部統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為己有。證照檢審時，相關(guān)部門和人員有責(zé)任予以協(xié)助，并提供所需的材料。第十三條 公司各部門或外單位需要使用公司證照復(fù)印件，須填寫資質(zhì)文件使用登記表（若部門主管領(lǐng)導(dǎo)未能簽署，須上一級領(lǐng)導(dǎo)簽署，部門主管領(lǐng)導(dǎo)及 時補簽）。掃描件需要傳送時，須有水印

41、“此掃描件僅作為辦理XX用”，需要復(fù) 印的，由行政部統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再次復(fù)印無效”印章，必要時加注“復(fù)印件僅 用于辦理XX用”。第十四條 公司證照原件（正本或副本）帶出和借用，行政用證須經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)， 項目用證須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后的證照外出使用審批單，不得擅自用于他事，期間要妥善保管，攜帶人應(yīng)防止丟失，用完后應(yīng)立即歸還還原保管 部門。并在登記表上注銷。第十五條 印章證照保管員為第一責(zé)任人。帶出和借用期間，攜帶人為第一責(zé)任人，審批人為第二責(zé)任人。第十六條 當(dāng)印章和證照管理人員發(fā)生人事變動或離職，應(yīng)向交接人移交印章、證照及其他相關(guān)工作，同時填寫證照交接單，常務(wù)副總為監(jiān)交人。第十七條證照

42、遺失必須馬上告知行政部，由行政部證照保管人登報聲明證照作廢，并按主管部門的要求重新補辦新證照。第十八條 如因個人疏忽引起證照遺失的，由遺失人承擔(dān)全部責(zé)任，所發(fā)生的費 用全部由遺失人承擔(dān)。第五章 合同管理制度為加強經(jīng)濟合同管理，減少失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)經(jīng)濟合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。一、合同規(guī)定1、 公司合同包括：銷售合同、采購合同、不包括勞動合同。（其他合同是指公司 簽訂的除銷售合同、采購合同以外的合同，主要包括：運輸、維修、借款、擔(dān)保、 抵押、保密、勞務(wù)用工、租賃、保險合同等。）2、合同均應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分

43、。二、合同的簽訂：2.1訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同；2.2對外訂立經(jīng)濟合同，授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，由 法定代表人或法人授權(quán)的委托人簽訂，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式 簽訂，委托人必須本著對公司負責(zé)的態(tài)度， 在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)，超越授權(quán) 的權(quán)限或非法人授權(quán)的委托人則無權(quán)對外簽訂合同；2.3授權(quán)委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、 填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。2.4簽訂合同時，應(yīng)對合同進行編號，公司所有合同的編號均應(yīng)是唯一的；2.3為降

44、低公司風(fēng)險，簽訂合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格，資信等情況，無經(jīng)營資格或資信情況不良的商家則不得與其簽訂經(jīng)濟合同。2.5經(jīng)濟合同必須具備貨物名稱（或勞務(wù)、項目名稱等）、規(guī)格、數(shù)量、價款， 履行的期限、地點、方式，執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、驗收方法、包裝要求以及違 約責(zé)任、付款要求等，合同上還應(yīng)有雙方的聯(lián)系人、聯(lián)系電話、單位名稱、單位 地址、法人、開戶行、銀行賬號、稅號等信息，并加蓋雙方公司的公章或合同專 用章；2.6空白合同上一律不得加蓋公章或合同專用章。原則上應(yīng)先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如 有例外需要，須總經(jīng)理特批。2.7單份合同

45、二頁以上必須加蓋騎縫章。2.8合同的附件（包括技術(shù)協(xié)議）及補充協(xié)議同樣具有法律效力，應(yīng)嚴(yán)格履行合 同簽訂的規(guī)定；2.9合同文本擬定完畢，經(jīng)公司法律顧問、財務(wù)部門等職能部門負責(zé)人和公司總 裁審核過后加蓋公章或合同專用章方能生效。2.10合同蓋章生效后，應(yīng)交由辦公室副主任按公司確定的規(guī)范對合同進行編號 并登記。2.11公司總裁對所有合同的訂立具有最終的決定權(quán)，公司財務(wù)總監(jiān)對合同訂立 的全過程擁有參與權(quán)與監(jiān)督權(quán)。2.12合同最終簽訂前需法律顧問審核，方可上報總裁簽署。2.13公司的合同應(yīng)統(tǒng)一編號，便于公司有效管理和規(guī)避合同風(fēng)險。2.14公司所有的付款合同統(tǒng)一歸采購部簽署。三、合同的履行3.1合同對甲

46、乙雙方均有制約作用，因此合同涉及到的公司各部門均應(yīng)嚴(yán)格按照 合同規(guī)定履行，合同簽訂人有責(zé)任對另一方合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和督導(dǎo)。3.2合同在履行過程中，合同雙方如果出現(xiàn)履約困難、違約等現(xiàn)象，公司合同簽 訂人應(yīng)及時向總裁匯報，積極應(yīng)對，采取合適的方法將公司的損失降到最低。3.3在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字 認可，經(jīng)總裁簽字同意后，再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。3.4財務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：1、應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面申請的；2、收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的。3、發(fā)票不完整或未取得發(fā)票的。4、手續(xù)

47、不完善的。5、財務(wù)部認為需提供其他資料的。付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的， 財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促收款單位出具委托 付款資料。3.5合同履行過程中，對方開具的發(fā)票必須是合法的、有效的，收到發(fā)票后，經(jīng) 辦人先核對無誤，填寫費用報銷單，將發(fā)票附在其后，經(jīng)總經(jīng)簽字，轉(zhuǎn)財務(wù) 審核付款。3.6合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對采購合同的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。四、合同的變更和解除：4.1變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)店面、運營部、招商部、財務(wù)部等相關(guān)職能部門負責(zé)人和公司總裁審核通過方可。4.2合同履行過程中，因出現(xiàn)特殊情況經(jīng)雙方協(xié)商

48、需對合同進行變更，在不損害 公司利益的前提下經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可進行變更，但合同的變更必須簽訂書面文件， 甲乙雙方均應(yīng)簽字蓋章，變更文件作為合同的附件與合同有著同樣的法律效力。4.3變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。4.4公司相關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總 經(jīng)理匯報。4.5變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由行政部保管。4.6變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。4.7合同變更后，合同編

49、號不予改變。5.合同保管：5.1合同簽訂后，合同原件及合同的附件一同交綜合管理部歸口管理，保證合同 的完整性，簽訂部門或財務(wù)部門留合同的副本。5.2業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同臺帳，有效的掌握合同的執(zhí)行情況，綜合管理部檔案管 理也應(yīng)建立合同歸檔的分類臺帳，方便公司各部門查閱。5.3合同臺賬的內(nèi)容應(yīng)包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、合 同總金額、對方單位、履行情況及備注等，臺帳應(yīng)及時填寫，做到準(zhǔn)確、完整。5.4合同調(diào)閱，須經(jīng)總裁簽字方可，任何人員在不經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得調(diào)閱公 司的合同。5.5合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，應(yīng)慎重保管，嚴(yán)禁隨意 處置、遺失和銷毀，接觸到合同的公

50、司內(nèi)部員工均應(yīng)保守合同秘密。6. 合同保管與經(jīng)辦人員的工作移交：6.1合同經(jīng)辦人員與公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，公司應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知相關(guān)單位。6.2合同經(jīng)辦人員與公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托 書移交完畢，經(jīng)公司有關(guān)部門確認后方可辦理相關(guān)手續(xù)。7. 本規(guī)定由綜合管理部解釋，由總裁簽發(fā)執(zhí)行。第六章公文、文書的管理制度一、公司的公文格式應(yīng)規(guī)范化，公文處理程序應(yīng)嚴(yán)肅、正確。除通知外，一般性 文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行 調(diào)整。二、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電 子文檔的同步更新

51、。三、公司公文的發(fā)行由公司總裁辦公室負責(zé)。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會會議紀(jì)要、規(guī)章制度、通知、指示等。四、各單位、各部門自行打印的涉及公司權(quán)益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負責(zé)人簽 字，交綜合管理部審核后發(fā)送。五、各單位、各部、室所有打印成文的內(nèi)部規(guī)章制度和下行文稿必須報行政部留底存檔。六、 文件管理的范圍包括：文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提 案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真 文件、政策指導(dǎo)類文件、人事專員發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、 各類應(yīng)存檔的圖表、各類合同文件以及其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。七、制度類文件按照公司文檔

52、統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范， 表達無歧義。八、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng) 的文字記錄，以備查閱。九、公司文件的發(fā)文管理1、公司發(fā)文由行行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。2、部門和個人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊中簽名。3、公司對內(nèi)公開文件由行政部負責(zé)起草和審核，總裁簽發(fā)；各部門需要向 下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草， 行政部負責(zé)審核，審核無誤打印后，由 總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、文件須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負責(zé)人簽名、標(biāo)定日期

53、和密級；部門負責(zé)人審定，總裁簽字同意后打印發(fā)文。3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。十、收文管理1、公司收文的處理程序為：擬搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）、打印、 收文、分文、登記、傳送、歸檔、銷毀。2、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由行政部負責(zé)執(zhí)行。收到文件后，先做 好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸 檔。3、凡寄至公司的文件、傳真等，由綜合管理辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄；4、機密文件由綜合管理部專人保管，并對文件進行分類管理，定期整理并制作 相關(guān)報表提交給部門主管。5

54、、急件或涉及商業(yè)機密的傳真應(yīng)由專人處理。6各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度 的文件，需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、綜合管理部對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等 資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)；10、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀， 需上報行政部簽字批準(zhǔn)，按 照文件管理制度進行處理。11、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。十一、文件管理流程設(shè)計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案f排序整理

55、， 編制編目f存檔f借閱f 清退1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件f審查編號f審批、簽發(fā)f打印文件f下發(fā)文件f文件存檔f更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）f借閱f清退f審批f銷毀2、外部文件管理流程：外部收文f文件整理f文件存檔f清退f文件存檔f文 件銷毀借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)f批準(zhǔn)f借閱f清退f文件存檔f文件銷毀第七章 檔案管理一、檔案由專人負責(zé)收集。包括附件、批復(fù)、定稿等。并明確具體責(zé)任，認真做 好文件收發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作，對涉及機密的文件、資料，要保證原始資 料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。二、檔案歸檔范圍：公司章程、規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、勞動工資、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、聘書、協(xié)議、合同、活動方案、可 行性研究報告、通知、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證、工程圖紙文件和涉及土地、施工的各類文 件、批復(fù)、工程竣工檔案資料以及員工薪資、 人事檔案等具有保存和參考價值的 文件材料。（一）人