前程眾和辦公自動化系統(tǒng)解決方案

1、- 1 - / 15 前程眾合辦公自動化系統(tǒng)方案 一、 系統(tǒng)概述 隨著當(dāng)今社會的高速發(fā)展，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源的共 享，信息高速、 適時的傳遞已成為提高工作效率和加強(qiáng)市場競爭 力的有效手段。 在這種環(huán)境和應(yīng)用要求下， 對辦公過程的管理勢 必以高速、高效的辦公網(wǎng)絡(luò)及辦公自動化系統(tǒng)作為支持與保障， 整合了機(jī)構(gòu)資源， 加快了信息流通，規(guī)范了辦公流程，提高了辦 公效率， 為用戶提供了一個先進(jìn)的信息化工作平臺。 對管理層而 言降低管理成本，提高管理力度；對員工而言，降低工作內(nèi)耗， 提高工作效率。 辦公自動化能夠把前程眾合的各個部門緊密聯(lián)系 在一起， 強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間、 部門之間的信息交流與協(xié)同

2、工作，使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公、業(yè)務(wù)流程都能在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，相 互之間可以親密地交流協(xié)作， 具有很強(qiáng)的通用性和可移植性， 將 人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要 的核心事務(wù)， 整體提高了機(jī)構(gòu)的辦事效率和對信息的可控性， 使 機(jī)構(gòu)管理趨于完善， 滿足社會發(fā)展需要， 為前程眾合營造具有綜 合信息處理能力的現(xiàn)代辦公環(huán)境， 真正實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、 信息集 中化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。 二、 辦公自動化的特點(diǎn) 圖形界面的流程繪制 基于網(wǎng)絡(luò)的工作流程 基于角色的工作流程 - 2 - / 15 流程跟蹤與監(jiān)控機(jī)制 流轉(zhuǎn)路徑的智能化 和其他系統(tǒng)的緊密集成 三、辦公自動化實(shí)現(xiàn)的功能 1、建立內(nèi)部

3、的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組 織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。 2、建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布 和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的 規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在機(jī)構(gòu)內(nèi)部員 工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解機(jī)構(gòu)的發(fā)展動態(tài)。 3、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化。 這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控、 跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的 協(xié)作。我們都知道，各個機(jī)構(gòu)都存在著大量流程化的工作，例如 公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程 化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作， 提高機(jī)構(gòu)協(xié)

4、同工作的效率。 4、實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、 知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便 的查找手段。 每個機(jī)構(gòu)都會有大量的文檔， 在手工辦公的情況下 這些文檔都保存在每個人的文件柜里。 因此，文檔的保存、 共享、 使用和再利用是十分- 3 - / 15 困難的。 另外， 在手工辦公的情況下文檔的 檢索存在非常大的難度。 文檔多了，需要什么東西不能及時找到， 甚至找不到。 辦公自動化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化， 通過電子文件 柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。 5、輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管 理、物品管理、 圖書管理等與我們?nèi)?/p>

5、常事務(wù)性的辦公工作相結(jié)合 的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。 6、資源共享。我們機(jī)構(gòu)中存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如組織機(jī) 構(gòu)代碼、 條碼等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)， 企業(yè)的信息資源往往都在這個業(yè) 務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集 成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息， 提高整體的反應(yīng) 速度和決策能力。 四、辦公自動化平臺架構(gòu) 4 1 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu) 前程眾合辦公自動化系統(tǒng)不僅要提供辦公環(huán)境的信息自動-4 - / 15 化，而且還提供信息管理建設(shè)的基礎(chǔ)平臺?？傮w分為五大部分： 日常事務(wù)、資源管理、信息交流、個人事務(wù)、系統(tǒng)管理。系統(tǒng)可 裝配性強(qiáng)，滿足內(nèi)部用戶、外部用戶的應(yīng)用需求以及

6、不斷擴(kuò)展的 業(yè)務(wù)需求。 4. 2系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)圖 4. 3人員角色的使用權(quán)限 該系統(tǒng)以崗位角色為核心，允許用戶根據(jù)本機(jī)構(gòu)的實(shí)際管理 需要，靈活進(jìn)行各類角色的定義，賦權(quán)工作。體現(xiàn)了現(xiàn)代管理中 的定崗定員、 對崗不對人的管理思想。 同時支持操作用戶身兼多 職，極大降低了由于人員調(diào)動及崗位變動為系統(tǒng)設(shè)置帶來的影 響。 五、辦公自動化系統(tǒng)模塊 5 1 信息發(fā)布中心 信息發(fā)布中心是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行員工之間、 川 戶 5 - 5 - / 15 部門之間進(jìn) 行信息交流與共享的公共平臺。包括欄目管理、信息發(fā)布、信息 瀏覽三大部分功能。 在這里， 用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自行定 義信息欄目名稱 （如新聞、 公告、大事記、機(jī)關(guān)介紹、 規(guī)章制度、 獎懲通報）、層次結(jié)構(gòu)（可進(jìn)行下級欄目設(shè)置，如按部門設(shè)置新 聞公告欄目、按類別設(shè)置規(guī)章制度、按主題設(shè)置機(jī)構(gòu)介紹、人員 介紹），設(shè)置各個欄目的發(fā)布管理人員、修改刪除人員，并可將 指定欄目設(shè)置為默認(rèn)欄目，即進(jìn)入信息中心后的默認(rèn)顯示欄目； 員工可以查看組織中的最新消息，各種規(guī)章制度等等。 5 2 文檔管理 文檔管理是對組織機(jī)構(gòu)中的各類電