外貿(mào)電話英語-教你怎樣與國外客戶打電話

1、1. ABC corporation. May I help you?ABC 公司, 我能幫你什么嗎?這句話算是制式的講法. 一般接起電話的人通常會先報公司的名字 “ABC corporation“, 然后再說, “May I help you?“ 或是如果要更客氣一點的話則可以說 “How can I help you?“ (我該怎么幫你?), 因為這樣的問法表示我該怎么幫你, 而非我需不需要幫你? 但基本上 “May I help you?“ 跟 “How can I help you?“ 都很常見就是了.不過如果是機器接的電話, 則聽到的多半是這樣, “Thanks for callin

2、g ABC corporation, if you know your partys last name or extention, press 1. If you want to recieve information or publication, press 2. If you want to talk to the operator, press pound sign or remain on the line.“ (感謝你打電話到 ABC 來, 如果你知道你要找的人的姓或是分機號碼, 請按 1, 如果是想要本公司的簡介或出版品, 請按 2, 如果是要找總機, 請按 #, 或是請別掛斷

3、.2. And you are?你是?如果人家打電話來是要找你的上司, “May I talk to your manager?“ (我能不能跟你們經(jīng)理講話?) 這時你總不能糊里糊涂地就把電話拿給經(jīng)理說, 說不定人家是打電話來跟你經(jīng)理勒索一百萬的呢! 所以通常我們一定要先確定打電話來的是誰. 最客氣的問法是, “Whom I am speaking with?“ 或是 “Whom am I talking to?“ (我正在跟誰講話呢?) 但是人家一聽是像我這種小毛頭打電話找他們經(jīng)理, 他們就會用比較口語的說法, “And you are?“ (你是?) 如果人家這樣問我, 我就可以答, “T

4、his is Benlin.“像是 “And you are?“ 這么口語的英文書上大概學(xué)不到, 但這卻是老美天天在用的句子, 只怕你學(xué)了之后還不敢用. 其實真的不用怕. 越簡單的句子老美越聽得懂. 而且事實上 “And you are?“ 這句話還有許多適用的場合, 例如在公司的接待處 (reception). 來訪的客人如果說, “Im looking for Mr. Wolf.“ (我要找伍夫先生) 接待小姐就可以反問他, “And you are?“ (你是?) 所以像這種簡單又好用的句子大家一定要記起來喔!3. Ill put her on the phone. Just a sec

5、ond.我會請她聽電話, 請等一下.Put someone on the phone 這個片語就是說請某人聽電話. 例如你打電話找你女朋友, 結(jié)果女朋友的同事接了電話, 就開始跟你東扯西扯, 問你們昨天是不是吵架了啊? 什么時候要結(jié)婚啦, 這時如果你實在不想跟她講了, 就可以說, “Could you please just put her on the phone?“ (你能不能請她來聽電話啊?) 反過來如果今天是你接到了電話, 結(jié)果要找的是別人, 你就可以說, “Ok. Ill put her on the phone. Just a second.“ (好, 我會請她聽電話, 請稍等一下

6、.)上面講的 put someone on the phone, 指的多半是只有一只電話時, 但如果像公司里有許多分機, 則用轉(zhuǎn)接 transfer 或是 redirect. 會比較恰當(dāng). 例如同樣的情況你可以說, “Im transferring your call.“ 或是 “Im redirecting your call.“ (我?guī)湍戕D(zhuǎn)接到分機給她.) 如果是接線生轉(zhuǎn)接的話, 他們有時就只簡單地說, “One moment, please.“ 或是, “OK. Ill put you through.“4. Would you mind holding for one minute?你

7、介不介意稍微等一分鐘啊?在美國如果有機會打電話給客戶服務(wù) (Customer Service)部門, 如果沒意外的話都會聽到以下的電話錄音, “All of our representatives are currently busy serving their customers. Your call will be answered in approximate 5 minutes“ (我們所有的客服人員都在忙著服務(wù)他們的顧客, 請等五分鐘后, 就會有人接聽你的電話), 然后十分鐘過去了, “Please continue to hold, your call is very import

8、ant to us.“ (請繼續(xù)等候, 你的來電對我們非常重要). 所以大家要知道, 老美基本上對這種無止境的等待是深惡痛絕的. 所以要記得, 如果人家打電話來, 千萬不要因為聽不懂就說, “Hold on“, 然后就跑去求救兵, 這對打電話來的人是十分不禮貌的.如果萬不得已一定要請他稍候, 我們要客氣一點地說, “Would you mind holding for one minute?“ 所以記得要給對方一個明確的時間, 例如 one second 或是 five minutes 不要讓對方無止境地等下去. 但是如果一分鐘到了你還沒忙完, 則最好再說一次, “Sorry, I am st

9、ill on the phone. Could you hold for another minute?“ (對不起, 我還在講電話, 能不能再請你稍候一分鐘.)  5. Hes out for lunch. Would you like to try again an hour later?他出去吃午餐了, 你要不要一小時后再打來?受到中文的影響, 許多人要講某人出去吃午餐了常會說成, “He went out for lunch.“ 其實這個 went 是多余的, 通常老美只講 be out for something 就行了. 如果要再簡化一點, 單說, “He is

10、 on lunch.“ 或是 “He is on (lunch) break.“ (他正在休息時間.) 這樣子也可以.如果別人要找的人不在, 通常我們有二種選擇, 第一種是請別人晚點再打來, 除了像例句用 try again/ call again 之外, 我們也可以用 call back/ try back 這樣的講法. 例如你可以建議別人, “Why dont you call back in 30 minutes?“ (你何不 30 分鐘后再打來呢?) 第二種選擇就是請對方留言, 客氣一點的講法是, “May I take your message?“ 或是 “Would you lik

11、e to leave a message?“ (你想留言嗎?)6. She is not here but you can call her machine.她不在這里, 但是你可以打她的電話答錄機.老美管電話答錄機叫 answering machine 或是也有少數(shù)人叫 answer machine. 但是在一般的對話中常常簡稱 machine. 例如 “You can call her machine.“ 就是說, 你可以打她的電話答錄機留言. 或是你打電話給某人, 但你想他很可能不在, 這時你就可以說, “Im expecting a machine.“ (我想會是電話答錄機接的電話.)

12、 如果是 “I want to check on my machine.“ 則是說我要檢查電話答錄機里的留言.記得喔! 通常人家講 someones machine 時百分之九十九都是指電話答錄機而言, 你可別傻傻地問人, “Answering machine?“ 像六人行 (Friends) 里有一集 Chandler 說, “I got her machine.“ 結(jié)果 Joey 還呆呆地問他, “Her answering machine?“ Chandler 就諷刺 Joey 的無知說, “No. interestingly enough, her leaf blower (machi

13、ne) picked up the phone.“ (很有趣喔, 不是電話答錄機喔! 而是她的吹落葉機接的電話.) 注: 美國的萿葉都不是用掃的, 而是用吹的, 很神奇吧? 而 leaf blower 就是那種背在身上拿來吹落葉的機器啦!7. Im interested in your CRM software. Can you give me an quote?我對你們的客戶關(guān)系管理軟體有興趣, 能跟我報個價嗎?之前講的都是別人打電話進來要怎么回答, 現(xiàn)在要講的是如果你打電話給別的公司要怎么講. 通常你會打電話給別的公司不外乎以下幾種狀況: 詢價, 下訂單, 追蹤訂單, 應(yīng)征工作, 推銷產(chǎn)品

14、等等. 首先談到詢價. 如果只是要請對方大略地估個價錢, 你可以說, “Can you give me a quote?“ 或 “Can you give me an estimate?“ 但是提醒大家, 這個 quote 發(fā) /kwot/ 的音, 記得要特別強調(diào)那個 /wo/ 的音, 不然老美會以為你在說 coat /kot/ 或是 court /kort/ 這個字. 這種情況就發(fā)生在我身上不只一次, 有一次拿車去修車廠估價, 我跟技工說, “Can you give me a quote?“ 他卻回答我, “You need a coat?“ 扯了半天他才搞懂, 后來我才知道原來自己 qu

15、ote 的音發(fā)錯了. 所以最好的辦法就是用 estimate, 這個字是絕對不會發(fā)錯的.另外, estimate 和 quote 也可以指報價單而言, 例如你可以要求別人, “Can you send me a sample with an estimate ASAP?“ (能不能請你盡快送一份樣品和報價單給我?)8. Id like to place an order for a DL-1100 color printer.我想要下一份 DL-1100 彩色印表機的訂單.以前每次為了買東西而打電話給人家, 我都直接說, “I want to buy this, I want to buy t

16、hat.“ 當(dāng)然啦! 要買東西的人最大, 不管你說什么別人都一定會想辦法把東西賣給你的. 只是你如果直接說 buy 聽來比較像是日常生活在說的對話. 如果像是公司要采購商品時, 最好正式一點用 order, 或是更完整一些說 place an order for, 例如 “I want to order a color printer.“ 或是, “I want to place an order for a color printer.“ 都是不錯的用法.9. Im calling to check my order status.我打電話來查看我訂單的狀況.以前我因為不知道 check o

17、rder status 這個用法, 常拉拉雜雜講了一堆才能表達(dá)我的意思. 例如我可能會說, “I ordered something yesterday. Can you check if youve shipped it or not.“ 這句話聽起來是不是蠻笨的? 后來我暗中觀察, 同樣的情況原來老美居然都簡簡單單地說 “I want to check my order status.“ 或是 “I want to track my order status.“ 就能完整地表達(dá)這句話的意思, 真是太神奇了.這讓我想到有一次在機場也是, 我想問柜臺小姐我的朋友倒底坐哪一班飛機, 那班飛機有沒

18、有慢分, 他大概幾點會到, 當(dāng)我好不容易講完這么長一串時, 柜臺小姐居然只回了我一句, “You wanna check passenger status?“ 差點沒昏到, 原來我只要用 check passenger status 就行了喔?10. I was referred to you by Mr. Gordon.我是 Gordon 先生介紹我來的.打電話到別人公司如果是有求于人的話,例如要去應(yīng)征啦或是推銷東西啦, 最好能先攀點關(guān)系啦! 例如最常用的招數(shù), 我是某某人介紹來的, 就是 “I was referred to you by someone.“ (注意, 介紹在這里用 ref

19、er 而不是用 introduce.) 還有呢? 如果你今天拿到了該公司的折價卷, 則最好也是開宗明義地說, “I got your number from a coupon, which says your product is 50% off today.“ (我是根據(jù)你們折價卷上的號碼打過來的, 它上面寫著今天產(chǎn)品五折優(yōu)待.) 這樣子讓他想賴都賴不掉. 總之呢? 先表明自已是怎么搭上這條線的, 這樣子別人才不會有突兀的感覺啦.Telephone Calls 打電話 Brief Introduction 電話問詢是貿(mào)易中一種很常見的方式。對于生產(chǎn)或交易中遇到的各種問題，如果能通過電話方式解

20、決，那便是最快捷、最有效率的。 Basic Expressions 1. This is Dajiang Food Store. How may I help you? 這里是大江食品店。請問我怎樣能幫到你呢？ 2. Could you put me through to the toy department? 請幫我接玩具部好嗎？ 3. Id like to order 3 cases of beer. 我打算訂購三箱啤酒。 4. My name is Tony Smith, Shanghai Hotel Room 2107. My phone number is 6567- 8900. 我

21、叫托尼史密斯，住上海賓館2107房間，我的電話號碼是 6567-8900。 5. Please make a remittance of 1,500 Yuan for the books youve ordered. The postage is included. 您訂的書請匯款一千五百元過來，郵資包括在內(nèi)。 6. Hold on a moment please. 請稍等。 7. Ill see if she is in. 我去看看她有沒有在。 8. I am afraid she is out at the moment. 對不起，她這會出去了。 9. Ill be pleased to

22、if I can. 如果能的話，我很高興。 10. Extension 121, please. Sorry, the line is busy. 請接121號分機。 對不起，線路忙。 11. Could I speak to Mr. Johnson, please? Sorry, there is no one by the name of Johnson here. 我可以和約翰遜先生通話嗎？ 對不起，這里沒人叫約翰遜。 12. Could you hold on a minute? Ill get him for you. Certainly. Thanks. 稍等，我?guī)湍闳ソ兴?行，

23、謝謝。 13. Mr. Smith is tied up at the moment. OK. Ill call again later. 史密斯先生現(xiàn)在脫不開身。 好的，我回頭再打電話過來。 14. I am sorry I wasnt in when you called. Thats all right. 很抱歉你來電話時我不在。 沒關(guān)系。 15. Operator, we were cut off. Could you reconnect me, please? Just a moment, please. 接線員，電話斷了。可以替我重新接通嗎？ 請稍等片刻。 16. Do you f

24、ollow me? Yes, please go on. 打電話 聽懂我的話了嗎？ 聽懂了，請接著談。 17. Have you got it? Sorry. Do you mind repeating? 明白了嗎？ 對不起，你介意再說一遍嗎？ Conversations Dialogue 1 (O=operator) O: International Trading Co. . Good morning. L: Good morning. May I speak to Mr. Smith, please? O: May I ask whos calling, please? L: This

25、is Miss Li from the United Textiles. O: Just a minute, Miss Li. (Switches lines) Mr.Smith, Miss Li from United Textiles wants to speak to you. S: Put her through, please. Hello, Mr. Smith speaking. L: Good morning, Mr. Smith. Im calling about the draft agreement you sent me - 這是國際貿(mào)易公司。早上好。 - 早上好。我想和

26、史密斯先生 通話，可以嗎？ - 請問您是哪位？ - 我是聯(lián)合紡織品公司的 李小 姐。 - 請稍候，李小姐。（轉(zhuǎn)線路） 史密斯先生，聯(lián)合紡織品公 司的李小姐想和你通電話。 - 請把電話接過來。你好，我 是史密斯先生。 - 早上好，史密斯先生。我打 電話是為了你寄給我的那份 協(xié)議草案 Dialogue 2 A: Marketing Managers Office. Can I help you? B: Mr. Smith, please. A: Sorry, he is out. B: What time do you expect him back then? A: Sorry, I am no

27、t sure. Can I take a message? B: No, thanks. I will call back later. A: Thats fine. Please call again later. B: OK. Thank you. Goodbye. - 這是營銷經(jīng)理辦公室。請問 有什么事嗎？- 請史密斯先生接電話。 - 對不起，他出去了。 - 那你估計他什么時候回來？ - 對不起，我不清楚。你要留 個口信嗎？ - 不用了，謝謝，我待會再打 過來。 - 那好。請過會兒再打來吧。 - 好的。謝謝你。再見。 Dialogue 3 A: United Development Co

28、rp. May I help you? B: Id like to speak to Mr. Smith, please. A: Who shall I say is calling, please? B: This is Miss Zhang from ABC Corp. A: Im sorry, Miss Zhang, but Mr. Smith is not in at the moment. B: When will he come in, do you know? A: I suppose he wont be in until 11:00. B: May I leave a mes

29、sage? A: Certainly. B: Please ask him to give me a call as soon as he returns. He has my number. A: Very well, Miss Zhang, Ill do that. B: Thank you. Goodbye. - 聯(lián)合開發(fā)公司。您有什么事 嗎？ - 我想和史密斯先生通電話。 - 可以告訴我您是哪位嗎？ - 我是ABC公司的張小姐。 - 對不起，張小姐，史密斯先生 現(xiàn)在不在。 - 他什么時候來，你知道嗎？ - 我估計他要到十一點才會來。 - 我可以留個口信嗎？ - 當(dāng)然可以。 - 他一回來

30、就請他給我回個電話。 他有我的電話號碼。 - 好的，張小姐。我會的。 - 謝謝。再見。 打電話 Dialogue 4 A: Is Mr. Zhang there, please? B: Sorry. I cant hear you. Would you please speak a little louder? A: I said, is Mr. Zhang there? B: Mr. Smith, the line is bad. Dont hang up, please. Ill have the call transferred to another line. - 請問張先生在嗎？ -

31、 對不起。我聽不清楚。請說 大聲一點好嗎？ - 我是問，張先生在嗎? - 史密斯先生，電話線路不清 楚。請別掛，我把電話轉(zhuǎn)到 另一條線路上去。 Dialogue 5 A: (on the phone) Hello? Smith here. B: Oh, Mr. Smith, my name is Melva Miller. You dont know me, but Im a friend of Mike Black. A: Oh, yes? B: When I told Mike I was coming to live here he gave me your name, and sugg

32、ested that I give you a ring. I was wondering if you could give me some advice. A: Ill be pleased to if I can. What can I do for you? B: Well, Im looking for a place to live. Mike thought that as youre an estate agent you might know of something suitable. A: Yes, I think I can help you. Why dont you

33、 come round and see me? Do you know where my office is? B: Yes. Ive got the address. A: Good. Where are you now? B: Im at the post office. A: Oh, well, thats just a few minutes walk from my office. Come round and see me now. B: Thank you very much, Mr. Smith. A: Not at all. - 您好，我是史密斯。 - 哦，史密斯先生，我是梅

34、爾薇米勒。您不認(rèn)識我，但我是邁克 布萊克的一個朋友。 - 哦，是嗎？ - 當(dāng)我告訴邁克我要來這里時，他給我您的名字，他還建議我給您打 個電話。我想知道您能否給我一些建議。 - 如果可以的話，我很樂意。我能為您做點什么？ - 哦，我在找一個住的地方。邁克想您是一位房地產(chǎn)商，可能知道 一些合適的信息。 - 是的，我想我能幫你。你為什么不過來找我呢？您知道 我的辦公 室在哪里嗎？ - 是的，我有地址。 - 太好了，你現(xiàn)在在哪里？ - 我在郵局。 - 哦，那里離我這里走路才幾分鐘?，F(xiàn)在過來找我吧。 - 非常謝謝你，史密斯先生。 - 不客氣。 Dialogue 6 A: Good morning. Ma

35、rketing Department. Can I help you? B: Good morning. This is Mr. Kubat. I ordered five barrels of your pure water a week ago, but they havent arrived yet. A: Oh, Im sorry, Sir. Ill check it immediately. Can I have your full name, address and phone number? B: Yes. Bruce Kubat, 480 Jinling Road, 5653-

36、0198. A: Thank you, Sir. Ill check it with our delivery department and call you back in fifteen or twenty minutes. Please accept our sincere apologies. B: Oh, thats all right. Ill be waiting for your call. Bye-bye. A: Bye-bye and thank you for calling. - 早上好，市場部，有什么可以幫忙的嗎？ - 早上好，我是庫巴特先生。我一個星期前訂購了五桶純

37、凈水，但是 還沒有到貨。 - 哦，對不起，先生。我立刻查一下。您能告訴我您的全名、地址 和電話號碼嗎？ - 好，布魯斯庫巴特，金陵路480號，5653-0198. - 謝謝你，先生。我會檢查一下我們運輸部，將在十五分鐘或者二十 分鐘內(nèi)給您打電話。請接受我們真誠的道歉。 - 哦，沒關(guān)系。我會等您的電話，再見。 - 再見，謝謝您打電話過來。 Words and Expressions draft drB:ft 草稿 agreement E5ri:mEnt 協(xié)議，協(xié)定 bother 5bCTE 麻煩，打擾 hang up / hang on 掛斷電話/不掛斷電話 step out 暫時離開 hold

38、 the line （打電話時）不掛斷 extension iks5tenFEn (電話)分機 tie up （工作等）把纏住，使無法脫身 cut off （指電話）通話被中斷 reconnect 7ri:kE5nekt 使重新接通 follow 5fClEu 聽懂，領(lǐng)會 A Specimen Letter Dear Mr. / Ms., Mr. John Green, our General Manager, would like to call Mr. Zhang on June 3 at 2 p.m sharp. (your time) about the opening of a sa

39、mple room there. Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time would you suggest? Yours faithfully, 釋文 尊敬的先生/小姐， 關(guān)于在那里開樣品陳列室的事宜，我們的總經(jīng)理約翰格林想在你們當(dāng)?shù)貢r間六月三日下午兩點整打電話給張先生。 請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。 Substitution Drills 1 A: May I help you? B: Id like to speak to Mr. Smith, please.

40、 May I please? Can I please? 您好！ 請幫我接史密斯先生。 2 A: May I ask who is calling, please? May I know who is this speaking? Who shall I say is calling, please? B: This is Mr. Fox from United Textiles. 可以告訴我您是哪位嗎？ 我是聯(lián)合紡織品的?？怂瓜壬?A: Mr. Smith, please. Is Mr. Smith in? Is Mr. Smith there? B1: This is Mr. Smith

41、 speaking. Smith speaking. (Speaking) Smith here. Is that Mr. Fox? B2: Im sorry. Mr. Smith is not in at the moment. Sorry, hes just stepped out. Sorry, hes in the conference. B3: Just a moment, please. Hold the line, please. Hang on, please. 史密斯先生在嗎？ 史密斯先生在嗎？ 史密斯先生在嗎？ 我就是。 我就是。 我是，是福克斯先生嗎？ 對不起， 史密斯先生現(xiàn)在不在這里。 他剛出去。 他在開會。 請稍等。 請稍等。 請稍等。 4 A: Mr. Smith, Mr. Li from United Textiles wants to speak to you. phone call for you. youre wanted on the phone. B: Put him through, please. Thank you. 史密斯先生，聯(lián)合紡織品的李先生要和您通話。 有您的電話。 有電話找您。 請接過來,謝謝。 5 A: W