采購制度的規(guī)劃

1、采購制度的規(guī)劃1. 對采購功能之體認2. 優(yōu)秀采購人員應具備之條件3. 采購部門之組織與地位4. 采購制度與授權5. 采購作業(yè)之流程與窗體6. 采購計劃與預算之編訂采購制度之規(guī)劃1. 對采購功能之體認買、賣是企業(yè)的主要活動，但企業(yè)界與學術界以往重賣輕買的現(xiàn)象卻相當普遍，偏頗的心態(tài)十分嚴重。而采購的角色，始終隱藏在生產(chǎn)管理或物料管理的范疇中，無法特立凸顯其重要性。采購是企業(yè)活動中最重要的功能之一，尤其是一般企業(yè)購料支出約占制造成本 55%以上；因此采購管理是否良好，對企業(yè)的存續(xù)與發(fā)展有舉足輕重的直接影響。采購之范圍，不但包括有形的物體，例如原、副料、機具設備、事務用品等；也包括無形的勞務，例如技

2、術、服務等。在現(xiàn)今競爭激烈的全球化環(huán)境下，企業(yè)可借著降低成本而達到立穩(wěn)利基、增加顧客價值的目的。已經(jīng)有越來越多的企業(yè)重視采購和資源管理，良好的采購和資源管理可降低成本，并提升質(zhì)量與技術。2. 優(yōu)秀采購人員應具備之條件要完成采購重任，采購人員必須具備種種特質(zhì)要件。采購人員必須具備之特質(zhì)要件如下：（1） 為人正直、誠正清廉。（2） 值得信賴。（3） 態(tài)度積極。（4） 勤勉成性。（5） 富協(xié)調(diào)性，樂于和他人溝通。（6） 應變能力強，富彈性。（7） 學習能力高。（8） 處事周密。此外，經(jīng)驗的累積亦是重要的因素之一。3. 采購部門之組織與地位一般經(jīng)營體系包括營銷、生產(chǎn)、會計、人事、物料、采購等功能。各功

3、能相互連結(jié)而形成經(jīng)營體系，而采購體系是整體體系中之不可或缺之一部分。所謂的管理體系，乃指為了遂行體系而進行實際的管理工作，其概要如下：（ 1） 為追求有效的管理，必須透過組織來進行管理的工作，于是在創(chuàng)業(yè)時就是要規(guī)劃企業(yè)的組織。之后則視必要加以改善、變更。（ 2） 管理工作事先要有計劃。計劃包括長程、短程計劃及預算等等。各部門的計劃包括從銷售、生產(chǎn)、財務、人事及物料采購計劃等。（ 3） 有了計劃后，為了要達成計劃，必須對各種作業(yè)的執(zhí)行加以控制，確保計劃能依循而為。這種組織的設立、計劃、執(zhí)行、考核構(gòu)成了管理循環(huán)。而采購方針與采購計劃的擬定，是依據(jù)前面所闡述的觀念，茲將采購管理的體系說明如下：采購方

4、針的設定方式采購人員對外部而言，乃代表公司進行采購工作；而對公司內(nèi)部而言，富有與有關部門密切配合以順利獲得所需物料之重責 。采購方針應列入公司整體性方針中，其重要性可見一斑。采購方針可分為一般性基本方針與個別性執(zhí)行方針，一般性基本方針是針對采購計劃與采購活動而設定，通常涵蓋下列范圍：（ 1） 公司原料之自制與外購。（ 2） 物料的采購與庫存。（ 3） 長期契約與短期契約的簽訂。（ 4） 供貨商的選擇與評估。（ 5） 上下游相互采購情形。（ 6） 總公司采購與分公司采購。（ 7） 采購部門與其相關部門。（ 8） 采購作業(yè)與個人之關系。（ 9） 采購人員的業(yè)務處理。（ 10） 采購倫理的問題。采購

5、計劃之內(nèi)容所謂采購計劃就是對種種采購活動于事先就決定其處理的方法 ，并依循此方法，完成整個采購任務。因此采購計劃的內(nèi)容，包括下列各項計劃：（ 1） 采購品的市場調(diào)查。如采購品的市場變動，情信息報收集，景氣變動的預測等。（ 2） 協(xié)力廠商的調(diào)查與選擇。調(diào)查并選擇優(yōu)良的供貨商或協(xié)力商以確保物料的供應。（ 3） 采購品的質(zhì)量計劃，進廠計劃（交期計劃），供貨商計劃等等。（ 4） 采購的技術開發(fā)，如采購工程，工業(yè)工程，價值分析，系統(tǒng)工程等。幾乎所有的制造業(yè)公司，都有采購部門。但是在那些企業(yè)里，采購的功能性并不被重視。以下簡述數(shù)項企業(yè)重視采購功能程度之影響因素。1. 歷史性：公司歷史或許對于采購功能在公司

6、的位置有最重要的影響力 。在較早成立的公司，公司往往都對采購建立一套制式的程序。例如集中采購或分散采購。集中采購是指整個公司企業(yè)（包含母子公司、海外單位等） ，在采購時，是統(tǒng)合起來采購。集中采購和分散采購業(yè)界非常盛行。在一家沒有分公司的企業(yè)，就無集中采購與分散采購的名辭。當一家公司有許多單位分散各地時，集中采購與分散采購之運用極為重要。大宗且共同的物料，由總公司集中采購，由于數(shù)量大，又有專職人員負責，可使采購技術與情報較先進與靈通。且因采購數(shù)量大，可爭取較大價格折扣，并與供貨商建立較良好關系。然而在零星、緊急、特殊、供應生產(chǎn)設備使用的小額采購時，重點在短期靈活調(diào)度，則以分散采購較為適當。集中采

7、購的優(yōu)點乃藉由大量購買，獲得價格上優(yōu)勢?？墒菂s有一缺點，就是當大量購買時，事實上也就代表了訂單處理流程較缺乏彈性，無法及時訂購。這會降低當有生產(chǎn)需求時的響應速度。然而由于科技的進步，除了使企業(yè)可先行評估出正常的需求外，也有機制使得有特殊需求時，可直接和供貨商接觸。如此，不但有大量購買所帶來的價格優(yōu)勢，也能達到及時反應的優(yōu)點。2. 采購權之統(tǒng)一化 ：采購權之統(tǒng)一化在企業(yè)管理上相當重要。如果采購權不統(tǒng)一，企業(yè)內(nèi)任何單位都可向外申購，將造成企業(yè)之混亂。一般而言，企業(yè)內(nèi)各部門所需之物品應向采購部門請購，再由采購部門向外采購。若采購人員對某種物品不清楚時，應努力學習，認清物品以利采購的進行。無論如何，采

8、購不得由未經(jīng)授權核準人員進行。若沒有一個專業(yè)且唯一的采購團體，想發(fā)展和整合一企業(yè)的采購策略是很難的。現(xiàn)今，有幾項發(fā)展趨勢在美國大型企業(yè)產(chǎn)生。采購已變的較少戰(zhàn)術功能，而偏向戰(zhàn)略 / 策略功能、企業(yè)把生產(chǎn)與采購策略加入競爭策略計劃中。上述所說趨勢都需要一強有力的集權式采購團體作后盾，由他們來發(fā)展采購策略。沒有這樣的團體，企業(yè)采購策略將無法和整個公司組織整合。但針對分權式采購而言，采購人員必須對當?shù)氐臓I運需求有較多的了解，包括對產(chǎn)品、流程、企業(yè)等有較深入的認識。這些了解，可使買者和供貨商之間發(fā)展出較良好的關系。3. 產(chǎn)品開發(fā)支持 ：對于新產(chǎn)品和創(chuàng)新的需求，如果強于競爭者的話，可增進企業(yè)的競爭優(yōu)勢。因

9、為大部分的產(chǎn)品創(chuàng)新發(fā)生于作業(yè)單位水平 ，而分權式采購結(jié)構(gòu)較容易支持新產(chǎn)品的發(fā)展。因為新產(chǎn)品會產(chǎn)生額外原物料需求，分權式采購結(jié)構(gòu)之采購人員與供貨商擁有良好默契，將更加容易取得。4. 擁有權：有些組織偏好分權式，是因著眼于其無形的理由：擁有權。因為他們覺得，分權下，人員較能夠了解和支持部門目標。如果是在集權下，人員較不能了解部門需求。近幾年，一些公司偏向分權的模式。這些公司為了降低成本，降低其公司組織人員編制，包含集權式采購團體。此外，最近潮流開始趨向采購決策的核準由較低的管理等級決定。這樣的情況，降低了公司對集權式采購團體的需求。5. 供應鏈管理 ： 供應鏈管理是一個組織性的觀念，主要藉由使用完

10、全系統(tǒng)觀點，強調(diào)在整合和管理物料的來源、流向及控制。有些公司其物料管理是直接報告委員會，可見物料管理在整合性供應煉上的重要性。物料控制主要目的在能符合生產(chǎn)排程情況下，盡可能使原物料和在制品的存量最低，因此可使公司降低存貨持有成本。可是如考慮運輸部門，其和上述觀念就有相沖突之處。因為，如要降低存貨成本，勢必采取少量多次的訂購方式。而所增加的運送次數(shù)，和因小量而造成的運送工具未能使其產(chǎn)能最大，所造成的成本增加，將會使運輸部門和生產(chǎn) / 倉儲部門產(chǎn)生績效上的沖突。如何加以考慮，并決定出一合理的評量績效模型，將是管理當局挑戰(zhàn)的議題。為什么公司會支持物料管理觀念呢？有幾項優(yōu)點是顯而易見的：（ 1） 可以

11、增加對原料成本的控制力。（ 2）可使員工對全面性的系統(tǒng)有更深的了解 ，而非局限于狹窄的功能上的觀念 。（ 3） 可使得不同部門間更能溝通、協(xié)調(diào)。我們可以藉由列出物料執(zhí)行的作業(yè)，了解組織內(nèi)的物料管理。就大多數(shù)的組織而言，都把采購視為在物料結(jié)構(gòu)中最主要的功能。有 70%的采購是對物料管理者負責的。其它的 30%則是對另一經(jīng)理人員負責。4. 采購制度與授權采購必須考慮下列需求：（1） 正確的價格購買物品。（2） 正確的來源。（3） 符合特定的要求。（4） 正確的數(shù)量。（5） 正確的時間運送、送達。（6） 運送給正確的顧客。大多數(shù)的企業(yè)都有運輸部門或功能，因為其重要性是隨著采購數(shù)量的增多而增加的。對某

12、些企業(yè)而言，運輸是采購有關最大的成本，尤其是在一些高度分散的公司。就如同把產(chǎn)品運送至顧客所需耗費的成本一樣，原物料的運輸成本控制，影響一家公司營運甚巨。最近15 年來，質(zhì)量控制的重要性已越來越為人所重視。大多數(shù)的公司都已曉得，如想解決質(zhì)量問題，應把重心放在供貨商的供貨質(zhì)量和事先預防上，而不是在事后的偵測。基于這個理由，公司重點已由檢驗供貨商所運送來源物料的質(zhì)量，轉(zhuǎn)換成從物料來源就應加以注意。這個觀念強調(diào)供貨商在質(zhì)量程序上扮演相當重要的角色。5. 采購作業(yè)之流程與窗體采購程序 ：在采購程序中，開出訂購單不過是采購程序的一部份而已。而采購計劃、物料來源、情報搜集、適當采購時間以及其它重要影響因素都

13、需事先加以決定。在一生產(chǎn)工廠里，采購程序包括下列主要步驟：（ 1） 采專責的人員開出請購單(Purchase Requisition)，交予采購部門。（ 2） 決定購買哪些物料及購買多少數(shù)量。（ 3） 研究市場趨勢，并決定出最有利的購買時機。（ 4） 決定物料供應來源以進行采購事項。（ 5） 以詢價、報價、比價等程序決定有利價格，并選取適當供貨商。（ 6） 與供貨商訂立采購合約并開具訂購單。（ 7） 監(jiān)督供貨商準時交貨。（ 8） 核對并完成采購交易行為，根據(jù)驗收單 (Receiving Report) 或質(zhì)量數(shù)量的檢驗報告，核對供貨商狀況，并對供貨商的不良品加以處理。一個采購程序是起源于先辨識

14、出所需求的原料 ，使用者很清楚的知道在生產(chǎn)過程中所需求的原料，如此才能確保所購買的原物料符合需求。采購功能 ：在現(xiàn)今，管理人員重視采購管理，為達到成本降低、產(chǎn)品運送、質(zhì)量增進、接觸新的技術、科技、生產(chǎn)循環(huán)時間的減少。由之前的數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)有一半的支出是發(fā)生于采購上，由此可看出采購的重要性。要有成功的采購管理，需要許多不同的作業(yè)配合。采購功能有以下數(shù)項：（ 1） 發(fā)展制度化的文件和供貨商的策略材物料符合生產(chǎn)所需求。（ 2） 發(fā)展和執(zhí)行采購與供貨商績效評估制度。（ 3） 和供貨商建立及時信息系統(tǒng)。（ 4） 建立有彈性的組織結(jié)構(gòu)。（ 5） 和工程、生產(chǎn)、供貨商等，發(fā)展出良好互動關系。（ 6） 和供貨

15、商共同發(fā)展出領導技術。采購作業(yè)流程，因采購來源與對象 ，而有些許差異 ，但最基本的流程仍大同小異。采購循環(huán)包含：（ 1） 辨識采購需求。（ 2） 潛在供貨商資源評估。（ 3） 選擇供應的資源。（ 4） 收到原料。（ 5） 持續(xù)性的績效評估和供貨商管理。（ 6） 其它有關采購程序的文件、窗體。供貨商需提供原料輸運的單據(jù)。包含幾項要點，所運輸?shù)奈锲窋?shù)量，也記載了采購單等單據(jù)的號碼，以資追蹤和稽核。此單據(jù)非常重要，因為當客戶收到供貨商所運輸?shù)呢浳飼r，此單據(jù)可比較是否帳上的數(shù)量和實際運輸?shù)挠袩o一致。報價請求單 ：報價請求單通常由采購部門填妥項目、數(shù)量等相關數(shù)據(jù)后，寄給供貨商，要求供貨商針對采購項目及數(shù)

16、量進行報價工作。通常此一單據(jù)所包含的資料有：1. 材料規(guī)格表2. 采購的數(shù)量3. 預期交貨日4. 交貨地點5. 供貨商的決定日期。此外，報價請求單也可能要求供貨商提供以下數(shù)據(jù)：1. 采購品的單價與總價2. 運費由誰負責3. 付款條件（例如現(xiàn)金折扣等等）4. 預期交貨日5. 其它特殊條件。采購單（訂購單） ：是對供貨商所做購買證明、承諾的重要文件。此文件具有法律上約束力，一經(jīng)采購部門開出、核準后即兌現(xiàn)。通常采購單所包括數(shù)據(jù)有：1. 采購單之流水號2. 采購品數(shù)量3. 采購品的規(guī)格4. 交貨日與交貨地點5. 采購品的單價與總價6. 現(xiàn)金折扣或其它付款條件7. 其它特殊要求。對于一年內(nèi)需持續(xù)使用的外

17、購品 ，采購部門通常會開出數(shù)張報價請求單給不同的供貨商；而當某一供貨商被選上時，采購部門會開出綜合訂單，這種訂單可指出整個年度所需購買的項目與數(shù)量。當生產(chǎn)等部門需要上述物品時，可徑自行開出訂單給供貨商，而不需再經(jīng)過采購部門，當然物品的項目與數(shù)目需符合綜合訂單上已經(jīng)核準的項目。此種單據(jù)的作法能夠讓企業(yè)與其供貨商建立較長期關系，且易獲得采購品的現(xiàn)金折扣和簡化采購流程。采購需求單（請購單） ：通常由物料的需求部門（如生產(chǎn)、品管）所提出，這些部門要求采購部門為其購買所需物品。此一請購單所包括的項目通常有：1. 欲采購的項目為何2. 數(shù)量有多少3. 預期交貨日為何4. 預期的價格5. 交貨地點6. 其它。請購單為采購作業(yè)之起點，通常由使用物料單位等發(fā)出一個采購請求，最常用的是采購需求單，屬于企業(yè)內(nèi)部的文件。采購需求單有許多不同格式，但每張采購單中一定要包含下列述數(shù)項信息：1. 原料的描述（品名）2. 所需求的數(shù)量與日期3. 所估計的單位成本4. 所涉及的會計科目5. 寫此單據(jù)的日期6. 核準簽章。但現(xiàn)今計算機發(fā)達，不一定需書面形式，亦可在計算機上設計類似格式。6. 采購計劃與預算之編制采購的執(zhí)行與控制 ：為使采購計劃能順利推展，采購業(yè)務應如何正確的執(zhí)行，如何將采購業(yè)務控制的恰當好處，乃相當重要之課題。為使采購業(yè)務正確執(zhí)行