內(nèi)部控制手冊(cè)-13.3 訂單與合同管理

1、13.3 訂單與合同管理1.1 概述規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)訂單與合同管理方面的具體要求，主要包括銷售政策的確定，銷售洽談、訂單和合同的審核與簽訂、訂單和合同的留存、歸檔，銷售確認(rèn)、發(fā)貨和銷售情況分析評(píng)估。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度客戶信用管理規(guī)定銷售管理程序訂單評(píng)審管理規(guī)定訂單變更作業(yè)指導(dǎo)書訂單變更流程合同評(píng)審與產(chǎn)品交付流程預(yù)測(cè)分解與資源匹配規(guī)定（待生效文件）產(chǎn)品交付管理程序會(huì)計(jì)核算規(guī)定。ERP編碼規(guī)則ERP系統(tǒng)規(guī)則物流運(yùn)輸管理規(guī)定。1

2、.4 職責(zé)分工銷售部：負(fù)責(zé)制定銷售計(jì)劃，接收客戶訂單并和客戶談判擬定訂單或合同條款，訂單交期等事宜，發(fā)貨后簽回裝箱單。項(xiàng)目組：負(fù)責(zé)訂單規(guī)格技術(shù)與交期評(píng)審。法律事務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)客戶合同的條款審核。商務(wù)管理部/計(jì)劃部：負(fù)責(zé)對(duì)客戶的信用評(píng)審，確認(rèn)客戶信用額度；負(fù)責(zé)訂單交期評(píng)審并安排生產(chǎn)計(jì)劃；制定訂單貨物出庫計(jì)劃，根據(jù)審批安排出貨，接收客戶收貨確認(rèn)。營(yíng)銷中心經(jīng)理/總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)銷售訂單或合同進(jìn)行審批。物流部：負(fù)責(zé)訂單貨物物流情況。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)確認(rèn)客戶的信用額度使用情況。1.5 流程圖151.6 控制目標(biāo)序號(hào)內(nèi)控手冊(cè)唯一具體控制目標(biāo)編號(hào)控制目標(biāo)目標(biāo)類別113.3-CT1確保制定合理的銷售政策經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)2

3、13.3-CT2確保銷售結(jié)果符合銷售計(jì)劃經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)313.3-CT3確保銷售訂單的確認(rèn)經(jīng)過嚴(yán)格審核經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)413.3-CT4確保銷售行為符合國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定合法合規(guī)目標(biāo)513.3-CT5確保銷售訂單與合同條款能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)613.3-CT6確保銷售確認(rèn)與計(jì)量準(zhǔn)確財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確性目標(biāo)713.3-CT7確保發(fā)貨收到授權(quán)資產(chǎn)保全目標(biāo)813.3-CT8確保發(fā)貨按照訂單信息進(jìn)行資產(chǎn)保全目標(biāo)1.7 控制矩陣風(fēng)險(xiǎn)編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)描述對(duì)應(yīng)控制目標(biāo)編號(hào)關(guān)鍵控制措施編號(hào)關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動(dòng)類型對(duì)應(yīng)制度控制痕跡會(huì)計(jì)報(bào)表認(rèn)定會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目1存在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價(jià)或分?jǐn)偅?表達(dá)和披

4、露1234513.3-R1銷售政策和信用政策管理不規(guī)范、不科學(xué)導(dǎo)致資產(chǎn)運(yùn)用效率低下，影響集團(tuán)經(jīng)營(yíng)效率13.3-CT113.3-CA1集團(tuán)負(fù)責(zé)制定科學(xué)合理的銷售政策和信用政策。規(guī)定客戶管理、信用管理、合同審批、發(fā)貨管理、收款管理等各項(xiàng)管理規(guī)范，確保集團(tuán)銷售活動(dòng)高效規(guī)范預(yù)防型客戶信用管理規(guī)定客戶信用管理規(guī)定13.3-R2銷售部門未能制定銷售計(jì)劃，導(dǎo)致銷售活動(dòng)混亂沒有約束，影響集團(tuán)經(jīng)營(yíng)效率13.3-CT213.3-CA2營(yíng)銷中心各部門負(fù)責(zé)編制下一年度銷售計(jì)劃和預(yù)算，在銷售計(jì)劃經(jīng)過董事會(huì)審批后部門主管負(fù)責(zé)將計(jì)劃分解至每一名銷售人員和每個(gè)月，確保集團(tuán)銷售資源合理分配，完成銷售計(jì)劃編制/審批預(yù)防型銷售計(jì)劃

5、13.3-R3集團(tuán)沒有專門人員跟蹤銷售計(jì)劃的完成情況，導(dǎo)致銷售計(jì)劃無法及時(shí)完成，影響集團(tuán)經(jīng)營(yíng)效率13.3-CT213.3-CA3集團(tuán)OM部負(fù)責(zé)跟蹤銷售計(jì)劃的執(zhí)行情況，督促銷售部門每個(gè)月完成銷售計(jì)劃考核，并對(duì)銷售計(jì)劃差異原因進(jìn)行分析，落實(shí)改進(jìn)計(jì)劃發(fā)現(xiàn)型銷售計(jì)劃考核表、改進(jìn)計(jì)劃13.3-R4合同的簽訂未經(jīng)正確授權(quán)，導(dǎo)致資產(chǎn)損失、舞弊和法律訴訟，影響集團(tuán)經(jīng)營(yíng)效率13.3-CT313.3-CA4銷售合同的簽訂需要經(jīng)過計(jì)劃部（商務(wù)管理部）、財(cái)務(wù)部、法律事務(wù)部、研發(fā)項(xiàng)目部等部門進(jìn)行價(jià)格、信用、法務(wù)、規(guī)格、交期等評(píng)審，只有評(píng)審?fù)ㄟ^后的訂單才能確認(rèn)經(jīng)辦/評(píng)審預(yù)防型訂單評(píng)審管理規(guī)定訂單評(píng)審表主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬

6、款13.3-CT313.3-CA5在通過各項(xiàng)評(píng)審后，最終由營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)人審批，該銷售訂單才能正式下達(dá)經(jīng)辦/審批預(yù)防型訂單評(píng)審管理規(guī)定銷售訂單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-CT313.3-CA6銷售的PO訂單經(jīng)過銷售經(jīng)理審批，該銷售訂單才可以正式下達(dá)經(jīng)辦/審批預(yù)防型訂單評(píng)審管理規(guī)定訂單評(píng)審記錄主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R5銷售行為違反了國(guó)家的法律、法規(guī)，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失，影響集團(tuán)合法合規(guī)目標(biāo)13.3-CT413.3-CA7集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定銷售管理程序，規(guī)定銷售人員從事銷售工作的相關(guān)流程，確保其銷售行為不違反相關(guān)法律法規(guī)要求預(yù)防型銷售管理程序銷售管理程序13.3

7、-CT413.3-CA8集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察部負(fù)責(zé)定期對(duì)銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的違法行為經(jīng)辦/審計(jì)發(fā)現(xiàn)型訂單評(píng)審管理規(guī)定內(nèi)部審計(jì)報(bào)告13.3-R6集團(tuán)在評(píng)審訂單時(shí)，對(duì)于客戶信用額度評(píng)審把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致壞賬風(fēng)險(xiǎn)增加，影響集團(tuán)資金安全13.3-CT313.3-CA9在進(jìn)行信用評(píng)審時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)該客戶信用余額以及逾期交款情況，如果客戶有逾期交款，必須等款項(xiàng)交付后才予以發(fā)貨申請(qǐng)/審批預(yù)防型訂單評(píng)審管理規(guī)定信用額度統(tǒng)計(jì)表主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-CT313.3-CA10對(duì)于超過信用額度的客戶，原則上不予發(fā)貨，如果急需發(fā)貨，必須經(jīng)過計(jì)劃部（商務(wù)管理部）經(jīng)理及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能予以接受申請(qǐng)/審批

8、預(yù)防型客戶信用管理規(guī)定信用額度統(tǒng)計(jì)表主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R7訂單變更沒有經(jīng)過審批，導(dǎo)致集團(tuán)無法按照變更后訂單進(jìn)行排產(chǎn)，影響集團(tuán)經(jīng)營(yíng)效率13.3-CT313.3-CA11訂單變更后訂單管理員負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審后的訂單取代原來的訂單，交由相關(guān)部門進(jìn)行歸檔經(jīng)辦/審批預(yù)防型訂單變更作業(yè)指導(dǎo)書變更后的銷售訂單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R8資源發(fā)生沖突時(shí)，沒有對(duì)訂單進(jìn)行排序，導(dǎo)致無法有效利用集團(tuán)產(chǎn)能，影響經(jīng)營(yíng)效率13.3-CT513.3-CA12資源發(fā)生沖突時(shí)，公司優(yōu)先考慮集團(tuán)戰(zhàn)略客戶、大客戶、邊際貢獻(xiàn)高的客戶進(jìn)行排產(chǎn)預(yù)防型預(yù)測(cè)分解與資源匹配規(guī)定（待生效文件）訂單評(píng)審管理規(guī)定

9、排產(chǎn)計(jì)劃13.3-R9給予客戶的銷售折扣未經(jīng)過審批，導(dǎo)致銷售折扣可能被業(yè)務(wù)員侵吞，影響集團(tuán)的資金安全13.3-CT613.3-CA13客戶要求集團(tuán)給予折扣后，業(yè)務(wù)員及時(shí)提交折扣申請(qǐng)，經(jīng)過營(yíng)銷中心經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)等審批后決定給予客戶折扣金額，客戶折扣金額應(yīng)在訂單中反映，以保證日常發(fā)票和記賬是按照折扣后金額執(zhí)行申請(qǐng)/審批預(yù)防型訂單評(píng)審管理規(guī)定折扣申請(qǐng)銷售訂單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R10銷售部門未建立合同臺(tái)賬，導(dǎo)致無法了解合同簽署和執(zhí)行情況，影響銷售管理效率13.3-CT513.3-CA14集團(tuán)營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)建立銷售合同臺(tái)賬，記錄客戶名稱、合同名稱與編號(hào)、合同金額、合同主要條款以及合同

10、履行情況等信息預(yù)防型銷售合同臺(tái)賬13.3-R11銷售合同未進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致需要的時(shí)候無法查閱合同有關(guān)條款，影響集團(tuán)經(jīng)營(yíng)效率13.3-CT513.3-CA15銷售合同統(tǒng)一歸檔至商務(wù)部，對(duì)合同借閱情況進(jìn)行登記預(yù)防型訂單評(píng)審管理規(guī)定銷售合同歸檔清單13.3-R12客戶訂單信息未嚴(yán)格保存，導(dǎo)致客戶訂單信息泄露，影響集團(tuán)聲譽(yù)13.3-CT413.3-CA16對(duì)客戶訂單信息進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，未經(jīng)授權(quán)不得隨意接觸預(yù)防型訂單評(píng)審管理規(guī)定訂單信息存檔情況13.3-R13集團(tuán)的生產(chǎn)未能滿足銷售交貨期，導(dǎo)致到期后無法及時(shí)交付產(chǎn)品，影響集團(tuán)聲譽(yù)13.3-CT513.3-CA17計(jì)劃部負(fù)責(zé)跟蹤銷售訂單，在下達(dá)銷售訂單后，及時(shí)

11、將銷售訂單轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)或采購訂單，控制和協(xié)調(diào)生產(chǎn)計(jì)劃的落實(shí)，確保在規(guī)定交期內(nèi)能夠?qū)a(chǎn)品交付給客戶預(yù)防型訂單變更流程OA內(nèi)外部反饋流程13.3-R14集團(tuán)沒有及時(shí)將銷售訂單轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)計(jì)劃，導(dǎo)致無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成生產(chǎn)，影響集團(tuán)及時(shí)交貨13.3-CT513.3-CA17計(jì)劃部負(fù)責(zé)跟蹤銷售訂單，在下達(dá)銷售訂單后，及時(shí)將銷售訂單轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)或采購訂單，控制和協(xié)調(diào)生產(chǎn)計(jì)劃的落實(shí)，確保在規(guī)定交期內(nèi)能夠?qū)a(chǎn)品交付給客戶預(yù)防型合同評(píng)審與產(chǎn)品交付流程OA訂單評(píng)審13.3-R15發(fā)貨程序不規(guī)范或各項(xiàng)手續(xù)辦理不齊全，可能延誤發(fā)貨時(shí)間，導(dǎo)致企業(yè)形象受損13.3-CT113.3-CA18集團(tuán)建立發(fā)貨的管理規(guī)定，規(guī)范各項(xiàng)發(fā)貨

12、程序預(yù)防型產(chǎn)品交付管理程序產(chǎn)品交付程序主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R16未發(fā)貨的商品就確認(rèn)收入，導(dǎo)致銷售收入確認(rèn)不符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定，影響財(cái)務(wù)報(bào)表準(zhǔn)確性13.3-CT613.3-CA19集團(tuán)按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中收入確認(rèn)原則來確認(rèn)收入，只有在確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)報(bào)酬已經(jīng)轉(zhuǎn)移的情況下才能確認(rèn)銷售收入的實(shí)現(xiàn)，嚴(yán)禁對(duì)尚未發(fā)貨的商品確認(rèn)收入預(yù)防型會(huì)計(jì)核算規(guī)定相關(guān)會(huì)計(jì)分錄以及原始憑證主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R17發(fā)貨未得到授權(quán)，導(dǎo)致集團(tuán)隨意發(fā)出商品，影響集團(tuán)資產(chǎn)保全目標(biāo)13.3-CT713.3-CA20集團(tuán)訂單管理員下達(dá)發(fā)貨通知后，在經(jīng)過計(jì)劃部/商務(wù)部和物流部確認(rèn)審批后才可備貨發(fā)運(yùn)申請(qǐng)/審批預(yù)防型產(chǎn)品交付程序

13、發(fā)貨申請(qǐng)單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R18銷售訂單、發(fā)貨單未連續(xù)編號(hào)，導(dǎo)致有部門訂單沒有被執(zhí)行，影響集團(tuán)銷售計(jì)劃實(shí)現(xiàn)和資產(chǎn)利用效率13.3-CT813.3-CA21對(duì)銷售訂單與發(fā)貨單連續(xù)編號(hào)，并由專職人員定期對(duì)訂單與發(fā)貨單的完整性進(jìn)行審核經(jīng)辦/審核預(yù)防型ERP編碼規(guī)則銷售訂單、發(fā)貨單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、 應(yīng)收賬款13.3-R19沒有人對(duì)發(fā)貨單與銷售訂單進(jìn)行核對(duì)，導(dǎo)致發(fā)出的貨物與訂單不符，影響集團(tuán)資產(chǎn)保全13.3-CT813.3-CA22信息系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)發(fā)貨單與銷售訂單的一致性，由訂單管理員調(diào)查異常產(chǎn)生的原因發(fā)現(xiàn)性ERP系統(tǒng)規(guī)則銷售訂單、發(fā)貨單主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)收賬款13.3-R20倉庫人員未按照

14、發(fā)貨單數(shù)量與規(guī)格裝運(yùn)產(chǎn)品，導(dǎo)致集團(tuán)發(fā)出商品與發(fā)運(yùn)單不一致，影響集團(tuán)資產(chǎn)安全和信譽(yù)13.3-CT813.3-CA23信息系統(tǒng)自動(dòng)將銷售訂單和發(fā)貨單進(jìn)行匹配，在倉庫管理員按發(fā)貨單備貨后進(jìn)行獨(dú)立審核，確保實(shí)際裝運(yùn)產(chǎn)品和發(fā)貨單上一致經(jīng)辦/審核發(fā)現(xiàn)型ERP系統(tǒng)規(guī)則發(fā)貨單主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、存貨13.3-R21發(fā)送貨物后未得到客戶確認(rèn)，導(dǎo)致可能客戶未收到產(chǎn)品，影響集團(tuán)聲譽(yù)13.3-CT813.3-CA24物流承運(yùn)商在運(yùn)送貨品后讓客戶在送貨單上簽字確認(rèn)，并將其中送貨單一聯(lián)返還給公司歸檔，以證明客戶收到了該貨品預(yù)防型產(chǎn)品交付程序送貨單13.3-R22貨物可能發(fā)往錯(cuò)誤的或未經(jīng)核準(zhǔn)的客戶，或發(fā)往錯(cuò)誤的客戶地點(diǎn)，影響集團(tuán)資產(chǎn)保全和聲譽(yù)13.3-CT813.3-CA25在發(fā)送貨物前，負(fù)責(zé)運(yùn)輸?shù)乃緳C(jī)將路線目的地與發(fā)貨單上客戶地址進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)，核對(duì)無誤后才能進(jìn)行發(fā)貨預(yù)防型物流運(yùn)輸管理規(guī)定發(fā)貨單13.3-R23產(chǎn)品或貨物可能已經(jīng)裝運(yùn)，但未予開票據(jù)或未予記錄，導(dǎo)致可能重復(fù)發(fā)送貨物，影響集團(tuán)資產(chǎn)保全13.3-CT813.3-CA26集團(tuán)在發(fā)送貨物后由信息管理員在信息