企業(yè)質量管理體系內部審核

1、 企業(yè)質量管理體系部審核探析質量管理部建玉2009-1-21企業(yè)質量管理體系部審核探析當前市場是一個充滿競爭的市場，在競爭日趨激烈的情況下，企業(yè)如何提高產品質量，它的產品能否吸引顧客，能否得到顧客的認同和滿意，能否為企業(yè)帶來更大的市場份額和經濟收益，是企業(yè)盛衰成敗的關鍵所在。質量管理體系可以幫助組織增強顧客滿意，增強顧客滿意可以改善企業(yè)在市場中的形象和地位，為企業(yè)帶來更大的市場占有率，即市場份額，促進企業(yè)做大做強，使企業(yè)長盛不衰。因此，轉換企業(yè)管理理念，通過為顧客創(chuàng)造價值的同時，實現(xiàn)企業(yè)自身價值的增值，從而達到“雙贏”或“多贏”的局面已成為每個企業(yè)共同的目標。積極按照國際標準，構建和認證企業(yè)質

2、量管理體系，已成為企業(yè)全面提升素質的最有效途徑之一。質量管理體系部審核，作為企業(yè)質量管理體系一個重要性和關鍵性的組成部門，正日益引起企業(yè)，尤其是取得ISO9000系標準注冊資格企業(yè)的關注和重視。部審核是企業(yè)自我完善、確保質量管理體系有效運行的重要手段，它對于體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。當前，很多企業(yè)通過了ISO9000系質量管理體系認證，但有部分企業(yè)為了認證而認證，并沒有從質量管理體系本身的目的進行深層次考慮質量管理體系給其帶來的無形的巨大資產。在企業(yè)部審核過程中，有的部門由于日常工作不到位，在審中怕審組檢查出自身存在的問題，在審核中避實就虛，遮遮掩掩，不敢暴露部門存在的問題，怕

3、查出不符合項，不愿意讓審組開具不符合項，這種對質量管理體系檢查過程的認識，往往帶來了是本部門存在的問題無法得以有效解決，甚至影響到自身的工作的持續(xù)改進和提高，甚影響到本部門與其它部門之間的正常溝通與協(xié)作。從而影響到一個企業(yè)質量管理體系不斷進行持續(xù)改進與PDCA方法的有效運行。2008年10月中旬至12月，我公司進行了公司質量管理體系第二次部審核，在本次審核，領導高度重視，公司精心挑選了一批懂管理、懂程序、懂生產流程的業(yè)務骨干組成為部審核組，并在部審核實施前進行了培訓，對相關文件與程序文件、質量手冊進行了系統(tǒng)的學習，對公司第二次質量管理體系部審核做了充分的準備工作。本次部審核公司采用了滾動式審核

4、，抽取了大量的樣本，覆蓋了體系要求的各個方面，對查出的不符合項對相關單位下達了專項整改計劃，并對不符合項逐項進行驗證，此次部審核收到了預期效果。為此，本人結合公司此次質量管理體系部審核就如何做好質量體系部審核作一些粗淺探析，以期對企業(yè)的貫標工作有所幫助。一、管理層需對部質量管理體系高度關注和重視貫徹國際標準（簡稱“貫標”）能否成功，質量管理體系能否持續(xù)有效運行，領導的作用極為關鍵。質量管理體系的部審核，涉與到體系的各職能部門和所有過程，只有企業(yè)的管理層從思想上重視，從人、財、物等方面予以大力的支持，充分調動參與審工作的人員的參與熱情和積極性，審工作才能順利開展，貫標工作才能有所保證，企業(yè)認證注

5、冊后才能繼續(xù)努力，實現(xiàn)體系持續(xù)有效的改進。因此，管理層要把貫標工作作為一項長期戰(zhàn)略來抓，變傳統(tǒng)企業(yè)質量管理“管結果”為“管過程、管因素、管結果”，將貫標工作和企業(yè)的實際業(yè)務運作有機地結合起來，從而使企業(yè)的質量管理從最初的“做”標準，到自覺地“用”標準，進而到“發(fā)展”標準的轉變。二、質量管理體系部審核隊伍的精心培養(yǎng)和建設從某種意義上講，審核隊伍素質的高低將直接左右著審核的效果，因此必須培訓并建立一支素質較高的審員隊伍，精心地抓審核隊伍的建設，從組織上為貫標得以有效運行提供基礎性保障。首先，聘任合適的審核人員。企業(yè)應從各職能部門中選聘具有專業(yè)技術知識、富有管理經驗和具有強烈責任感，能夠公正表達、有

6、職業(yè)素養(yǎng)和良好道德行為的人員作為體系審核員。其次，對審核人員進行必要的審核技能和審核技巧的培訓，包括ISO9000系標準的培訓。通過專業(yè)機構培訓、審核人員之間的輪換以與適時的交流和研討等手段，使審核人員不僅能熟練掌握標準，正確理解并掌握企業(yè)的質量手冊和程序文件，具有一定審核技巧，熟悉常用的數(shù)理統(tǒng)計工具和生產流程，更重要的是要能夠熟練地運用標準，能夠熟練審核并指導質量體系的實施。三、質量管理體系部審核工作要嚴謹務實、富有成效審的目的是通過發(fā)現(xiàn)問題來推動和實現(xiàn)質量體系的持續(xù)改進，因此，審核工作必須嚴謹務實，必須富有成效。企業(yè)質量管理體系的部審核，可從以下方面進行策劃： 1.重視審核前的準備工作包括

7、成立審核組、編制并安排好審核計劃、收集并審閱相關的文件、準備工作文件等容，其目的是使審核工作更具針對性，更具效率。每年年初，企業(yè)應聘任具有合格資質的審核人員組成審核組，委任審核組長。對全年審核工作要進行全面的策劃，對質量體系審核的圍、活動容和時間、審核人員的分組以與審核依據(jù)、審核方式等要作出具體安排，該計劃經管理高層批準后應與時分送到體系所涉與的所有職能部門。同時，審核工作文件要齊全，確保全部文件、記錄審核組成員都能得到理解并有效應用。審核組要根據(jù)計劃安排，按照編制要求提前編制檢查表，準備現(xiàn)場審核記錄清單，為審核活動順利開展做好各項準備。2.開好三個“會議”三個會議主要是指首次會議、審核組會議

8、和末次會議。這三個會議對于審核組與受審部門之間的的溝通和交流，審核信息的與時反饋，以與對審核過程的控制都起著十分重要的作用。因此，審核組對每個會議的側重點、會議要通報的主要事項以與要討論的主要議題，要有清晰的了解，做好充分的準備。首次會議和末次會議一般由企業(yè)領導、審核組全體成員、各相關部門的負責人與有關人員參加。會議應“簡而短”，切中要害。首次會議主要是申明審核目的和圍，傳達審核計劃，強調審核原則，澄清有關問題，落實相關安排。末次會議主要是答受審方給予的支持，通報審核結論，報告不符合項，重申審核原則，重點則是對不符合項提出糾正措施和要求。而審核組會議，是在現(xiàn)場審核結束后審核組召開的部會議，必須

9、“詳而實”，具體且有容，其主要議題是對審核結果進行歸納、分析，協(xié)調相關問題，審核不符合項報告，評價質量體系運行的有效性和充分性，為末次會議做準備。3.認真抓好現(xiàn)場調查現(xiàn)場調查是整個審核工作關鍵性環(huán)節(jié)和重要的接口，是整個審核工作最靈魂的部分。現(xiàn)場審核獲取的客觀證據(jù)和相關信息，將是評價質量體系運行有效性和充分性的重要依據(jù)。在現(xiàn)場審核中，審核人員不僅要有強烈的責任心，嚴格按照標準要求，更需要正確掌握并運用好審核的技巧和策略?，F(xiàn)場審核主要圍繞兩方面展開，一是收集客觀證據(jù)，二是對客觀證據(jù)進行分析。因此，審核必須掌握好切入點，選擇好審核的路徑，運用好審核方法，發(fā)揮好專業(yè)判斷。在審核路徑的選擇方面，審核人員

10、可根據(jù)檢查表的設計要求，企業(yè)自身生產工藝、經營/服務的特點，企業(yè)的組織架構等實際情況，合理安排檢查路徑。在審核方法的選用上，一般采取抽樣調查，因此，審核應盡可能抽取其有代表性的樣本，同時更應取得受審部門的密切配合，以便使審核結論客觀公正?，F(xiàn)場調查一般包括“聽、看、問、查”四個環(huán)節(jié)?！奥牎敝饕锹犑軐彶块T有關人員的介紹：“看”主要是查閱受審核部門有關資料，其中包括制度、計劃、規(guī)、程序和原始記錄等：“問”主要是在聽取受審核部門人員介紹情況時提出問題，問清情況，掌握受審核部門的現(xiàn)狀：“查”主要是為立論有據(jù)，將聽、看、問收集到的情況和問題，采取順藤摸瓜的方法，到現(xiàn)場查證核實，一查到底，由點與面了解全貌

11、，為得出客觀、全面、準確審核結論找出證據(jù)。在現(xiàn)場調查中，審核人員要面對較為復雜的人和事，會遭遇到各種意想不到的情況，審核人員要發(fā)揮自身所長，充分運用好專業(yè)的判斷，尤其是對不符合項的界定，除了深刻理解標準的要求外，還要掌握一些技巧，要貫徹“以事實為依據(jù)，以標準為準繩”的判斷理念。4.要撰寫好部質量管理體系審核報告審核報告是整個審核工作的外在體現(xiàn)，是在對客觀證據(jù)與審核記錄進行認真統(tǒng)計、分析、歸納和評價基礎上形成的審核總結。審核組長對審核報告的編制、準確性和完整性負責。審核報告既要簡明扼要，又要提供足夠的信息，使看報告人能對審核有一個全面的了解。因此，撰寫審核報告既要掌握足夠的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)，又

12、要透過現(xiàn)象看本質，通過局部看全局，要用典型的事實、數(shù)據(jù)說話，要聚焦組織領導和顧客關心的問題。不符合項糾正和預防措施，既要體現(xiàn)可操作、可控制、可評價，不能就事論事，又要體現(xiàn)預防、系統(tǒng)、發(fā)展，貫徹持續(xù)改進的思想。通過對不符合項進行列表分類統(tǒng)計，找出各部門在部審核過程中出現(xiàn)問題的集中點與趨式，對于出現(xiàn)問題較集中的條款要納入部審核報告中，以利于今后的改進。審核結論應與末次會議上結論一致。審核報告在報有關管理高層審查同意后，盡快送達受審方。四、審核組可按審核計劃的時間安排進行審核，審核實施流程圖如下：與受審核負責人確認審核發(fā)現(xiàn)首次會議會見受審核區(qū)域的有關人員審核QMS有關過程和活動的實施情況并記錄有關審

13、核證據(jù)是是否有其它過程和活動需補充審查末次會議審核組會議五、加強部審核的后續(xù)跟蹤跟蹤（驗證）是審核活動的一部分，是審核的后續(xù)活動，是對受審核方采取糾正措施進行評審，驗證糾正措施的有效性，并應對驗證懷況進行記錄。通過對糾正措施的跟蹤，使受審核方對已出現(xiàn)的不合格進行原因分析和總結，防止顧客和質量管理體系運行受到其后遺癥的影響。同時監(jiān)控受審核方對現(xiàn)有的不合格采取措施防止其滋生和蔓延或進一步擴大，造成更大的后果，督促受審核方認真分析原因，防止不合格再次發(fā)生，促使改進質量管理體系，為未來質量管理體系的運行創(chuàng)造良好的條件。糾正措施跟蹤是質量管理體系審核的重要階段，其原則是：（1）審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項，必須

14、由受審核方切實采取糾正措施，并進行跟蹤驗證，經驗證合格后整個審核活動才能結束。（2）根據(jù)不符合項的性質或嚴重程度，可采取不同的糾正措施跟蹤驗證方式，例如：現(xiàn)場實施驗證（適用于嚴重不符合項或必須到現(xiàn)場的情況），提交糾正措施實施記錄（適用于一般不符合項），提交糾正措施的實施方案（適用于周期較長的糾正措施）。糾正措施跟蹤報告可采用如下格式：糾正措施跟蹤報告受檢查部門檢查時間檢查人提交日期檢查情況綜述附錄（不符合報告）備注××× 日期：××年××月××日××× 日期：××年××月××日改進是永無止境的。企業(yè)的質量管理體系也是一個與時俱進的過程，只有通過不斷的完善和改進，才能推動企業(yè)業(yè)務