涉外人員管理辦法(共7頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上關于加強涉外單位境外人員管理辦法的通知公司各部門：為進一步做好涉外單位境外人員的服務與管理工作，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營正常持續(xù)的開展，完善公司涉外經(jīng)營管理，結合公司實際情況，現(xiàn)將有關要求通知如下：一、涉外單位境外人員管理領導小組成員組 長：XXX副組長：XXX成 員：各部門部長二、涉外單位境外人員領導小組辦公室涉外單位境外人員領導小組辦公室設在行政部。辦公室主任：XXX工作員：XXX，聯(lián)系電話：XXXXX三、 涉外單位的備案管理根據(jù)XX市出入境管理處通知要求，為加強對境外人員檔案的規(guī)范化管理，市內(nèi)各接洽部門應事先到出入境辦理登記備案。備案管理包括下述內(nèi)容：1）建立涉外單位

2、和境外人員管理基礎臺帳：涉外單位基本情況登記表，涉外單位聯(lián)系卡。2）涉外單位應建立并完善接待記錄檔案，接待完畢后將境外人員的相關資料交行政部存檔留底。需交材料如下：境外人員證件和簽證（注）復印件，涉外單位境外人員登記表，外國人簽證、居留許可申請表等。四、 管理職責1、領導小組組長職責對本公司的涉外管理工作負全面管理責任，根據(jù)有關要求對涉外工作進行安排部署，確保相關工作符合涉外工作的要求。2、副組長職責：根據(jù)本人的分工，負責本人管理區(qū)域內(nèi)各部門的涉外管理工作。3、涉外單位境外人員領導小組辦公室主任職責：根據(jù)涉外工作管理的具體要求，擬定本公司的涉外工作計劃并組織實施。4、涉外單位境外人員領導小組辦

3、公室工作員職責：熟悉涉外工作制度與流程，按要求對涉外工作的具體事宜進行辦理，加強相關方溝通和協(xié)調(diào)，確保涉外工作有序開展。5、行政部職責：是境外人員管理的歸口管理部門，負責就安全、住宿登記、簽證、護照等涉外事務辦理等有關事情與集團辦和XX市出入境管理處等有關機構聯(lián)系辦理。6、公司生產(chǎn)部職責：作為全公司的安全管理部門，加強境外人員在現(xiàn)場行為的督導、安全隱患的排查。7、各部門職責：是本部門因業(yè)務工作需要而往來的境外人員的直接管理部門，負責對境外人員安全文明行為進行宣講、就境外人員住宿登記、簽證延期、護照等有關事項與行政部及時申報，并按要求直接經(jīng)辦。五、 管理內(nèi)容1、提前申報與接待計劃各部門若有境外人

4、員來訪、安裝調(diào)試或是商務合作，需至少提前三天將接待計劃書面報行政部（含境外人員姓名、性別、公司名稱、預計停留期限、來訪事由、接待行程安排、陪同人員等），行政部提前與公司保密辦、集團辦和市出入境管理處等相關機構聯(lián)系辦理。2、接待過程管理 根據(jù)公司保密體系管理要求，接待來訪境外人員的工作人員，要嚴格遵守公司保密體系相關制度和規(guī)定，嚴守公司機密，不得私自向外來人員泄漏公司的機密。 各接洽部門需提醒境外人員在公司范圍應服從公司的規(guī)章制度和安全操作規(guī)程。 各部門應派相關人員接待來訪的境外人員，并積極跟進相關的準備工作，落實境外人員的住宿、車輛安排、證件辦理等相關事宜，及時將接待的情況向部門主管和行政部匯

5、報。 客人到達后一天內(nèi)，對應的接洽部門應幫助客戶在酒店或是公司行政部領取涉外單位境外人員登記表等相關報表一式兩份，如實填寫，酒店將登記表簽章后報市出入境管理處一份。 另一份酒店簽章后的涉外單位境外人員登記表交公司行政部工作員處存檔備查。3、簽證延期等事務 境外人員到達公司后，部門的接待人員首先應確認客戶的簽證等是否在有效期內(nèi)，若境外人員居留證、簽證等有效證件需要延期，考慮到辦證周期，接洽部門應在證件到期前十天到行政部領取外國人簽證、居留許可申請表。 將申請表、護照、照片等相關資料準備好后提前交行政部。 行政部工作員與市出入境管理處等相關機構聯(lián)系辦理。4、節(jié)假日境外人員行蹤提醒 節(jié)假日前各接洽部

6、門應了解和關注本部門接待的外國客人在節(jié)假期間的行程，并書面報行政部存檔。 節(jié)假日前，部門應提醒外國客人注意人身和財產(chǎn)安全，提醒客人有事情立即與安排的接待人員聯(lián)系。 節(jié)假日結束，部門接待人員應對外國客人是否安全返回的情況進行確認，若有異常，立即報行政部。5、境外人員異常事件的處理 外國客人到訪，各接洽部門首先應將部門內(nèi)部的接待人員聯(lián)系電話告知客人，便于出現(xiàn)異常時能尋求到資源進行幫助。 各部門的接待人員接待外國客人的電話后，或者發(fā)現(xiàn)不安全情況或隱患后，應進行分析并及時處理，如果涉及客人的財產(chǎn)、人身安全的，需立即報部門領導和行政部工作員。 行政部按要求及時與市出入境管理處等相關機構聯(lián)系匯報。 各部門的接待人員應提高處理境外人員突發(fā)異常事件的能力，最大限度地預防或減少各類突發(fā)異常事件及其造成的損害。六、考核管理1、接待部門未提前申報接待計劃或者接待計劃安排不合理的，對接待部門每次罰款50元。2、外國客人到達后，接待部門的接待人員沒有在一天內(nèi)及時將酒店簽章的涉外單位境外人員登記表交行政部的，對接待人員每次罰款50元。3、若接洽部門未提前與行政部聯(lián)系，幫助境外人員準備簽證延期的有效證件等資料，從而導致的境外人員滯留與市級機關的高額罰款，由接洽部門和境外人員自行負責。4、若境外人員發(fā)生異常情況，接待部門沒有及時與行政部報備的，根據(jù)引發(fā)后果的嚴重程度，對接待部門罰款100-500元。5、