通知的寫作方法.ppt課件

1、1一 、通知的含義二 、通知的類別三 、通知的特點四 、通知的寫作五、 通知的寫作要求 通 知2 通知的概念通知的概念 通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要關(guān)或不相隸屬機關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者執(zhí)求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者執(zhí)行的事項和任免和聘用干部所用的公文。行的事項和任免和聘用干部所用的公文。 通知概述通知概述返回返回3 三、通知的特征1應(yīng)用的廣泛性應(yīng)用的廣泛性 通知是公文中適用范通知是公文中適用范圍最廣、使用頻率最高圍最廣、使用頻率最高的文種。大到國家級的的文種。大到國家級的

2、黨政機關(guān)，小到基層的黨政機關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知。布通知。2較強的時效性較強的時效性 通知是一種制發(fā)比較通知是一種制發(fā)比較快捷、運用比較靈活的快捷、運用比較靈活的公文文種，它所辦理的公文文種，它所辦理的事項都有比較明確的時事項都有比較明確的時間限制，不得拖延。間限制，不得拖延。3職能的多樣性職能的多樣性 通知的職能最多，通知的職能最多，夠不上發(fā)夠不上發(fā)“決定決定”、“命令命令”等的事項可由等的事項可由通知承擔。通知承擔。4對象的專指性對象的專指性 通知大多是專門針通知大多是專門針對特定機關(guān)和有關(guān)人員對特定機關(guān)和有關(guān)人員發(fā)的，因此專指性較強，發(fā)的，因此專指性

3、較強，不像通告、公告具有泛不像通告、公告具有泛指性。指性。4二、通知的分類通知的分類通知的分類 按照行文關(guān)系來分按照行文關(guān)系來分按照內(nèi)容和作用來分按照內(nèi)容和作用來分平行通知平行通知下行通知下行通知批轉(zhuǎn)批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知轉(zhuǎn)發(fā)通知頒轉(zhuǎn)性通知頒轉(zhuǎn)性通知 指示性通知指示性通知 知照性通知知照性通知 會議通知會議通知任免通知任免通知5、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文時，或在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文時，或在轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文時，可用這種通知。公文時，可用這種通知。這種通知，一般與作為附件的被批轉(zhuǎn)或這種通知，一般與作為附件的被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)

4、發(fā)的公文一起，構(gòu)成一份新的完整的通轉(zhuǎn)發(fā)的公文一起，構(gòu)成一份新的完整的通知。知。6例文（轉(zhuǎn)發(fā)通知:下級對上級的文件只能用“轉(zhuǎn)發(fā)”）廣東省人民政府辦公廳廣東省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)省財廳省財廳關(guān)于臨時出國人員用匯管理實施細則的通知關(guān)于臨時出國人員用匯管理實施細則的通知各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬各單位：各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬各單位：省財廳制定的省財廳制定的廣東省臨時出國人員匯管理實施細則廣東省臨時出國人員匯管理實施細則，業(yè)經(jīng)，業(yè)經(jīng)省人民政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請按照執(zhí)行。省人民政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請按照執(zhí)行。附件附件: 廣東省臨時出國人員匯管理實施細則廣東省臨時出國人員匯管理

5、實施細則 （?。ㄓ。?年年月月日日7例文（批轉(zhuǎn)通知：上級對下級的來文可以加（批轉(zhuǎn)通知：上級對下級的來文可以加“批批”再再 轉(zhuǎn)發(fā)）轉(zhuǎn)發(fā)）國務(wù)院國務(wù)院批轉(zhuǎn)批轉(zhuǎn)國家教委國家教委關(guān)于改進和加強關(guān)于改進和加強高等學(xué)校生產(chǎn)實習(xí)和社會實踐工作報告的通知高等學(xué)校生產(chǎn)實習(xí)和社會實踐工作報告的通知：國務(wù)院同意國家教委關(guān)于改進和加強高等學(xué)校生產(chǎn)實習(xí)和社會實踐工作的報告，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請你們結(jié)合本地區(qū)，本部門的實際情況研究執(zhí)行。 附件：關(guān)于改進和加強高等學(xué)校生產(chǎn)實習(xí)和社會實踐工作的報告 （?。?X年X月X 日82、指示性通知：上級對下級的工作提出指導(dǎo)性的意見指示性通知：上級對下級的工作提出指導(dǎo)性的意見 也稱布置工作

6、性通知。上級機關(guān)對下級交代工作、布也稱布置工作性通知。上級機關(guān)對下級交代工作、布置任務(wù)，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用命令或指示時，置任務(wù)，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用命令或指示時，用這種通知。用這種通知。 例如：例如：1)、共青團廣東白云學(xué)院委員會關(guān)于開展、共青團廣東白云學(xué)院委員會關(guān)于開展“學(xué)雷鋒學(xué)雷鋒”活動活動的的 通知通知 （指導(dǎo)、部署學(xué)雷鋒活動）（指導(dǎo)、部署學(xué)雷鋒活動）2)、廣東白云學(xué)院關(guān)于加強以、廣東白云學(xué)院關(guān)于加強以“依法治校、規(guī)范管理依法治校、規(guī)范管理”為為主題的作風(fēng)建設(shè)的通知主題的作風(fēng)建設(shè)的通知 （加強（加強“依法治校、規(guī)范管理依法治校、規(guī)范管理” 的工作）的工作）9例文：指示性通知共青團廣

7、東白云學(xué)院委員會關(guān)于開展共青團廣東白云學(xué)院委員會關(guān)于開展“學(xué)雷鋒學(xué)雷鋒”活動的通知活動的通知各系、部、中心： 為了配合廣東省教育廳對我院的本科學(xué)士學(xué)位評審工作，加強優(yōu)良的校風(fēng)建設(shè)，學(xué)院團委根據(jù)文件精神，結(jié)合我院的實際，決定于三月份開展“學(xué)雷鋒”活動。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 一、活動意義： 二、活動內(nèi)容與形式： 三、活動要求： 希各系、部、中心團支部接此通知后，認真部署本系的學(xué)習(xí)活動，學(xué)院團委于月底進行對此項工作的檢查、評比、表彰。 共青團廣東白云學(xué)院委員會共青團廣東白云學(xué)院委員會 2009年3月4日103、知照性通知 （顧名思義：知道（顧名思義：知道+照辦）照辦） 上級要

8、求下級 1、辦理或者需要知道的事項；（三八、五一放假） 2、成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)； （本學(xué)期伊始：我院成立了財會系）（本學(xué)期伊始：我院成立了財會系） 3、啟用印章；（白云職業(yè)技術(shù)學(xué)院升為；（白云職業(yè)技術(shù)學(xué)院升為“廣東白云學(xué)院廣東白云學(xué)院”） 4、請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等； （廣東省教育廳要求學(xué)院上報今年的招生計劃）（廣東省教育廳要求學(xué)院上報今年的招生計劃） 5、日常生活、工作中的事務(wù)如：開會、停水、停電、體檢、繳費、衛(wèi)生檢查、捐款捐物等臨時性的工作安排。 （關(guān)于對管理系男生宿舍進行衛(wèi)生大檢查的通知）（關(guān)于對管理系男生宿舍進行衛(wèi)生大檢查的通知）11各系、部、中心：各系、部、中心： 為了

9、迎接省教育廳的學(xué)士學(xué)位評審，加強我院的專為了迎接省教育廳的學(xué)士學(xué)位評審，加強我院的專業(yè)建設(shè)和學(xué)科建設(shè)，使之更加適應(yīng)應(yīng)用型本科的辦學(xué)方業(yè)建設(shè)和學(xué)科建設(shè)，使之更加適應(yīng)應(yīng)用型本科的辦學(xué)方針。經(jīng)過廣泛的調(diào)研，我院決定新設(shè)處級教學(xué)管理機構(gòu)針。經(jīng)過廣泛的調(diào)研，我院決定新設(shè)處級教學(xué)管理機構(gòu)財會系。財會系。 財會系由現(xiàn)屬經(jīng)濟系的會計、財會系由現(xiàn)屬經(jīng)濟系的會計、XX專業(yè)構(gòu)成。原屬會專業(yè)構(gòu)成。原屬會計、計、XX專業(yè)的學(xué)生共專業(yè)的學(xué)生共800人成為財會系的學(xué)生；原屬會人成為財會系的學(xué)生；原屬會計、計、XX專業(yè)的教研室、教師成為財會系的教研室、教專業(yè)的教研室、教師成為財會系的教研室、教師。財會系成為獨立的教學(xué)管理單位

10、后，隸屬廣東白云師。財會系成為獨立的教學(xué)管理單位后，隸屬廣東白云學(xué)院，與其他各系、部、中心平級。學(xué)院，與其他各系、部、中心平級。 特此通知。特此通知。 廣東白云學(xué)院廣東白云學(xué)院 2009年年2月月3日日廣東白云學(xué)院關(guān)于成立財會系的通知廣東白云學(xué)院關(guān)于成立財會系的通知12例文通知通知根據(jù)上級要求，我市機關(guān)單位的辦公時間自年月日起作適當調(diào)整，新的辦公時間為：上午：下午：特此通知市人民政府 年月日13指示性通知、知照性通知的格式掃描指示性通知、知照性通知的格式掃描v v1、標題、標題v2、主送機關(guān)：、主送機關(guān)：v3、正文、正文v4、附件（視具體需要）、附件（視具體需要）v5、落款、落款14（一）標題

11、 通知的標題一般有兩種形式：一是“發(fā)文機關(guān)事由 文種” 廣東白云學(xué)院廣東白云學(xué)院關(guān)于加強校風(fēng)建設(shè)加強校風(fēng)建設(shè)的通知通知二是“事由文種”構(gòu)成關(guān)于召開新聞發(fā)布會的通知。 根據(jù)特殊情況和具體要求，可在文種前加程度詞修飾、限制，如“聯(lián)合通知”、“補充通知”、“重要通知”。15 2、主送機關(guān)v主送機關(guān):受文機關(guān)，發(fā)文機關(guān)的直接下級 機關(guān)。v比如:白云學(xué)院發(fā)的通知，主送機關(guān)是:各系、部、中心；v主送機關(guān)與抄送機關(guān)的區(qū)別：v主送機關(guān)：受理、負責(zé)辦理公文的機關(guān)v抄送機關(guān)：只需要了解文件內(nèi)容，不需要對文件的辦理、執(zhí)行負責(zé)的機關(guān)。v比如：學(xué)院的通知，主送機關(guān)是各個系、部、中心，抄送機關(guān)董事會等163 3正文正文

12、通知的寫法通知的寫法要求 原因事項 通通 知知返回返回17 通知正文通知正文=發(fā)文原因發(fā)文原因+通知事項通知事項+執(zhí)行要求執(zhí)行要求v一、發(fā)文的原因、根據(jù)、意義，簡單地介紹。v比如：v 為了加強白云學(xué)院學(xué)生的精神文明建設(shè)，院團委決定，在三月份開展深入的學(xué)雷鋒活動，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：（切記：此句話是非常有用的過渡句）（切記：此句話是非常有用的過渡句）18v 二、通知事項二、通知事項v現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：（分條列項）現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：（分條列項）v1、v2、v3、 三、執(zhí)行要求：三、執(zhí)行要求：v比如：希望各系、部接此通知后認真部署、落 實，v或者：直接寫“特此通知”1

13、9 落款的寫法v發(fā)文單位的全稱+發(fā)文時間+印章v發(fā)文時間的寫作要求：v漢字小寫（二00九年三月四號）v阿拉伯數(shù)字（2009年3月4號）v注意：注意：v漢字大寫漢字大寫壹貳叁壹貳叁v有時：通知還會有附件，附件的位置要放在正文之后，有時：通知還會有附件，附件的位置要放在正文之后，落款之前。落款之前。203、會議通知v結(jié)構(gòu)：標題+主送單位+事項+落款v標題=發(fā)文機關(guān)名稱發(fā)文機關(guān)名稱+關(guān)于召開關(guān)于召開(舉辦舉辦)會議的會議的通知通知v主送機關(guān)主送機關(guān):v正文：正文：v1、開會的根據(jù)或者是意義或者目的、開會的根據(jù)或者是意義或者目的v2、會議要求：、會議要求：v (1) 時間、地點（報到的時間、地點）；時

14、間、地點（報到的時間、地點）；v (2) 議題；議題；v (3) 參加人員；參加人員；v (4)注意事項：要不要帶資料、發(fā)言、食宿、注意事項：要不要帶資料、發(fā)言、食宿、交通、交通、 聯(lián)系聯(lián)系 人、人、 聯(lián)系方式等信息。聯(lián)系方式等信息。v落款：落款：單位名稱、時間、印章單位名稱、時間、印章214、任免通知上級機關(guān)按照干部管理權(quán)限任免下級機上級機關(guān)按照干部管理權(quán)限任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知道時，要發(fā)任免通知。下級機關(guān)知道時，要發(fā)任免通知。正文：決定任免的時間、機關(guān)、會議或正文：決定任免的時間、機關(guān)、會議或依據(jù)的文件十任免人員的姓

15、名和具體職務(wù)依據(jù)的文件十任免人員的姓名和具體職務(wù)22任免通知例文:v廣東白云學(xué)院關(guān)于XXX等同志職務(wù)任免的通知v各系、部、中心、職能處室：v 經(jīng)廣東白云學(xué)院董事會第XX次會議決定，任命XX為財會系主任，負責(zé)財會系的全面工作；任命XX為財會系副主任，負責(zé)財會系的教學(xué)工作。v特此通知v 廣東白云學(xué)院v 2009年2月2日23通知的寫作要求通知的寫作要求.目的要明確。不同種類通知的寫作目的不同，寫作內(nèi)容目的要明確。不同種類通知的寫作目的不同，寫作內(nèi)容 也不一樣，要區(qū)別寫之；也不一樣，要區(qū)別寫之；.寫明發(fā)通知的原因。一般指示性通知和一些會議通知要寫明發(fā)通知的原因。一般指示性通知和一些會議通知要 寫明發(fā)

16、通知的原因，讓下級知道為什么要做這些工作或?qū)懨靼l(fā)通知的原因，讓下級知道為什么要做這些工作或 開這個會議，下級做起工作來更能體會上級的旨意。開這個會議，下級做起工作來更能體會上級的旨意。.通知事項要交代明白清楚。指示性通知事項要具體明確通知事項要交代明白清楚。指示性通知事項要具體明確 切實可行，讓下級知道做什么，怎么做，做到什么程度；切實可行，讓下級知道做什么，怎么做，做到什么程度； 會議通知要把開會有關(guān)事項具體、完備交代清楚，不能含會議通知要把開會有關(guān)事項具體、完備交代清楚，不能含 糊其詞或缺漏，讓下級不知所措，難以開展工作。糊其詞或缺漏，讓下級不知所措，難以開展工作。.條理明晰，讓人一目了然

17、。條理明晰，讓人一目了然。 返回返回24省廢舊物資回收公司省廢舊物資回收公司關(guān)于召開物價學(xué)習(xí)討論會的通知關(guān)于召開物價學(xué)習(xí)討論會的通知各市（地）、縣廢舊物資公司：各市（地）、縣廢舊物資公司： 省公司決定召開物價學(xué)習(xí)討論會，時間定于七月二十九日至八月十省公司決定召開物價學(xué)習(xí)討論會，時間定于七月二十九日至八月十三日。會上請省供銷學(xué)校商業(yè)經(jīng)濟教研室三日。會上請省供銷學(xué)校商業(yè)經(jīng)濟教研室老師講物價理論課。目的老師講物價理論課。目的是為了適應(yīng)物價工作的需要，提高物價員的業(yè)務(wù)水平；還請省內(nèi)主管物是為了適應(yīng)物價工作的需要，提高物價員的業(yè)務(wù)水平；還請省內(nèi)主管物價多年、有經(jīng)驗的同志傳授廢舊物資作價方法、計算技術(shù)及工

18、作經(jīng)驗，價多年、有經(jīng)驗的同志傳授廢舊物資作價方法、計算技術(shù)及工作經(jīng)驗，結(jié)合實際問題座談討論會。結(jié)合實際問題座談討論會。參加會議人員要攜帶筆記本和算盤，食宿費、車費自備。市（地）、縣參加會議人員要攜帶筆記本和算盤，食宿費、車費自備。市（地）、縣廢舊物資公司做物價工作的專職物價員參加這次會議。請各縣把參加會廢舊物資公司做物價工作的專職物價員參加這次會議。請各縣把參加會議名單盡快報市（地）公司。各市（地）公司于七月十五日前將參加會議名單盡快報市（地）公司。各市（地）公司于七月十五日前將參加會議人員登記表填好，寄給省公司。參加會議人員于七月二十八日報到。議人員登記表填好，寄給省公司。參加會議人員于七月

19、二十八日報到。地點在地點在市供銷社所屬市供銷社所屬旅社。旅社。年年月月日（公章）日（公章） 通知的病例評析通知的病例評析 通通 知知返回返回25本文的主要毛病是：本文的主要毛病是：結(jié)構(gòu)凌亂，層次不清結(jié)構(gòu)凌亂，層次不清。原文首段雖簡述會議目的與依據(jù)，但把會議的幾個主要內(nèi)容散雜原文首段雖簡述會議目的與依據(jù)，但把會議的幾個主要內(nèi)容散雜 在本段內(nèi)，使全段內(nèi)容雜亂無章。宜改為：在本段內(nèi)，使全段內(nèi)容雜亂無章。宜改為：“為了為了，我公司決，我公司決 定于七月二十九日至八月十三日召開物價學(xué)習(xí)討論會，會上將請定于七月二十九日至八月十三日召開物價學(xué)習(xí)討論會，會上將請 講物價理論課，現(xiàn)將會議有關(guān)事項通知如下：講物價

20、理論課，現(xiàn)將會議有關(guān)事項通知如下：”2、原文第二段寫的是會議通知事項，但沒有分項分條標明，又沒有按、原文第二段寫的是會議通知事項，但沒有分項分條標明，又沒有按 合理的順序來安排，條理不夠清晰。合理的順序來安排，條理不夠清晰。3語言欠簡潔，詞句亦有不當之處。如文中兩處用語言欠簡潔，詞句亦有不當之處。如文中兩處用“省公司省公司”，均應(yīng)改，均應(yīng)改 為第一人稱為第一人稱“我公司我公司”、“市（地），縣廢舊物資公司做物價工作的市（地），縣廢舊物資公司做物價工作的 專職物價員參加這次會議專職物價員參加這次會議”，其中，其中“做物價工作的做物價工作的”重復(fù)多余，應(yīng)刪重復(fù)多余，應(yīng)刪；“ 請各縣把參加會議名單盡

21、快報市（地）公司請各縣把參加會議名單盡快報市（地）公司”，其中，其中“盡快盡快”一詞不一詞不夠夠 明確具體。明確具體。“結(jié)合實際問題座談討論會結(jié)合實際問題座談討論會”不通。不通。 評析評析通知的病例評析通知的病例評析 返回返回26市交通局市交通局關(guān)于立即暢通南北交通干線的通知關(guān)于立即暢通南北交通干線的通知市公用局：市公用局： 貴局維修下水道，未經(jīng)與我局請示，便自作主貴局維修下水道，未經(jīng)與我局請示，便自作主張，阻斷張，阻斷大馬路，嚴重影響了南北交通干線的大馬路，嚴重影響了南北交通干線的正常通行，后果嚴重。通知貴局所屬維修隊即刻停正常通行，后果嚴重。通知貴局所屬維修隊即刻停止作業(yè)，恢復(fù)交通。其他事宜，待商談后再定。止作業(yè)，恢復(fù)交通。其他事宜，待商談后再定。年年月月日（公章）日（公章）通知的病例評析通知的病例評析 返回返回27這份通知主要毛病有：這份通知主要毛病有：1. 標題的文種錯誤。標題的文種錯誤?！笆薪煌ň质薪煌ň帧焙秃汀笆泄镁质泄镁帧笔鞘峭墕挝唬灰擞猛墕挝?，不宜用“通知通知”，而應(yīng)該用，而應(yīng)該用“商洽函商洽函”；2. 標題的事由概括不當，宜改為標題的事由概括不當，宜改為“請即停修下水道以暢通南北請即停修下水道以暢通南北交通干線交通干線”；3.3.