行政費(fèi)用管理制度(共46頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政費(fèi)用管理制度費(fèi)用管理制度總則為加強(qiáng)公司費(fèi)用管理、控制不合理費(fèi)用開支，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。本制度暫時用于北京項目籌建期間，凡在北京管理公司賬戶列支的各部門、公司皆適用于該制度。公司費(fèi)用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法（相關(guān)解釋見第八章）。除公司特別規(guī)定的項目外，嚴(yán)禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，如有涂改，在報銷時扣除該費(fèi)用金額。本制度執(zhí)行基本原則，制度凡無明示則禁止，需申請批準(zhǔn)后執(zhí)行。第一章業(yè)務(wù)招待費(fèi)第一條、招待費(fèi)是指招待客人而產(chǎn)生的的支出，包括餐費(fèi)、禮品/金、娛樂活動、旅游景點(diǎn)門票等。職能部門的招待費(fèi)采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的

2、方法；經(jīng)營業(yè)務(wù)部門的招待費(fèi)實行預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的方法。第二條、招待費(fèi)用發(fā)生前，采用口頭或書面的形式填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請表（見附表一）向行政領(lǐng)導(dǎo)提出本次費(fèi)用計劃（特殊情況可事后補(bǔ)辦，如領(lǐng)導(dǎo)出差等），單次費(fèi)用金額200元必須采用書面申請，申請內(nèi)容包括事由參加人數(shù)發(fā)生次數(shù)預(yù)計金額。第三條、在公司指定簽單招待餐館就餐的，經(jīng)有簽單權(quán)的負(fù)責(zé)人同意后，事先報餐，就餐完畢由授權(quán)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。財務(wù)人員對轉(zhuǎn)來的無簽單權(quán)限的人員簽署的就餐結(jié)算單據(jù)不予承認(rèn)。第四條、招待費(fèi)報銷須附業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表，無此表財務(wù)作退回補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)處理，出差期間的招待費(fèi)須與差旅費(fèi)同時報銷。第五條、如有高一級別主管人員參加，須有最高

3、一級主管作為報銷人。第二章辦公費(fèi)第六條、辦公費(fèi)是指公司內(nèi)各單位辦具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費(fèi)用。辦公費(fèi)實行額度管理與預(yù)算管理。第七條、公司辦公費(fèi)用涉及物品由行政部（電腦及耗材由系統(tǒng)管理員）在預(yù)算額度內(nèi)按需求購買、管理，辦公用品購置實行定點(diǎn)采購管理。第八條、行政部設(shè)專人對辦公用品進(jìn)行管理。辦公用品采購審批程序：各職能部門部門填寫采購申購單（見附表六）報行政部審核，并經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)審批后到定點(diǎn)單位采購。第九條、行政部應(yīng)按月將辦公用品領(lǐng)用及費(fèi)用分配表報財務(wù)部，財務(wù)部將費(fèi)用劃轉(zhuǎn)入各職能部門。第十條、行政部建立領(lǐng)用大金額辦公物品登記薄，做好辦公用品的管理工作。第十

4、一條、嚴(yán)禁公司內(nèi)部各單位自行采購有關(guān)辦公用品，否則，由此發(fā)生的費(fèi)用，將不予報銷。第三章通訊費(fèi)第十二條、通訊費(fèi)（含網(wǎng)絡(luò)、郵寄費(fèi)）是指公司內(nèi)各單位和相關(guān)人員安裝、使用電話、寬帶所支出的費(fèi)用（包括：移動電話費(fèi)用補(bǔ)貼）。第十三條、公司管理人員及特殊崗位人員移動電話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)實行定額度管理，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)及執(zhí)行辦法參照公司有關(guān)文件執(zhí)行。第十四條、公司內(nèi)總機(jī)、各部門所屬直撥電話、傳真機(jī)電話費(fèi)用由行政部進(jìn)行管理。第十五條、公司本部派出的國內(nèi)臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等費(fèi)用計入差旅費(fèi)用，并參照本章第十三條執(zhí)行。第四章差旅費(fèi)第十六條、差旅費(fèi)是指因公外出發(fā)生的各種交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)補(bǔ)助等。因公出差按出差地點(diǎn)

5、分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差（外派）、境外出差。差旅費(fèi)實行行政管理。第十七條、員工國內(nèi)臨時出差所發(fā)生差旅費(fèi)按國內(nèi)差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)（見附表二）。1、長途交通費(fèi)總監(jiān)級以下人員未經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，擅自乘坐飛機(jī)的費(fèi)用，按其級別所對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)報銷，超額自理。2、原則上不允許乘坐軟臥、客輪、飛機(jī)商務(wù)、豪華倉，夜間行走超過8個小時方可乘坐硬臥。特殊情況下，經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)書面批準(zhǔn)請，憑票據(jù)報銷80%，否則憑票據(jù)只能報銷50%費(fèi)用。3、員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費(fèi)按原標(biāo)準(zhǔn)的70%執(zhí)行，出差人員中有異性的，可單獨(dú)按標(biāo)準(zhǔn)報銷。4、出差期間內(nèi)報經(jīng)授權(quán)主管批準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待費(fèi)開支或市內(nèi)的士費(fèi)支出

6、報銷人員，該費(fèi)用發(fā)生差旅區(qū)域內(nèi)相應(yīng)的所有伙食補(bǔ)貼或市內(nèi)交通補(bǔ)貼，一概不予以報銷。5、公司委派的各種會議的費(fèi)用開支，憑會議通知上注明的相關(guān)費(fèi)用報銷；已包食宿的，相關(guān)住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼不予以報銷。6、公司派出接受培訓(xùn)人員的費(fèi)用和補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)舉辦單位通知和培訓(xùn)合約確定。7、公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費(fèi)及補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定，不適用本辦法。8、外派員工回集團(tuán)公司差旅費(fèi)根據(jù)實際情況經(jīng)審批后報銷。9、出差人員按標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實報銷伙食補(bǔ)貼、住宿費(fèi)等。第十八條、國內(nèi)臨時出差實行事先申報制度。經(jīng)理（含）以下人員當(dāng)日未往返地區(qū)出差實行事前申請制度，依據(jù)差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)計出差時間填報出差申請表（見

7、附表三），因特殊原因未能事前申請的，應(yīng)于回公司后一周內(nèi)補(bǔ)辦申請審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準(zhǔn)的出差申請表，財務(wù)部不予借款和報銷。第十九條、國內(nèi)長期出差實參照公司規(guī)定差旅費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)申報長期出差人員的費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，報總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)審批后，報財務(wù)部備案。第二十條、員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生差旅費(fèi)另行規(guī)定。第二十一條、出差借款程序：1、各類出差人員需借款者，在填報出差申請表同時填報借款單（注明累計借款額及逾期借款額），參照審批權(quán)限報經(jīng)核準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)財務(wù)部門復(fù)查并辦理借款。對借款額及逾期情況注明不符者，財務(wù)有權(quán)退回當(dāng)事人更正，重新報批。2、出差后的各類發(fā)票、單據(jù)，按業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)（長途

8、交通費(fèi)、住宿費(fèi)）分類填報。差旅費(fèi)用報銷單附于費(fèi)用報銷單，其中：業(yè)務(wù)招待費(fèi)填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表，長途交通費(fèi)、住宿費(fèi)填寫差旅費(fèi)報銷單，短途交通費(fèi)、機(jī)場建設(shè)費(fèi)、行李托運(yùn)費(fèi)、電話費(fèi)等雜費(fèi)匯總填寫在差旅費(fèi)報銷單的其他欄中，并入差旅費(fèi)報銷。差旅期間發(fā)生的共同費(fèi)用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認(rèn)。3、嚴(yán)禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監(jiān)管，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財務(wù)有權(quán)不予受理未報銷拆零部分，并在報銷單上標(biāo)識核銷。4、新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費(fèi)用，包括單程路費(fèi)及行李托運(yùn)費(fèi)用。特殊情況需要報銷的，應(yīng)由本人申請，報總經(jīng)理審批。第五章交通費(fèi)第二十二條、交通費(fèi)是指用于車輛的燃油費(fèi)、停車費(fèi)

9、、過路過橋費(fèi)、等及市內(nèi)發(fā)生的出租車費(fèi)、公交車費(fèi)等，發(fā)貨（取貨）運(yùn)輸費(fèi)歸為交通費(fèi)，交通費(fèi)實行預(yù)算管理、行政管理相結(jié)合的原則。第二十三條、車輛燃油費(fèi)實行預(yù)購加油卡管理，未經(jīng)總監(jiān)以上主管簽批（附文字說明）的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務(wù)不予以報銷受理。第二十四條、車輛管理部門應(yīng)于加油卡金額使用完畢時（再次購買前）報各部門使用情況及折算使用金額，財務(wù)部據(jù)此分?jǐn)傎M(fèi)用。第二十五條、公務(wù)用車訂車流程、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（對外租車）、審批程序，由車輛歸口管理部門擬定相應(yīng)管理辦法執(zhí)行。第二十六條、市內(nèi)交通費(fèi)按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準(zhǔn)后方可乘坐。坐出租車的

10、，在報銷車費(fèi)時，須在出租車票空白處，寫明乘坐原因起訖地點(diǎn)，不寫明兩項內(nèi)容的，在報銷時財務(wù)部門作退回處理。第七章三項經(jīng)費(fèi)第二十七條、三項經(jīng)費(fèi)是指員工福利費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、工會經(jīng)費(fèi)。第二十八條、福利費(fèi)，員工餐費(fèi)實行預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的辦法，其它福利費(fèi)實際行政管理。1、本公司提供員工午餐，發(fā)生的費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)可據(jù)實報銷。2、加班餐費(fèi)，員工加班應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)考勤制度執(zhí)行，不發(fā)放加班餐費(fèi)，特殊情況報領(lǐng)導(dǎo)審批后按公司員工餐標(biāo)準(zhǔn)憑票報銷。3、員工因本市內(nèi)出差未能返回公司就餐（午餐），不分職務(wù)級別，本公司員工餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（暫訂為10元/人）憑票報銷。4、公司為集團(tuán)外派員工提供住宿，相關(guān)費(fèi)用據(jù)實報銷。第二十

11、九條、職工教育經(jīng)費(fèi)，實行預(yù)算管理及行政管理。1、按國家規(guī)定的必須接受相關(guān)教育的費(fèi)用，可據(jù)實報銷，如會計后續(xù)教育等。2、購買工作專用的法律、法規(guī)書籍、接受培訓(xùn)等其它事項，需經(jīng)批準(zhǔn)后報銷。第三十條、工會經(jīng)費(fèi)，另作規(guī)定。第八章費(fèi)用管理方法及報銷程序第三十一條、公司費(fèi)用管理通過預(yù)算管理、額度管理和行政管理三種方法。1、預(yù)算管理是指:各職能部門、業(yè)務(wù)單位事先向財務(wù)部提出下期本部門所有費(fèi)用的計劃（金額1,000元的大額財產(chǎn)購置、修理、裝璜，需另單獨(dú)預(yù)算申請），財務(wù)部統(tǒng)一報總經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，確定單位下期費(fèi)用預(yù)算金額。實際費(fèi)用報銷時，財務(wù)部門根據(jù)費(fèi)用預(yù)算，準(zhǔn)予報銷或另行處理。2、額度管理是指：費(fèi)用在一定

12、的額度范圍內(nèi)控制使用，額度確定的依據(jù)是銷售額、工作職務(wù)、員工人數(shù)等。3、行政管理是指：費(fèi)用報銷人在費(fèi)用產(chǎn)生前，采用口頭或書面的形式向行政領(lǐng)導(dǎo)提出本次費(fèi)用計劃，經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)同意后，產(chǎn)生的費(fèi)用方能按費(fèi)用報銷流程到財務(wù)部門報銷費(fèi)用。管理方法：采用預(yù)算管理和額度管理相結(jié)合的費(fèi)用項目有：辦公費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、所有部門的手機(jī)費(fèi)、。管理方法：采用預(yù)算管理和行政管理相結(jié)合的費(fèi)用項目有：職能部門的招待費(fèi)、所有部門的差旅費(fèi)、其他相對變動費(fèi)用。管理方法：除此之外的相對固定費(fèi)用采用預(yù)算管理。4、其他變動費(fèi)用其他變動費(fèi)用項目是：交通費(fèi)、車管費(fèi)、會務(wù)費(fèi)、裝修費(fèi)、傭金、除手機(jī)費(fèi)外的其他通訊費(fèi)。5、相對固定費(fèi)用除上述變動性費(fèi)用項目外

13、的所有費(fèi)用均列入相對固定費(fèi)用，采用預(yù)算管理方法。第三十二條、具體實施按如下辦理：1、預(yù)算管理1）目前公司對所有費(fèi)用按月預(yù)算，每月25日前，各職能、經(jīng)營部門向財務(wù)部提交下月的費(fèi)用預(yù)算表，審批核準(zhǔn)后的預(yù)算在月底前發(fā)回各單位。2）各職能部門、各業(yè)務(wù)單位未能在規(guī)定時間內(nèi)提交費(fèi)用預(yù)算表，則該部門的費(fèi)用報支順延一個月。3）實際發(fā)生費(fèi)用超過預(yù)算的，請各部門說明情況后報總經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批示。2、額度管理根據(jù)銷售額確定額度的費(fèi)用項目是招待費(fèi)。招待費(fèi)超額度本期內(nèi)不予報銷。根據(jù)工作職務(wù)確定額度的費(fèi)用項目是手機(jī)費(fèi)。手機(jī)費(fèi)超額度部分不予報銷。根據(jù)員工人數(shù)確定額度的費(fèi)用項目是辦公費(fèi)。辦公費(fèi)超額度部分本期內(nèi)不予報銷?，F(xiàn)北京

14、項目正處于籌建期間，招待費(fèi)實行行政管理。北京項目正式運(yùn)營后另行調(diào)整3、行政管理單項費(fèi)用金額200元必須采用書面申請。無批準(zhǔn)的書面申請，在報銷時財務(wù)部門作退回處理。行政領(lǐng)導(dǎo)層次：職員部門主管總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)第三十三條、費(fèi)用內(nèi)容及管理分類詳見附表五。第三十四條、簽批權(quán)限及流程1、預(yù)算管理，經(jīng)審批的行政費(fèi)用預(yù)算，費(fèi)用發(fā)生時，在預(yù)算范圍內(nèi)由部門經(jīng)理（主管）執(zhí)行。2、額度管理，按本條第一款執(zhí)行。3、行政管理，200元以下的費(fèi)用，為提高工作效率，建議由各部門經(jīng)理（主管）參照本制度執(zhí)行，200元以上的費(fèi)用需申請批準(zhǔn)執(zhí)行。4、相關(guān)簽批權(quán)限及流程參考附表七。5、本制度所規(guī)定的費(fèi)用等款項支付最終簽批權(quán)限由總經(jīng)理/

15、財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)。第三十五條、費(fèi)用報銷單填列規(guī)范。1、費(fèi)用報銷單必須用藍(lán)、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的，財務(wù)部門作退回處理。2、報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，確實無法取得，可以采用付款憑單代替，但需寫明原因，且金額不得超過100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據(jù)。3、對其他部門委托辦理的事項，費(fèi)用需由委托部門承擔(dān)的，報銷單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，并經(jīng)委托部門經(jīng)理簽字確認(rèn),無委托部門經(jīng)理簽字的,費(fèi)用記入經(jīng)辦部門賬。報銷單據(jù)1）報銷單使用說明1）報銷單使用說明單據(jù)名稱使用說明費(fèi)用報銷單各種費(fèi)用的報銷，按所列部門進(jìn)行行政審批流程出差申請表為費(fèi)用報銷單的附

16、件，差旅費(fèi)用報銷的必要條件差旅費(fèi)報銷單費(fèi)用報銷單的附件,詳細(xì)填列發(fā)生的各項費(fèi)用業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表費(fèi)用報銷單的附件，超過200元招待費(fèi)報銷的必要條件采購申請單申購物品簽批使用，報銷時費(fèi)用報銷單的附件借款單用于借款、沖賬的時候為費(fèi)用報銷單的附件2）費(fèi)用報銷使用注意事項大于（含）1萬元的行政費(fèi)用、行政采購、項目施工采購請款必須附加相關(guān)合同、申購單、入庫單、發(fā)票作為審核依據(jù)。報銷的大額日常費(fèi)用、貨款（1,000元）支付，原則上以支票形式為主第三十六條、費(fèi)用報銷的步驟和流程。1、經(jīng)辦人填寫費(fèi)用報銷單并附相關(guān)附件，參照本制度并按費(fèi)用報銷單上所列部門逐一進(jìn)行審核簽批。2、總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)審批后，到財務(wù)部領(lǐng)款，

17、完成報銷程序。第三十七條、借支規(guī)定。1、公司不開放除差旅費(fèi)外的其他各種個人借款。2、個人因公借款，需附批準(zhǔn)后的出差申請單、業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請表、采購申請單、合同等。3、借款最高限額為借款金額以能夠完成需要或滿足業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)的最低量為限額第九章責(zé)任及處罰規(guī)定第三十八條、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀(jì)金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5-20%的罰款。第三十九條、部門經(jīng)理（主管）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準(zhǔn)予報銷的，對部門經(jīng)理（主管）予以違規(guī)報銷金額3%-15%的罰款。第四十條、財務(wù)審核人員審核不嚴(yán)使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本辦法

18、規(guī)定處罰責(zé)任，擅用職權(quán)受理違規(guī)費(fèi)用報銷者，對財務(wù)審核人員并處違規(guī)報銷金額3%-15%的罰款。第四十一條、如果違反上述開支標(biāo)準(zhǔn)或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預(yù)算報銷，財務(wù)有權(quán)拒絕受理第四十二條、借款逾期滿三十天，當(dāng)事人未能及時提供經(jīng)總監(jiān)以上主管核準(zhǔn)的有效書面情況說明，并辦理延期手續(xù)者，財務(wù)有權(quán)在當(dāng)事人借款逾期當(dāng)月工資中扣回欠款。第四十三條、因?qū)徍诉^失造成費(fèi)用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。按責(zé)任人基本工資比例分別承擔(dān)相應(yīng)損失金額，并在壞帳當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資中扣還。第四十四條、本期發(fā)生的費(fèi)用

19、，原則上應(yīng)予費(fèi)用生當(dāng)期報銷，差旅費(fèi)報銷應(yīng)予出差人員返回公司當(dāng)月報銷，超過上述期限的票據(jù)金額，報銷人書面陳述原因經(jīng)總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后報銷。第十章附則第四十五條、本制度由公司財務(wù)部、總經(jīng)理辦公室/行政部修正制定，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)簽發(fā)，自簽發(fā)即日起實施執(zhí)行，未盡事宜以財務(wù)部發(fā)文為準(zhǔn)。第四十六條、本制度由財務(wù)部、總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。第四十七條、本制度是公司費(fèi)用的普通規(guī)定，關(guān)于相關(guān)費(fèi)用的特別規(guī)定從其規(guī)定，不適用本制度。附表1業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請表部門：申請日期：年月日申請人部門職務(wù)被接待主要人員情況說明我司陪同人員姓名職務(wù)備注共人接待事由說明：費(fèi)用項目小計預(yù)計金額（元）總經(jīng)理經(jīng)理業(yè)務(wù)（授權(quán)人）（主管）經(jīng)辦附表二差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)級別項目總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理助理大區(qū)經(jīng)理總監(jiān)部門經(jīng)理副經(jīng)理部門助理部門主管業(yè)務(wù)經(jīng)理職員在途交通飛機(jī)按實報銷按實報銷控制報銷火車、汽車軟臥硬臥輪船二等艙位三等艙位四等艙位出差生活補(bǔ)貼京滬穗深100省會、單列市80其他城市60住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)京滬穗深實報400300150省會、單列市300260120其他城市200180100市內(nèi)交通京滬穗深按實報銷省會、單列市其他城市說明省會城市還包括天津、重慶兩個直轄市，自治區(qū)政府所在城市。單列市主要是指經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市，包括：大連、青島、寧波、廈門、珠海、蘇州。