千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)模塊說明

1、千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)模塊說明隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入,醫(yī)藥連鎖經(jīng)營的推行以及日趨激烈的商業(yè)角逐,越來越多的醫(yī)藥經(jīng)營企業(yè)意識到提高企業(yè)管理水平的重要性,迫切要求加快管理信息化的進(jìn)程。千方百劑II醫(yī)藥管理系統(tǒng)是以SQL Server大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為其程序開發(fā)的底層數(shù)據(jù)庫,是專門針對我國醫(yī)藥企業(yè)藥品經(jīng)營管理開發(fā)的醫(yī)藥軟件產(chǎn)品,用于藥品銷售企業(yè)進(jìn)行批發(fā)及零售管理。該系統(tǒng)在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上結(jié)合管理實(shí)踐和業(yè)態(tài)趨勢,集進(jìn)、銷、存、財(cái)務(wù)、經(jīng)營分析及GSP管理為一體,充分滿足醫(yī)藥經(jīng)營企業(yè)的各種需求。并通過采購管理、庫存管理、銷售管理、配送管理、零售管理、財(cái)務(wù)管理及往來管理等功能模塊,為藥品經(jīng)營企業(yè)建立完

2、善的物流管理平臺和良好的信息管理平臺,并通過藥品價(jià)格跟蹤、藥品貨位管理、多倉庫管理、銷售(采購?fù)搜a(bǔ)價(jià)、門店權(quán)限下傳、嚴(yán)謹(jǐn)貨位盤點(diǎn)、批次跟蹤查詢、銷售成本查詢、多種報(bào)警功能、門店缺貨通知以及自動生成采購計(jì)劃、決策支持等多種管理工具,為企業(yè)提供良好的信息管理渠道,最大程度的保障藥品經(jīng)營企業(yè),業(yè)務(wù)處理的流暢性和安全性,促進(jìn)醫(yī)藥企業(yè)的高效運(yùn)作。該系統(tǒng)具有藥品銷售企業(yè)所必須的批次管理及效期管理,并可對批準(zhǔn)文字、注冊商標(biāo)、國家批發(fā)價(jià)及國家零售價(jià)等進(jìn)行管理,充分滿足了醫(yī)藥行業(yè)的特殊需求。該系統(tǒng)將GSP管理全面融入到整個業(yè)務(wù)流程中,對藥品在流通領(lǐng)域中全面質(zhì)量管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄與管理,提供了包括管理職責(zé)、人

3、員與培訓(xùn)、售后服務(wù)、設(shè)備與設(shè)施、檢查驗(yàn)收、儲存與養(yǎng)護(hù)及出庫管理等模塊的GSP報(bào)表近百余種。千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)的基本信息管理是整個系統(tǒng)所有操作的信息來源,貫穿于整個系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程;因此,基本信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性直接影響到整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,在進(jìn)行基本信息錄入時,一定要做到準(zhǔn)確、詳細(xì)?；A(chǔ)信息的建立,是開始使用本系統(tǒng)之前所必須做的重要工作之一。在建立正確的基本信息前,用戶應(yīng)該意識到基本信息在整個系統(tǒng)操作過程中是作為公共信息使用的,在基本信息中加入了商品、往來單位等信息后,業(yè)務(wù)操作過程如銷售、進(jìn)貨時只需選擇某商品或往來單位就可以了,不用再重復(fù)錄入,因此信息輸入要準(zhǔn)確、詳細(xì)。進(jìn)入系統(tǒng)主界面后點(diǎn)擊基本信

4、息菜單,彈出子菜單,共二十類,業(yè)務(wù)單據(jù)包括:采購單、采購?fù)嘶貑巍N售單、銷售退貨單、配送單、配送退回申請單、配送退貨出庫單、門店收貨入庫單、配送退回入庫單、處方單、零售單、零售退貨單、零售匯總單、成本調(diào)價(jià)單、批號修改單、同價(jià)調(diào)撥單、變價(jià)調(diào)撥單、報(bào)損單、報(bào)溢單、獲贈單、贈送單、其他入庫單、其他出庫單GSP報(bào)表包括:首營藥品審批表、首營企業(yè)審批表、質(zhì)量保證協(xié)議、合格供方檔案表、藥品質(zhì)量檔案表、檢驗(yàn)報(bào)告管理、進(jìn)口品種一覽表、采購計(jì)劃查詢、采購記錄、購進(jìn)藥品到貨請驗(yàn)單、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、入庫通知單、可見異物檢查報(bào)告、抽樣記錄、抽樣批次匯總表、藥品拒收報(bào)告單、購進(jìn)藥品退出記錄、藥品養(yǎng)護(hù)記錄、進(jìn)銷存催銷表、重

5、點(diǎn)養(yǎng)護(hù)藥品確定表、藥品養(yǎng)護(hù)檔案表、中藥材/中藥飲片在庫養(yǎng)護(hù)記錄、中藥飲片裝斗復(fù)核記錄、中藥品種分裝記錄、中藥品種分裝一覽表、中藥標(biāo)本目錄表、重要標(biāo)本目錄表、中藥標(biāo)本臺帳、客戶資格審核表、直調(diào)藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄、銷售記錄、出庫復(fù)核記錄、銷售退回通知單、退回收貨記錄、退回請驗(yàn)單、銷售退回驗(yàn)收記錄、退回入庫通知單、退回藥品臺帳、銷出藥品追回記錄、委托運(yùn)輸記錄、運(yùn)輸記錄、質(zhì)量事故報(bào)告、藥品質(zhì)量處理通知單、藥品質(zhì)量投訴記錄表、用戶接待記錄、藥品質(zhì)量/質(zhì)量管理意見征集意見書、藥品不良反應(yīng)報(bào)告、藥品事故報(bào)告表、售后藥品質(zhì)量問題跟蹤表、藥品復(fù)檢通知單、藥品停售通知單、藥品解除停售通知單、不合格藥品臺帳、不合格藥

6、品報(bào)損清單、不合格藥品報(bào)損審批表、不合格藥品情況匯總分析表、藥品銷毀記錄、配送出庫復(fù)核記錄、配送出庫記錄、配送退回通知單、配送退回請驗(yàn)單、配送退回質(zhì)量驗(yàn)收記錄、配送退回入庫通知單、配送退回藥品臺帳、處方藥調(diào)配銷售記錄、拆零銷售記錄采購管理作為進(jìn)、銷、存管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)主要對采購訂貨及合同、采購入庫及退貨、采購付款等方面進(jìn)行重點(diǎn)管理。千方百劑II醫(yī)藥管理系統(tǒng)軟件的采購流程可以根據(jù)在GSP管理/GSP 系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置的不同,可以分為在GSP嚴(yán)格控制下的采購流程和根據(jù)采購業(yè)務(wù)自動生成GSP報(bào)表兩個流程,但無論屬于哪個采購流程,只要相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)過賬后,相應(yīng)會計(jì)科目和數(shù)據(jù)會發(fā)生變化。銷售管理作為業(yè)務(wù)重點(diǎn)

7、涉及銷售訂貨、銷售退貨、銷售收款、往來賬結(jié)算和相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢業(yè)務(wù)。千方百劑II醫(yī)藥管理系統(tǒng)軟件的銷售流程可以根據(jù)在GSP管理/GSP 系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置的不同,可以分為在GSP嚴(yán)格控制下的銷售流程和根據(jù)銷售業(yè)務(wù)自動生成GSP報(bào)表兩個流程,但無論屬于哪個銷售流程,只要相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)過賬后,相應(yīng)會計(jì)科目和數(shù)據(jù)會發(fā)生變化,庫存管理主要用于處理藥品非經(jīng)營性出入庫、成本調(diào)價(jià)、報(bào)損報(bào)溢、效期管理、批次跟蹤、庫存盤點(diǎn)以及庫存上下限報(bào)警管理等等。庫存管理和配送管理配合使用,可以更好地實(shí)現(xiàn)藥品調(diào)撥和物價(jià)管理功能。庫存管理的各單據(jù)功能如下:庫存成本調(diào)價(jià)單用于對庫存商品成本價(jià)格的調(diào)整;出庫單和入庫單用于非經(jīng)營性庫存藥品的

8、出庫和入庫;報(bào)損單和報(bào)溢單是商品發(fā)生損、溢時填寫的;庫存盤點(diǎn)用于對庫存藥品的盤點(diǎn),盤點(diǎn)結(jié)果可直接錄入庫存盤點(diǎn)錄入表,也可使用庫存盤點(diǎn)(自動盤溢盤虧功能自動生成報(bào)損、報(bào)溢單;商品折裝單和生產(chǎn)模板可將藥品重新組裝。財(cái)務(wù)管理模塊主要用于對資金進(jìn)行賬務(wù)管理,內(nèi)容涉及公司的費(fèi)用、收入、資產(chǎn)以及會計(jì)憑證。報(bào)表中心能幫您快速準(zhǔn)確的查詢各種報(bào)表。其主要將各功能模塊中所有的查詢報(bào)表歸納在一起,您不需要在進(jìn)入任何功能模塊,只需要直接進(jìn)入該中心便可以對各功能模塊中多種報(bào)表的詳情與原始憑證進(jìn)行輕松而快捷的查詢。由于報(bào)表的操作都相對簡單,錄入相關(guān)查詢條件后確定就行。所以,我們不再進(jìn)行報(bào)表的詳細(xì)說明。下面介紹一下常用的按

9、鈕:查詢:即重新彈出查詢條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。列表:即選擇部份或者全部列表,以展開明細(xì)方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表體現(xiàn)。明細(xì)賬本:即查看針對信息對應(yīng)的每一筆明細(xì)情況,以核算統(tǒng)計(jì)的正誤。查看憑證:即查看明細(xì)對應(yīng)的原始單據(jù)。單據(jù)選擇:即選擇需要參與統(tǒng)計(jì)查詢的單據(jù)類型系統(tǒng)維護(hù)涉及退出系統(tǒng)、更換賬套、更換用戶、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)結(jié)存、超級用戶管理、期初建賬、單據(jù)格式配置以及軟件信息等,在系統(tǒng)維護(hù)中可對系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置及維護(hù)。GSP管理作為藥品銷售企業(yè)在未來幾年內(nèi)的重點(diǎn)已經(jīng)受到越來越多的關(guān)注,千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)提供包括管理職責(zé)、人員與培訓(xùn)、售后服務(wù)、設(shè)備與設(shè)施、檢查與驗(yàn)收、儲存與養(yǎng)護(hù)及出庫管理等七大模塊的GSP報(bào)表報(bào)表近百余

10、種。在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)系統(tǒng)中,可通過兩種方式生成GSP報(bào)表:(一嚴(yán)格按照GSP控制流程一步一步的生成GSP報(bào)表;(二自動生成GSP報(bào)表;下面我們對不同的方式進(jìn)行簡單的說明:1.GSP控制流程進(jìn)入GSP系統(tǒng)設(shè)置時,如下圖;用戶可以看到整個設(shè)置中除了人員值班以外,我們對四個模塊:采購管理、銷售管理、采購?fù)素洝N售退貨進(jìn)行分別的獨(dú)立控制,既是用戶可以在采購管理模塊使用嚴(yán)格的GSP流程控制的同時,可以在采購?fù)素浤K采用自動生成GSP報(bào)表,所以用戶在進(jìn)行GSP控制設(shè)置,巧妙的根據(jù)需求選擇設(shè)置,可以大大的提高軟件運(yùn)用的靈活性。數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性:在整個GSP流程控制中進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時,應(yīng)注意到不同單據(jù)之間數(shù)據(jù)

11、的關(guān)聯(lián)性。如在采購流程中從采購計(jì)劃到入庫通知單這六個步驟中,上一個步驟的報(bào)表審核以后都可以自動生成下一步驟的調(diào)用草稿,如“采購計(jì)劃”審核以后,在錄制采購合同時可以調(diào)用由采購計(jì)劃審核以后生成的采購合同草稿,在“銷售出庫、銷售退貨、進(jìn)貨退貨等”模塊里同理,具體的調(diào)用操作,我們將在獨(dú)立模塊中進(jìn)行詳細(xì)的介紹。調(diào)用草稿的操作為用戶帶來的很大的便捷性:但是利用數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性,應(yīng)注意的操作是:如果要采購合同調(diào)用采購計(jì)劃生成的草稿數(shù)據(jù),則在選擇了采購計(jì)劃的同時,下一步驟應(yīng)該選擇采購合同,如果沒選擇,則采購計(jì)劃過賬以后會生成購進(jìn)記錄表的調(diào)單來源。所以選項(xiàng)的選擇與否對上下步驟都有較大的影響。2. 自動生成GSP報(bào)表

12、在以上四個模塊中,用戶可以選擇自動生成生成GSP報(bào)表;所有的報(bào)表都是在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)過賬以后,自動生成。用戶在上圖中可以看到采購管理模塊能夠自動生成的GSP報(bào)表有四種,如果用戶沒有在選項(xiàng)前打勾,不會自動生成該GSP報(bào)表,因此用戶可以根據(jù)自己的需求選擇所需生成的GSP報(bào)表。注意:GSP流程簽字中,如果不希望操作員選擇其它人進(jìn)行簽字,只能自己簽字,則注意GSP簽字權(quán)限里的“允許選擇其它人員簽字權(quán)限”。沒有此權(quán)限時,簽字只能以當(dāng)前操作員進(jìn)行簽字,沒有簽字權(quán)限時就不能簽字,也不能選擇其它有簽字權(quán)限的人進(jìn)行簽字采購流程中的GSP管理在“GSP流程控制”中,系統(tǒng)提供了8個選項(xiàng),其中有6個選項(xiàng)用戶可以根據(jù)需

13、求決定選擇與否,而有兩項(xiàng)是系統(tǒng)默認(rèn)為必選項(xiàng);下面我們將對這個7個設(shè)置選項(xiàng)以及整個流程做一個詳細(xì)的介紹。數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性:用戶在整個GSP流程控制中進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時,應(yīng)注意到不同單據(jù)之間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性。如在采購流程中從采購計(jì)劃到入庫通知單這六個步驟中,上一個步驟所生成的單據(jù)草稿,都可以被下一個步驟進(jìn)行單據(jù)錄入時所調(diào)用,在“銷售出庫、銷售退貨、進(jìn)貨退貨等”模塊里同理,具體的調(diào)用操作,我們將在下面做詳細(xì)的介紹。“采購計(jì)劃”選項(xiàng)是否選擇都可以錄入,并在勾選的下一步流程單據(jù)中可調(diào)用,如選擇該選項(xiàng),則下一步流程單據(jù)只能調(diào)用審核后的采購計(jì)劃,不允許手動錄入商品明細(xì);反之則下一步流程的單據(jù)即可以調(diào)用審核后的采購計(jì)劃,

14、也可以手動錄入商品明細(xì)?！安少徲唵巍边x項(xiàng)是否選擇都可以錄入,并在勾選的下一步流程單據(jù)中可調(diào)用,如選擇該選項(xiàng),則下一步流程單據(jù)只能調(diào)用審核后的采購訂單,不允許手動錄入商品明細(xì);反之則下一步流程的單據(jù)即可以調(diào)用審核后的采購訂單,也可以手動錄入商品明細(xì)。“采購記錄”,該選項(xiàng)與“采購訂單”選項(xiàng)連動,當(dāng)完成采購訂單后由系統(tǒng)自動生成,不需用戶手工錄入。“購進(jìn)藥品到貨通知單”,該項(xiàng)為必選,如未勾選采購計(jì)劃或采購訂單,則選擇該選項(xiàng),則在錄入到貨通知單時調(diào)購采購錄生成的草稿完成通知單后自動生成下一流程的數(shù)據(jù)來源?！笆肇浻涗洝?如選擇該選項(xiàng),則在錄入收貨記錄時可以調(diào)上個流程的數(shù)據(jù)完成自動生業(yè)務(wù)記錄,如不選擇該選項(xiàng)

15、,則不用錄入收貨記錄?！百忂M(jìn)藥品到貨請驗(yàn)單”,如選擇該選項(xiàng),則在錄入到貨請驗(yàn)單時可以調(diào)上個流程的數(shù)據(jù)完成請驗(yàn)單后自動生成藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄,如不選擇該選項(xiàng),則不能錄入藥品到貨請驗(yàn)單,完成購進(jìn)記錄表后生成藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄的草稿。在此,我們建議用戶選擇該選項(xiàng)。¨ ¨ “藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄”為灰色不能修改，是必選項(xiàng)。 “購進(jìn)藥品入庫通知”如打勾則可以錄入，并且提示生成采購入庫單 草稿。不打勾則不能錄入該單據(jù)，采購入庫單草稿在完成“藥品質(zhì)量驗(yàn) 收記錄”后提示生成。 銷售出庫 GSP 流程控制 在“GSP 流程控制”中，系統(tǒng)提供了 2 個選項(xiàng)，其中有 2 個選項(xiàng)用戶可以根 據(jù)需求決定選擇

16、與否， 而有兩項(xiàng)是系統(tǒng)默認(rèn)為必選項(xiàng)；下面我們將對這個 4 個設(shè) 置選項(xiàng)做一個詳細(xì)的介紹。 ¨ “銷售訂單”選項(xiàng)是否選擇都可以錄入，但如選擇該選項(xiàng)，則完成銷 售訂單后會自動生成銷售出庫單草稿。 “銷售開單”為必選項(xiàng)不能修改，完成該單據(jù)后自動生成出庫復(fù)核記 錄的草稿。 “藥品銷售記錄”，該選項(xiàng)與“銷售開單”選項(xiàng)連動，當(dāng)完成 銷售單 審核后由系統(tǒng)自動生成，不需用戶手工錄入。 “出庫復(fù)核”為必選項(xiàng)不能修改，完成該單據(jù)后自動生成銷售記錄草 稿。 ¨ ¨ ¨ 銷售退貨的 GSP 流程控制 1） “退貨通知單”選項(xiàng)為灰色用戶不可以自行選擇，系統(tǒng)默認(rèn)為必選項(xiàng)。如 果用戶

17、此時選擇了下一步驟“退貨請驗(yàn)單” ，則該通知單審核以后，系統(tǒng)自動生 成退貨請驗(yàn)單草稿，如果用戶不選擇“退貨請驗(yàn)單” ，系統(tǒng)自動生成退貨驗(yàn)收記 錄草稿。 2） “退貨請驗(yàn)單”如打勾則在錄入退貨請驗(yàn)單后自動生成退貨驗(yàn)收記錄，如 不打勾則不能錄入該單據(jù)，只能查詢。 3） “退貨驗(yàn)收記錄”選項(xiàng)為灰，為必選項(xiàng)。錄制該記錄時，只能調(diào)用由上一 流程“退貨通知單”或“退貨請驗(yàn)單”生成的“退貨驗(yàn)收記錄”草稿，不能自行 選擇藥品進(jìn)行錄入。 4） “退貨入庫單”處打勾則錄入該單據(jù)時只能調(diào)用從“退貨驗(yàn)收記錄”生成 的草稿，用戶不能自行選擇藥品進(jìn)行錄入。 采購?fù)素?GSP 流程控制 1） “進(jìn)貨退貨通知單”該選項(xiàng)為灰色

18、，是必選項(xiàng)，該單據(jù)完成后生成退 貨出庫復(fù)核記錄草稿。 2） “退貨出庫復(fù)核”該選項(xiàng)為灰色，是必選項(xiàng)，調(diào)用草稿完成該單據(jù)后 自動生成進(jìn)貨退貨記錄草稿。 3） “進(jìn)貨退貨記錄”該選項(xiàng)為灰色，是必選項(xiàng)，必須錄入該單據(jù)，不能 跳過不做錄入。 GSP 驗(yàn)收設(shè)置 對抽樣驗(yàn)收時，需要統(tǒng)計(jì)一個抽驗(yàn)記錄，以及澄明度檢查記錄，點(diǎn)擊GSP 系統(tǒng)設(shè)置/驗(yàn)收設(shè)置。 根據(jù) GSP 相關(guān)規(guī)定對驗(yàn)收的抽樣數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，再選擇澄明度檢查的類型。 抽樣比例設(shè)置 對驗(yàn)收時的抽樣進(jìn)行設(shè)置， 如果驗(yàn)收時是藥品的小包裝， 則系統(tǒng)會自動換算， 系統(tǒng)將會根據(jù)此處所設(shè)定的比例生成相關(guān)的記錄。 （根據(jù) GSP 對驗(yàn)收抽樣的規(guī)定， 當(dāng)驗(yàn)收藥品數(shù)量為 50 件是則抽取 2 件，