K3WISE實施方案

1、采購部實施方案編寫人版本日期李爭科2018-6-11目 錄第1章 方案概述11.1 采購部調(diào)研11.1.1 采購部一般訴求11.1.2 采購部現(xiàn)狀11.1.3 解決之道11.2 關(guān)于本方案21.2.1 整體架構(gòu)2第2章 采購管理32.1 采購合同32.2 采購申請42.3 采購訂單52.4 采購訂單全程跟蹤表6第3章 倉存管理7第4章 應(yīng)付管理84.1 應(yīng)付款管理流程簡介8合同管理8票據(jù)管理8結(jié)算管理8憑證管理9對賬功能9支持外幣核算和期末調(diào)匯10豐富的報表數(shù)據(jù)10第1章 方案概述1.1 采購部調(diào)研1.1.1 采購部一般訴求一、 系統(tǒng)應(yīng)能夠從不同要素作為切入點，順查或倒查所有相關(guān)信息流。如通過

2、付款日期查詢到付款，以及該付款相對應(yīng)的請款、合同等信息。二、 合同與供應(yīng)商一一對應(yīng)，單筆或多筆請款與合同對應(yīng)，單筆或多筆付款與請款對應(yīng)。三、 自動對供應(yīng)商的應(yīng)付賬款、應(yīng)收貨物、實際支付金額、實際收貨數(shù)量等信息進行結(jié)算及累計。四、 追蹤發(fā)票、收據(jù)的狀態(tài)。五、 系統(tǒng)需能生成綜合性采購報表，反應(yīng)整體采購動態(tài)及明細(xì)1.1.2 采購部現(xiàn)狀采購部目前使用表格登記、查詢處理日常采購業(yè)務(wù)，查詢數(shù)據(jù)、付款業(yè)務(wù)、報表等數(shù)據(jù)工作效率低。希望借助信息化系統(tǒng)工具能實時、快速、方便的出具數(shù)據(jù)，提升部門工作效率。1.1.3 解決之道針對上述現(xiàn)狀，建議使用k/3wise 采購管理、倉庫管理及應(yīng)付管理相結(jié)合方法，能快速有效的處

3、理采購部門的日常業(yè)務(wù)，從而提升采購部門的工作效率。1.2 關(guān)于本方案1.2.1 整體架構(gòu)本方案以采購管理為源頭，結(jié)合強大的k/3WISE采購管理、倉存管理及應(yīng)付管理，執(zhí)行采購部由合同、付款申請、付款金額、及庫存的一套整體采購流程第2章 采購管理企業(yè)的采購管理流程中，采購管理系統(tǒng)，是通過采購申請、采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理整體流程的功能，以及價格管理、供貨信息管理、等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。2.1 采購合同主要功能：支持錄入產(chǎn)品明細(xì)及不錄明細(xì)只有總金額兩種類型的采購合同；支持合同付款計劃；支持合同

4、變更；提供合同下推生成采購發(fā)票、采購訂單、付款單、預(yù)付單、退款單、其他應(yīng)付單、付款申請單等流程； 提供非常強大的合同執(zhí)行報表及付款到期報表。2.2 采購申請主要功能說明：由于物料的用途不一樣，企業(yè)在采購需求的管理方式也不同：對設(shè)備備件等其他輔助采購需求，需要根據(jù)缺貨情況產(chǎn)生采購需求申請。價值：多途徑產(chǎn)生采購申請，提高工作效率和采購計劃準(zhǔn)確性，降低采購資金；2.3 采購訂單用戶通過查詢關(guān)聯(lián)信息，對整個訂單業(yè)務(wù)過程一目了然主要功能說明：提供現(xiàn)購、賒購、受托入庫、直運等采購方式，支持購銷及調(diào)撥流程驅(qū)動；支持采購價格及歷史價格、庫存查詢；提供訂單的價格管理；提供下推單據(jù)功能；采購訂單序時簿記錄執(zhí)行情況

5、；提供采購訂單關(guān)聯(lián)信息查詢；價值：幫助企業(yè)管好采購訂單以及價格，并及時反映訂單執(zhí)行情況；管理人員在進行業(yè)務(wù)決策時可以看到當(dāng)前單據(jù)的相關(guān)信息，以利于做出正確的判斷。2.4 采購訂單全程跟蹤表主要功能說明：提供按供應(yīng)商、訂單、業(yè)務(wù)日期、交貨日期、業(yè)務(wù)員、訂單狀態(tài)等多角度查詢采購訂單的訂貨、入庫、開票、付款全過程執(zhí)行狀況?？芍苯硬樵兊讲少徲唵蚊骷?xì)行的具體詳細(xì)信息；可直接查詢到采購訂單明細(xì)行物料的匯總?cè)霂鞌?shù)量、未入庫數(shù)量價值：幫助采購員及時了解訂單進度情況，并根據(jù)進度情況及時進行供應(yīng)商催貨、催票以及及時付款等日常事務(wù)，使采購業(yè)務(wù)運行過程業(yè)務(wù)人員全程監(jiān)控，即保證公司正常生產(chǎn)物料供應(yīng)，又能及時付款維護與供

6、應(yīng)商關(guān)系。第3章 倉存管理統(tǒng)準(zhǔn)確記錄最低、最高庫存、庫存有效期等庫存政策，并通過系統(tǒng)預(yù)警功能幫助企業(yè)控制實際業(yè)務(wù)的發(fā)生。系統(tǒng)實現(xiàn)銷售出庫、采購入庫、生產(chǎn)領(lǐng)料、調(diào)撥、產(chǎn)品入庫各倉庫業(yè)務(wù)流程的功能，同時提供盤點、批號管理、序列號管理、保質(zhì)期管理、組裝管理、條形碼管理等功能，滿足企業(yè)對物質(zhì)倉儲過程的業(yè)務(wù)管理。通過系統(tǒng)的預(yù)警功能和預(yù)設(shè)的多種報表幫助管理者進行業(yè)務(wù)分析，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。特殊說明：由于采購部使用只需要采購入庫，所以不對倉庫做太多詳細(xì)功能說明。第4章 應(yīng)付管理4.1 應(yīng)付款管理流程簡介主要功能說明：合同管理系統(tǒng)提供應(yīng)付合同維護、合同變更、合同超額執(zhí)行控制、合同下游單據(jù)的聯(lián)查等功能，在合同執(zhí)行的

7、各主要業(yè)務(wù)階段，如訂單、入庫、開票、付款等，均支持合同超額控制、明細(xì)及綜合報表查詢，幫助企業(yè)對合同執(zhí)行的全過程實行有效的管理與控制。票據(jù)管理系統(tǒng)提供全面的商業(yè)匯票的業(yè)務(wù)處理與跟蹤管理，應(yīng)付票據(jù)審核后可以自動生成付款單或預(yù)付單，參與后續(xù)的結(jié)算處理，同時系統(tǒng)支持應(yīng)付票據(jù)的進一步業(yè)務(wù)處理，幫助企業(yè)隨時監(jiān)控應(yīng)付票據(jù)的開具、付款、作廢等業(yè)務(wù)。結(jié)算管理應(yīng)付系統(tǒng)可接收采購系統(tǒng)傳遞的發(fā)票，費用管理系統(tǒng)傳遞的其他應(yīng)付單，也可以直接在本系統(tǒng)新增發(fā)票和其他應(yīng)付單，作為企業(yè)確認(rèn)債務(wù)的依據(jù)，并通過預(yù)付單、付款單等對債務(wù)進行付款結(jié)算處理。付款結(jié)算提供包括付款結(jié)算、預(yù)付款沖應(yīng)付款、應(yīng)付款轉(zhuǎn)銷等七種類型的企業(yè)債務(wù)結(jié)算方式，滿

8、足企業(yè)按單付款、按產(chǎn)品明細(xì)付款、按合同和訂單付款等不同層次的結(jié)算要求，以及轉(zhuǎn)銷業(yè)務(wù)結(jié)算和財務(wù)處理的要求。同時系統(tǒng)支持手工核銷、自動核銷、單據(jù)審核后自動核銷等多種核銷方式，幫助企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)重要性原則和效益性原則，隨時選擇適合業(yè)務(wù)需要的結(jié)算解決方案，以便在報表分析中得到明細(xì)程度不同的數(shù)據(jù)結(jié)果。憑證管理系統(tǒng)提供模板式和非模板式兩種憑證生成方式，用戶可以根據(jù)操作習(xí)慣自行選擇。憑證保存時，系統(tǒng)自動校驗單據(jù)與憑證上的往來科目的幣別、總金額、賬期等內(nèi)容，并對單證內(nèi)容不符的情況及時給予詳細(xì)提示，幫助用戶最大限度地減少錯誤操作。對賬功能系統(tǒng)提供應(yīng)付系統(tǒng)的單據(jù)與總賬賬簿的對賬功能，包括按總額對賬和按往來科目對賬兩種方式，幫助企業(yè)隨時進行業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的核對，及時發(fā)現(xiàn)和遏制業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間由于信息不對稱造成的賬實不符問題。支持外幣核算和期末調(diào)匯系統(tǒng)支持外幣往來業(yè)務(wù)的處理，并且可以在期末對外幣核算的應(yīng)付款賬戶自動計算匯兌損益，生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證及調(diào)匯記錄表，匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證傳遞至總賬；通過調(diào)匯記錄表可方便查詢到各種幣別的歷史變動情況和各期的匯兌損益情況。滿足企業(yè)的外幣核算和期末調(diào)匯處理的需要。豐富的報表數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供