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1、-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度(試行)一、采購(gòu)業(yè)務(wù)的授權(quán)公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)全權(quán)集中于物流配送中心,包括公司工程用物資、燃器具的采購(gòu)、戶外管道及戶內(nèi)管線安裝材料等。公司辦公用品的采購(gòu)由行政部負(fù)責(zé)。采購(gòu)業(yè)務(wù)分為常備采購(gòu)(預(yù)算內(nèi)) 、非常備采購(gòu)(預(yù)算外)、政策性采購(gòu)(公司戰(zhàn)略需要)。二、采購(gòu)計(jì)劃的制定和審批公司各單位(分、子公司及各部門(mén))每月25 日向物流配送中心報(bào)送下月的物資采購(gòu)計(jì)劃,物流配送中心經(jīng)匯總、綜合平衡后向財(cái)務(wù)部報(bào)送當(dāng)月公司整體采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)資金預(yù)算。該計(jì)劃應(yīng)綜合考慮各項(xiàng)物資實(shí)際庫(kù)存、工程施工計(jì)劃和公司資金狀況。 該計(jì)劃亦應(yīng)與各預(yù)算單位每月向財(cái)務(wù)部上報(bào)的預(yù)算
2、報(bào)表口徑一致。財(cái)務(wù)部審核通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理審批,經(jīng)審批通過(guò)后下發(fā)物流配送中心執(zhí)行, 同時(shí)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部備檔作為資金安排的依據(jù)。采購(gòu)計(jì)劃審批流程(見(jiàn)流程圖 1):三、采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行1、供應(yīng)商的管理( 1)、采購(gòu)人員應(yīng)隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填具 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”(見(jiàn)表 1),作為選擇供應(yīng)廠商的參考。 “供應(yīng)商調(diào)查表 ”呈采購(gòu)部經(jīng)理核準(zhǔn)后存檔。( 2)、物流配送中心應(yīng)在日常工作中逐步建立系統(tǒng)的供應(yīng)商檔案庫(kù),供應(yīng)商檔案包括:供應(yīng)商名片、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商資信檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價(jià)格表及相關(guān)資料( 3)、每批材料供貨結(jié)束后, 供應(yīng)商的實(shí)績(jī)
3、轉(zhuǎn)記于 “供應(yīng)商資信檔案 ”(見(jiàn)表 2),作為評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī)的資料。( 4)、采購(gòu)人員依據(jù) “供應(yīng)商調(diào)查表 ”每半年復(fù)查一次,更正原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案由物流配送中心的經(jīng)理指派專人負(fù)責(zé)管理,未經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -允許,不得隨便查閱。供應(yīng)商調(diào)查表應(yīng)每月報(bào)一份給財(cái)務(wù)部存檔。( 5)、物流配送中心應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的選擇建立內(nèi)控審批制度。在下列情況下,采購(gòu)人員應(yīng)填寫(xiě) “供應(yīng)商審批表 ”(見(jiàn)表 3),提請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批: A、原有供應(yīng)商被撤點(diǎn); B、開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品和新項(xiàng)目投資需引進(jìn)新的供應(yīng)商; C、原有供應(yīng)商由于種種原因拒絕供貨需更換供應(yīng)商
4、; D、新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。2、商品樣品的檢驗(yàn):( 1)、對(duì)通過(guò)初審的供應(yīng)商所送檢的樣品,必須經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的檢驗(yàn)和檢測(cè)。( 2)、供應(yīng)商提供樣品同時(shí)應(yīng)附帶完整的自檢報(bào)告及合格證明等資料。( 3)、對(duì)通過(guò)初審和提供樣品檢驗(yàn)合格的供應(yīng)商方可進(jìn)行供貨。如果評(píng)審結(jié)果不合格,要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者,取消其入選供應(yīng)商資格。3、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單的處理( 1)、審核采購(gòu)申請(qǐng)單各欄填寫(xiě)是否清楚,審批者是否簽字。( 2)、緊急采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)優(yōu)先辦理。( 3)、無(wú)法于需用日辦妥的采購(gòu)申請(qǐng)單,須及時(shí)通知申購(gòu)單位。( 4)、接到撤銷通知的采購(gòu)申請(qǐng)單,應(yīng)先處理,并在采購(gòu)計(jì)劃中刪除。4、
5、詢價(jià)及洽談:( 1)充分了解所購(gòu)物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。( 2)向供應(yīng)商詳細(xì)說(shuō)明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)貨方式、付款方式。( 3)同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對(duì)比三家(注明供應(yīng)商的地址電話,填寫(xiě)采購(gòu)詢價(jià)表(見(jiàn)表4),執(zhí)行詢價(jià)程序。( 4)尋求其他更適合的替代品。( 5)有沒(méi)有價(jià)格上漲、下跌因素,經(jīng)成本分析后,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)。( 6)詢價(jià)單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -( 7)如果是緊急需求臨時(shí)購(gòu)買(mǎi),采購(gòu)人員可以參考以往之類似的價(jià)格,免詢價(jià)、比價(jià)手續(xù)。5、招標(biāo)及采購(gòu)合約的審核會(huì)簽(
6、1)、公司集中采購(gòu)的大宗材料物資如PE 管、氣表等應(yīng)采用招標(biāo)形式采購(gòu)( 2)、公司招標(biāo)流程如下:A、成立招投標(biāo)小組:招投標(biāo)小組由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各中心總監(jiān)、采購(gòu)部經(jīng)理、相關(guān)專業(yè)工程師組成。B、招標(biāo)小組專業(yè)工程師編制招標(biāo)文件(可對(duì)中標(biāo)原則予以明確) ,發(fā)招標(biāo)公告(或邀請(qǐng)函),并對(duì)報(bào)名投標(biāo)者進(jìn)行資格預(yù)審。C、招標(biāo)小組專業(yè)工程師對(duì)合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)施工圖、 技術(shù)資料、材質(zhì)要求等并負(fù)責(zé)組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘及招標(biāo)答疑工作。D、招標(biāo)小組制定評(píng)標(biāo)、定標(biāo)辦法,組長(zhǎng)召開(kāi)開(kāi)標(biāo)會(huì)議,審核投標(biāo)書(shū),組織評(píng)標(biāo),確定中標(biāo)單位。E、采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)中標(biāo)通知書(shū),并負(fù)責(zé)完成與中標(biāo)單位的合同簽訂工作。招標(biāo)工作流程(見(jiàn)流程圖
7、 2):( 3)、凡應(yīng)以合約方式進(jìn)行采購(gòu)的物資,采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)按公司規(guī)定的合同會(huì)簽流程進(jìn)行會(huì)簽后蓋章。 合同會(huì)簽流程(見(jiàn)流程圖 3)及合同匯簽審批表(見(jiàn)表 5):6、采購(gòu)( 1)、物流配送中心根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)協(xié)議所約定的具體條款落實(shí)到貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、品種、數(shù)量等。采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn),確認(rèn)是否與 普通采購(gòu)申請(qǐng)單(見(jiàn)表 6)與工程物資采購(gòu)申請(qǐng)表(見(jiàn)表 7)(專項(xiàng)采購(gòu)) 所列內(nèi)容一致。( 2)采購(gòu)員應(yīng)向供應(yīng)商索取必要的合格證明、使用說(shuō)明及供應(yīng)商名片等資料。-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -(
8、 3)采購(gòu)物資到達(dá)公司后,采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)趕到倉(cāng)庫(kù);工程類物資采購(gòu)時(shí),需經(jīng)采購(gòu)員、工程師等兩人以上的人員隨同購(gòu)貨并會(huì)簽采購(gòu)申請(qǐng)單。7、采購(gòu)流程基于公司目前的運(yùn)作模式和現(xiàn)狀,為保證物資流、資金流、信息流的合理運(yùn)轉(zhuǎn),采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行具體流程如下:(見(jiàn)流程圖 4)1、公司下屬各經(jīng)營(yíng)實(shí)體(分、子公司)每月底向總部物流配送中心報(bào)送次月采購(gòu)計(jì)劃表(見(jiàn)表89)。采購(gòu)計(jì)劃按審批流程批準(zhǔn)后由物流配送中心執(zhí)行。2、公司物流配送中心只是作為公司集中采購(gòu)的執(zhí)行者、組織者,并不是采購(gòu)簽約的主體,采購(gòu)簽約的主體應(yīng)是各個(gè)材料物資請(qǐng)購(gòu)單位,即各經(jīng)營(yíng)實(shí)體(分子公司)。3、公司物流配送中心向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單通知單(見(jiàn)表9),一式
9、三聯(lián):一聯(lián)給供應(yīng)商,一聯(lián)傳請(qǐng)購(gòu)單位, 一聯(lián)留底。訂貨單應(yīng)注明:(1)、采購(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額; (2)、收貨人、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、交貨時(shí)間;(3)、發(fā)票上應(yīng)開(kāi)具的購(gòu)貨單位名稱等。該訂貨單應(yīng)及時(shí)傳至請(qǐng)購(gòu)單位。4、購(gòu)貨合同簽訂(或訂貨單發(fā)出)后,公司采購(gòu)中心及各分、子公司根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定應(yīng)適時(shí)跟蹤訂貨單的處理情況,及時(shí)溝通,作好收貨準(zhǔn)備。5、貨物收到后,收貨單位應(yīng)及時(shí)核對(duì)實(shí)際收到的貨物與采購(gòu)訂單是否一致,并核查相關(guān)票據(jù)是否與訂單要求相符,如有異常應(yīng)及時(shí)與供貨單位取得聯(lián)系,及時(shí)作出相應(yīng)處理。按有關(guān)規(guī)定從專用帳戶中支付采購(gòu)資金。并將訂單處理情況及時(shí)通告公司采購(gòu)中心。-精品 word 文檔值得下
10、載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -8、應(yīng)付賬款的管理( 1)、采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后采購(gòu)人員應(yīng)將審批齊全的采購(gòu)申請(qǐng)單、購(gòu)銷合同入庫(kù)單(見(jiàn)表 10)、發(fā)票等相關(guān)資料轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審核入賬,根據(jù)合同的約定辦理付款手續(xù)。( 2)、財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督和審核會(huì)計(jì)人員編制的 “采購(gòu)交易 ”記帳憑證金額及分類的正確性、入帳的及時(shí)性;若月末采購(gòu)的物資已入庫(kù)但發(fā)票未到,應(yīng)暫估入帳,待下月發(fā)票到達(dá)后紅字沖回,再根據(jù)發(fā)票做正確的分錄。( 3)、財(cái)務(wù)部應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行往來(lái)帳項(xiàng)的核對(duì)。取得供應(yīng)商對(duì)帳單,審核其余額與公司 “應(yīng)付帳款 ”余額是否一致,在考慮買(mǎi)賣(mài)雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后,公司與供應(yīng)
11、商的月末余額應(yīng)保持一致。( 4)、物流配送中心應(yīng)登記所有已簽訂的采購(gòu)協(xié)議,并按合同載明的付款條件及時(shí)間, 每周一向財(cái)務(wù)部報(bào)送 采購(gòu)資金支付計(jì)劃表 (見(jiàn)表 11)。-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -流程圖 1采購(gòu)計(jì)劃審批流程分子公司及各部門(mén)1、歷史用量2、工程安裝進(jìn)度3、庫(kù)存分析采購(gòu)計(jì)劃物流配送中心財(cái)務(wù)部預(yù)算主管審核YS財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理物流配送中心執(zhí)行財(cái)務(wù)部預(yù)算及審核-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -流程圖 2招標(biāo)工作流程圖成立招標(biāo)小組招標(biāo)小組編制招標(biāo)文件發(fā)招標(biāo)公告或邀請(qǐng)函對(duì)報(bào)名投標(biāo)者進(jìn)行資格預(yù)審對(duì)合格
12、的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、技術(shù)資料組織投標(biāo)單位踏勘現(xiàn)場(chǎng),并對(duì)招標(biāo)文件答疑招標(biāo)小組制定評(píng)標(biāo)、定標(biāo)方法招標(biāo)小組組長(zhǎng)召開(kāi)開(kāi)標(biāo)會(huì)議,審核投標(biāo)書(shū),組織評(píng)標(biāo),確定中標(biāo)單發(fā)中標(biāo)通知書(shū)-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -與中標(biāo)單位簽訂合同-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -流程圖 3采購(gòu)合同會(huì)簽流程圖采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出合同初稿公司法律顧問(wèn)審核合同并定稿物流配送中心總監(jiān)簽字財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理簽字合同雙方簽字蓋章合同歸檔1、財(cái)務(wù)部一份2、物流配送中心一份3、請(qǐng)購(gòu)單位一份-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -流程圖 4采購(gòu)流程圖發(fā)貨黃岡八家分子公司供應(yīng)商付款1、發(fā)
13、票的購(gòu)貨方為公司請(qǐng)購(gòu)單位采購(gòu)計(jì)劃2、開(kāi)票所列項(xiàng)目要與定貨單相關(guān)項(xiàng)目一致3、單價(jià)、數(shù)量及總金額申付發(fā)報(bào)款貨申報(bào)黃岡公司采購(gòu)部審核材料物資直接發(fā)送到請(qǐng)購(gòu)公司;發(fā)票單據(jù)隨貨同行;請(qǐng)購(gòu)單位直接付款給供應(yīng)商發(fā)貨九江公司洪湖公司松滋公司付款平行同類子公司采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -表 1 供應(yīng)商調(diào)查表內(nèi)容供應(yīng)商全稱供應(yīng)商性質(zhì)上級(jí)主管機(jī)關(guān)建廠(經(jīng)營(yíng)部)日期2建筑面積( m)固定資產(chǎn)年銷售產(chǎn)值職工總數(shù)企業(yè)負(fù)責(zé)人質(zhì)量負(fù)責(zé)人營(yíng)銷負(fù)責(zé)人其技術(shù)人員數(shù)研究 / 開(kāi)發(fā)負(fù)責(zé)人中高/ 中級(jí)職稱人數(shù)檢測(cè)員設(shè)備總數(shù)主機(jī)構(gòu)名稱要機(jī)其構(gòu)中設(shè)置物資名稱型號(hào)產(chǎn)地供應(yīng)物-精
14、品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -資供應(yīng)商發(fā)展簡(jiǎn)介及質(zhì)量保證能力供應(yīng)商貫標(biāo)名稱及日期是否通過(guò)第三方認(rèn)證認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)認(rèn)證日期認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱證書(shū)號(hào)供方負(fù)責(zé)人簽字(蓋章):日期:審批意見(jiàn):審批人 / 日期:注:(對(duì)封皮的企業(yè)類別分A.B 兩類。 A 、生產(chǎn)廠家B 、代理商)。-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -表 2 公司供應(yīng)商資信檔案年月度編號(hào):供應(yīng)商名稱地 址進(jìn)貨日產(chǎn)地單位數(shù) 量檢驗(yàn)結(jié)果供貨物資名稱使用異常情況記載期及時(shí)性-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -月度供
15、貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià):評(píng)價(jià)人 /日期:表 3侯選供應(yīng)商審批表NO:新供應(yīng)商名稱原供應(yīng)商名稱物資名稱物資類別原因:提出人 /日期:審核意見(jiàn):審核人 /日期:-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -批準(zhǔn)意見(jiàn):批準(zhǔn)人 /日期:表 4采購(gòu)詢價(jià)表年月日第頁(yè) /共頁(yè)編供應(yīng)商 1(擬訂 )供應(yīng)商 2(比價(jià) )供應(yīng)商 3( 比價(jià) )型號(hào) /規(guī)格物資名稱數(shù)單金單單號(hào)量?jī)r(jià)名稱、地址及電話名稱、地址及電話名稱、地址及電話額價(jià)價(jià)本頁(yè)小計(jì)人民幣(大寫(xiě)):¥:-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -采購(gòu)部經(jīng)理 :采購(gòu)員 :(此表一式三聯(lián),一聯(lián)送交財(cái)
16、務(wù)部,一聯(lián)留存采購(gòu))表 5合同會(huì)簽審批表編號(hào):對(duì)方名稱合同編號(hào)初次評(píng)審修改評(píng)審合同主要內(nèi)容、合作方式、合同金額、支付方式等( 合同作為附件 ) :編制人員:日期:法律顧問(wèn)意見(jiàn):簽名:日期:部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn):簽名:日期:主管總監(jiān)或副總意見(jiàn):簽名:日期:-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -財(cái)務(wù)總監(jiān)意見(jiàn):簽名:日期:總經(jīng)理批準(zhǔn)意見(jiàn):簽名:日期:備注:表 6普通采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén):年月日序號(hào) 采購(gòu)物品名稱單位數(shù)量單價(jià)金額用途備注-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -說(shuō)明: 1、此表適用于零星材料、輔助材料、辦公用品
17、等的采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)。(不適用工程材料)(此表一式三聯(lián),一聯(lián)送交庫(kù)管,一聯(lián)送交采購(gòu),一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部)表 7工程物資采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén):年月 日序工程物規(guī)格工程所現(xiàn)有庫(kù)存量實(shí)際需求量交貨用途備注號(hào)資名稱型號(hào)單位交貨地點(diǎn)需數(shù)量時(shí)間-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -總經(jīng)理:分公司經(jīng)理:申請(qǐng)人:說(shuō)明: 1、實(shí)際需求量 =工程所需量 - 現(xiàn)有庫(kù)存量。(此表一式三聯(lián),一聯(lián)送交庫(kù)管,一聯(lián)送交采購(gòu),一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部)表 8表單編號(hào):公司 2005 年月采購(gòu)計(jì)劃貨品名稱規(guī)格數(shù)量單位金額需用日期備注請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得
18、下載值得擁有 -申請(qǐng)人采購(gòu)主管財(cái)務(wù)主管總經(jīng)理日期:日期日期:日期:(此表一式兩聯(lián),一聯(lián)送交物流配送中心,一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部。)表 9武漢賽洛燃?xì)夤居嗀?單供貨方:合同編號(hào)訂貨方于 _年 _月 _日向供貨方訂購(gòu)如下產(chǎn)品序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額備 注12345678910合計(jì)合人民幣大寫(xiě):仟佰拾萬(wàn)千百拾元整計(jì)小寫(xiě):¥其它貨貨運(yùn)方式:運(yùn)貨運(yùn)地址 :要-精品 word 文檔值得下載值得擁有 -精品 word 文檔值得下載值得擁有 -求收貨人:電話:手機(jī):匯戶名:款開(kāi)戶行:信卡號(hào):息稅號(hào):開(kāi)1、 完整的公司名稱,即訂貨方名稱票2、 具體的單價(jià)、數(shù)量、及總金額要3、 所開(kāi)發(fā)票相關(guān)項(xiàng)目必須與每一張訂貨單相關(guān)項(xiàng)目一致求說(shuō)明: 1.本訂貨單一經(jīng)雙方簽字即予生效,未經(jīng)對(duì)方許可,任何一方不得隨意改動(dòng)。2.本訂貨單經(jīng)訂貨方填寫(xiě)確認(rèn)無(wú)誤后,以傳真形式發(fā)給供貨方,傳真件有效。3.貨物運(yùn)輸如果保價(jià),請(qǐng)供應(yīng)商付保險(xiǎn)。供貨方:訂貨方:經(jīng)辦人:經(jīng)辦人:電話:電話:表 10入庫(kù)單年月日編號(hào):入庫(kù)單位:入庫(kù)地點(diǎn):供方:采購(gòu)單號(hào):序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格單位實(shí)收數(shù)量單價(jià)金額備
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