物業(yè)采購管理制度及采購流程

1、物業(yè)采購管理制度及采購流程一、目的：為加強(qiáng)采購計劃的管理，保證公司各區(qū)域采購工作按時、 按 質(zhì)地完成，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有序地進(jìn)行，特制定本制度。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容（一）總則：為加強(qiáng)采購工作的管理， 提高采購工作的效率， 制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依 據(jù)開展工作。（二）基本流程：采購需求一尋找供應(yīng)商一詢價、比價、議 價一采購洽談一合同的簽訂一交貨驗收一質(zhì)檢一入庫一計 劃對賬一財務(wù)結(jié)算（三）采購流程圖如下:審批流程簽采購合同付款審批流程V卜采購訂單四、制度細(xì)則（一）采購需求的提請1、定義：采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一 種或幾種物品，

2、并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請 獲得這些物品的過程。2、采購需求流程如圖：由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫采 購申請單各項數(shù)據(jù)（重點要素見細(xì)則要求）。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。填報申請單由需求部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī) 格等進(jìn)行審核確認(rèn)，簽字后提交上一級主管領(lǐng)導(dǎo)。部門審核總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由采購部進(jìn)行采購總經(jīng)理采購部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的采購申請書，要對申請書的內(nèi)容進(jìn)行核對，并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)行確認(rèn)。再根據(jù)庫存、采購在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。3、請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括

3、以下要素：請購的部門；請購物品所屬項目；請購的用途；請購的物品名；請購的物品數(shù)量；請購的物品規(guī)格；請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請購物品的需求時間；請購如有特殊需要請備注；請購單填寫人；請購的部門負(fù)責(zé)人；請購單的審核人；財務(wù)審核人；公司總經(jīng)理。4、請購單及其提請規(guī)定請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審 核批準(zhǔn)后報采購部門。請購部門在提交請購單時應(yīng)要求采購部簽字接收，請 購部門備份。涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件清單的 形式進(jìn)行提交，同時清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況， 可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門, 簽

4、字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品， 申請部門必須作由書面說明。請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和 補(bǔ)充的，應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。5、公司物資申請采購的提請部門公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他 物品由生產(chǎn)部門提請。公司設(shè)備維修、維護(hù)所需的備品備件、維修工具等物 品由生產(chǎn)部門提請。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公 項目由行政部門提請。公司各部門專用的物資由各部門自行提請。6、請購單的接收采購部在接收請購單時應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī) 定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購、名

5、稱規(guī)格等不完 整清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲積 壓的物資不采購的原則。聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采 購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時通知申請采 購的部門。7、請購單的分工處理核對過的請購單，采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé) 進(jìn)行分工處理。對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理。無法按照申請部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請 部門。重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。8、采購周期的規(guī)定根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期。請購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批 流程，以便采購部門能按時完成采購。采購部如

6、未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明 原因。遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策 略。（二）詢價及其規(guī)定詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱, 了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時與請購部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價， 原則上盡量不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價。對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本 較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提由的可替代品， 一經(jīng)被選用，做績效考核加分。對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品 可替代，而未與

7、請購部門進(jìn)行溝通的，采購也應(yīng)負(fù)責(zé)。采購對使用部門提出修改 性建議，一經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應(yīng)的減分。遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額較大的采 購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo) 單位的基本情況，提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書。詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢 價。除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng) 商詢價、供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購的供應(yīng)商數(shù)量也要不 同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì) 和實力，具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬

8、定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價。在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（三）比價、議價對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行 確認(rèn)。對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他 廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突生。收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo) 匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資 質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方 面的實力等。參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位 進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。（四）比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后 方可匯總。比價、

9、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列由報價、 工期、付款方式及其他價格條件、列由擬選用單位及選用理 由，按照一定順序逐一審核。如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或 重新處理。（五）合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的部分。包裝要求，備品備件包裝運輸要求。合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注 明。付款方式。交貨期。質(zhì)量保證期。質(zhì)量要求及規(guī)范。違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。雙方的公司信息。其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，

10、注意保密責(zé)任。擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低。如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時， 務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點。質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商 延長產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求。針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合 同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金 的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付 款。違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。比價匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作。合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審 查。合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合

11、同章方可生效。簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。(六)付款及合同執(zhí)行(1)付款流程采購物品到貨檢驗并辦理入庫手續(xù)后，根據(jù)與供應(yīng)商簽定的期限，采購負(fù) 責(zé)人核對采購帳目。備好各項資金審報材料。采購人對帳由采購部經(jīng)理進(jìn)行審批、審核。簽字確認(rèn)并上報上一級領(lǐng)導(dǎo)。采購部審批由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進(jìn)行簽字批準(zhǔn)副總/經(jīng)理財務(wù)部對上報的各項表單、材料審核無誤，各級領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后。財務(wù)部 執(zhí)行付款。財務(wù)部付款(2)付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)報銷流程及資 金支由審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付 款。按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)按財務(wù)部要求填寫

12、相關(guān)資金支由、付款的審批表單，巡 簽完畢后提交財務(wù)部付款。財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及 時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。(3)合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部 負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如由現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提由建議或補(bǔ) 救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于 合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時 履約。合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未 盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。(七)驗收入庫與退貨(1)驗收流程通知驗收到貨驗收入庫手續(xù)入庫(2)報

13、驗采購負(fù)責(zé)人確定到貨時間，提前通知質(zhì)檢部門做好檢驗準(zhǔn)備，通知倉儲部門 做好入庫準(zhǔn)備。到貨后，由質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量驗收， 采購負(fù)責(zé)人和倉儲管理人對物品的數(shù)量、 規(guī)格等進(jìn)行驗收，數(shù)量過多時，要協(xié)調(diào)供應(yīng)商派專人協(xié)助現(xiàn)場驗收。物品經(jīng)檢驗合格，辦理入庫手續(xù)。倉儲人員辦理入庫單據(jù)，另報財務(wù)進(jìn)行成 本核算。物品入庫。根據(jù)物品特性，安排好倉位存儲，并進(jìn)行妥善保管。供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知 質(zhì)檢部門進(jìn)行驗收。對于不同類型的物品驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時進(jìn)行質(zhì)檢， 并由具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用 或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍 之內(nèi)。(3)入庫公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收采購的物品在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。質(zhì)檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單