采購和應(yīng)付款管理辦法

1、 財(cái)務(wù)制度 采購與應(yīng)付款項(xiàng)管理辦法采購與應(yīng)付款管理辦法目 錄1管理目的22相關(guān)定義22.1采購22.2貨物22.3工程22.4服務(wù)22.5應(yīng)付賬款22.6付款23采購分類23.1貨物項(xiàng)目采購分類23.2服務(wù)項(xiàng)目采購分類23.3工程項(xiàng)目采購分類34管理內(nèi)容34.1采購目錄管理34.2采購計(jì)劃管理34.3采購流程管理34.4采購合同管理54.5供應(yīng)商管理65業(yè)務(wù)流程65.1請(qǐng)購與審批業(yè)務(wù)流程65.2 采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程65.3采購付款業(yè)務(wù)流程75.4庫存材料退貨業(yè)務(wù)流程86、附則96.1本辦法由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂91管理目的為提高采購管理水平，節(jié)約采購成本，加強(qiáng)采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付

2、款行為，特制訂本辦法。本辦法適用于公司各部門（以下簡(jiǎn)稱公司）。2相關(guān)定義2.1采購指有償取得貨物、工程和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托、雇傭等。2.2貨物指各種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設(shè)備、產(chǎn)品等。2.3工程指建設(shè)工程，工程種類包括建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴(kuò)建、裝修、拆除、修繕等。工程內(nèi)容包括項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料等。2.4服務(wù)指除貨物和工程以外的其他項(xiàng)目。2.5應(yīng)付賬款指在正常經(jīng)營過程中，因購買材料、商品和接受勞務(wù)供應(yīng)等應(yīng)付給供應(yīng)單位的款項(xiàng)。2.6付款指對(duì)所采購的物品或勞務(wù)支付款項(xiàng)的行為。3采購分類3.1貨物項(xiàng)目采購分類按照貨物用途可

3、分為：產(chǎn)品材料類、費(fèi)用性物料類、辦公消耗用品類、低值易耗品類、設(shè)備類和其他物資的采購。3.2服務(wù)項(xiàng)目采購分類服務(wù)項(xiàng)目采購分為保障服務(wù)采購、產(chǎn)品銷售服務(wù)、咨詢服務(wù)采購和公共服務(wù)采購。保障服務(wù)是指公司日常運(yùn)營所需的硬件和軟件系統(tǒng)的維修維護(hù)服務(wù)，辦公及管理服務(wù)；產(chǎn)品銷售服務(wù)是指產(chǎn)品廣告設(shè)計(jì)、產(chǎn)品樣本設(shè)計(jì)、企業(yè)形象宣傳、展覽會(huì)服務(wù)、銷售網(wǎng)站設(shè)計(jì)維護(hù)、翻譯、代言、策劃等服務(wù)。咨詢服務(wù)是指法律、審計(jì)、資產(chǎn)評(píng)估、可行性研究分析、管理咨詢等咨詢類專業(yè)服務(wù)；公共服務(wù)是指保潔、保安、慶典等一般性服務(wù)。3.3工程項(xiàng)目采購分類工程項(xiàng)目按照勘察、設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料進(jìn)行分類。4管理內(nèi)

4、容4.1采購目錄管理公司對(duì)貨物和服務(wù)項(xiàng)目的合格供應(yīng)商實(shí)行采購目錄管理，采購目錄由采購部制訂，按照規(guī)定的流程報(bào)公司批準(zhǔn)后，嚴(yán)格執(zhí)行。4.2采購計(jì)劃管理采購部依據(jù)經(jīng)過批準(zhǔn)的請(qǐng)購計(jì)劃，執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。請(qǐng)購計(jì)劃由使用部門和倉庫共同提交。財(cái)務(wù)部對(duì)請(qǐng)購計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。嚴(yán)禁超計(jì)劃采購。4.3采購流程管理采購流程包括：請(qǐng)購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等。采購員應(yīng)按規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購手續(xù)、采購訂單、采購合同、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。4.3.1請(qǐng)購計(jì)劃公司相關(guān)部門根據(jù)生產(chǎn)和經(jīng)營管理

5、的實(shí)際需求，提出請(qǐng)購計(jì)劃，并填制規(guī)定的請(qǐng)購單，按照規(guī)定的流程批準(zhǔn)后，提交采購員，采購員根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單，簽訂采購合同或采購訂單，實(shí)施采購。（1）原材料、生產(chǎn)用低值易耗品的請(qǐng)購，生產(chǎn)部提出請(qǐng)購計(jì)劃的，交倉庫核實(shí)庫存簽署意見。（2）費(fèi)用性物料的請(qǐng)購由使用部門提出請(qǐng)購計(jì)劃，交倉庫確認(rèn)無庫存并簽署意見。（3）辦公消耗類物品的請(qǐng)購由辦公室提出請(qǐng)購計(jì)劃。（4）非生產(chǎn)性低值易耗品的請(qǐng)購由使用部門提出請(qǐng)購計(jì)劃，交倉庫確認(rèn)無庫存并簽署意見。（5）固定資產(chǎn)的請(qǐng)購按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。（6）服務(wù)項(xiàng)目的請(qǐng)購由銷售部或者具體的需求部門提出請(qǐng)購計(jì)劃。4.3.2請(qǐng)購計(jì)劃審批（1） 原材料、生產(chǎn)用低值易耗品由生產(chǎn)部長(zhǎng)、倉

6、庫主管、生產(chǎn)副總、采購副總、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)； （2）費(fèi)用性物料使用部門經(jīng)理、倉庫主管、主管副總、采購副總、總經(jīng)理。（3）辦公消耗類物品的請(qǐng)購辦公室主任、主管副總、總經(jīng)理。（4）非生產(chǎn)性低值易耗品使用部門經(jīng)理、倉庫主管、主管副總、總經(jīng)理。（5）固定資產(chǎn)按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。（6）服務(wù)項(xiàng)目使用部門經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理。4.3.3采購管理（1）采購數(shù)量的管理采購部按照經(jīng)過批準(zhǔn)的請(qǐng)購計(jì)劃數(shù)量安排采購。（2）采購方式的管理生產(chǎn)性物料，應(yīng)當(dāng)采用訂單或合同的采購方式；小額零星物品或勞務(wù)可以采用直接采購的方式；重要的物品或勞務(wù)以及基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購必須采用比質(zhì)比價(jià)

7、采購方式；采購部應(yīng)當(dāng)制定滿足緊急需求的特殊采購處理程序和方法。（3）采購時(shí)間的管理采購時(shí)間包括請(qǐng)購計(jì)劃的報(bào)送審批時(shí)間、訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)輸時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫時(shí)間等，應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時(shí)間和采購周期。4.3.4驗(yàn)收管理根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，由采購員、數(shù)量檢驗(yàn)員、質(zhì)量檢驗(yàn)員、倉庫保管員，對(duì)所購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明，辦理入庫手續(xù)。經(jīng)過批準(zhǔn)不需要辦理入庫手續(xù)的物料驗(yàn)收，由數(shù)量檢驗(yàn)員、使用部門接收人、使用部門領(lǐng)導(dǎo)，共同驗(yàn)收并出具簽字的驗(yàn)收證明。對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)

8、立即向采購部報(bào)告；采購部應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。固定資產(chǎn)的驗(yàn)收按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。4.3.5支付管理采購部必須審核請(qǐng)購部門的請(qǐng)購單、倉庫的入庫單、采購數(shù)量檢驗(yàn)員簽字的送貨單、驗(yàn)收部門簽發(fā)的驗(yàn)收證明和供應(yīng)商出具發(fā)票的品名、規(guī)格、明細(xì)、數(shù)量等是否一致。采購部和財(cái)務(wù)部在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性以及規(guī)范性進(jìn)行嚴(yán)格審核。在付款的同時(shí)要及時(shí)登記有關(guān)賬簿，做好各項(xiàng)會(huì)計(jì)記錄。除預(yù)付貨款和定金外，供應(yīng)商發(fā)票未到，財(cái)務(wù)未作結(jié)算記賬的，不予支付貨款。4.3.6預(yù)付款和定金的管理預(yù)付賬款和定金應(yīng)當(dāng)簽訂規(guī)范的采購合同，付款之前按照流程辦理審批手續(xù)；對(duì)于金額

9、較大的款項(xiàng)支付，以及合同中加入定金條款的，要保持謹(jǐn)慎的態(tài)度。預(yù)付款由采購員或者經(jīng)辦人負(fù)責(zé)跟蹤和處理，包括催貨、到貨驗(yàn)收、發(fā)票催收、尾款結(jié)算等事項(xiàng)，拖延處理和長(zhǎng)期擱置不辦造成壞賬等損失的，采購員或者經(jīng)辦人要承擔(dān)一定的責(zé)任。財(cái)務(wù)部加強(qiáng)預(yù)付款的監(jiān)督，前次預(yù)付款沒有結(jié)算完畢的，原則上不再支付新的預(yù)付款；分批預(yù)付貨款的，交貨時(shí)要根據(jù)發(fā)票結(jié)清最后一筆貨款，發(fā)票未到的，欠款不能繼續(xù)支付；當(dāng)月追加采購計(jì)劃的財(cái)務(wù)部將酌情辦理；4.3.7應(yīng)付賬款的管理采購員要跟蹤到貨情況和催收發(fā)票，每月與供應(yīng)商核對(duì)到貨數(shù)量、金額、發(fā)票，應(yīng)當(dāng)按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)需要按照財(cái)務(wù)規(guī)定的審批流程辦理

10、結(jié)算與支付。按照結(jié)算賬期批量支付的應(yīng)付賬款，由財(cái)務(wù)部主管會(huì)計(jì)編制付款計(jì)劃，按照公司規(guī)定的審批流程批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部統(tǒng)一安排付款。按照結(jié)算賬期付款額度的具體計(jì)算辦法如下：結(jié)算賬期付款額度備注月結(jié)應(yīng)付賬款余額供應(yīng)商變更時(shí)，在保證供貨順利銜接的前提下，按照采購部的安排分批付清剩余欠款。30天應(yīng)付賬款余額/260天應(yīng)付賬款余額/390天應(yīng)付賬款余額/4應(yīng)付賬款的對(duì)賬工作由采購部和財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)辦理。對(duì)賬單的確認(rèn)，由采購和財(cái)務(wù)共同確認(rèn)，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，公司簽字蓋章。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自出具對(duì)賬單給公司造成損失的，要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.3.8采購?fù)素浐蛢r(jià)格折讓的管理到貨驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合購貨定單要求的

11、，決定全額退貨時(shí)不得辦理入庫手續(xù)；決定要求對(duì)方補(bǔ)貨時(shí)，按照實(shí)際數(shù)量辦理入庫手續(xù)，補(bǔ)充的貨物在到貨時(shí)辦理入庫手續(xù)；決定向供應(yīng)商提出折讓時(shí)，折讓金額必須由采購總經(jīng)理批準(zhǔn)，再辦理入庫手續(xù)。全額退貨供應(yīng)商不再發(fā)貨的，采購部和經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收回已經(jīng)支付的價(jià)款和退貨費(fèi)用。已經(jīng)入庫的材料物資，需要退貨和換貨時(shí)，采購部應(yīng)當(dāng)首先確認(rèn)貨款的支付情況，已經(jīng)支付貨款的，由采購部協(xié)調(diào)換貨或者負(fù)責(zé)收回貨款；倉庫和財(cái)務(wù)部同時(shí)調(diào)整庫存和應(yīng)付賬款記錄。與供應(yīng)商有關(guān)的退貨和換貨業(yè)務(wù)由采購部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁其他部門和人員擅自辦理，否則造成損失將承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.4采購合同管理采購員應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同法以及相關(guān)法規(guī)，與供應(yīng)商簽訂正式的采購訂單或

12、合同，采購合同必須經(jīng)過采購總經(jīng)理的審批；采購員應(yīng)對(duì)經(jīng)手的所有合同進(jìn)行存檔管理。采購員應(yīng)建立統(tǒng)一格式的合同臺(tái)賬，內(nèi)容包括：合同編號(hào)、合同名稱、合同單位、內(nèi)容摘要、付款進(jìn)度、未付款金額、經(jīng)辦人等；預(yù)付款和定金匯款審批單提交時(shí)，應(yīng)當(dāng)后附經(jīng)過批準(zhǔn)的采購合同或者采購訂單。4.5供應(yīng)商管理公司對(duì)供應(yīng)商實(shí)行目錄管理，采購部負(fù)責(zé)組織收集供應(yīng)商企業(yè)信息，審查供應(yīng)商資格，建立和定期公布供應(yīng)商目錄，并根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整和更新；采購部及各采購員必須建立供應(yīng)商信息管理、評(píng)估考核系統(tǒng)，設(shè)置評(píng)價(jià)指標(biāo)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，對(duì)目標(biāo)采購市場(chǎng)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，充分了解相關(guān)供應(yīng)商的商品價(jià)格、供貨條件、信譽(yù)、技術(shù)水平、供應(yīng)服務(wù)能力和財(cái)

13、務(wù)狀況等，為公司的采購決策提供可靠信息，并以此作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)；采購部和采購員應(yīng)廣泛收集市場(chǎng)信息，制定適當(dāng)?shù)牟少彶呗?，在保證質(zhì)量和交貨期等前提下，盡量降低采購價(jià)格和采購成本。采購員對(duì)于比較重要的材料、配件或勞務(wù)的采購，建立由采購、使用、技術(shù)和質(zhì)量管理部門共同參與的比質(zhì)比價(jià)體系。5業(yè)務(wù)流程5.1請(qǐng)購與審批業(yè)務(wù)流程5.1.1 固定資產(chǎn)的請(qǐng)購與審批按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。5.1.2其他采購的請(qǐng)購計(jì)劃審批按照以下程序執(zhí)行。請(qǐng)購與審批業(yè)務(wù)流程表流程順序號(hào)程序/操作部門/責(zé)任人文件及單據(jù)1填寫請(qǐng)購計(jì)劃單申請(qǐng)人請(qǐng)購計(jì)劃單2審核用途及數(shù)量，簽字部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)購計(jì)劃單3填寫庫存數(shù)量并簽字倉庫主管請(qǐng)購計(jì)劃單4核

14、準(zhǔn)審批簽字。副總經(jīng)理請(qǐng)購計(jì)劃單5批準(zhǔn)總經(jīng)理請(qǐng)購計(jì)劃單5.2 采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程5.2.1 固定資產(chǎn)采購與驗(yàn)收流程，按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。5.2.2 不需要材料倉庫出入庫管理的費(fèi)用性物料采購和服務(wù)項(xiàng)目采購的驗(yàn)收，采用簡(jiǎn)易程序辦理。驗(yàn)收由數(shù)量檢驗(yàn)員、使用部門領(lǐng)導(dǎo)和使用人負(fù)責(zé)，驗(yàn)收合格后在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單上簽字確認(rèn)，驗(yàn)收不合格的直接退回，重新采購或者更改直至合格。5.2.3上述以外的采購與驗(yàn)收按照下表流程執(zhí)行。（見采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程表）采購與驗(yàn)收業(yè)務(wù)流程表流程順序號(hào)程序/操作部門/責(zé)任人文件及單據(jù)1請(qǐng)購計(jì)劃單，轉(zhuǎn)換為采購合同或者采購訂單，執(zhí)行采購程序。采購員采購合同、采購訂單2到貨后，核對(duì)送貨單與合同

15、、訂單是否相符，實(shí)物數(shù)量、名稱、規(guī)格型號(hào)是否相符，核對(duì)無誤在供應(yīng)商送貨單上簽字；有誤通知采購員聯(lián)系處理。倉庫/數(shù)量檢驗(yàn)員供應(yīng)商送貨單、批準(zhǔn)的請(qǐng)購計(jì)劃單3 根據(jù)數(shù)量檢驗(yàn)員簽字確認(rèn)的供應(yīng)商送貨單，填制報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單采購員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單4檢驗(yàn)，填寫合格數(shù)量、不合格數(shù)量，并簽字質(zhì)檢部/質(zhì)檢員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單5核對(duì)辦理入庫，并簽字倉庫/倉管員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單6根據(jù)不合格數(shù)量，填制退貨單，并簽字采購員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨單7退貨單，接收質(zhì)檢部/質(zhì)檢員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單8退貨單，接收倉庫/倉管員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單9倉庫賬務(wù)處理倉庫/賬務(wù)員報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨單10 審核：供應(yīng)商送貨單、報(bào)

16、檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨單，簽字采購經(jīng)理報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨單、供應(yīng)商送貨單11審核財(cái)務(wù)部/會(huì)計(jì)報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨單、供應(yīng)商送貨單、入庫單和退貨單（數(shù)量、單價(jià)、金額式）、批準(zhǔn)的請(qǐng)購單（原件）12批準(zhǔn)簽字采購副總經(jīng)理入庫單和退貨單（數(shù)量、單價(jià)、金額式）13財(cái)務(wù)賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部/會(huì)計(jì)報(bào)檢/檢驗(yàn)/入庫單、退貨單、供應(yīng)商送貨單、入庫單和退貨單（數(shù)量、單價(jià)、金額式）、批準(zhǔn)的請(qǐng)購單（原件）5.3采購付款業(yè)務(wù)流程5.3.1采用結(jié)算賬期批量付款方式的，財(cái)務(wù)部主管會(huì)計(jì)按照月度編制付款計(jì)劃，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，報(bào)送采購部和采購總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部根據(jù)計(jì)劃額度安排付款。5.3.2沒有采用結(jié)算賬期批

17、量付款方式的，按照以下采購付款流程執(zhí)行。采購付款業(yè)務(wù)流程表流程順序號(hào)程序操作部門責(zé)任人文件及單據(jù)1填寫 匯款申請(qǐng)單/現(xiàn)金報(bào)銷申請(qǐng)單（1）匯款申請(qǐng)單：屬于預(yù)付款的后附：采購合同、批準(zhǔn)的請(qǐng)購計(jì)劃單；屬于發(fā)票財(cái)務(wù)已經(jīng)入賬的應(yīng)付款，提交匯款申請(qǐng)單即可；屬于直接報(bào)銷的匯款后附：發(fā)票、批準(zhǔn)的請(qǐng)購計(jì)劃單、入庫單或驗(yàn)收單（2）現(xiàn)金報(bào)銷申請(qǐng)單，后附：發(fā)票、批準(zhǔn)的計(jì)劃申請(qǐng)單、入庫單或驗(yàn)收單；（3）固定資產(chǎn)采購的提交固定資產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單和財(cái)務(wù)部門要求提供的其他必要單證采購員（經(jīng)辦人）匯款申請(qǐng)單及附件；現(xiàn)金報(bào)銷申請(qǐng)單及附件2審核采購用途無誤，金額正確，款項(xiàng)支付合理，無誤后簽字。部門經(jīng)理）批件3審批 主管副總/采購總經(jīng)理批件4會(huì)計(jì)復(fù)核，復(fù)核單證是否符合要求，是否齊全，金額是否正確，有否預(yù)付款未清，請(qǐng)購單是否批準(zhǔn)。協(xié)調(diào)處理，無誤后簽字。會(huì)計(jì)批件5財(cái)務(wù)審批，審核預(yù)付和重大匯款是否適當(dāng)。財(cái)務(wù)經(jīng)理批件6審批總經(jīng)理批件7付款出納員現(xiàn)金、