檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

1、 .wd.檔案管理根底知識(shí)機(jī)關(guān)檔案的管理：明確有關(guān)機(jī)關(guān)提交相應(yīng)文件整理、歸檔責(zé)任。收集、整理、歸檔日期和移交應(yīng)與立項(xiàng)準(zhǔn)備，檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。 1、確定歸檔范圍的原那么。 2、確定檔案范圍的依據(jù)。 3、對(duì)所形成的科技文件材料進(jìn)展相應(yīng)鑒別工作。 4、對(duì)科技文件材料進(jìn)展科技的分類、排列、編目和裝訂。 5、將科技文件材料組成案卷，并編目。 6、具備檔案的要求。文書的種類文員工作的根本職能之一就是文書處理,要做一個(gè)優(yōu)秀的文員,必須熟悉各種文書的涵義,特點(diǎn)以及格式.今天我們主要看看企業(yè)的文書種類.在制作文書時(shí),要根據(jù)發(fā)文對(duì)象和目的來選擇文書的種類.企業(yè)文書主要包括以下幾大類:一:指令性文書,包括決

2、定,批復(fù),意見等文書.    1:決定:用于對(duì)重要事件作出安排,獎(jiǎng)懲,變更,或者撤消不適當(dāng)?shù)氖马?xiàng).    2:批復(fù):用于答復(fù)下屬部門的請(qǐng)示事項(xiàng).    3:意見:用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法.二:曉喻性文書:包括通告,通知,通報(bào)等.    1:通知:用于批轉(zhuǎn)下屬部門的公告,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬部門的公文,傳達(dá)要求個(gè)部門共同執(zhí)行的事項(xiàng).    2:通報(bào):用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況.三:報(bào)請(qǐng)性文書:包括請(qǐng)示,報(bào)告等文種.

3、0;   1:請(qǐng)示:用于向上級(jí)部門請(qǐng)求批示,批準(zhǔn)的公文.    2:報(bào)告:用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)部門的詢問等.四:洽商,記載性文書,包括 函 會(huì)議記錄等文書.    1:函:用于不相隸屬部門間洽談工作,詢問和答復(fù)問題,向有關(guān)主管部門請(qǐng)求,答復(fù),審批事項(xiàng)的公文.    2:會(huì)議紀(jì)要:用于記錄,傳達(dá)會(huì)議.議事情況的文種.是文員經(jīng)常會(huì)用到的文書.      以上是文員工作中最常見的文書種類,文員工作中需要按照具體事項(xiàng)來確定

4、使用何種文書.四、文書處理的根本任務(wù)    1、文書的收發(fā)、登記和轉(zhuǎn)辦；    2、文件的打印和校對(duì)；    3、負(fù)責(zé)各種會(huì)議的通知；    4、文件材料的平時(shí)歸卷、保管和提供借閱；    5、文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；    6、為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備參考材料；    7、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。    五、公務(wù)名稱和作用范圍  

5、0; 本局使用的公文主要有以下幾種：    1、請(qǐng)示：請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)工作中給予指示或要求審核、批準(zhǔn)和幫助解決的事項(xiàng)用“請(qǐng)示。    2、報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)查詢、陳述意見，或?qū)ι霞?jí)交辦的事項(xiàng)報(bào)告處理結(jié)果等用“報(bào)告。    3、指示：對(duì)下屬單位和科室布置重要工作任務(wù)，指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)活動(dòng)的原那么、步驟和方法，用：“指示。    4、命令：依照法律規(guī)定，在本委內(nèi)部發(fā)布法規(guī)、規(guī)定等重大行政經(jīng)濟(jì)措施，授予榮譽(yù)稱號(hào)，嘉獎(jiǎng)所屬單位有功人員時(shí)，用“命令。  

6、;  5、通知：轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)上級(jí)報(bào)告、紀(jì)要，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、布置工作，要求下級(jí)執(zhí)行或知道的事項(xiàng)，用“通知。    6、通報(bào)：推廣經(jīng)歷，表彰好人好事，制止違法亂紀(jì)行為，批評(píng)缺點(diǎn)錯(cuò)誤，需要有關(guān)單位和人員知道的，用“通報(bào)。    7、布告、通告：對(duì)本委職工應(yīng)當(dāng)知道或應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)，用“布告；對(duì)一定范圍內(nèi)本局職工、機(jī)關(guān)、團(tuán)體公布的一般事項(xiàng)，用“通告。    8、批復(fù)：對(duì)下屬機(jī)關(guān)請(qǐng)示或報(bào)告事項(xiàng)的答復(fù)，用“批復(fù)。    9、公告：需要公布的重大事情，用“公告。 &

7、#160;  10、函：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間，商洽工作、答復(fù)詢問、請(qǐng)求，用“函；向下級(jí)機(jī)關(guān)的解釋、詢問、更正、催辦和答復(fù)某些事務(wù)性問題可用“涵。保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依以下規(guī)定辦理：(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細(xì)那么；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。(二)10年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)方案資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)

8、核定保存5年的文書。(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。文件增列表.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)展整理歸檔。第一章 檔案管理根本知識(shí)第一節(jié) 名 詞 解 釋1、什么是檔案？答：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。2、什么是檔案工作？答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。3、什么是檔案統(tǒng)計(jì)？答：對(duì)反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)展搜集、整理和分析的活動(dòng)。4、什么是歸檔？答：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。5、什么是案卷？答：由互有聯(lián)系

9、的假設(shè)干文件組成的檔案保管單位。6、什么是檔案整理？答：按照一定原那么對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)展系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和根本編目，使之有序化的過程。7、什么是檔案立卷？答：將假設(shè)干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。8、什么是檔案實(shí)體分類？答：根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)展的分類。9、什么是檔號(hào)？答：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。10、什么是文件？答：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。12、

10、什么是歸檔文件？答：在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。13、什么是歸檔文件管理？答：將歸檔文件以件為單位進(jìn)展裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。14、什么是全宗號(hào)？答：全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。15、什么是全宗指南？答：介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者立檔單位及其所形成檔案情況的工具書。16、什么是專題指南？答：介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。17、什么是檢索工具？答：檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。18、什么

11、是索引？答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。19、什么是編目？答：按照一定的規(guī)那么進(jìn)展檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。20、什么是案卷目錄？答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。21、什么是全引目錄？答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。22、什么是分類目錄？答：分類目錄是依所分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。23、什么是專題目錄？答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。24、什么是卷內(nèi)目錄？答：登記卷內(nèi)文件題

12、名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。25、什么是電子文件？答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。26、什么是歸檔電子文件？答：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。27、什么是電子文件邏輯歸檔？答：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)展，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。28、什么是電子文件物理歸檔？答：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。29、什么是磁性載體文件？答：磁性載體文件系指以磁性材料如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶為信息載

13、體的文件。30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化？答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過程。存儲(chǔ)格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。31、什么是音像檔案？答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。32、什么是照片檔案？答：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三局部。33、什么是檔案編纂?答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。34、什么是檔案編研工作？答：以保存的檔案資料為主要對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的根底上，圍

14、繞一定的題目范圍，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)展篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。35、什么是組織沿革？答：系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)地區(qū)、行業(yè)體制、職能等根本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。36、什么是大事記？答：按照時(shí)間順序簡要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)的一種檔案參考資料第二節(jié) 綜合檔案管理37、檔案管理的工作內(nèi)容是什么？答：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。38、企業(yè)檔案部門依法應(yīng)履行哪些職責(zé)？答：1貫徹執(zhí)行?檔案法?等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；2統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)

15、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；3指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；4監(jiān)視、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)含境外機(jī)構(gòu)的檔案工作。39、違反?檔案法?的行為有哪些？答：1損毀、喪失屬于國家所有的檔案的；2擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；3涂改、偽造檔案的；4擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；5倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國人的；6不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；7明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；8檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的。上述違反?檔案法?行為的都將依法給予行政處分。40、檔案工作人員應(yīng)具備哪些根本素質(zhì)？答：企業(yè)檔案工作

16、人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。41、完成檔案工作任務(wù)的條件是什么？答：1行之有效的管理體制；2設(shè)置相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)；3具有一定數(shù)量的有較高素質(zhì)、構(gòu)造合理的檔案干部隊(duì)伍；4制定一系列規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)；5配備較完善的庫房、設(shè)備、提供充足的經(jīng)費(fèi)。42、完成檔案工作任務(wù)的手段是什么？答：1行政手段：通過行政命令、規(guī)定，采取行政措施貫徹落實(shí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)；2法律手段：依法治檔，維護(hù)檔案工作的正常秩序；3經(jīng)濟(jì)手段：獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制推動(dòng)檔案各項(xiàng)工作；4宣傳教育手段：提高檔案意識(shí)；5指導(dǎo)咨詢手段：通報(bào)有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策，答疑解惑、交流、具體指導(dǎo)。43、檔案的主要屬性有哪幾方面？答

17、：檔案的屬性是指檔案在社會(huì)中表現(xiàn)出來的固有特征、特點(diǎn)，它具有原始記錄性、信息性、文化知識(shí)性等幾個(gè)方面的主要屬性。1原始記錄性是檔案的根本屬性檔案是人們從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實(shí)活動(dòng)情況，具有原始記錄性。歷史怎樣開展，人們?cè)鯓踊顒?dòng)，檔案就怎樣記載。2檔案的信息屬性第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息。第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于“中介狀態(tài)。檔案作為信息的載體，一方面，對(duì)于信息的形成者來說，它是接

18、收者和信息庫，不斷存貯、積累信息；另一方面，對(duì)于檔案利用者來說，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。第三，檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。它與人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)同步產(chǎn)生，隨著社會(huì)的開展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。3檔案的知識(shí)屬性知識(shí)是人類對(duì)自然和社會(huì)運(yùn)動(dòng)形態(tài)與規(guī)律的認(rèn)識(shí)與描述，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中積累起來的經(jīng)歷。檔案是人類認(rèn)識(shí)和改造世界的歷史記錄，是人類知識(shí)的結(jié)晶。44、檔案工作的“三納入制度的具體內(nèi)容有哪些？答：1納入企業(yè)各項(xiàng)工作方案；2納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程；3納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。45、檔案工作的“四參加制度的具體內(nèi)容有哪些？答：1檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì)；2參加科

19、研課題審定會(huì)；3參加基建工程驗(yàn)收會(huì)；4參加設(shè)備開箱驗(yàn)收。46、檔案工作的“四同步制度的具體內(nèi)容有哪些？答：1下達(dá)方案任務(wù)與提出工程文件材料的歸檔要求同步；2檢查工程方案進(jìn)度與檢查工程文件材料形成情況同步；3驗(yàn)收與鑒定工程文件材料同步；4上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)工程與檔案部門出具工程文件材料歸檔情況證明同步。47、歸檔制度由哪幾局部內(nèi)容構(gòu)成？答：由三局部構(gòu)成，即歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔案卷質(zhì)量要求。48、檔案工作一般應(yīng)制定哪些規(guī)章制度？答：一般應(yīng)建立如下檔案工作制度：1檔案管理規(guī)定；2文件材料形成、積累、歸檔制度；3文件材料歸檔范圍及保管期限表；4檔案工作崗位責(zé)任制；5檔案工作考核方法；6檔案借閱利用

20、制度；7檔案分類編號(hào)方案；8檔案庫房管理制度；9檔案鑒定銷毀制度；10檔案保密制度；11檔案統(tǒng)計(jì)制度；12科技圖樣修改補(bǔ)充制度；13特殊載體檔案管理制度等。49、什么是文件資料的歸檔？答：歸檔是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案的過程，是辦理完畢具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。已完成承辦過程既文件資料內(nèi)容所反映的事項(xiàng)等經(jīng)研究討論，已做出結(jié)論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存。檔案是文件資料的精華，是經(jīng)人們鑒別、篩選后作為對(duì)日后各項(xiàng)工作活動(dòng)有一定的參考、憑證等價(jià)值而保存的文件材料。按照一定的原那么和規(guī)律，經(jīng)過分類、組卷、編號(hào)、排列、編目等整理，移交到檔案部門集中保管和提供利用的文件資料。5

21、0、文件材料轉(zhuǎn)換成檔案需具備哪些條件？答：1文件材料運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦完畢的；2對(duì)生產(chǎn)、建立、經(jīng)營管理等各項(xiàng)工作有查考、憑證、依據(jù)作用的；3經(jīng)過分類、組合排列、編號(hào)、根本編目等系統(tǒng)整理的。51、歸檔文件的整理原那么是什么？答：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。52、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么？答：1歸檔文件：應(yīng)為原件，文件材料歸檔后不得更改；2永久、長期的電子文件：必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔；3字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備；4需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫、繪制；5復(fù)印、打印文件及照片的字

22、跡、線條和影像的清晰及結(jié)實(shí)程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；6錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；7長期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。53、各類文件材料應(yīng)何時(shí)歸檔？答：各職能部門形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)工程、科研課題、基建工程文件材料在工程完畢后三個(gè)月內(nèi)歸檔，時(shí)間長的工程可分為階段、分單位工程歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)工程的文件資料在開箱驗(yàn)收或接收后先登記，待安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；單位負(fù)責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)完畢后及時(shí)交有關(guān)人員歸檔；會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由

23、財(cái)務(wù)部門保管一至三年，向檔案部門移交；實(shí)行文擋一體化或采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時(shí)歸檔；以下文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：1沒有及時(shí)歸檔的零散文件材料；2變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；3設(shè)備儀器的維修文件材料；4產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料；5機(jī)構(gòu)變動(dòng)或職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；6應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；7其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。54、文件材料的保管期限如何劃分？答：文件材料的保管期限依據(jù)其查考利用價(jià)值的大小進(jìn)展劃分，可分為永久、長期和短期。但凡反映本單位主要職能活動(dòng)和根本歷史面貌，本單位需要長久利用的材料應(yīng)定為永久50年以上保存；但凡在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)本單位需要

24、查考利用的，應(yīng)定為長期16年至50年保存；但凡在較短時(shí)期內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為短期15年以下保存。各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位的實(shí)際，制定本單位各類文件材料的保管期限表。55、文書檔案以“件為單位進(jìn)展整理應(yīng)遵循的原那么是什么？整理工作有哪些工作程序？排列文件順序的要求是什么？答：1整理工作遵循的原那么：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；2整理工作程序：分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒；3排列文件順序的要求：應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。56、電力企業(yè)檔案分類規(guī)那么0-5類的文件材料以“件為單位進(jìn)展

25、整理時(shí)，采用哪種分類方案為宜？答：較適宜的分類方案：年度問題保管期限。57、如何進(jìn)展案卷編目？答：按照一定規(guī)那么進(jìn)展檔案著錄并將條目組成目錄的過程，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。1案卷目錄：是檔案部門管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、報(bào)道檔案內(nèi)容、成分等的根本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依據(jù)和憑證可作為移交目錄。其工程包括案卷序號(hào)、檔號(hào)、保管期限、案卷題名等；2卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機(jī)關(guān)、文件編號(hào)、時(shí)間、題名等，便于利用者根據(jù)所需工程進(jìn)展查閱、檢索。工程填寫內(nèi)容包括文件序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、文件題名、頁號(hào)；3備考表：備考

26、表排列在卷內(nèi)末頁之后，其作用是用以說明卷內(nèi)文件材料的情況，即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單。工程填寫內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見號(hào)。58、如何加蓋檔號(hào)章？答：1單份文件材料裝訂的案卷，需在卷內(nèi)每份文件材料上加蓋和填寫檔號(hào)章。工程內(nèi)容包括檔號(hào)、序號(hào)等；2蓋于文件的右上角或上方的空白處，無空白處時(shí)，亦可蓋于文件反面右上角。59、檔案文件裝訂的根本要求是什么？答：裝訂時(shí)應(yīng)做到文件右下頁邊齊整，無倒頁；破損的需進(jìn)展修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；參差不齊的應(yīng)折疊為統(tǒng)一幅面，裝訂后的案卷做到整體美觀結(jié)實(shí)耐用。60、卷盒脊背如何填寫？答：填寫工程包括檔號(hào)、保管期限、案卷題名。檔號(hào)：目錄號(hào)、分類號(hào)、

27、案卷號(hào)暫用鉛筆填寫，移交后由承受單位統(tǒng)一正式填寫；保管期限：已確定的案卷留存年限；案卷題名：由立卷人擬寫的案卷題名需與案卷目錄中的題名相一致。61、案卷封面如何填寫？答：填寫工程包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號(hào)、案卷題名、密級(jí)。62、如何準(zhǔn)確擬寫案卷題名？答：擬寫案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地提醒卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。其構(gòu)造應(yīng)完整、文字宜簡練。應(yīng)防止因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長，同時(shí)也要杜絕因過于籠統(tǒng)而造成查找不便的困難。擬寫案卷題名后，不要急于正式填寫在填充面或卷盒的脊背上，可臨時(shí)寫在稿紙上，待案卷經(jīng)過審查、調(diào)整，經(jīng)“加工確定無誤后，再正式填寫。63、如何編寫頁號(hào)？答：案卷內(nèi)以有書寫

28、內(nèi)容的頁面編寫。頁號(hào)編寫位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內(nèi)頁號(hào)順序均從“1開場，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁號(hào)均從“1起編寫。成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)。兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的，按一頁編寫頁號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號(hào)。64、備考表中的“互見號(hào)應(yīng)填寫哪些內(nèi)容？答：互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。65、根本建立工程檔案的圖紙?jiān)鯓诱郫B？答：底圖的保管要求是“嚴(yán)禁折疊，所以，這里所說的圖紙指的是藍(lán)圖。藍(lán)圖機(jī)械強(qiáng)度比擬好，往

29、往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù)GB/T118222000?科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求?的規(guī)定，圖紙折疊具體要求為：1采用“手風(fēng)琴式折疊法；2圖面朝里，減少對(duì)圖樣的磨損；3盡量防止在重要的圖樣處有折痕；4不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型297mm×210mm大小；5采用折角等方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角。66、科技檔案與科技資料的區(qū)別？答：1由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不同，區(qū)分時(shí)，首先要分析是否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成材料，是否直接反映本單位的科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)面貌。科技檔案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生

30、產(chǎn)活動(dòng)有直接關(guān)系的其它單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件材料，也都應(yīng)視為科技檔案材料，而不是資料。2從科技檔案與科技資料的使用價(jià)值和作用的不同來分析?？萍紮n案具有工作考察和歷史憑證的作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證作用。科技檔案是原始的第一手材料，損失后無法彌補(bǔ)，而科技資料是復(fù)制來的資料，損失后尚可收集復(fù)制。3科技檔案與科技資料從來源，整理方法到管理方法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料；科技資料那么是從外單位通過交流、復(fù)制和購置而得到的。整理時(shí)科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性；科技資料沒有這種有機(jī)聯(lián)系。管理時(shí)

31、科技檔案要比科技資料嚴(yán)密和完善得多。67、科技檔案工作的根本任務(wù)是什么？答：科技檔案工作是以科技檔案為研究對(duì)象和管理對(duì)象的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)工作?？萍紮n案工作的根本任務(wù)是：按照一定的原那么和要求，科學(xué)地管理科技檔案，積極地開發(fā)科技檔案信息資源，及時(shí)準(zhǔn)確地提供科技檔案為經(jīng)濟(jì)建立和科技研究工作效勞，為黨和國家的各項(xiàng)工作效勞?？萍紮n案工作的根本任務(wù)，主要是通過科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作來完成的。其中收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作，是為科技檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用創(chuàng)造條件的根底工作。而對(duì)科技檔案進(jìn)展開發(fā)利用，充分發(fā)揮科技檔案的作用，為開展生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)建立科技研究工作效勞，那

32、么是整個(gè)科技檔案工作的目的。68、科技檔案工作的性質(zhì)是什么？答：科技檔案工作是一項(xiàng)以科技管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和效勞性的工作，是堅(jiān)持科學(xué)態(tài)度，提高科學(xué)技術(shù)管理水平的重要環(huán)節(jié)，也是國家科學(xué)技術(shù)事業(yè)的一個(gè)組成局部。69、如何確定科技檔案案卷的排列順序？答：1案卷之間的排列順序科研類：課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段研究實(shí)驗(yàn)階段總結(jié)鑒定階段成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段推廣應(yīng)用階段等?；悾汗こ桃罁?jù)性文件材料根底性文件材料工程設(shè)計(jì)含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)工程施工工程監(jiān)理工程竣工驗(yàn)收等。設(shè)備類：設(shè)備依據(jù)性文件材料外購設(shè)備開箱驗(yàn)收自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收設(shè)備安裝調(diào)試隨機(jī)文件材料設(shè)備運(yùn)行設(shè)備維護(hù)等。以上為一般科技檔案案卷的排

33、列順序。電力企業(yè)檔案案卷之間的排列順序，在?電力企業(yè)檔案分類表6-9類?的類目設(shè)置已根本排定，根本可按表中的類目設(shè)置的先后順序進(jìn)展排列。2案卷內(nèi)文件材料之間的排列順序管理性文件材料：按問題的重要程度和事項(xiàng)、事物開展過程的先后順序排列。文字和圖紙：按文字在前，圖紙?jiān)诤蟮捻樞蚺帕?。譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。70、一個(gè)立檔單位有哪此變化不影響全宗的劃分？答：1立檔單位名稱的變更；2立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變；3立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整；4立檔單位工作地點(diǎn)的變遷；5立檔單位短期停頓活動(dòng)以后又恢復(fù)。71、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容有哪些？答：有檔案的登記和統(tǒng)計(jì)兩局部。包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、

34、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記，檔案利用情況的登記，檔案機(jī)構(gòu)、人員與檔案構(gòu)成、管理和其它專門問題的統(tǒng)計(jì)。72、提供利用檔案主要有哪些方式方法？答：提供利用檔案主要有如下方式方法：1設(shè)立閱覽室；2檔案的借閱；3咨詢效勞；4制發(fā)檔案的復(fù)制品；5通過編印目錄、索引、文摘、簡介等進(jìn)展檔案信息的報(bào)道或交流；6編輯文件聚集；7編寫參考資料；8制發(fā)檔案證明；9舉辦檔案展覽。73、怎樣進(jìn)展檔案的編研？答：編研工作必須遵循一定的原那么，具體應(yīng)該符合以下要求：1檔案編研應(yīng)該充分考慮社會(huì)企業(yè)需要，為企業(yè)的中心工作效勞；2實(shí)事求是地維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，絕不允許歪曲和篡改檔案的現(xiàn)象發(fā)生；3遵守國家的有關(guān)規(guī)定，編研工作的開展應(yīng)得到相應(yīng)部門的同意，公布檔案文件要經(jīng)過批準(zhǔn)。同時(shí)，檔案編研是一項(xiàng)研究性很強(qiáng)的工作，涉及檔案知識(shí)、歷史知識(shí)和其他多方面的知識(shí)，檔案編研對(duì)維護(hù)歷史真實(shí)面貌有重要意義，所以檔案編研還必須堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，編研過程中尊重歷史，尊重檔案原件的記載，尊重檔案編研的嚴(yán)肅性。74、全宗指南的構(gòu)造及編制原那么是什么？答：1全宗指南由封頁、正文、備注三局部