文檔管理辦法匯總

1、關(guān)于文檔歸檔管理辦法一般來說，監(jiān)理項目文件的形成數(shù)量大、時間跨度長、種類多、變更多，而且 形成階段之間有密切聯(lián)系。所以，應(yīng)對文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。 為加強公司文檔資料的管理，確保文檔資料的完整性、安全性、使用便捷性，特制 定本文檔資料管理辦法。一、電子文檔目錄設(shè)置參照下面所述“二、文檔分類”，并按照其順序編制電子文檔目錄。（根據(jù)文件夾排序規(guī)則，在文件夾前加上序號及“_” ）二、電子文檔分類本辦法管理的文檔資料既包括電子文檔，也包括紙質(zhì)文檔資料。電子文檔資料 可以按照以下方式分類：1、招標(biāo)階段文檔2、監(jiān)理依據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、招投標(biāo)文件、合同文件、設(shè)計文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理 細則）3、報

2、審、報驗文件（開工報審、施工組織設(shè)計或項目開發(fā)計劃報審、設(shè)備報驗 等）4、監(jiān)理指令（監(jiān)理通知單、變更通知）5、報告（監(jiān)理報告、監(jiān)理月報等）6、工作往來文檔（業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)、工程支付、會議紀(jì)要）7、總結(jié)8、影像資料三、電子文檔相關(guān)權(quán)限1、存放流程文件形成實時由各項目資料代管員收集整理，每月（或季度）交由信息工程部 資料員歸檔一次，歸檔時間為自然月的 25日（遇節(jié)假日順延）。在存放時，工程部 資料員須對歸檔的電子文件進行校檢，不符合規(guī)范的可要求資料代管員進行整改。2、權(quán)限設(shè)置日常工作中，由信息工程部資料員對電子文檔進行維護和管理；項目實施過程 中，對應(yīng)的項目資料代管人員有權(quán)對其權(quán)限內(nèi)的文檔進行讀

3、和寫（取和存），操作 前需征得有關(guān)方同意。3、查詢方式（1）查閱文檔資料須事先申請（附件一：文檔資料查閱申請表）并獲得有關(guān)方 同意：屬于本項目范圍內(nèi)的資料查閱應(yīng)得到項目總監(jiān)或項目資料代管員的同意，非 本人所從事的項目的資料查閱、拷貝應(yīng)得到信息工程部負(fù)責(zé)人同意。（2）電子文檔的查閱應(yīng)在資料員（項目資料代管員或工程部資料員）的指導(dǎo)下 在專用電腦上進行，電子文檔資料的拷貝應(yīng)由資料員親自操作（包括事前的查毒殺 毒）。四、文件清單廳P文檔類別文檔名稱文件編號摘要五、電子文件命名規(guī)則文件采用組合編碼方式命名，文件的全名格式為:文件名稱項目名稱 編制年月日作者說明：1、一個完整的文件名由文件名稱、項目名、文

4、件編制年月日、和文件作者4個部分，通過經(jīng)下劃線“ ”連接組合而成。2、項目名稱，在項目開始之時的統(tǒng)一確定，可以按照習(xí)慣采用簡稱。3、文件編制年月日用8位數(shù)字表示。4、文件彳者用3位以下英文字母表示。六、工程文檔資料管理與歸檔流程1、專業(yè)監(jiān)理工程師編制監(jiān)理工作文檔，接受承建方工程文檔/建設(shè)方工程的 文檔，搜集整理其它的監(jiān)理工作資料（流程）。2、一般情況下專業(yè)監(jiān)理工程師在編制完成監(jiān)理工作文檔后應(yīng)該上報項目總監(jiān)（或其他相關(guān)負(fù)責(zé)人）審查（流程），在獲得總監(jiān)或相關(guān)負(fù)責(zé)人審查確認(rèn)后（流程）方可作為公司文檔分發(fā)給建設(shè)方、承建方等相關(guān)單位（流程）。3、存管在各監(jiān)理工程師手中的文檔資料均屬公司知識產(chǎn)權(quán)，所有文檔

5、資料都 應(yīng)定期（如每季度的最后5個工作日內(nèi)）移交給項目總監(jiān)或項目資料代管員并由其 歸檔（流程）。4、各項目總監(jiān)（或資料代管員）應(yīng)定期（如每季度一次）對本項目的文檔資料 進行清理，同時在每半年一次向信息工程部歸檔（流程）。文檔資料歸檔時應(yīng)進 行詳細記錄（見附件一）。5、歸檔到信息工程部的文檔資料應(yīng)進行及時地整理、編目，同時完整保存到 信息工程部的專用數(shù)據(jù)庫里（電子文檔）或資料柜里（紙質(zhì)文檔資料）（流程），以備查詢、調(diào)用。文檔資料管理與歸檔流程見下圖：文件編制搜集專業(yè)監(jiān)理項目總監(jiān)或 相關(guān)負(fù)責(zé)人報審工程師接收分發(fā)建設(shè)方、承建方等相關(guān)單位文檔 資料 集中 歸檔文檔資料存入數(shù)據(jù)庫審查后反饋文檔資料移交歸

6、檔項目總監(jiān)或 資料代管員IT工程部文檔資料數(shù)據(jù)庫資料柜紙質(zhì)文檔存資料柜七、管理人員及職責(zé)1、信息工程部資料員信息工程部設(shè)資料員（兼職），其職責(zé)為：敦促各項目總監(jiān)/資料代管員項目進行文檔資料歸檔，負(fù)責(zé)文檔資料的接收事 宜。負(fù)責(zé)歸檔資料的整理、編目、入庫、存柜、保管、殺毒、刻錄轉(zhuǎn)儲等。負(fù)責(zé)文檔資料數(shù)據(jù)庫的管理、維護、操作。負(fù)責(zé)歸檔資料的保管、調(diào)用、借閱、拷貝、打印等。2、項目資料代管員各項目根據(jù)項目具體情況設(shè)資料代管員一名（兼職），其職責(zé)為:負(fù)責(zé)接收本項目內(nèi)各監(jiān)理工程師上報、移交的文檔資料。對文檔資料進行整理、轉(zhuǎn)儲、入庫、存柜、保管。負(fù)責(zé)文檔資料的調(diào)用、整理、拷貝、打印等。八、紙質(zhì)文件入柜歸檔資料

7、范圍1、監(jiān)理合同2、監(jiān)理大綱3、監(jiān)理規(guī)劃4、監(jiān)理細則5、監(jiān)理指令（監(jiān)理通知單等）6、往來文檔（業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)等）7、會議紀(jì)要8、監(jiān)理月報9、監(jiān)理記錄、平行檢測及獨立抽檢文件材料10、監(jiān)理工作總結(jié)11、監(jiān)理日志12、影像資料九、紙質(zhì)文件歸檔要求1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。各工程用表按水運工程監(jiān)理規(guī)范用 表規(guī)定填寫，需簽字蓋章的地方一定不能漏簽；監(jiān)理通知及業(yè)務(wù)聯(lián)系單要形成閉合 性，需要接受單位簽署意見及回復(fù)的，必須簽署完整。2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù) 印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。3、原則上按各個工程項目歸檔，各個工程項目再按“入

8、柜歸檔資料范圍”進 行資料整理歸檔。各文檔按“入柜歸檔資料范圍”分 12冊，第1冊監(jiān)理合同、第2 冊監(jiān)理大綱為第一卷；第3冊監(jiān)理規(guī)劃、第4冊監(jiān)理細則為第二卷；第 5冊監(jiān)理指 令、第6冊往來文檔、第7冊會議紀(jì)要為第三卷；第8冊監(jiān)理月報、第9冊監(jiān)理記 錄、平行檢測及獨立抽檢文件材料、第 10冊監(jiān)理工作總結(jié)為第四卷；第11冊監(jiān)理 日志、第12冊影像資料為第五卷。4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷 內(nèi)文件的內(nèi)容和成份；科技文卷目錄各項必須按交辦發(fā)2009225號文規(guī)定填寫完整。5、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔 2份或3。對 無保存價值和重份文

9、件，需要辦理銷毀手續(xù)。6、卷盒的尺寸采用310mm220mm卷盒的厚度根據(jù)分類整理及方便查閱利用的 要求，可采用 20mm 30mm 40mm 50mm 60mm7、歸檔時間：各工程項目負(fù)責(zé)人應(yīng)于工程竣工驗收后立即(最遲一周內(nèi))將歸 檔的文件整理立卷，移交部門資料員歸檔。十、檔案的查閱和借閱1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的 等。閱后及時歸還。2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填 寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后方可復(fù)制。3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由借閱人出具 借閱申請并由部門領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的 相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：(1)借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找；(2)按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理 續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；(3)要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；(4)所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫；(5)借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚；(6)檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；(7)調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)