《中文PowerPoint》word版

1、.第五章 中文 PowerPoint 2000本章主要介紹PowerPoint 2000的基本概念與基本操作，演示文稿的制作，以及瀏覽、放映、打印演示文稿等方面的內(nèi)容，講解PowerPoint 2000的使用與操作。本章內(nèi)容可以配合實(shí)習(xí)七、實(shí)習(xí)八學(xué)習(xí)使用。5.1 PowerPoint 2000概述PowerPoint 2000是Office 2000的重要組件，它主要用來制作豐富多彩的幻燈片集，以便在計(jì)算機(jī)屏幕或者投影板上播放，或者用打印機(jī)打印出幻燈片或透明膠片等。如果需要，用戶還可以使用PowerPoint 2000 創(chuàng)建用于Internet上的Web頁面。5.1.1 啟動(dòng)PowerPoin

2、t 2000啟動(dòng)PowerPoint 2000的方法有多種，一般來說可以從“開始”菜單的“程序”項(xiàng)中啟動(dòng)，雙擊PowerPoint文件，或雙擊快捷圖標(biāo)啟動(dòng)，其操作與Word的啟動(dòng)類似。其中，“內(nèi)容提示向?qū)А边x項(xiàng)是指根據(jù)PowerPoint 2000提供的內(nèi)容模板制作演示文稿；“設(shè)計(jì)模板”是指用PowerPoint 2000提供的設(shè)計(jì)模板制作演示文稿；“空演示文稿”是指完全自主地制作演示文稿。5.1.2 PowerPoint 2000用戶界面1. 標(biāo)題欄如圖5-2所示，標(biāo)題欄顯示應(yīng)用程序名“Microsoft PowerPoint”及當(dāng)前打開的演示文稿文件名?？刂撇藛伟粹o可對PowerPoint

3、窗口進(jìn)行控制， 最小化按鈕、最大化/還原按鈕、關(guān)閉按鈕可實(shí)現(xiàn)對PowerPoint窗口的最小化、最大化/還原、關(guān)閉窗口操作。2. 菜單欄菜單項(xiàng)及其下拉菜單中的命令提供了PowerPoint的所有功能。3. 工具欄PowerPoint將一些常用的相關(guān)命令以命令按鈕的形式集成起來形成工具欄。用戶可通過單擊命令按鈕快速執(zhí)行相應(yīng)的菜單命令，提高工作效率。啟動(dòng)PowerPoint后,缺省情況下， 用戶可利用“視圖”菜單中“工具欄”選項(xiàng)設(shè)置在屏幕上顯示 。4. 工作區(qū)演示文稿是在工作區(qū)中打開呈現(xiàn)給用戶的，用戶在工作區(qū)中對演示文稿進(jìn)行各項(xiàng)編輯。工作區(qū)中可同時(shí)打開多個(gè)文件。工作區(qū)的右邊和下邊分別是垂直滾動(dòng)條和

4、水平滾動(dòng)條。5. 視圖切換按鈕在工作區(qū)的左下角有五個(gè)命令按鈕，單擊按鈕可實(shí)現(xiàn)在不同的工作視圖之間快速切換，這五個(gè)視圖切換按鈕分別是: 普通視圖按鈕、 大綱視圖按鈕、幻燈片視圖按鈕、幻燈片瀏覽視圖按鈕、幻燈片放映按鈕。普通視圖按鈕:在此視圖下，工作區(qū)中只顯示演示文稿中的一張幻燈片，用戶可在此視圖下詳細(xì)編輯幻燈片。大綱視圖按鈕:在大綱視圖下,顯示演示文稿中所有幻燈片中的文本內(nèi)容，包括標(biāo)題、正文等。適合用戶對演示文稿中的文字內(nèi)容進(jìn)行整體統(tǒng)籌安排?；脽羝晥D按鈕:切換至幻燈片視圖，在此視圖下，工作區(qū)中只顯示演示文稿中的一張幻燈片，用戶可在此視圖下詳細(xì)編輯幻燈片。與前兩個(gè)按鈕相比無備注區(qū)?；脽羝瑸g覽視圖

5、按鈕:在此視圖下,依次顯示演示文稿中所有幻燈片的縮略圖。適合用戶對演示文稿中幻燈片進(jìn)行綜合編輯。如幻燈片順序調(diào)整、添加幻燈片切換效果等?；脽羝庞嘲粹o:單擊它啟動(dòng)幻燈片放映。從當(dāng)前幻燈片開始在屏幕上放映演示文稿。6. 狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于應(yīng)用程序窗口的最下面，顯示與當(dāng)前演示文稿有關(guān)的一些信息。5.1.3 PowerPoint 2000幫助功能PowerPoint 2000提供了強(qiáng)大的聯(lián)機(jī)幫助功能，幫助用戶更好地使用這個(gè)軟件，協(xié)助解決在使用過程中遇到的各種問題。要獲得PowerPoint 2000的幫助，可使用如下幾種方法:1使用Office助手它可提供一組幫助和工作程序。用戶可選擇相應(yīng)主題，Pow

6、erPoint 2000助手會(huì)就此向您作出相應(yīng)解釋。2使用“幫助”菜單單擊“幫助”菜單，打開其下拉子菜單 選擇Microsoft PowerPoint幫助用戶可選擇相應(yīng)主題，PowerPoint 2000助手會(huì)就此向您作出相應(yīng)解釋。3選擇 “這是什么”用戶可選擇相應(yīng)主題，PowerPoint 2000助手會(huì)就此向您作出相應(yīng)解釋。5.1.4 退出PowerPoint 2000退出 PowerPoint 2000應(yīng)用程序，釋放其所占用的系統(tǒng)資源，返回桌面，可通過下列方法實(shí)現(xiàn):打開"文件"菜單，選擇"退出"命令。單擊應(yīng)用程序窗口標(biāo)題欄上的"關(guān)閉&qu

7、ot;按鈕。雙擊應(yīng)用程序窗口標(biāo)題欄上的"控制菜單"按鈕。退出PowerPoint 2000 時(shí)，若任務(wù)區(qū)中編輯修改過的演示文稿尚未保存，屏幕將彈出如圖5-3所示。5.2 演示文稿的創(chuàng)建由PowerPoint 2000生成的文件叫做演示文稿，演示文稿名就是文件名，其擴(kuò)展名為. ppt。一個(gè)演示文稿包含若干張幻燈片，每一張幻燈片都是由對象及其版式組成的。演示文稿可以通過普通視圖、大綱視圖、幻燈片視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映視圖來顯示 。下面詳細(xì)介紹使用“內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建演示文稿和使用“模板”創(chuàng)建演示文稿。5.2.1 使用“內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建演示文稿使用內(nèi)容提示向?qū)莿?chuàng)建演

8、示文稿最迅速的方式，因此，多被初學(xué)者采用。在如圖5-1所示的對話框中選擇“內(nèi)容提示向?qū)А?。單擊“下一步”按鈕。所示的對話框列出了所有的演示文稿類型，分為常規(guī)、企業(yè)、項(xiàng)目等七類，你既可以用“全部”按鈕進(jìn)行總體瀏覽，也可以單擊各個(gè)類別按鈕進(jìn)行查找。此處選擇“全部”中的“分類”項(xiàng)，然后單擊“下一步”按鈕。如圖5-6所示的對話框主要是選擇演示文稿的輸出方式，前面已經(jīng)提到PowerPoint的演示文稿可選擇多種方式進(jìn)行展示。此處選擇第一項(xiàng)“屏幕演示文稿”，再單擊“下一步”按鈕。所示的對話框是對輸出的內(nèi)容進(jìn)行選擇，此處采用默認(rèn)設(shè)置，單擊“下一步”按鈕。至此已完成所有的設(shè)置工作，單擊“完成”按鈕，屏幕上出現(xiàn)

9、如圖5-9所示的畫面，這就是幻燈片的半成品。要真正將它完成，還需要一些加工，主要是輸入各對象的內(nèi)容，可以移動(dòng)屏幕右邊的滾動(dòng)條對整個(gè)演示文稿進(jìn)行修改。當(dāng)我們所要制作的演示文稿的內(nèi)容與內(nèi)容模板的內(nèi)容差距較大，或想要制作符合自己需要的有個(gè)性的幻燈片時(shí)，我們可以用第二種模板即設(shè)計(jì)模板來進(jìn)行設(shè)計(jì)。利用設(shè)計(jì)模板制作演示文稿主要在大綱視圖和幻燈片視圖中完成，這將分別在下面的兩節(jié)中進(jìn)行介紹。5.2.2 使用“模板”創(chuàng)建演示文稿當(dāng)演示文稿中的某些幻燈片擁有相同的格式時(shí)，可以采用幻燈片母版來定義?；脽羝赴媸且粡埦哂刑厥庥猛镜幕脽羝?，它為基于該母版的演示文稿的幻燈片提供一個(gè)共同的格式，如果修改了母版的樣式，將會(huì)影

10、響所有基于該母版的演示文稿的幻燈片樣式。每個(gè)相應(yīng)的幻燈片視圖都有與其相對應(yīng)的母版。要切換到母版，只需選擇“視圖”菜單下的“母版”，再根據(jù)需要選擇與視圖相應(yīng)的母版。但并非所有幻燈片在每個(gè)細(xì)節(jié)上都必須與母版保持一致，碰到這種情況，用戶只需將當(dāng)前幻燈片置為要修改的幻燈片，然后選擇“格式”菜單中的“背景”命令，然后在其對話框中選擇“忽略母版背景圖案”復(fù)選框，再單擊“應(yīng)用”按鈕，用戶就可以選擇與母版不同的格式了。PowerPoint 2000提供兩種模板：內(nèi)容模板和設(shè)計(jì)模板。內(nèi)容模板有眾多的預(yù)設(shè)內(nèi)容可供選擇，主要為演示文稿提供開始文字、格式、組織結(jié)構(gòu)、意見等。這些模板的主題包羅萬象，包含小組會(huì)議、信息臺

11、、證書甚至Web 主頁等，用戶一般都能找到合適的樣式。PowerPoint 2000提供了各種各樣的設(shè)計(jì)模板，我們可以在右邊的窗口中預(yù)覽模板的效果。每一種模板都包含配色方案、具有自定義格式的幻燈片和標(biāo)題母版，以及可生成特殊“外觀”的字體樣式，它們都是經(jīng)過色彩專家精心設(shè)計(jì)的，用戶可根據(jù)需要任意選擇。以后若需要修改設(shè)計(jì)模板可單擊“格式”菜單中的“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”命令。通常來說，一個(gè)合適的模板是能夠大大地增強(qiáng)演講效果的，在這里給大家一些建議：若是進(jìn)行學(xué)術(shù)報(bào)告應(yīng)選擇較為嚴(yán)肅的模板，若是科普報(bào)告或是促銷講座則應(yīng)選擇具有幽默感的模板。5.2.3 演示文稿的保存與打開PowerPoint 2000提供了快捷菜

12、單和工具欄，它們使操作更為簡單?？旖莶藛蔚氖褂茫簩⑹髽?biāo)指針移到所要操作的對象上，然后單擊右鍵，這時(shí)會(huì)彈出快捷菜單，這樣做可以避免頻繁使用主菜單?？旖莨ぞ邫诘氖褂茫?PowerPoint 2000中提供多種工具欄，如常用工具欄、格式工具欄、繪圖工具欄等，其中許多按鈕與Word工具欄中的按鈕類似，大家可以參照本書第3章的內(nèi)容。這里我們看一下PowerPoint中特有的三個(gè)按鈕，它們都位于常用工具欄中，分別是“新幻燈片”按鈕、“幻燈片版式”按鈕、“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”按鈕?！靶禄脽羝卑粹o用于將一個(gè)新的幻燈片插入到當(dāng)前幻燈片的后面?！盎脽羝媸健卑粹o是用來改變選定幻燈片的版式，但它不影響占位符之外的對象。

13、“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”按鈕是用來選擇幻燈片的設(shè)計(jì)模板。 5.3 編輯演示文稿在制作一個(gè)演示文稿之前，必須對所要闡述的問題有著清醒和深刻的認(rèn)識。制作演示文稿的最終目的不是向觀眾展示制作各種動(dòng)畫的能力，這樣做只會(huì)舍本逐末，用戶必須對整個(gè)內(nèi)容做充分的準(zhǔn)備工作。比如確定演示文稿的應(yīng)用范圍和重點(diǎn)、加入一些有說服力的數(shù)據(jù)和圖表、最終給出概括性的結(jié)論等，當(dāng)然對于不同的應(yīng)用有著不同的設(shè)計(jì)規(guī)則，這只有通過不斷的實(shí)踐才能獲得。5.3.1 編輯幻燈片中的文本在幻燈片中創(chuàng)建文本對象有兩種方法：如果用戶使用的是帶有文本占位符的幻燈片版式，單擊文本占位符位置，就可在其中輸入文本；如果用戶要在沒有文本占位符的幻燈片版式中添加文本

14、對象，可以單擊“插入”菜單中的“文本框”命令或單擊“繪圖工具欄”上的“文本框”按鈕。1. 有文本占位符時(shí)輸入文本1) 首先選擇“常用”工具欄中的“新建幻燈片”，然后選擇一種包含文本占位符的自動(dòng)版式，比如選擇“標(biāo)題幻燈片”。2) 單擊文本占位符，在里面輸入內(nèi)容。2. 無文本占位符時(shí)輸入文本1) 單擊“插入”菜單中的“文本框”命令或單擊“繪圖工具欄”上的“文本框”按鈕，然后在要進(jìn)行插入的位置用鼠標(biāo)左鍵單擊。2) 將文本占位符拖長至所需要的長度。3) 在文本框中輸入文本。通常輸入的文本的格式都是系統(tǒng)默認(rèn)的，但有時(shí)候這種格式并不能完全滿足需要，比如可能要對文本的字體、顏色、項(xiàng)目符號、對齊方式等進(jìn)行修改

15、。3. 修改字體1) 選中要修改的文本，在文本上單擊右鍵，從彈出的菜單中選擇“字體”命令。2) 打開的“字體”對話框，根據(jù)需要改變文本的字體大小、字形、字號、顏色、效果等，設(shè)置完后按“確定”按鈕關(guān)閉對話框。4. 添加項(xiàng)目符號1) 將要添加項(xiàng)目符號的文本全部選中，在文本上單擊右鍵，從彈出的菜單中選擇“項(xiàng)目符號和編號”命令。2) 打開的“項(xiàng)目符號和編號”對話框，用戶既可以使用常用的符號也可以選擇圖片或其它符號作為項(xiàng)目符號。3) 添加的項(xiàng)目符號默認(rèn)顏色為黑色，若想改變顏色可以單擊“項(xiàng)目符號和編號”對話框中的“顏色”下拉式列表框，選擇其它的顏色。4) 添加的“項(xiàng)目符號”默認(rèn)大小比例是100 %，即項(xiàng)目

16、符號的大小與文本字符的大小相等，若想改變項(xiàng)目符號的大小，可以使用鼠標(biāo)選擇“項(xiàng)目符號和編號”對話框中的“大小”下拉列表框，將該比例更改。5) 單擊“確定”按鈕，將添加的項(xiàng)目符號應(yīng)用于文本。5. 修改文本對齊方式1) 選擇要更改對齊方式的文本。2) 單擊“格式”工具欄上的對齊按鈕或選擇“格式”菜單中的“對齊方式”命令, PowerPoint提供了五種段落對齊方式：左對齊、居中對齊、右對齊、兩端對齊、分散對齊。6. 調(diào)整行距：1) 選擇要調(diào)整行距的文本。2) 單擊“格式”菜單中“行距”命令，打開“行距”對話框。3) 修改“行距”、“段前”、“段后”中的數(shù)值。4) 單擊“預(yù)覽”按鈕，此時(shí)文本每行之間的

17、間距改變，再單擊“確定”按鈕。5.3.2 更改幻燈片模板模板是PowerPoint 2000用來控制演示文稿具有統(tǒng)一外觀、增強(qiáng)畫面表現(xiàn)能力的一種有效方法。在編輯幻燈片的過程中，如果希望重新設(shè)置幻燈片模板，可以按以下步驟進(jìn)行:在PowerPoint 2000中打開要重新設(shè)置模板的演示文稿；1) 打開“格式”菜單，選擇“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”命令，屏幕彈出“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”對話框；2) 在此對話框中重新選擇設(shè)計(jì)模板，在右側(cè)的預(yù)覽窗口中可預(yù)覽此模板；3) 單擊“應(yīng)用”按鈕，則新的設(shè)計(jì)模板將取代原來的模板應(yīng)用到演示文稿中。5.3.3 更改幻燈片版式PowerPoint 2000為用戶預(yù)定義了多種自動(dòng)版式，除“空

18、白”版式外，其它版式中預(yù)先排列著一些不同對象的占位符，用戶可在相應(yīng)的占位符中添加對象。當(dāng)然用戶也可以選定并拖動(dòng)占位符至其它位置，對幻燈片進(jìn)行重新布局，使畫面更清晰生動(dòng)。用戶在編輯幻燈片過程中，如果想重新設(shè)置幻燈片的版式，可按以下步驟進(jìn)行:1) 在 PowerPoint 2000中打開演示文稿，選定欲更換版式的幻燈片為當(dāng)前幻燈片。2) 打開“格式”菜單，選擇“幻燈片版式”對話框。3) 對話框中，重新選擇幻燈片版式，單擊“重新應(yīng)用”按鈕，則所選版式將替換當(dāng)前幻燈片原來的版式。這里要強(qiáng)調(diào)的是如果新版式中無原版式的某一對象占位符，幻燈片上的原有對象不會(huì)丟失，新版式中的對象占位符將覆蓋在原來的對象之上，

19、用戶須重新安排幻燈片中各對象的位置，使畫面整潔、清晰。5.3.4 重排幻燈片對幻燈片次序的重排，可在大綱視圖或幻燈片瀏覽視圖下進(jìn)行。l 大綱視圖下重排幻燈片：大綱視圖下，默認(rèn)顯示演示文稿中幻燈片的大綱信息，重排幻燈片時(shí)，可折疊幻燈片大綱，只顯示幻燈片標(biāo)題，使刪除幻燈片、調(diào)整幻燈片次序、復(fù)制幻燈片等操作更方便，更一目了然。具體操作如下: 打開“視圖”菜單，選擇“工具欄”命令，選擇“大綱”命令。刪除幻燈片:選定該幻燈片，使其四周有黑框包圍，然后執(zhí)行“編輯”菜單中的“刪除幻燈片”命令項(xiàng)，則刪除當(dāng)前幻燈片。移動(dòng)幻燈片:選定幻燈片，使用上移和下移按鈕將幻燈片移動(dòng)到新位置，其它幻燈片次序也將做相應(yīng)調(diào)整。復(fù)

20、制幻燈片: 選定幻燈片，選定插入點(diǎn)，然后執(zhí)行“編輯”菜單中的“ 復(fù)制”命令項(xiàng)，則復(fù)制當(dāng)前幻燈片?；脽羝瑸g覽視圖下重排幻燈片：幻燈片瀏覽視圖下，演示文稿中所有幻燈片以縮略圖的形式依次排列在演示文稿窗口中，顯示整個(gè)演示文稿的概覽，用戶可直觀地對幻燈片重排。具體操作如下:首先，在幻燈片瀏覽視圖下打開需編輯的演示文稿。刪除幻燈片:選定該幻燈片，使其四周有黑框包圍，然后執(zhí)行“編輯”菜單中的“刪除幻燈片”命令項(xiàng)，則刪除當(dāng)前幻燈片。移動(dòng)幻燈片:選定幻燈片，按住鼠標(biāo)左鍵并將屏幕上出現(xiàn)的一個(gè)表示幻燈片插入位置的光標(biāo)(豎直線)拖動(dòng)至目標(biāo)位置，釋放鼠標(biāo)，即將幻燈片移動(dòng)到新位置，其它幻燈片次序也將做相應(yīng)調(diào)整。復(fù)制幻燈

21、片: 選定幻燈片，選定插入點(diǎn)，然后執(zhí)行“編輯”菜單中的“ 復(fù)制”命令項(xiàng)，則復(fù)制當(dāng)前幻燈片。5.4 在幻燈片中插入對象對象是PowerPoint幻燈片的重要組成元素。當(dāng)向幻燈片中插入文字、圖表結(jié)構(gòu)圖、圖形、Word表格以及任何其它元素時(shí)，這些元素就是對象。每一個(gè)對象在幻燈片中都有一個(gè)占位符，根據(jù)提示單擊或雙擊它可以填寫、添加相應(yīng)的內(nèi)容。用戶可以選擇對象，修改對象的屬性，還可以對對象進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制、刪除等操作。5.4.1 在幻燈片中插入剪貼畫在演示文稿中添加圖片可以增加演講的效果，極大豐富幻燈片的演示效果， Office 2000設(shè)置了“Microsoft 5.0剪貼庫”，其中包含多種剪貼畫、圖片

22、、聲音和圖像，它們都能插入到演示文稿中使用?，F(xiàn)在以剪貼畫為例進(jìn)行講解。插入剪貼畫的操作如下：1) 首先選擇“常用”工具欄中的“新建幻燈片”按鈕，在其中選擇帶有剪貼畫的幻燈片自動(dòng)版式。2) 選擇“插入”菜單“圖片”命令中的“剪貼畫”選項(xiàng)，打開的“Microsoft 剪輯圖庫”對話框。3) 在類別框中選擇所需類別，如“卡通”。4) 單擊“卡通”按鈕，窗口中將出現(xiàn)該類別中所有的剪貼畫。5) 選擇所需的剪貼畫并單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“插入”命令，則該剪貼畫插入到幻燈片上。如果是雙擊剪貼畫占位符來啟動(dòng)，則“插入剪貼畫”對話框中只顯示“圖片”選項(xiàng)卡，插入剪貼畫的操作沒有改變。如果對剪貼畫不滿意，可以

23、進(jìn)行如下改動(dòng)：選中要修改的剪貼畫，在圖片上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“組合”下的“取消組合”命令。這時(shí)屏幕上出現(xiàn)提示框，如果確認(rèn)則單擊“是”按鈕。確認(rèn)后剪貼畫上出現(xiàn)了許多控制點(diǎn)。這時(shí)，可使用“繪圖”工具欄上的工具修改剪貼畫。5.4.2 在幻燈片中插入藝術(shù)字藝術(shù)字是一種既能表達(dá)文字信息，又能以生動(dòng)活潑的形式給幻燈片添加藝術(shù)效果的工具。PowerPoint提供了多種外觀各異的藝術(shù)字造型，用戶可以從中選擇滿意的字形插入到自己的幻燈片中。在幻燈片中插入藝術(shù)字的具體步驟如下:PowerPoint中打開編輯的演示文稿，選定欲插入藝術(shù)字的幻燈片為當(dāng)前幻燈片。打開“插入”菜單，選擇“圖片”選項(xiàng)，在子菜單

24、中選擇“藝術(shù)字”。選擇適合的藝術(shù)字式樣，單擊“確定”按鈕。屏幕彈出編輯“藝術(shù)字”文字對話框。在對話框中輸入相應(yīng)的文字，并可對文字的字體、字號、字形進(jìn)行格式化，設(shè)置完畢后，單擊“確定”，則所編輯的藝術(shù)字被插入到當(dāng)前幻燈片中。對所插入的藝術(shù)字進(jìn)行簡單編輯：首先選定藝術(shù)字，使其四周顯示八個(gè)尺寸控制點(diǎn)和一個(gè)黃色菱形控制點(diǎn)。如果要?jiǎng)h除藝術(shù)字，按Delete鍵；如果要改變藝術(shù)字的大小，將鼠標(biāo)定位在尺寸控制點(diǎn)上，當(dāng)光標(biāo)變成雙向箭頭時(shí)，按住并拖動(dòng)鼠標(biāo)，可放大或縮小藝術(shù)字；如果要移動(dòng)藝術(shù)字，將鼠標(biāo)指向藝術(shù)字，當(dāng)光標(biāo)變成四向箭頭時(shí)，按住并拖動(dòng)鼠標(biāo)，將藝術(shù)字移動(dòng)到幻燈片上合適的位置；將光標(biāo)定位在黃色菱形控制點(diǎn)上，按

25、住并拖動(dòng)鼠標(biāo)可改變藝術(shù)字的形狀。插入的藝術(shù)字可被進(jìn)一步美化和修飾，利用“藝術(shù)字”工具欄上的各種命令按鈕，可對藝術(shù)字的文字信息、式樣、形狀、顏色等進(jìn)行重新設(shè)置，并可以旋轉(zhuǎn)藝術(shù)字方向。5.4.3 在幻燈片中插入表格在PowerPoint 2000中也可處理類似于Word和Excel中的表格對象。創(chuàng)建表格有兩種方法：可以從包含表格對象的幻燈片自動(dòng)版式中雙擊占位符啟動(dòng)；若沒有表格占位符可以選擇“插入”菜單中“圖片”命令，再單擊“ Microsoft Word表格”。無論用哪種方式啟動(dòng)，屏幕上都會(huì)彈出“插入表格”對話框，如圖5-22所示。如果采用的是“Microsoft Word表格”，那么對表格的操作

26、就非常類似于在Word中對表格的操作?，F(xiàn)在采用雙擊占位符的啟動(dòng)方式，啟動(dòng)后在“插入表格”對話框中輸入所需要的行數(shù)和列數(shù)，再單擊“確定”按鈕，此時(shí)屏幕出現(xiàn)如圖5-23所示窗口：現(xiàn)在可以往每個(gè)單元格中輸入內(nèi)容了。與Word和Excel的表格不同的是，在PowerPoint中，雖能插入、刪除行和列，但不能插入、刪除某個(gè)單元格，只能對單元格中的文本或數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。在表格中插入行或列：首先選中該表格，找到要插入的位置用鼠標(biāo)左鍵單擊，然后點(diǎn)擊“表格和邊框”工具欄上的“表格”旁的小三角，在其下拉式列表中選擇“在上方插入行”或“在下方插入行”來插入一行；或選擇“在左側(cè)插入列”或“在右側(cè)插入列”來插入一列，如圖

27、5-24所示。在表格中刪除行或列：與“插入”的操作類似，只是在“表格”的下拉式列表中選擇“刪除行”來刪除一行或選擇“刪除列”來刪除一列。5.4.4 插入圖表如果需要在幻燈片中加入一些有說服力的圖表和數(shù)據(jù)以加強(qiáng)效果，可以選擇使用Microsoft Graph工具。用戶可以在Graph中預(yù)先編輯好圖表，然后再將圖表嵌入幻燈片中。創(chuàng)建Graph數(shù)據(jù)圖表有兩種方法：可以從包含Graph數(shù)據(jù)圖表的幻燈片自動(dòng)版式中雙擊圖表占位符啟動(dòng)Graph；沒有圖表占位符時(shí)可以選擇“插入”菜單中的“圖表”命令。 1) 選擇“常用”工具欄中的“新建”，選擇帶有圖表占位符的幻燈片自動(dòng)版式，此處選擇“圖表”。2) 雙擊圖表占

28、位符出現(xiàn)創(chuàng)建圖表的Microsoft Graph，圖表及其相應(yīng)的數(shù)據(jù)顯示在名為“數(shù)據(jù)表”的表格內(nèi)，該數(shù)據(jù)表提供了示例信息，用以表明應(yīng)在何處鍵入行和列的標(biāo)志及數(shù)據(jù)。 3) 如果要取代示例數(shù)據(jù)，則在數(shù)據(jù)表內(nèi)鍵入所需信息，觀察幻燈片中的圖表，可以看到如果用戶修改了數(shù)據(jù)表中的文字或數(shù)值，圖表將自動(dòng)作出相應(yīng)的改變。4) 單擊剛剛插入圖表的應(yīng)用程序的文檔窗口任意處，可返回該應(yīng)用程序。PowerPoint 2000為用戶提供了各種圖表類型。用戶可以根據(jù)自己的喜好進(jìn)行選擇， 只需單擊 “圖表”菜單中的“圖表類型”命令，打開的“圖表類型”對話框,在對話框的列表中選擇圖表樣式。 5.4.5 插入組織結(jié)構(gòu)圖 如果演

29、講時(shí)要對機(jī)構(gòu)等進(jìn)行總體和直觀的描述，就可以采用組織結(jié)構(gòu)圖。創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖有兩種方法：可以從包含組織結(jié)構(gòu)圖的幻燈片自動(dòng)版式中雙擊占位符啟動(dòng)；若沒有組織結(jié)構(gòu)圖占位符可以選擇“插入”菜單中“圖片”命令，再單擊“組織結(jié)構(gòu)圖”。雙擊“組織結(jié)構(gòu)圖”占位符，新建的組織結(jié)構(gòu)圖會(huì)以默認(rèn)的四圖框樣式出現(xiàn)。若想創(chuàng)建圖表的標(biāo)題，可以選中“圖表標(biāo)題”，用鼠標(biāo)拖動(dòng)使其反相顯示，然后鍵入自己想要輸入的文字。若想在圖框中輸入文字，可以單擊該圖框，然后鍵入自己想要輸入的文字。若想繼續(xù)在其它圖框中輸入信息，可以按Tab鍵選擇或按 Enter 鍵移動(dòng)到下一個(gè)圖框。若想添加圖框，只需單擊組織結(jié)構(gòu)圖的常規(guī)工具欄上的相應(yīng)按鈕，如想添加下

30、一級可以單擊“部下”按鈕，添加同級可以單擊“同事”按鈕，然后將光標(biāo)移到要添加的位置單擊，然后再輸入內(nèi)容。若想改變圖框中文本的字體樣式，可以首先選中圖表框中要改變樣式的文本，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的菜單中選擇“字體”命令，然后在“字體”對話框中選擇所需。若想改變圖框中文字的顏色，首先單擊文本，然后選擇“文本”菜單中的“顏色”命令，在出現(xiàn)的“顏色”對話框中選擇所需顏色。若想改變圖表的樣式，可以先選擇相關(guān)的圖框，然后單擊“樣式”菜單，在其中選擇中意的一種樣式。5.4.6 插入對象鏈接和嵌入技術(shù)在很多系統(tǒng)中都得到廣泛的應(yīng)用，PowerPoint 2000 也有這一功能，它的實(shí)現(xiàn)可以通過兩種途徑：一是通過

31、選擇性粘貼進(jìn)行嵌入，二是選擇“插入”菜單上的“對象”命令。下面以嵌入Word文本對象為例進(jìn)行講解。 1. 通過選擇性粘貼進(jìn)行嵌入 1) 在Word中選擇用于嵌入的文本。 2) 單擊常用工具欄上的“復(fù)制”按鈕或“剪切”按鈕。3) 切換到PowerPoint 2000，在幻燈片上希望顯示信息的位置插入文本框。4） 單擊“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”，選擇“粘貼”選項(xiàng)，如圖5-32所示，單擊“確定”按鈕將Word文本嵌入到演示文稿中。2. 選擇“插入”菜單上的“對象”命令1） 單擊要插入嵌入對象的幻燈片。單擊“插入”菜單上的“對象”命令，打開的“插入對象”對話框，該對話框中有兩個(gè)選項(xiàng)：“新建”和“由

32、文件中創(chuàng)建”。若選擇“新建”，“對象類型”方框中將列出允許擊活的應(yīng)用程序，這里選擇“ Microsoft Word文檔”。2） 按“確定”后，系統(tǒng)激活Word應(yīng)用程序的文本輸入，用戶可以在其中編輯將插入的對象，完成后單擊輸入窗口外的任一處即可。3） 如果在“插入對象”對話框中選擇的是“由文件創(chuàng)建”，系統(tǒng)就將一個(gè)現(xiàn)存文件作為嵌入對象插入。5.5 幻燈片的瀏覽、放映和打印演示文稿制作好以后，就可以進(jìn)行瀏覽、放映和打印了。瀏覽主要是在幻燈片瀏覽視圖中查看演示文稿中所有幻燈片的縮圖，方便用戶進(jìn)行添加、刪除和移動(dòng)幻燈片等操作。放映是在屏幕上看幻燈片的最終效果，放映的時(shí)候所有的動(dòng)畫和圖片將會(huì)顯示出來。打印

33、則是將演示文稿打印到紙上或膠片上。5.5.1 幻燈片的瀏覽幻燈片瀏覽視圖主要是對演示文稿的整體有一個(gè)認(rèn)識，前面已經(jīng)講過如何切換到幻燈片瀏覽視圖，其顯示結(jié)果如圖5-36所示。在使用瀏覽視圖時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn): 幻燈片采用的顯示比例是PowerPoint 2000默認(rèn)的6 6 %，如果用戶對此顯示比例不滿意，可以單擊“常用”工具欄中“顯示比例”方框旁邊的小三角，打開下拉式列表，從列表中選擇合適的比例。 如果要添加新的幻燈片，首先找到要添加的 位置并在此處單擊，比如在第5張和第6張幻燈片之間插入，單擊之后發(fā)現(xiàn)該位置出現(xiàn)一條豎線，如圖5 38所示。然后選擇“插入”菜單中“新幻燈片”命令，再在“新幻燈片

34、”對話框中選擇合適的版式，可以看到新幻燈片插入，并且幻燈片的序號也相應(yīng)發(fā)生改變。 如果想要?jiǎng)h除幻燈片，首先要將該幻燈片選中，然后用下述操作之一：選擇“編輯”菜單中的“清除”命令；在該幻燈片上單擊鼠標(biāo)右鍵并選擇“剪切”命令；按鍵盤上的Del鍵。若想一次刪除多個(gè)幻燈片，可以按住Shift鍵逐個(gè)單擊欲刪除的幻燈片，其它步驟同上。 如果想要移動(dòng)幻燈片，首先找到該幻燈片，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)幻燈片，將該幻燈片拖到想要放置的位置，若鼠標(biāo)指針下面出現(xiàn)一條灰色豎線就可以釋放鼠標(biāo)。5.5.2 幻燈片的放映1. 設(shè)置幻燈片的放映放映幻燈片是制作演示文稿的最終目的,在針對不同的應(yīng)用時(shí)往往要設(shè)置不同的放映方式，放映方

35、式選取得適當(dāng)也是能增強(qiáng)演示效果的。設(shè)置放映方式的方法如下：選擇“幻燈片放映”菜單中的“設(shè)置放映方式”命令，屏幕上就會(huì)彈出“設(shè)置放映方式”的對話框，其中： “演講者放映”方式是常規(guī)的全屏幻燈片放映方式，在放映過程中既可以人工控制幻燈片的放映也可以使用“幻燈片放映”菜單上的“排練計(jì)時(shí)”命令讓其自動(dòng)放映。 如果允許觀眾自己動(dòng)手操作的話可選擇“觀眾自行瀏覽”方式。 如果放映幻燈片展示的位置無人看管，可以選擇“在展臺瀏覽”方式，此時(shí)，PowerPoint 2000會(huì)自動(dòng)選擇“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”復(fù)選框。 如果我們只選擇性地放映演示文稿中的幾張幻燈片，可以設(shè)置相應(yīng)的范圍。自定義放映方式是指從當(dāng)前的演

36、示文稿中按一定的目的選取若干張幻燈片另組成一份子演示文稿。設(shè)置自定義放映方式的步驟是：1) 單擊“幻燈片放映”菜單中的“自定義放映”命令，彈出的“自定義放映”對話框。2) 單擊對話框上的“新建”按鈕，在打開的“定義自定義放映”窗口中選取要添加到自定義放映中的幻燈片，每選擇一張幻燈片，就單擊一次“添加”按鈕，“在自定義放映中的幻燈片”列表框就增加一項(xiàng)，如圖5-41所示。3) 在“幻燈片放映名稱”框中輸入自定義放映演示文稿的名稱，再單擊“確定”按鈕。若想添加或刪除自定義放映中的幻燈片，可以單擊“幻燈片放映”菜單中的“自定義放映”命令，然后在“自定義放映”對話框的“自定義放映”框中選擇要修改的自定義放映演示文稿名，單擊“編輯”按鈕后進(jìn)行添加或刪除。在幻燈片上設(shè)置動(dòng)作按鈕的方式如下：1) 選擇要設(shè)置動(dòng)作按鈕的幻燈片，單擊“幻燈片放映”菜單中的“動(dòng)作按鈕”，出現(xiàn)如圖5-42所示的子菜單，選擇其中的一種按鈕。2） 燈片中移動(dòng)鼠標(biāo)到想放置動(dòng)作按鈕的位置，然后用左鍵單擊，該處就出現(xiàn)動(dòng)作按鈕的占位符，同時(shí)屏幕上出現(xiàn)“動(dòng)作設(shè)置”對話框。 3) 在“單擊鼠標(biāo)”選項(xiàng)卡的“單擊鼠標(biāo)時(shí)的動(dòng)作”框中選擇動(dòng)作按鈕的功能，此處選擇“超級鏈接到”列表中的“下一張幻燈片”，單擊“確定”按鈕，該動(dòng)作按鈕的設(shè)置完成。2. 幻燈片的放映幻燈片的放映有