企業(yè)管理信息化論文Access數(shù)據(jù)庫(kù)在采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析中的應(yīng)用

1、 企業(yè)管理信息化論文：Access數(shù)據(jù)庫(kù)在采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析中的應(yīng)用 摘 要 采購(gòu)作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),直接影響著整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益,因此對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理顯得尤為迫切。本文應(yīng)用Access數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)構(gòu)建采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng),系統(tǒng)的使用減輕了業(yè)務(wù)人員的工作強(qiáng)度,提高了企業(yè)的采購(gòu)管理水平。 關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)庫(kù);信息系統(tǒng);采購(gòu)管理 doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 20. 012 中圖分類號(hào)F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)1673 - 0194(2010)20- 0034- 04 1 采購(gòu)在企業(yè)管理中的作用及

2、采購(gòu)數(shù)據(jù)管理的特點(diǎn) 采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)核心環(huán)節(jié),也是企業(yè)獲取利潤(rùn)的重要來(lái)源。采購(gòu)成本作為企業(yè)成本管理的主體,是“最有價(jià)值的部分”。據(jù)統(tǒng)計(jì),采購(gòu)成本每下降1%,平均可以給企業(yè)增加10%的利潤(rùn),可見(jiàn)采購(gòu)在企業(yè)的整個(gè)供應(yīng)鏈管理過(guò)程中具有舉足輕重的地位。 在采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中,業(yè)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)與大量數(shù)據(jù)打交道,這些數(shù)據(jù)涵蓋了物料清單(BOM)、原材料價(jià)格、供應(yīng)商聯(lián)系信息、運(yùn)輸費(fèi)率等諸多內(nèi)容。如何管理并有效利用這些紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù),對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)很有意義的課題。A公司是一家專業(yè)從事汽車線束零部件生產(chǎn)的外資企業(yè),長(zhǎng)期以來(lái),公司對(duì)采購(gòu)信息的管理一般采用以Excel為主的人工管理方式,每天業(yè)務(wù)人員都需要花

3、費(fèi)大量的時(shí)間和精力在數(shù)據(jù)的清理與整合上。雖說(shuō)是在同一個(gè)部門,但每位業(yè)務(wù)人員所擁有的信息并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享的最大化,由此造成工作效率的降低,比如對(duì)某個(gè)供應(yīng)商生產(chǎn)的同一種零件進(jìn)行重復(fù)詢價(jià),這不僅造成人力資源和時(shí)間資源的浪費(fèi),還不利于采購(gòu)企業(yè)建立自身形象。此外,以往粗放型的人工管理方式難以滿足對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)性、準(zhǔn)確性和綜合性的要求。 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析挖掘是決策層經(jīng)常提出的一個(gè)需求,近幾年物料采購(gòu)金額的變化趨勢(shì)是怎樣的?誰(shuí)是對(duì)我們影響最大的前20大供應(yīng)商?每個(gè)項(xiàng)目所需物料的品種有哪些?這些品種各自占比多少?諸如此類問(wèn)題都是決策人員所感興趣的,一些比較大的分析需要大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)支持,對(duì)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、清洗

4、和整理往往會(huì)占用較多的時(shí)間。就以零件單價(jià)為例,作為分析時(shí)經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)項(xiàng),由于供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)所基于的貨幣和物流條件不同,對(duì)零件單價(jià)直接進(jìn)行比較分析是欠妥當(dāng)?shù)?這就要求先將零件單價(jià)統(tǒng)一換算成以人民幣為基準(zhǔn)的到廠價(jià)(DDP),而在換算過(guò)程中會(huì)涉及匯率、運(yùn)輸費(fèi)率等多個(gè)要素,有些供應(yīng)商針對(duì)不同的物料品類還會(huì)采用不同的運(yùn)輸費(fèi)率,這讓計(jì)算過(guò)程變得更為復(fù)雜,諸如此類的計(jì)算將花費(fèi)業(yè)務(wù)人員較多的時(shí)間和精力。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接決定著分析結(jié)果的質(zhì)量,一份低質(zhì)量的分析報(bào)告通常會(huì)影響到?jīng)Q策的制定,有時(shí)甚至?xí)寷Q策層做出錯(cuò)誤的判斷。目前A公司所使用的ERP系統(tǒng)還在持續(xù)升級(jí)過(guò)程中,數(shù)據(jù)管理和分析功能尚不完善。因此,開(kāi)發(fā)一

5、套采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)就變得十分迫切。與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)一般具有信息量大、輸出要求高的特點(diǎn),一種輸入信息需要按不同的要求加工后作多種輸出(如Excel,PDF等)。經(jīng)過(guò)對(duì)幾款工具的比較和對(duì)企業(yè)自身特點(diǎn)的分析,采購(gòu)部門最終決定采用Access數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)。 2 Access數(shù)據(jù)庫(kù)概述 Access是微軟公司推出的在Windows操作系統(tǒng)環(huán)境下工作的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。它采用了Windows程序設(shè)計(jì)理念,擁有設(shè)計(jì)查詢、用戶界面、報(bào)表等多種數(shù)據(jù)對(duì)象,Access作為Office套件的一個(gè)成員,具有Office系列軟件的一般特點(diǎn),如菜單、工具欄等,并能夠?qū)崿F(xiàn)與其他成員(如Excel)之間的數(shù)

6、據(jù)共享。與其他數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相比,它更為簡(jiǎn)單易學(xué)。Access的功能比較強(qiáng)大,足以應(yīng)付一般的數(shù)據(jù)管理及分析需要,特別適合于一般的中小規(guī)模企業(yè)。 采用Access開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)需要使用VBA(Visual Basic for Application)語(yǔ)言,它是應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)語(yǔ)言Visual Basic的子集,VBA擁有Visual Basic語(yǔ)言的高效性和專業(yè)性,可以根據(jù)用戶的自身需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。 Access數(shù)據(jù)庫(kù)由“表”、“查詢”、“窗體”、“報(bào)表”、“頁(yè)”、“宏”和“模塊”7種對(duì)象組成。 (1)表(Table) 。表是數(shù)據(jù)庫(kù)的基本對(duì)象,是創(chuàng)建其他對(duì)象的基礎(chǔ),表由記錄組成,記錄由字段組成,

7、表用來(lái)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù),故又稱作數(shù)據(jù)表。 (2)查詢(Query)。查詢可以按索引快速查找到需要的記錄,按要求篩選記錄并能連接若干個(gè)表的字段組成新表。 (3)窗體(Form) 。窗體提供了一種方便瀏覽、輸入及更改數(shù)據(jù)的窗口,還可以創(chuàng)建子窗體顯示相關(guān)聯(lián)的表的內(nèi)容,窗體也稱作表單。 (4)報(bào)表(Report)。報(bào)表的功能是將數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)分類匯總,然后打印出來(lái),以便分析。 (5)頁(yè)(Page) 。數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)可以查看、更新或分析來(lái)自Internet或Intranet的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)。 (6)宏(Macro)。宏相當(dāng)于DOS中的批處理,用來(lái)自動(dòng)執(zhí)行一系列操作。 (7)模塊(Module) 。模塊的功能與宏

8、類似,但它定義的操作比宏更復(fù)雜,一般分為類模塊和標(biāo)準(zhǔn)模塊兩種類型。 此外Access為用戶提供了豐富的向?qū)?用戶不需要了解軟件所有細(xì)節(jié)就可以完成一個(gè)簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作,節(jié)省了許多編程的時(shí)間。 3 系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 3.1 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程分析 采購(gòu)業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)的獲取主要通過(guò)兩個(gè)途徑:一是ERP系統(tǒng),如物料清單(BOM),采購(gòu)訂單(PO)等,這些數(shù)據(jù)之前都由相關(guān)業(yè)務(wù)人員輸入系統(tǒng),具有標(biāo)準(zhǔn)化、格式規(guī)整的特點(diǎn);二是以Word、Excel等格式保存的文件,包括銷售計(jì)劃、供應(yīng)商調(diào)研報(bào)告等,文件中的數(shù)據(jù)具有非標(biāo)準(zhǔn)化、格式多樣等特點(diǎn)。獲取原始數(shù)據(jù)后還不能對(duì)其直接進(jìn)行分析利用,需要先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗,將“臟

9、數(shù)據(jù)”過(guò)濾掉,提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。這些所謂的“臟數(shù)據(jù)”由多種原因產(chǎn)生,由于ERP系統(tǒng)在用戶輸入環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)有一定的約束機(jī)制,所以從ERP中獲取的數(shù)據(jù)質(zhì)量一般比較高,而外部文件中的數(shù)據(jù)則是清洗的重點(diǎn),如供應(yīng)商調(diào)研報(bào)告是由供應(yīng)商填寫完畢后發(fā)還給采購(gòu)部,雖然在調(diào)研之前業(yè)務(wù)人員已與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通說(shuō)明,但還是難免會(huì)出現(xiàn)格式不統(tǒng)一、信息無(wú)意義或無(wú)效(如將“12345678”作為電話號(hào)碼)等情況,對(duì)這些數(shù)據(jù)需要采用留空、匹配等方法進(jìn)行清洗加工,以提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)清洗工作完成后,用戶可以根據(jù)自身需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢與分析,報(bào)表需求主要來(lái)源于決策層,他們通常希望將分析的結(jié)果以簡(jiǎn)潔便攜的方式展現(xiàn),所以報(bào)表的格式以PD

10、F、PPT為主。 3.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì) 我們首先需要建立一個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù),包括物料清單(BOM)、供應(yīng)商聯(lián)系信息和原材料價(jià)格等與采購(gòu)業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù),再設(shè)計(jì)采購(gòu)數(shù)據(jù)管理模塊、采購(gòu)數(shù)據(jù)分析模塊和供應(yīng)商信息管理模塊,使它們與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。3個(gè)模塊中的數(shù)據(jù)及分析內(nèi)容均是基于前面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并通過(guò)采用SQL語(yǔ)句來(lái)實(shí)現(xiàn)的。 在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊,采購(gòu)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)維護(hù)本人所屬項(xiàng)目下的采購(gòu)數(shù)據(jù)信息,其他業(yè)務(wù)人員只擁有查看的權(quán)限,這樣既保證了數(shù)據(jù)的安全性,也提高了數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。本系統(tǒng)主要功能模塊如圖2所示。 3.3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 3.3.1 系統(tǒng)登錄 考慮到用戶名的唯一性和用戶登錄的便利性,采用計(jì)算機(jī)用戶名來(lái)作

11、ID號(hào)。當(dāng)用戶輸入ID號(hào)和初始密碼后,點(diǎn)擊密碼框右側(cè)鑰匙圖標(biāo)的按鈕對(duì)密碼進(jìn)行修改。修改完成后,輸入新密碼并點(diǎn)擊“Login”按鈕即可進(jìn)入主菜單界面。 3.3.2 主菜單 主菜單界面上方為項(xiàng)目選擇框,界面中間是四個(gè)模塊的入口,分別是“Master Data”(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊),“Master BOM”(采購(gòu)數(shù)據(jù)管理模塊),“Analysis Report”(采購(gòu)數(shù)據(jù)分析模塊)和“Supplier Management”(供應(yīng)商信息管理模塊),界面下方為重點(diǎn)數(shù)據(jù)表更新時(shí)間信息欄,見(jiàn)圖4。 3.3.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊 該模塊包括“物料清單(BOM)”(見(jiàn)圖5),“物料采購(gòu)清單”,“銷售預(yù)測(cè)表”,

12、“物料價(jià)格表”,“運(yùn)輸費(fèi)率表”和“匯率表”等6張基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。在設(shè)計(jì)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的完整性進(jìn)行預(yù)先定義,具備一定的數(shù)據(jù)清洗功能,使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并顯示相關(guān)提示信息。 3.3.4 采購(gòu)數(shù)據(jù)管理模塊 該模塊可對(duì)項(xiàng)目的單個(gè)零件的采購(gòu)信息進(jìn)行查詢,如年用量、供應(yīng)商、價(jià)格等,在界面下方顯示所查詢零件在項(xiàng)目的每款線束中的需求量(見(jiàn)圖6)。系統(tǒng)還支持對(duì)項(xiàng)目中所有零件的批量查詢。模塊中的數(shù)據(jù)均基于前面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并通過(guò)采用SQL語(yǔ)句組合生成。 3.3.5 采購(gòu)數(shù)據(jù)分析模塊 擁有“采購(gòu)歷史分析”,“采購(gòu)預(yù)測(cè)分析”和“月度/年度績(jī)效分析”3個(gè)子模塊.其中,通過(guò)“采購(gòu)歷史分析”子模塊,用戶可以對(duì)過(guò)去

13、5年的零件采購(gòu)信息進(jìn)行查詢,還能從歷史年份、供應(yīng)商、物料種類和生產(chǎn)工廠等4個(gè)維度進(jìn)行單向/交叉分析;“采購(gòu)預(yù)測(cè)分析”子模塊提供了對(duì)未來(lái)5年零件采購(gòu)預(yù)測(cè)信息的查詢功能,用戶也可對(duì)預(yù)測(cè)年份、供應(yīng)商、生產(chǎn)項(xiàng)目、物料種類和生產(chǎn)工廠作單向/交叉分析,圖7是對(duì)某項(xiàng)目所作的項(xiàng)目-物料種類交叉分析;“月度/年度績(jī)效分析”主要從國(guó)產(chǎn)化率和成本比較這兩個(gè)方面進(jìn)行績(jī)效分析,國(guó)產(chǎn)化是企業(yè)降低采購(gòu)成本的一個(gè)重要途徑,也是考核采購(gòu)業(yè)務(wù)績(jī)效的一個(gè)重要方面,通過(guò)對(duì)國(guó)產(chǎn)化率進(jìn)行分析可以把握每個(gè)月所采購(gòu)零件的國(guó)產(chǎn)化情況;成本比較是考察零件的單位成本與上一月度/年度比較情況 ,它同樣也是采購(gòu)業(yè)務(wù)績(jī)效的考核重點(diǎn)之一。 通過(guò)績(jī)效分析,

14、指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。此外,用戶還可以快速定制并創(chuàng)建自己所需的PDF報(bào)表,為業(yè)務(wù)人員和決策人員更好地瀏覽和使用信息提供了便利,并有效減輕了制作月度報(bào)告的工作量。 3.3.6 供應(yīng)商信息管理模塊 供應(yīng)商管理人員通過(guò)該模塊對(duì)供應(yīng)商聯(lián)系方式、物流、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量等基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)(創(chuàng)建,修改和刪除),并可基于這些基礎(chǔ)信息進(jìn)行供應(yīng)商深度分析,如PPM分析(見(jiàn)圖8),發(fā)貨及時(shí)性分析等。該模塊還能根據(jù)用戶需要?jiǎng)?chuàng)建供應(yīng)商全景報(bào)告, 業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)報(bào)告了解供應(yīng)商的聯(lián)系方式、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況、交易明細(xì)等各方面信息,使業(yè)務(wù)人員對(duì)供應(yīng)商做到“心中有數(shù)”。 4 系統(tǒng)改進(jìn)后的效果 采購(gòu)數(shù)據(jù)

15、管理與分析系統(tǒng)上線后,給A公司帶來(lái)了很好的效果,主要包括以下幾個(gè)方面: (1) 提高工作效率。線束主要有車門線束,車身線束,發(fā)動(dòng)機(jī)線束等多個(gè)種類,一套線束一般由上百種子零件組成,這些子零件涵蓋了端子、橡膠件、膠帶、電線等多個(gè)物料品類,A公司目前承接有多個(gè)整車廠車用線束項(xiàng)目,所涉及的原材料有幾千種,如果決策層需要某個(gè)項(xiàng)目的國(guó)產(chǎn)化率、采購(gòu)金額等統(tǒng)計(jì)信息,業(yè)務(wù)人員一般需要2天左右的時(shí)間才能提供,不但及時(shí)性難以保證,而且最后計(jì)算得到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也不高。而使用該系統(tǒng),用戶只要輕點(diǎn)鼠標(biāo),幾分鐘內(nèi)就可以將所需的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并打印出來(lái),這樣業(yè)務(wù)人員能投入更多的時(shí)間和精力到與供應(yīng)商談判等工作重點(diǎn)中去。 (2) 降低

16、原材料采購(gòu)成本。系統(tǒng)的建立使得業(yè)務(wù)人員能更為有效地管理價(jià)格,通過(guò)系統(tǒng)提供的分析功能讓業(yè)務(wù)人員及時(shí)了解原材料價(jià)格的變動(dòng)情況,這對(duì)于控制采購(gòu)成本具有十分重要的意義。 (3) 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化管理。供應(yīng)商管理是企業(yè)采購(gòu)管理中的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容,供應(yīng)商在很大程度上影響著產(chǎn)品質(zhì)量的可靠性。該系統(tǒng)可以對(duì)供應(yīng)商的配送及時(shí)率、產(chǎn)品退貨率等進(jìn)行量化考核,為采購(gòu)人員科學(xué)地選擇合格供應(yīng)商奠定了基礎(chǔ)。 (4) 提升數(shù)據(jù)處理能力。目前物料清單(BOM)的記錄數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了十萬(wàn)級(jí)以上,運(yùn)用Excel來(lái)處理這些數(shù)據(jù)是比較困難的,況且隨著業(yè)務(wù)量的逐漸增加,數(shù)據(jù)量也會(huì)急劇上升,在一段時(shí)期內(nèi)Access可以充分發(fā)揮其優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理和分析能力。 5 結(jié) 語(yǔ) 采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)采用了企業(yè)供應(yīng)鏈管理的思想,以Access數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行搭建,結(jié)合企業(yè)自身情況進(jìn)行業(yè)務(wù)流程