營(yíng)銷(xiāo)會(huì)議流程

1、WORD格式 - 專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯會(huì)議手冊(cè)一、會(huì)議主題xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx二、會(huì)議目的xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx三、會(huì)前工作1、會(huì)議負(fù)責(zé)人、主持人、報(bào)告人（ 1）根據(jù)會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議規(guī)模確定會(huì)議負(fù)責(zé)人；（ 2）確定會(huì)議主持人和相關(guān)報(bào)告人；（ 3）會(huì)議負(fù)責(zé)人通知會(huì)議主持人和相關(guān)報(bào)告人，將會(huì)議策劃方案、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議議程等發(fā)至他們，以便更好地準(zhǔn)備主持詞和報(bào)告PPT; 2、會(huì)議工作組會(huì)議負(fù)責(zé)人，統(tǒng)籌會(huì)議的整個(gè)流程，會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議執(zhí)行過(guò)程中的

2、各方協(xié)調(diào)、會(huì)后的總結(jié)、報(bào)銷(xiāo)等工作，并負(fù)責(zé)組建會(huì)議工作組，包括會(huì)務(wù)小組，后勤小組，影音小組，媒體小組，各組選出組長(zhǎng)進(jìn)行工作協(xié)調(diào)。各組分工見(jiàn) 會(huì)議工作組分工表。3、會(huì)議邀請(qǐng)函、會(huì)議議程、會(huì)議指南（ 1）會(huì)議負(fù)責(zé)人與會(huì)務(wù)小組根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容， 形成會(huì)議邀請(qǐng)函。媒體小組通過(guò)微信公眾號(hào)， 云資訊等方式進(jìn)行媒體宣傳， 影音小組提前開(kāi)通直播間進(jìn)行直播預(yù)告和宣傳， 也可將邀請(qǐng)函直接發(fā)送給意向參- 學(xué)習(xí)資料分享 -WORD格式 - 專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯會(huì)人員；（ 2）根據(jù)會(huì)議主題和會(huì)議內(nèi)容，初步確定 會(huì)議議程 ；（ 3）會(huì)議前至少一周，會(huì)務(wù)小組需要形成 會(huì)議指南 （含會(huì)議日程安排、酒店路線等）；（ 4）會(huì)

3、議前五天，會(huì)務(wù)小組每天跟進(jìn)參會(huì)人員和專(zhuān)家的邀請(qǐng)情況，初步確定住宿、用餐、會(huì)議資料等事宜的準(zhǔn)備情況，并與后勤小組3、酒店對(duì)接由會(huì)議負(fù)責(zé)人結(jié)合會(huì)議實(shí)際情況， 進(jìn)行酒店的篩選和對(duì)比， 并與酒店進(jìn)行對(duì)接，由會(huì)務(wù)小組進(jìn)行協(xié)助。（ 1）根據(jù)會(huì)議議程和會(huì)議安排，初步判斷所需會(huì)議室的數(shù)量、規(guī)模、設(shè)施；用餐的數(shù)量、規(guī)格；住宿的數(shù)量等，以此篩選酒店，對(duì)比酒店的位置、設(shè)施及價(jià)格，確定酒店；（ 2）確定酒店后，對(duì)接酒店銷(xiāo)售經(jīng)理，預(yù)定會(huì)議室、用餐數(shù)量和規(guī)格、房間數(shù)量和規(guī)格，并與酒店簽署協(xié)議；（ 3）對(duì)接酒店確定細(xì)節(jié)安排：一是會(huì)議室設(shè)備設(shè)施情況、會(huì)議室宣傳品布置的尺寸要求及注意事項(xiàng) （條幅數(shù)量和尺寸， 是否有 LED 背

4、景墻及其尺寸，簽到背景墻尺寸等） 、茶歇服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及收費(fèi)；二是用餐的菜單、酒水能否自帶、是否收服務(wù)費(fèi)等問(wèn)題的確認(rèn)。4、酒水（ 1）結(jié)合預(yù)算和實(shí)際情況確定酒水購(gòu)買(mǎi)種類(lèi)、品牌型號(hào)和數(shù)量；（ 2）由后勤小組聯(lián)系商家進(jìn)行預(yù)訂，約定送貨時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)人，如果直接送到酒店，提前與酒店聯(lián)絡(luò)。- 學(xué)習(xí)資料分享 -WORD格式 - 專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯5、茶歇結(jié)合預(yù)算和實(shí)際情況確定由酒店提供茶歇還是自行采購(gòu)，若自行采購(gòu)，則（ 1）首先確定需購(gòu)買(mǎi)茶歇的種類(lèi)和數(shù)量；（ 2）由后勤小組提前購(gòu)買(mǎi)，茶歇洗凈分盤(pán)裝好，并準(zhǔn)備好茶葉。6、會(huì)議用文件整理（ 1）會(huì)議歡迎背景圖片、 PPT、視頻，會(huì)議各環(huán)所用背景音樂(lè)，目前已

5、有相應(yīng)文件， 根據(jù)不同會(huì)議需要新的文件時(shí)， 由媒體小組和影音小組協(xié)同完成；（ 2）收集報(bào)告 PPT（或其他文檔）：將所有報(bào)告 PPT（或其他文檔）拷到一個(gè) U盤(pán)，放到電腦桌面，由影音小組負(fù)責(zé)。7、宣傳印刷品由后勤小組負(fù)責(zé)，詳細(xì)物料情況見(jiàn)表格會(huì)議物料清單（ 1）確定門(mén)形展架制作數(shù)量和內(nèi)容、條幅內(nèi)容；（ 2）若酒店無(wú) LED 液晶屏，則需要對(duì)接廣告公司進(jìn)行租用，與酒店溝通尺寸問(wèn)題；（ 3）對(duì)接廣告公司進(jìn)行簽到背景墻的制作和安裝，相關(guān)參數(shù)由酒店提供；（ 4）會(huì)議議程、會(huì)議指南、簽到表格等文檔的打?。唬?5）公司宣傳畫(huà)冊(cè)、手提袋、工作證、參會(huì)代表證等物料的準(zhǔn)備；（ 6）會(huì)議紀(jì)念品、小禮品的準(zhǔn)備。8、會(huì)

6、場(chǎng)布置- 學(xué)習(xí)資料分享 -WORD格式 - 專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯會(huì)務(wù)小組與酒店對(duì)接會(huì)場(chǎng)布置工作，由酒店工作人員協(xié)助。（ 1）布置簽到臺(tái)：簽到背景墻的安裝；（ 2）布置會(huì)議室： LED 背景墻，懸掛橫幅、擺放展架；桌子、椅子擺放整齊，并確保整潔；擺放好立式講臺(tái)、白板；（ 3）根據(jù)座位和人數(shù)，每個(gè)座位前放置會(huì)議議程、本子、筆、礦泉水等。9、設(shè)備調(diào)試由影音小組負(fù)責(zé)（ 1）投影儀（ LED 液晶屏）：聯(lián)系酒店工作人員或 LED 液晶屏安裝人員提前調(diào)試，如有顯示不清等情況及時(shí)更換；激光翻頁(yè)筆的測(cè)試。若投影儀或液晶屏不能正常顯示， 一般是電腦顯示分辨率的問(wèn)題， 可將分辨率適當(dāng)調(diào)低。（ 2）音響：聯(lián)系酒

7、店工作人員提前調(diào)試，備好無(wú)線、有線話筒，無(wú)線話筒確保有電（充電或換電池） 。（ 3）電腦： windows 系統(tǒng)，有 MS Office 和 WPS軟件。準(zhǔn)備 1 到 2臺(tái)電腦作為備用，以免臨時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題；每臺(tái)電腦各種資料、文件需齊備（宣傳視頻、音樂(lè)、歡迎背景頁(yè)、演講文檔） 。（ 4）網(wǎng)絡(luò)直播用智能手機(jī)：直播間的開(kāi)通，測(cè)試，以及會(huì)場(chǎng)網(wǎng)速的測(cè)試，保證直播流暢不卡頓，同時(shí)準(zhǔn)備好移動(dòng)電源，為手機(jī)提供續(xù)航支持。（ 5）攝影及攝像設(shè)備：檢查設(shè)備能否正常使用，內(nèi)存是否充足，并充滿(mǎn)電。- 學(xué)習(xí)資料分享 -WORD格式 - 專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯10、資料袋（ 1）根據(jù)會(huì)議內(nèi)容確定需要的資料類(lèi)別和數(shù)量；（ 2

8、）將所需資料和禮品一起裝進(jìn)公司手提袋。四、 會(huì)中工作：1、簽到（1）根據(jù)參會(huì)信息統(tǒng)計(jì)表打印帶信息簽到表和空白簽到表，準(zhǔn)備簽到用筆；簽到表設(shè)置備注一欄，統(tǒng)計(jì)參會(huì)代表是否用晚宴；（ 2）將資料袋放置簽到臺(tái)后，簽到時(shí)分發(fā)資料袋；（ 3）參會(huì)人員簽到完成后引導(dǎo)其到簽到背景墻進(jìn)行簽名。2、會(huì)場(chǎng)（ 1）LED 背景 / 投影儀：會(huì)議主持開(kāi)始及致辭時(shí)， 畫(huà)面固定在主背景；（ 2）主持人：介紹每一個(gè)發(fā)言和報(bào)告，在基本介紹詞說(shuō)完后，加一句“大家掌聲歡迎！”；（ 3）音樂(lè)播放：根據(jù)會(huì)議流程播放音樂(lè)，包括會(huì)議開(kāi)幕，主持人登場(chǎng)，領(lǐng)導(dǎo)登場(chǎng)，促單互動(dòng)環(huán)節(jié)。（ 4）拍照：會(huì)場(chǎng)四個(gè)角分別拍攝整體照片，需拍上橫幅、屏幕、全部參

9、會(huì)代表；發(fā)言人和報(bào)告人需要有特寫(xiě)照片；（ 5）網(wǎng)絡(luò)直播：會(huì)議正式開(kāi)始前半小時(shí)進(jìn)行直播預(yù)熱，會(huì)議期間根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓發(fā)言調(diào)整機(jī)位，并適時(shí)拍攝觀眾區(qū)域。（ 6）錄音：參會(huì)代表發(fā)言，尤其是嘉賓、專(zhuān)家等發(fā)言需進(jìn)行錄音；（ 7）話筒：準(zhǔn)備 1-2 支無(wú)線話筒，在會(huì)議溝通互動(dòng)階段給參會(huì)人員發(fā)言使用。- 學(xué)習(xí)資料分享 -WORD格式 - 專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯3、茶歇（ 1）提前對(duì)接酒店會(huì)議室負(fù)責(zé)人，提前準(zhǔn)備茶歇桌子，將茶歇放置在會(huì)議室門(mén)口，并且準(zhǔn)備 1-2 個(gè)垃圾桶；（ 2）注意茶歇時(shí)間，及時(shí)提醒茶歇時(shí)間；茶歇時(shí)間根據(jù)會(huì)議時(shí)間進(jìn)行具體安排。4、晚宴由會(huì)務(wù)小組負(fù)責(zé)（1）提前對(duì)接酒店，準(zhǔn)備茶水；（2）對(duì)接餐廳服務(wù)員，晚宴桌子排上序號(hào)，設(shè)置主桌為1 號(hào) 2 號(hào)，重要嘉賓坐到1、2 桌。（ 3）會(huì)務(wù)小組工作人員提前在門(mén)口、酒店轉(zhuǎn)彎處等位置占位，引導(dǎo)參會(huì)人員從會(huì)議室到餐廳用餐，若人手充足可協(xié)助會(huì)后的物料和設(shè)備整理工作。（ 4）領(lǐng)導(dǎo)致辭（ 5）敬酒五、會(huì)后工作：1、物料和設(shè)備整理回收原則上會(huì)議結(jié)束后是由后勤小組和影音小組分工整理，視會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)情況各小組要協(xié)作配合，確保會(huì)后整理工作穩(wěn)定有序完成。（ 1）將簽到表保存好，將剩余資料、展架整理回收，租用物品由服務(wù)商加負(fù)責(zé)拆卸回收，由勤小組負(fù)責(zé)