TS16949文件控制管理程序文件

1、版本編制日期編制記要備 注A/02005/10新版編制文件管理控制文件控制管理程序 技術(shù)文件管理程序 記錄控制管理程序文件管理控制過程烏龜圖1 .目的：修改、發(fā)行、通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保公司管理體系有關(guān)的文件編寫、 廢除和管制等得到有效控制2 .圍：本程序適用于與管理體系有關(guān)的所有文件的控制3 .職責(zé)：3.1文件編制（修訂）、審核、批準(zhǔn)權(quán)限文件類型編制（修訂）審核批準(zhǔn)系統(tǒng)文件授權(quán)人員管理代表總經(jīng)理程序文件授權(quán)人員管理代表總經(jīng)理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法授權(quán)人員單位仃政一把手管理代表表單記錄授權(quán)人員單位仃政一把手管理代表QCX程圖授權(quán)人員單位仃政一把手管理代表3.2質(zhì)量部是管理體系文件控制的

2、歸口管理部門，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)后的文件分發(fā)、收回、銷毀及管制，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位管理體系文件的管理實施情況。其它管理性文件由各相關(guān) 職能部門歸口管理。3.3 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂頒布公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，批準(zhǔn)【質(zhì)量手冊】和第二層次程 序文件的發(fā)布。3.4 管理代表負(fù)責(zé)公司使用的各線第三層次文件的批準(zhǔn)發(fā)布。3.5 管理代表負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對現(xiàn)有文件進(jìn)行評審。3.6 管理代表負(fù)責(zé)組織編制、修改、并審核質(zhì)量手冊和第二層次程序文件。3.7 各單位單位行政一把手負(fù)責(zé)本部門的文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審核。3.8 技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的歸口管理，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位技術(shù)性文件的管理實施情況，適時安排文件修改的評審。3.9 各

3、單位負(fù)責(zé)建立本單位使用的與管理性有關(guān)的體系文件清單，并進(jìn)行管制。4 .有關(guān)術(shù)語和定義：4.3 技術(shù)性文件：特指顧客工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)及其更改、產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件、工藝文件、檢 驗作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣更改、工藝更改、工裝模具圖樣等。4.4 管理體系文件：除技術(shù)性文件以外的與管理有關(guān)的體系文件，如各種工作程序、工作 規(guī)等。4.5 系統(tǒng)文件：【質(zhì)量手冊】將管理體系中各作業(yè)要項以書面文件形式作系統(tǒng)的規(guī)定。4.6 程序文件：將管理體系中各管理程序以書面文件敘述的文件。4.7 指導(dǎo)文件：管理體系中各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法、圖面、說明其作業(yè)方法的文件。4.8 表單記錄：將程序文件或工作作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的執(zhí)行事項,以數(shù)

4、字、文字、圖表或其 它可明確表達(dá)容的文件呈現(xiàn)執(zhí)行的結(jié)果。凡具有下列條件者稱為正式表單： a,使用期及保存期超過三個月以上。b.正式附屬于質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并賦予編號列管。4.9 外來文件：國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供之文件數(shù)據(jù)等非本公司部所 發(fā)行的文件數(shù)據(jù)均屬之。5 .文件控制工作流程及工作流程說明：5.3 工作流程（見圖表一）圖表一：文件管理作業(yè)流程作業(yè)流程權(quán)責(zé)單位/領(lǐng)導(dǎo)表單各單位編寫小組/相關(guān)部門管理代表/授權(quán)人員/單位行政一把手總經(jīng)理/管理代表職能部門質(zhì)量部/編制單位/使用單位職能單位文件編制單位/使用 單位編制單位管理代表流程轉(zhuǎn)接下一頁【文件修廢申請單】【公司有效文

5、件目錄 清單】【管理體系文件審批 收發(fā)登記表流程轉(zhuǎn)接上一頁總經(jīng)理/管理代表f 11廢止文件處理相關(guān)單位/質(zhì)量部【文件修廢申請單】【管理體系文件審批 收發(fā)登記表衡量指標(biāo)：1、發(fā)布使用的文件100好審批2、文件更改時受控義件100%g改到位5.2文件控制工作流程標(biāo)準(zhǔn)序 號流程塊工作谷或標(biāo)準(zhǔn)一文件需求各單位根據(jù)質(zhì)量管理和體系標(biāo)準(zhǔn)要求，確定所需的文件清單。二文件編寫/修訂文件編寫1-質(zhì)量手冊一一由管理代表組織編寫。2-程序文件一一根據(jù)質(zhì)量管理體系要求策劃，由管理者代表 組織編制【程序文件】；3-三階文件一一由各單位一把手組織編制各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/作業(yè) 辦法文件、表單、QCX程圖。4、文件編寫格式，按附件1附

6、件6格式規(guī)定要求編寫。文件修訂1.文件運行中，發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時，由原文件編寫單位提 出，并填寫【文件修廢申請單】，對其作出相應(yīng)修訂；2、文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從 0到9時）或文件需進(jìn)行大 幅度修改時應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢，換成新版和新版 次，新版次從0次開始。三審核1.質(zhì)量手冊和程序文件由管理代表審核.2.各部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法、表單由各單位一把手審核。3.【管理體系文件審批收發(fā)登記表】的審核與相應(yīng)的文件審 核程序相同。四批準(zhǔn)1.編制單位將質(zhì)量手冊、程序文件及其【管理體系文件審批 收發(fā)登記表】送總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.各部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法、表單，由編制單位將文件原稿及審 批發(fā)放表一起報管理代表批

7、準(zhǔn)。3.【管理體系文件審批收發(fā)登記表】的批準(zhǔn)與相應(yīng)的文件批 準(zhǔn)程序相同。五外來文件接收1.對于一般的外來文件，如國家、國際標(biāo)準(zhǔn)等今由職能部 門接收、登記、編號、轉(zhuǎn)發(fā)，發(fā)放時加蓋“外來義件”印 章。2.對于顧客提供的技術(shù)資料，按【技術(shù)文件管理程序】的相 關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。六文件歸檔管理1、文件編號：程序文件的編號由質(zhì)量部在編制【程序文件匯 編】時按編號方法一編寫。其它三階文件的編號由編制單 位按編號方法二編寫。（技術(shù)資料的編號格式不包含在）。 編制人員應(yīng)確保文件編號和發(fā)放號其唯一性。表單記錄的 編號辦法由編制單位按編號方法三編寫。編號方法一：質(zhì)量手冊、質(zhì)量管理體系程序文件的編號方法為:QG/PJ

8、該類別文件的流水號文件類別號配司企業(yè)管理文件代號質(zhì)量手冊類別號為1,質(zhì)量管理程序文件類別號為2.編號方法二：三階管理性文件編號方法為：QG/PJ 1文件編制單位代號編制單位部的該類別文件的流水號文件類別號為3。配件制造企業(yè)管理文件代號文件編制單位代號為：單位I代號 單位 代號 單位 I代號 單位 代號質(zhì)量部A物資部W鑄一車間Q冷一車間Y管理部B財務(wù)部D鑄二車問T冷二車間E技術(shù)部Z企業(yè)文化部I準(zhǔn)備車間S轉(zhuǎn)向泵車問H生產(chǎn)部J銷售部X沖焊車問Cw(編號方法三：。質(zhì)量表單記錄編號方法為：SJL/PJL 編制單位代號 編制單位部的質(zhì)量記錄流水號 TS質(zhì)量記錄的代號D質(zhì)量記錄編號（NQ的編號）規(guī)則如下：

9、年份 月份流水號單位代號2.編制單位將審批后的系統(tǒng)文件、程序文件、三階文件及各 式表單的原稿、【管理體系文件審批收發(fā)登記表】及電子 版T報質(zhì)量部，由質(zhì)量部系統(tǒng)列帳管理。同時要及時在 公司QA體系文件系統(tǒng)上維護(hù)，確保紙版文件與電子版文 件的統(tǒng)一性。3.編制單位應(yīng)對本單位編制的文件底稿進(jìn)行臺帳系統(tǒng)管理。4.各使用單位主管或授權(quán)人員，應(yīng)建立本單位【有效文件目 錄清單】和相關(guān)記錄，負(fù)責(zé)文件的歸檔管理。5.各類質(zhì)量數(shù)據(jù)、記錄及表單的保存期限依據(jù)【記錄控制管 理程序】的相關(guān)作業(yè)容進(jìn)行管理。6.任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記、書寫或涂改任何文 字、符號，否則視為無效文件。7.相關(guān)部門設(shè)有專人管理，文件的管

10、理納入部審核項目中， 以確保數(shù)據(jù)的正確使用。七文件發(fā)行1.職能部門將審批后的文件，按【管理體系文件審批收發(fā)登 記表】中由編制單位確定好的印制份數(shù)和發(fā)放圍，印發(fā)到 相關(guān)人員及單位。2.經(jīng)發(fā)行的文件，由質(zhì)量部以【公司管理體系有效文件目錄 清單】列冊管理，印適當(dāng)份數(shù)，在紙質(zhì)文件封面上加蓋受 控章后發(fā)行，并請收文單位于【管理體系文件審批收發(fā)登 記表】上簽收（表單除外）。電子版本的文件，設(shè)定審批及 簽收人員的權(quán)限，自行打印的無受控章的文件為非受控文 件。3.各單位若有發(fā)現(xiàn)文件份數(shù)不足需求、缺頁、破損、字跡模 糊，應(yīng)填寫【文件復(fù)制申請單】，向職能部門申請補發(fā)。4.當(dāng)文件、資料已經(jīng)丟失，持有人應(yīng)填寫【文件復(fù)

11、制申請單】， 向職能部門、文件編制單位（或外來文件的職能管理部門） 申請補發(fā)。經(jīng)核實無誤，職能部門則重新印制、發(fā)放并記 錄。八文件宣貫執(zhí)行1、文件編制單位負(fù)責(zé)組織本文件的培訓(xùn)，同時做好相關(guān)學(xué)習(xí) 或培訓(xùn)記錄。2、各單位組織本單位員工學(xué)習(xí)相關(guān)的文件，并作好相關(guān)學(xué)習(xí) 或培訓(xùn)記錄。3、各單位按文件要求指導(dǎo)、執(zhí)行工作。九收集各使用單位意見編制單位負(fù)責(zé)收集各單位的反饋意見。十意見評審文件編制單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)參與文件意見的評審 第一：應(yīng)該修改，則接第二款“文件修訂”第二：若不需修改則接第八款“文件宣貫執(zhí)行”。第三：應(yīng)該廢止，則接“文件廢止審批”。十一文件廢止審批1.質(zhì)量手冊和程序文件的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.各部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法的廢止由各單位一把手審核。管理代 表批準(zhǔn)。3.外來文件的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理批準(zhǔn)。十二廢止文件處理1、經(jīng)過批準(zhǔn)廢止的文件，應(yīng)由質(zhì)量部根據(jù)【質(zhì)量管理體系文 件審批收發(fā)登記表】發(fā)放圍，收回舊版文件，并作好記錄。2、質(zhì)量部回收的舊版文件可于文件上畫“【X】作費”標(biāo)識 供回收用紙，或進(jìn)行銷毀。若因需要保留作廢文件時，保存 單位應(yīng)對這些文件進(jìn)行標(biāo)識，防止造成錯用或誤用。6.相關(guān)文件/數(shù)據(jù)廳P文件編號文件名引用處1QG/PJ100【質(zhì)量手冊】2QG/PJ200【程序文件匯編】3QG/PJ203【記錄控制管理程序】