舉辦大型會(huì)議工作流程

1、*縣委辦公室大型會(huì)議工作流程環(huán)節(jié)工作模塊工 作 任 務(wù)具 體 內(nèi) 容責(zé)任部門責(zé)任人時(shí)限要求是否完成會(huì)議確認(rèn)會(huì)議事由會(huì)議名稱明確會(huì)議名稱及會(huì)標(biāo)名稱會(huì)議時(shí)間明確會(huì)議進(jìn)行時(shí)間及集合時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)依據(jù)參會(huì)人數(shù)和方式明確會(huì)議地點(diǎn)出席人員明確出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)人員范圍議題及主持人會(huì)議主要議題及大會(huì)主持人會(huì)議議程依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)支配明確會(huì)議議程、發(fā)言人名單會(huì)議前期籌備預(yù)備會(huì)議會(huì)議室預(yù)訂依據(jù)參會(huì)人數(shù)確定會(huì)議室并支配領(lǐng)導(dǎo)休息室編寫籌備建議編寫具體籌備建議，成立會(huì)務(wù)籌備工作秘書處，下設(shè)參瞧現(xiàn)場(chǎng)預(yù)備、會(huì)務(wù)工作、后勤接待、平安保衛(wèi)、宣揚(yáng)報(bào)道五個(gè)組，明確每個(gè)組的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任人、工作職責(zé)明確責(zé)任分工各項(xiàng)預(yù)備工作責(zé)任到人，明確所需物品

2、清單，備好工作用車確定協(xié)調(diào)單位確定需供應(yīng)幫忙服務(wù)單位和部門，明確責(zé)任人會(huì)議通知與反饋編發(fā)會(huì)議通知名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、人員，發(fā)文單位，簽發(fā)反饋核實(shí)人數(shù)核準(zhǔn)參會(huì)人數(shù)和出席領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、職務(wù)、排序、座次，非凡是有發(fā)言任務(wù)的單位和人員要細(xì)化好會(huì)議資料預(yù)備和撰寫依據(jù)會(huì)議主題，撰寫會(huì)議所需相關(guān)材料，包括講話、主持詞、會(huì)議議程、典型發(fā)言、決議準(zhǔn)備等資料送審全部文字材料準(zhǔn)時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)批閱審核校對(duì)定稿文稿校對(duì)精確無誤，內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的全部材料要由專人負(fù)責(zé)把關(guān)，公文格式要正確印刷裝訂定稿材料提前印刷完成，交會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)工作人員資料分發(fā)領(lǐng)導(dǎo)用文稿提前送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)本人或秘書，多份資料提前裝袋、分組,主席臺(tái)上所用文件提前分裝專人負(fù)責(zé)擺放環(huán)節(jié)

3、工作模塊工 作 任 務(wù)具 體 內(nèi) 容責(zé)任部門責(zé)任人時(shí)限要求是否完成會(huì)議前期籌備宣揚(yáng)報(bào)道編寫通稿重要會(huì)議需要提前預(yù)備好新聞通稿、專版和專題片，專人負(fù)責(zé)把關(guān)，統(tǒng)一報(bào)道主題和口徑會(huì)議設(shè)備音響話筒依據(jù)講話人數(shù)支配好話筒，重要領(lǐng)導(dǎo)供應(yīng)雙路話筒并保證音響效果；有非凡需要的預(yù)備好有關(guān)歌曲、音樂電腦及投影如需要應(yīng)提前預(yù)備并調(diào)試好課件演示效果空調(diào)及燈完檢查會(huì)場(chǎng)空調(diào)及燈完是否能正常用法會(huì)議物品會(huì)標(biāo)、條幅支配制作會(huì)標(biāo)，明確懸掛位置和到位時(shí)間；如需要其它條幅需明確內(nèi)容、懸掛位置，并提前到位主席臺(tái)桌椅確定人數(shù)、排序，如有多排應(yīng)提前確定前排就座領(lǐng)導(dǎo)范圍；有發(fā)言的會(huì)議要預(yù)備發(fā)言席及墊板席位牌按領(lǐng)導(dǎo)排序正確擺放，要留意幸免次

4、序、姓名錯(cuò)誤熱水水杯濕巾依據(jù)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)確定好數(shù)量鮮花、綠植依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求在主席臺(tái)擺放用品依據(jù)參會(huì)人數(shù)提前預(yù)備好紀(jì)念品、會(huì)場(chǎng)用的筆、本、稿紙以及房間里的水果、考察車上的水果拼盤、毛巾、雨傘等必需品證件代表會(huì)議要依據(jù)參會(huì)人員和工作人員狀況，制作各類證件，專人負(fù)責(zé)發(fā)放區(qū)域指示牌大型會(huì)議人數(shù)較多要求分區(qū)域就座的，要提前支配制作區(qū)域指示牌，并在明顯位置安放，專人負(fù)責(zé)引領(lǐng)人員分工簽到簽到人員、簽到表、按參會(huì)人數(shù)確定提前進(jìn)場(chǎng)時(shí)間資料紀(jì)念品發(fā)放會(huì)議所需發(fā)放的紀(jì)念品、文件資料提前全部運(yùn)輸?shù)轿?，協(xié)作簽到人員發(fā)放資料督查及秩序按座次圖進(jìn)行會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三次督查，維持會(huì)場(chǎng)秩序領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)確定領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)出路途，生疏引領(lǐng)路途音

5、響操作專業(yè)人員操作，提前調(diào)試環(huán)節(jié)工作模塊工 作 任 務(wù)具 體 內(nèi) 容責(zé)任部門責(zé)任人時(shí)限要求是否完成會(huì)議前期籌備人員分工記者攝影確定宣揚(yáng)報(bào)道方式，通知電視臺(tái)、報(bào)社記者參會(huì)；全程錄播的會(huì)議需通知電視臺(tái)提前安裝調(diào)試錄播設(shè)備服務(wù)員攜帶常用物品、從領(lǐng)導(dǎo)身后倒水播音員需支配播音員宣讀文件或名單的，協(xié)調(diào)支配好男（女）播音員，并將宣讀內(nèi)容送播音員提前進(jìn)行生疏會(huì)議記錄負(fù)責(zé)錄音及文字記錄禮儀志愿者負(fù)責(zé)引領(lǐng)及遞送獎(jiǎng)品安保人員交警指揮、電力保證、信訪維穩(wěn)、治安、醫(yī)療、城管執(zhí)法等會(huì)前檢查會(huì)議資料會(huì)議設(shè)備會(huì)議物品文件資料會(huì)議上需發(fā)放的文件資料全部到位，主席臺(tái)文件擺放到位并仔細(xì)檢查文件是否存在錯(cuò)誤音響話筒電腦投影空調(diào)燈完專

6、業(yè)操作人員到位，話筒更換電池、調(diào)試音量，保證擺放正確、音量適中、電源牢靠；投影擺放正確、牢固；空調(diào)提前開放、燈完開啟會(huì)標(biāo)條幅內(nèi)容及懸掛位置是否正確主席臺(tái)座次牌挨次、桌椅位置，鮮花及綠植，熱水、水杯、濕巾等是否到位休息室熱水、水杯，空調(diào)、燈完、衛(wèi)生衛(wèi)生間確認(rèn)衛(wèi)生間位置、檢查洗手液、手紙等是否齊全會(huì)場(chǎng)內(nèi)前排座次牌或每個(gè)位置的席位牌挨次是否正確（指示牌及其它物品）會(huì)場(chǎng)外條幅、門口歡迎牌到位工作人員到位會(huì)場(chǎng)內(nèi)人員依據(jù)會(huì)議前期籌備中人員分工狀況，全部會(huì)場(chǎng)內(nèi)有任務(wù)的工作人員到位會(huì)場(chǎng)外人員主要是各責(zé)任單位工作人員、安保人員到位環(huán)節(jié)工作模塊工 作 任 務(wù)具 體 內(nèi) 容責(zé)任部門責(zé)任人時(shí)限要求是否完成會(huì)前會(huì)場(chǎng)秩序

7、車輛引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)集體乘車參會(huì)的，提前支配好停車及進(jìn)場(chǎng)地點(diǎn)，專人引領(lǐng)；與會(huì)人員車輛由交警負(fù)責(zé)指揮有序停放簽到發(fā)放資料合理分流，幸免擁堵人員就座宣讀會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，引領(lǐng)與會(huì)人員按區(qū)域、席位牌準(zhǔn)時(shí)就座，幸免混亂領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)前排就座領(lǐng)導(dǎo)提前就座；與會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)結(jié)束后，引領(lǐng)在主席臺(tái)就座領(lǐng)導(dǎo)由休息室進(jìn)場(chǎng)會(huì)中設(shè)備運(yùn)行音響話筒依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整話筒音量、位置，多人發(fā)言的留意話筒遞送；準(zhǔn)時(shí)處理好突發(fā)故障會(huì)議錄音錄音設(shè)備擺放及調(diào)整位置電腦投影保證正常運(yùn)行，處理好突發(fā)故障空調(diào)燈完依據(jù)實(shí)際狀況調(diào)整空調(diào)溫度、燈完明暗，處理好突發(fā)故障會(huì)場(chǎng)狀況領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)言行，準(zhǔn)時(shí)辦理好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)在會(huì)場(chǎng)交辦的事項(xiàng)與會(huì)人員出進(jìn)把握與會(huì)人員頻繁進(jìn)出環(huán)

8、節(jié)工作模塊工 作 任 務(wù)具 體 內(nèi) 容責(zé)任部門責(zé)任人時(shí)限要求是否完成會(huì)后人員退場(chǎng)車輛調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)車輛、司機(jī)提前到位領(lǐng)導(dǎo)退場(chǎng)專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)按預(yù)定路途退場(chǎng)與會(huì)人員退場(chǎng)打開會(huì)場(chǎng)主出進(jìn)口，引領(lǐng)人員有序退場(chǎng)，幸免擁堵清理睬場(chǎng)整理物品整理睬場(chǎng)桌椅，檢查及搬運(yùn)相關(guān)設(shè)備和物品，幸免遺漏打掃衛(wèi)生復(fù)原會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，做好下次會(huì)議預(yù)備后續(xù)工作宣揚(yáng)報(bào)道新聞稿件送領(lǐng)導(dǎo)簽字后按規(guī)定刊發(fā)會(huì)議紀(jì)要盡早整理、編印會(huì)議紀(jì)要，送領(lǐng)導(dǎo)批閱后下發(fā)健全記錄健全會(huì)議文字紀(jì)錄及錄音紀(jì)錄整理存檔與會(huì)議有關(guān)的文字資料、影像資料全部整理存檔工作總結(jié)組織相關(guān)會(huì)務(wù)籌備人員進(jìn)行工作總結(jié)梳理工作中精彩及不足之處其它類型會(huì)議應(yīng)注意的事項(xiàng)1、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)：（1）要依據(jù)會(huì)議主題

9、，提前確定好考察項(xiàng)目，預(yù)備好參瞧現(xiàn)場(chǎng)。每個(gè)考察點(diǎn)要有生產(chǎn)場(chǎng)面和項(xiàng)目效果圖解決好現(xiàn)場(chǎng)臟亂差臭、凹凸不公平?jīng)_突，抓好考察點(diǎn)綠化、美化、亮化、凈化工作，保證潔凈、潔凈；準(zhǔn)時(shí)上報(bào)參瞧點(diǎn)簡(jiǎn)介，細(xì)化參瞧線路；制作懸掛好橫幅，門口擺放宣揚(yáng)牌。（2）要做好“一對(duì)一”接待。對(duì)省領(lǐng)導(dǎo)及省直部門、兄弟縣市的與會(huì)代表，依據(jù)他們的職務(wù)和所屬部門，在縣里支配一名領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)口接待。負(fù)責(zé)對(duì)與會(huì)代表動(dòng)態(tài)銷賬服務(wù)，做好與會(huì)代表聯(lián)絡(luò)、迎送、導(dǎo)引、紀(jì)念品送達(dá)、會(huì)議信息服務(wù)等工作，保證嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、溫馨高效。（3）搞好志愿者服務(wù)。依據(jù)季節(jié)，提前預(yù)備好服裝。請(qǐng)專業(yè)人士和有閱歷的志愿者，進(jìn)行禮儀培訓(xùn)?？疾飕F(xiàn)場(chǎng)時(shí)每輛車兩名志愿者，負(fù)責(zé)分發(fā)車上用品等工作。（4）做好考察現(xiàn)場(chǎng)演示工作。預(yù)備工作就緒后，要組織交警、直播員、解說員、志愿者，到考察現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地演示，保證每個(gè)環(huán)節(jié)不出紕漏，萬無一失。2、黨代會(huì)：要預(yù)備黨旗、黨徽等，需要支配人員食宿的，要提前確定人員信息，包括姓名、單位及職務(wù)、交通方式等，并依據(jù)人數(shù)提前聯(lián)系確定賓館、餐廳，規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，支配車輛，確定接待責(zé)任人和路途引領(lǐng)組織人員，印制會(huì)議名目，具體標(biāo)明會(huì)議議程、食宿支配、乘車支配和相關(guān)活動(dòng)支配。3、表彰會(huì)：有頒獎(jiǎng)內(nèi)容的，要提前確定獎(jiǎng)項(xiàng)，制作獎(jiǎng)杯證書，預(yù)備完榮花綬帶，出臺(tái)